วิธีใช้ Power Automate ใน Windows 11

บทช่วยสอนนี้ครอบคลุมทุกสิ่งที่คุณจำเป็นต้องรู้เกี่ยวกับการกำหนดค่าและการใช้เครื่องมือ Power Automate Desktop ใน Windows 11

Microsoft Power Automate ซึ่งเดิมเรียกว่า Microsoft Flows เป็นเครื่องมืออัตโนมัติฟรี ซึ่งรวมอยู่ใน Windows 11 เป็นแอปที่มาพร้อมเครื่อง Power Automate เป็นแอปพลิเคชันแบบ low-code ที่ช่วยให้ผู้ใช้สามารถทำงานด้วยตนเองที่ซ้ำซากและใช้เวลานานโดยอัตโนมัติโดยใช้ความสามารถอัตโนมัติของกระบวนการหุ่นยนต์ ทำงานเหมือนกับมาโครใน Excel แต่สามารถช่วยให้คุณทำทุกอย่างในสภาพแวดล้อมของ Microsoft ได้โดยอัตโนมัติ

ตัวอย่างเช่น คุณสามารถใช้ power automate desktop เพื่อย้ายข้อมูลระหว่างระบบตามกำหนดเวลาหรือส่งอีเมลไปยังหน่วยงานที่มีอำนาจสูงกว่าซึ่งถูกเรียกโดยเหตุการณ์หนึ่งๆ หรือเพื่อจัดการเวิร์กโฟลว์ทางธุรกิจที่ซับซ้อน เป็นต้น

Power Automate เป็นเครื่องมือบนระบบคลาวด์ที่มีการดำเนินการ (ตัวเชื่อมต่อ) ที่สร้างไว้ล่วงหน้า 370 รายการ ซึ่งช่วยให้คุณสร้างโฟลว์ในแอปพลิเคชันต่างๆ เพื่อให้คุณสามารถมุ่งเน้นไปที่งานที่สำคัญกว่าได้ นอกจากตัวเชื่อมต่อที่สร้างไว้ล่วงหน้าแล้ว คุณยังสามารถสร้างสคริปต์หรือการทำงานอัตโนมัติของคุณเองได้อีกด้วย บทช่วยสอนนี้จะแสดงวิธีกำหนดค่าและใช้เครื่องมือ Power Automate ใน Windows 11

การตั้งค่า Power Automate ใน Windows 11

Power Automate สามารถใช้เพื่อทำให้งานเป็นอัตโนมัติบนแอปพลิเคชัน Microsoft ต่างๆ และแอปพลิเคชันของบริษัทอื่นโดยใช้การดำเนินการที่สร้างไว้ล่วงหน้า (เทมเพลต) หรือโดยการบันทึกชุดขั้นตอนที่จะทำให้การดำเนินการหรืองานเฉพาะเป็นไปโดยอัตโนมัติ จากนั้นให้คุณเล่นการทำงานอัตโนมัตินั้นซ้ำได้ทุกเมื่อที่ต้องการ

ในการเรียกใช้ Power Automate คุณจะต้องมีสิทธิ์การใช้งาน Windows 10 หรือ 11 ที่ถูกต้อง, RAM ขั้นต่ำ 2GB และฮาร์ดแวร์จัดเก็บข้อมูล 1 GB, .NET Framework 4.7.2 หรือใหม่กว่า, เว็บเบราว์เซอร์ที่ทันสมัย ​​และการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตที่ใช้งานได้ นอกจากนี้ คุณจะต้องมีภาษาและรูปแบบแป้นพิมพ์ที่รองรับ ดูรายการภาษาที่รองรับและรูปแบบแป้นพิมพ์ที่สามารถใช้ในเครื่องมือ Power Automate บนหน้าอย่างเป็นทางการ

หากคุณเป็นผู้ใช้ Windows 10 จะต้องดาวน์โหลดและติดตั้งแอปนี้จาก flow.microsoft.com หรือ Microsoft Store แต่สำหรับคอมพิวเตอร์ที่ใช้ Windows 11 จะเป็นแอปพลิเคชันในตัว

ในการเข้าถึงแอปพลิเคชัน Power Automate Desktop ให้ค้นหา 'Power Automate' ในการค้นหาของ Windows จากนั้นคลิกที่ผลลัพธ์เพื่อเปิดแอป

หากคุณกำลังเริ่มต้น Power Automate เป็นครั้งแรก ระบบจะตรวจสอบการอัปเดตและดาวน์โหลดโปรแกรมเวอร์ชันล่าสุด ดังนั้นรอให้การอัปเดตเสร็จสิ้น

เมื่ออัปเดตแอปแล้ว หน้าต่าง Power Automate Desktop จะปรากฏขึ้นและขอให้คุณลงชื่อเข้าใช้ด้วยบัญชี Microsoft ของคุณ ในการดำเนินการนี้ ให้คลิกที่ปุ่ม "ลงชื่อเข้าใช้" เพื่อป้อนข้อมูลรับรองบัญชีของคุณ

พิมพ์ที่อยู่อีเมลของคุณในช่องและคลิก 'ลงชื่อเข้าใช้'

จากนั้นป้อนรหัสผ่านของคุณและคลิก 'ลงชื่อเข้าใช้' อีกครั้ง

จากนั้นเลือกประเทศ/ภูมิภาคของคุณแล้วคลิก 'เริ่มต้น'

เมื่อคุณตั้งค่าเสร็จแล้ว หน้าต่างใหม่จะเปิดขึ้นดังที่แสดงด้านล่าง ซึ่งคุณสามารถสร้างการทำงานอัตโนมัติของคุณได้

การสร้างระบบอัตโนมัติของคุณใน Power Automate บน Windows 11

เมื่อคุณอยู่ในหน้าต่าง Power Automate Desktop (PAD) คุณสามารถเริ่มสร้างกระบวนการทำงานอัตโนมัติได้และจะเรียกว่า 'โฟลว์'

ในการสร้างระบบอัตโนมัติใหม่ (โฟลว์) ให้คลิกที่ปุ่ม '+ โฟลว์ใหม่' จากมุมซ้ายบนเพื่อเริ่มกระบวนการสร้าง

ป้อนชื่อโฟลว์ของคุณและคลิก 'สร้าง'

นี้จะเปิดขึ้นสองหน้าต่าง หนึ่งคือหน้าโฟลว์ของฉัน ซึ่งคุณสามารถสร้างและจัดการโฟลว์ได้

และอีกหน้าต่างหนึ่งคือตัวแก้ไขโฟลว์ซึ่งคุณสามารถบันทึก/แก้ไขเวิร์กโฟลว์ได้ (ดังแสดงด้านล่าง) หากตัวแก้ไขโฟลว์ไม่เปิดขึ้นโดยอัตโนมัติ เพียงดับเบิลคลิกที่ชื่อโฟลว์บนหน้าโฟลว์ของฉัน

หน้าต่างตัวแก้ไขโฟลว์แบ่งออกเป็นสามส่วน บานหน้าต่างด้านซ้ายเรียกว่าส่วน "การดำเนินการ" ซึ่งคุณจะพบการกระทำที่สร้างไว้ล่วงหน้าทั้งหมด 370 รายการ ส่วนตรงกลางคือส่วน 'หลัก' ซึ่งคุณสามารถแก้ไขเวิร์กโฟลว์ได้ และบานหน้าต่างด้านขวามือคือ 'ตัวแปร' ซึ่งเก็บตัวแปรอินพุต/เอาต์พุตและโฟลว์เมื่อคุณสร้างงาน

คุณจะสังเกตเห็นปุ่มบันทึก เรียกใช้ หยุด เรียกใช้โดยการดำเนินการ โปรแกรมบันทึกเว็บ และตัวบันทึกเดสก์ท็อปที่ด้านบนของส่วนหลัก

คุณสามารถสร้างโฟลว์ได้สองวิธี: โดยการลากและวางการกระทำจากการกระทำที่สร้างไว้ล่วงหน้าที่มีอยู่ในบานหน้าต่างด้านซ้ายหรือโดยการบันทึกขั้นตอนของงาน คุณยังสามารถรวมสองวิธีเหล่านี้เข้าด้วยกันเพื่อสร้างโฟลว์ชาร์ตได้

สร้างเวิร์กโฟลว์และทำให้งานเป็นอัตโนมัติโดยใช้โปรแกรมบันทึกเดสก์ท็อป

คุณสามารถใช้ Power Automate Desktop (PAD) ในสถานการณ์ขั้นสูงจำนวนมากเพื่อทำให้งานที่ซับซ้อนเป็นอัตโนมัติได้ มากกว่างานที่มีให้ในการดำเนินการที่สร้างไว้ล่วงหน้า สามารถใช้เพื่อดำเนินการกระทำการที่ซับซ้อนได้ทุกประเภท รวมทั้งการเริ่มโปรแกรม การเปิดกล่องโต้ตอบ การป้อนข้อมูล และอื่นๆ อีกมากมาย

คุณสามารถใช้เครื่องบันทึกเดสก์ท็อปเพื่อบันทึกทุกขั้นตอน (เช่น การคลิกเมาส์ การกดปุ่ม การกดปุ่ม การเลือกตัวเลือก ฯลฯ) ที่คุณทำเพื่อทำงานให้สำเร็จ และเล่นขั้นตอนเหล่านั้นซ้ำเมื่อจำเป็น

ตัวอย่างเช่น สมมติว่าคุณต้องการเริ่มต้นวันใหม่ด้วยเพลงเฉพาะทุกวัน คุณสามารถทำให้กระบวนการนี้เป็นไปโดยอัตโนมัติ แทนที่จะนำทางไปยังไฟล์และเล่นเพลงด้วยตนเองทุกครั้ง นี่คือวิธีที่คุณทำ

ใน Power Automate Desktop (PAD) คลิก 'New Flow' เพื่อสร้างเวิร์กโฟลว์ใหม่

จากนั้นตั้งชื่อโฟลว์แล้วคลิก 'สร้าง'

ในหน้าต่างตัวแก้ไขโฟลว์ ให้คลิกปุ่ม 'ตัวบันทึกเดสก์ท็อป' ที่กึ่งกลางด้านบนของหน้าต่าง

ในหน้าต่างตัวบันทึกเดสก์ท็อป ให้คลิกที่ปุ่ม 'บันทึก'

ตอนนี้ คุณเพียงแค่ต้องทำตามขั้นตอน (ทีละรายการ) ที่คุณต้องการให้กระบวนการโฟลว์นี้ดำเนินการ เมื่อคุณทำตามขั้นตอนต่างๆ Power Automate จะจดจำและบันทึกขั้นตอนที่แน่นอนเหล่านั้น

หลังจากที่คุณคลิกปุ่ม 'บันทึก' ให้ย่อขนาดตัวบันทึกเดสก์ท็อป

จากนั้น เริ่มทำตามขั้นตอนที่คุณต้องการให้ตัวบันทึกเดสก์ท็อปบันทึก

การคลิกเมาส์ซ้ายแต่ละครั้ง การคลิกขวา การเลื่อน การกดปุ่ม และทุกๆ การกระทำจะถูกบันทึกไว้อย่างแม่นยำ ดังนั้นให้ทำขั้นตอนอย่างระมัดระวังเมื่อทำการบันทึก

ตัวอย่างเช่น ภาพหน้าจอต่อไปนี้แสดงให้เห็นว่าเรากำลังนำทางไปยังเพลงในไดรฟ์ในเครื่องของเราอย่างไร ขณะที่เราเปิดตัวสำรวจไฟล์และนำทางผ่านไดรฟ์ในเครื่องของเรา PAD จะไฮไลต์รายการด้วยสี่เหลี่ยมผืนผ้าสีแดง เมื่อคุณเลื่อนเคอร์เซอร์ไปที่รายการหรือเลือกรายการ PAD จะไฮไลต์รายการนั้นและแจ้งให้คุณทราบว่ารายการนั้นเป็นประเภทใด ดังที่แสดงด้านล่าง

จากนั้นเราดับเบิลคลิกที่เพลง (เช่น Feeling Good โดย Nina Simone) เพื่อเล่นเพลง

จากนั้น เราย่อขนาดเครื่องเล่นเพลงและปิดตัวสำรวจไฟล์

ในที่สุด เมื่อคุณเสร็จสิ้นการบันทึกการกระทำของคุณ ให้เปิดเครื่องบันทึกเดสก์ท็อปที่ย่อเล็กสุดอีกครั้งแล้วคลิก 'เสร็จสิ้น' เพื่อหยุดการบันทึก

คุณจะเห็นรายการขั้นตอนที่คุณดำเนินการภายใต้ส่วน "หลัก" ตอนนี้คลิกที่ไอคอน 'บันทึก' เพื่อบันทึกการบันทึกนี้

การบันทึกจะใช้เวลาสองสามวินาทีถึงนาที เมื่อบันทึกแล้ว คุณจะได้รับข้อความแจ้งว่าบันทึกโฟลว์สำเร็จแล้ว คลิก 'ตกลง' เพื่อปิดพรอมต์

ตอนนี้คุณสามารถคลิกไอคอน 'เรียกใช้' เพื่อเล่นโฟลว์ที่คุณได้บันทึกไว้ จะดำเนินการตามขั้นตอนที่คุณบันทึกไว้โดยใช้เครื่องบันทึกเดสก์ท็อป

คุณสามารถทำงานซ้ำๆ ซากๆ ได้อย่างรวดเร็วและประหยัดเวลาด้วยการคลิกเพียงครั้งเดียว

นอกจากนี้ หากคุณถูกขัดจังหวะขณะบันทึกกระบวนการโฟลว์ คุณสามารถคลิก 'หยุดชั่วคราว' เพื่อหยุดกระบวนการบันทึกและคลิก 'บันทึก' อีกครั้งเพื่อดำเนินการบันทึกต่อ

หรือหากคุณบันทึกขั้นตอนที่ไม่ถูกต้องหรือพลาดบางสิ่ง คุณสามารถคลิกไอคอน "รีเซ็ต" เพื่อรีเซ็ตกระบวนการทั้งหมดและเริ่มต้นใหม่อีกครั้ง

สร้างกระแสโดยใช้ Web Recorder

คุณสามารถใช้การดำเนินการ 'เว็บ' และ 'การทำงานอัตโนมัติของเว็บ' ในตัวแก้ไขโฟลว์ เพื่อสร้างกระบวนการอัตโนมัติของเว็บที่ใช้งานง่าย แต่ถ้าคุณต้องการสร้างกระบวนการการไหลของเว็บที่ซับซ้อนมากขึ้น (เช่น การกรอกแบบฟอร์มออนไลน์) คุณสามารถใช้ตัวบันทึกเว็บเพื่อบันทึกโฟลว์ได้ ในการทำเช่นนั้น ก่อนอื่น คุณต้องตั้งค่า Web Recorder

การกำหนดค่า Web Recorder

ในการสร้างกระบวนการการไหลของเว็บ ให้คลิกไอคอน 'ตัวบันทึกเว็บ' ในตัวแก้ไขโฟลว์

ในหน้าต่างถัดไป เลือกเว็บเบราว์เซอร์ที่คุณต้องการใช้ จากนั้นคลิก 'ถัดไป'

ซึ่งจะเป็นการเปิด Web Recorder และเบราว์เซอร์ที่เลือกด้วยเว็บไซต์ทางการของ Microsoft

และ Web Recorder จะขอให้คุณติดตั้ง 'ส่วนขยาย Power Automate Desktop' บนเบราว์เซอร์ที่เลือก ในการติดตั้งเบราว์เซอร์ ให้คลิกปุ่ม 'รับส่วนขยาย'

หากคุณเลือก Microsoft Edge จะแสดงหน้าด้านล่าง ให้คลิกปุ่ม 'รับ' เพื่อติดตั้งส่วนขยาย

หากคุณเลือก Google Chrome ระบบจะแสดงเว็บไซต์ส่วนเสริมนี้ให้คุณเห็น ให้คลิกปุ่ม "เพิ่มใน Chrome"

จากนั้นจะมีข้อความปรากฏขึ้นที่มุมบนขวาของเบราว์เซอร์เพื่อถามคุณว่าจะติดตั้งส่วนขยายนี้หรือไม่ คลิกปุ่ม 'เพิ่มส่วนขยาย' เพื่อติดตั้งส่วนขยาย

จากนั้นข้อความจะปรากฏขึ้นเพื่อแจ้งให้คุณทราบว่ามีการติดตั้งส่วนขยายบนเบราว์เซอร์แล้ว เว็บไซต์ Add-on จะมีลักษณะแตกต่างกันไปสำหรับทุกเบราว์เซอร์

จากนั้น คุณสามารถเริ่มกระบวนการบันทึกเว็บของคุณเพื่อสร้างเวิร์กโฟลว์ได้

การใช้เครื่องบันทึกเว็บใน Power Automate

ตัวอย่างเช่น สมมติว่าคุณมีแบบฟอร์มใบสมัครวิทยาลัยจำนวนมากที่ต้องกรอกทางออนไลน์ โดยปกติคุณจะต้องเปิดเบราว์เซอร์ เปิดเว็บไซต์ และพิมพ์รายละเอียดทั้งหมดด้วยตัวเอง ซึ่งต้องใช้การกดปุ่ม การคลิกเมาส์ และการเลื่อนหลายครั้ง และเป็นกระบวนการที่ใช้เวลานาน ขณะนี้ ด้วย Power Automate คุณสามารถบันทึกกระบวนการนี้และเลียนแบบกระบวนการทั้งหมดนี้ได้ด้วยคลิกเดียว นี่คือวิธีที่คุณทำ:

เปิดเดสก์ท็อป Power Automate คลิกไอคอน 'ตัวบันทึกเว็บ'

จากนั้น ระบุเบราว์เซอร์ เลือกแท็บจากเบราว์เซอร์ที่คุณต้องการทำให้กระบวนการเป็นอัตโนมัติ หน้าเว็บนี้ต้องโหลดไว้ล่วงหน้าในเบราว์เซอร์ จากนั้นคุณสามารถเลือกได้จากตัวเลือก 'เลือกแท็บ' เรากำลังเลือกแท็บแบบฟอร์มใบสมัครออนไลน์สำหรับตัวอย่างนี้

ในหน้าต่างโต้ตอบ Web Recorder ให้คลิกปุ่ม 'บันทึก'

การดำเนินการนี้จะเปิดเบราว์เซอร์ด้วยแท็บที่เลือก

จากนั้นเมื่อคุณป้อนรายละเอียด เลือกตัวเลือก หรือคลิกปุ่ม เครื่องบันทึกเว็บจะเน้นรายการในกล่องสีแดงดังที่แสดงด้านล่าง (หมายความว่าเครื่องบันทึกเว็บกำลังบันทึกการกระทำนั้น)

เมื่อคุณป้อนรายละเอียดเสร็จแล้ว คลิก 'ส่ง' หรือ 'ถัดไป'

จากนั้น กลับไปที่ Web Recorder และคุณจะเห็นรายการการทำงานทั้งหมด (การป้อนข้อความ การคลิกเมาส์ ฯลฯ) ที่คุณดำเนินการบนเว็บเพจนั้น คลิก 'เสร็จสิ้น' เพื่อหยุดและสิ้นสุดการบันทึก

จะนำคุณกลับไปที่เครื่องมือแก้ไขโฟลว์ คุณจะเห็นรายการการดำเนินการ (การบันทึกนี้มีทั้งหมด 41 การดำเนินการ)

คลิกไอคอน 'บันทึก' เพื่อบันทึกการบันทึก

จากนั้น คุณจะได้รับข้อความแจ้งว่าการบันทึกของคุณได้รับการบันทึกแล้ว

จำไว้ว่าการบันทึกจะทำงานครั้งละหนึ่งหน้าเท่านั้น หากคุณไปที่หน้าถัดไปหรือคลิกลิงก์เพื่อเปิดหน้าอื่น การบันทึกจะหยุดลง หากคุณมีการดำเนินการมากมายหรือต้องการเพิ่มหน้าเว็บอื่น คุณสามารถสร้างโฟลว์ย่อยได้

คลิกปุ่มดรอปดาวน์ 'Subflows' ถัดจากแท็บ Main และคลิกปุ่ม 'New subflow'

ตั้งชื่อให้กับโฟลว์ย่อยและคลิกปุ่ม 'บันทึก' ในกล่องโต้ตอบ 'เพิ่มโฟลว์ย่อย'

จากนั้น คลิกแท็บโฟลว์ย่อยและเพิ่มการดำเนินการผ่านการบันทึกโดยใช้ตัวเลือกตัวบันทึกเว็บ หรือใช้การดำเนินการที่กำหนดไว้ล่วงหน้าในบานหน้าต่างด้านซ้าย

เมื่อคุณเพิ่มการดำเนินการทั้งหมดเสร็จแล้ว ให้บันทึกโฟลว์ ตอนนี้คุณสามารถคลิกไอคอน 'เรียกใช้' ได้ทุกเมื่อเพื่อเล่นซ้ำ/ทำให้กระบวนการทั้งหมดเป็นแบบอัตโนมัติ

เมื่อคุณคลิกปุ่ม 'เรียกใช้' Power Automate จะเปิดเบราว์เซอร์ นำทางไปยังเว็บไซต์ และเริ่มเล่นการกระทำซ้ำ ทีละรายการโดยอัตโนมัติ ในตัวอย่างนี้ PAD จะกรอกรายละเอียดของแบบฟอร์มทีละรายการตามที่เราป้อนก่อนหน้านี้ ขณะที่กำลังเล่นการกระทำที่บันทึกไว้ซ้ำ คุณจะเห็นการกระทำนั้นถูกเน้นด้วยสีเหลืองดังที่แสดงด้านล่าง

และการดำเนินการที่บันทึกไว้ทั้งหมดจะถูกเปิดใช้งานอีกครั้ง

กระบวนการอัตโนมัติที่เราแสดงให้เห็นในบทความนี้เป็นแบบง่ายๆ แต่ Power Automate Desktop สามารถทำให้เกือบทุกอย่างเป็นอัตโนมัติในสภาพแวดล้อมของ Windows มีเครื่องมือมากมายสำหรับสร้างเวิร์กโฟลว์ที่ซับซ้อนและมีรายละเอียดมากขึ้น

แค่นั้นแหละ, คน.