วิธีแยกชื่อใน Excel

ใน Excel เป็นเรื่องง่ายมากที่จะแยกชื่อแรก กลาง และนามสกุลที่ปรากฏในคอลัมน์เดียวกันออกเป็นคอลัมน์ที่แยกจากกันโดยใช้วิธีต่างๆ

สมมติว่าคุณได้รับรายชื่อผู้ติดต่อที่มีชื่อทั้งหมดอยู่ในชื่อเต็มในคอลัมน์เดียว และคุณอาจต้องแยกชื่อ กลาง และนามสกุล และแยกออกเป็นคอลัมน์แยกกัน คุณสามารถใช้เพื่อแยกชื่อได้หลายวิธี โดยใช้คุณลักษณะข้อความเป็นคอลัมน์ การเติมแบบแฟลช และสูตร

ใน Excel การแยกชื่อจากคอลัมน์หนึ่งเป็นสองคอลัมน์ขึ้นไปทำได้ง่ายมาก ในบทความนี้ เราจะแสดงวิธีแบ่งชื่อเป็นคอลัมน์ต่างๆ ใน ​​excel โดยใช้วิธีการต่างๆ

วิธีแยกชื่อใน Excel

มีสามวิธีง่ายๆ ในการแบ่งชื่อใน Excel ขึ้นอยู่กับโครงสร้างข้อมูลและคุณต้องการให้ชื่อแยกเป็นแบบสแตติกหรือไดนามิก ให้เลือกวิธีใดวิธีหนึ่งต่อไปนี้:

• แยกชื่อโดยใช้คุณสมบัติข้อความเป็นคอลัมน์
• แยกชื่อโดยใช้สูตร
• แยกชื่อโดยใช้ Flash Fill

แยกชื่อโดยใช้ตัวช่วยสร้างข้อความเป็นคอลัมน์

ตัวช่วยสร้างข้อความเป็นคอลัมน์เป็นวิธีที่ใช้กันทั่วไปในการแยกชื่อและนามสกุลใน Excel รวมทั้งชื่อกลาง ตรวจสอบให้แน่ใจว่ามีคอลัมน์ว่างถัดจากชื่อที่คุณจะแยก เนื่องจากชื่อเต็มจะถูกแยกออกเป็นคอลัมน์ที่แยกจากกัน

ตัวอย่างเช่น คุณมีชุดข้อมูลด้านล่างที่มีชื่อเต็ม และคุณต้องการแยก/แยกชื่อและนามสกุลและจัดเก็บไว้ในเซลล์ที่แยกจากกัน

ขั้นแรก เน้นคอลัมน์ของชื่อเต็มที่คุณต้องการแยก จากนั้นไปที่แท็บ 'ข้อมูล' และคลิกที่ตัวเลือก 'ข้อความเป็นคอลัมน์' ในส่วน 'เครื่องมือข้อมูล'

ตัวช่วยสร้างการแปลงข้อความเป็นคอลัมน์จะเปิดขึ้น ในขั้นตอนแรกของวิซาร์ด ให้เลือกตัวเลือก 'ตัวคั่น' แล้วคลิก 'ถัดไป'

ในขั้นตอนที่ 2 จาก 3 ของตัวช่วยสร้างการแปลงข้อความเป็นคอลัมน์ ให้เลือกตัวคั่นที่แยกข้อมูลของคุณ นำเครื่องหมายถูกออก แล้วคลิก 'ถัดไป' ในกรณีของเรา 'ช่องว่าง' จะแยกชื่อและนามสกุล ดังนั้นเราจึงเลือกตัวคั่นนี้

ส่วนการแสดงตัวอย่างข้อมูลด้านล่างในหน้าต่างจะแสดงวิธีแยกวิเคราะห์ชื่อของคุณ

ในขั้นตอนที่ 3 จาก 3 คุณเลือกรูปแบบข้อมูลและปลายทางแล้วคลิก 'เสร็จสิ้น'

โดยปกติ 'ทั่วไป' ที่เป็นค่าเริ่มต้นจะทำงานได้ดีสำหรับข้อมูลส่วนใหญ่ ในฟิลด์ 'ปลายทาง' ให้ระบุตำแหน่งที่คุณต้องการให้แสดงผลลัพธ์ คุณต้องระบุที่อยู่ของเซลล์แรกในคอลัมน์ที่คุณต้องการผลลัพธ์ (B2 ในกรณีของเรา)

จำไว้ว่า ถ้าคุณไม่ระบุเซลล์ปลายทาง วิซาร์ดจะเขียนทับข้อมูลเดิม ดังนั้นอย่าลืมเลือกคอลัมน์ว่าง

เมื่อคุณคลิกที่ปุ่ม 'เสร็จสิ้น' มันจะแยกชื่อเต็มออกเป็นสองคอลัมน์แยกกันทันที (ชื่อและนามสกุล)

ทำตามขั้นตอนเดียวกันถ้าคุณมีชื่อ กลาง และนามสกุล แล้วชื่อของคุณจะถูกแบ่งออกเป็นสามคอลัมน์แทนที่จะเป็นสองคอลัมน์

บันทึก: ผลลัพธ์ของวิธีนี้เป็นแบบคงที่ หมายความว่า ถ้าคุณเปลี่ยนชื่อเดิม คุณต้องทำซ้ำทั้งหมดเพื่อแยกชื่อ

แยกชื่อโดยคั่นด้วยเครื่องหมายจุลภาค

หากชื่อและนามสกุลคั่นด้วยเครื่องหมายจุลภาค ให้ทำตามขั้นตอนด้านล่างเพื่อลบเครื่องหมายจุลภาคและแยกชื่อและนามสกุล

ในตัวอย่างต่อไปนี้ ชื่อจะถูกจัดรูปแบบในรูปแบบย้อนกลับ (นามสกุล, ชื่อจริง) โดยที่นามสกุลจะขึ้นต้นด้วยเครื่องหมายจุลภาค แล้วตามด้วยชื่อ

เลือกชื่อและไปที่ Data -> Text to Column ในขั้นตอนที่ 1 เลือก 'ตัวคั่น' และคลิก 'ถัดไป' ในขั้นตอนที่ 2 ภายใต้ตัวคั่น ให้เลือก 'จุลภาค' (,) เป็นตัวคั่นของคุณ เนื่องจากชื่อของคุณคั่นด้วยเครื่องหมายจุลภาค

ในขั้นตอนสุดท้าย คุณเลือกรูปแบบข้อมูลเป็น 'ทั่วไป' ระบุปลายทาง แล้วคลิก 'เสร็จสิ้น'

ตอนนี้ คุณจะมีชื่อในคอลัมน์ที่แยกจากกัน

แยกชื่อโดยใช้สูตร

วิซาร์ดข้อความเป็นคอลัมน์สามารถแยกชื่อได้อย่างรวดเร็วและง่ายดาย อย่างไรก็ตาม หากคุณต้องการแก้ไขชื่อดั้งเดิมและต้องการวิธีการแบบไดนามิกที่จะอัปเดตโดยอัตโนมัติทุกครั้งที่คุณเปลี่ยนชื่อ การแยกชื่อด้วยสูตรคือตัวเลือกที่เหมาะสม คุณสามารถใช้ฟังก์ชัน LEFT, RIGHT, MID, LEN และ SEARCH หรือ FIND เพื่อแยกชื่อ

แยกชื่อและนามสกุลใน Excel โดยใช้สูตร

รับชื่อ

สมมติว่าคุณมีชุดข้อมูลด้านล่างและต้องการแยกชื่อเป็นเซลล์ที่แยกจากกัน คุณต้องรวมฟังก์ชัน FIND และ LEFT ไว้ในสูตรเดียวเพื่อให้ได้ชื่อ

ใช้สูตรต่อไปนี้เพื่อรับชื่อ:

=LEFT(A2,FIND(" ",A2)-1)

สูตรนี้ใช้ฟังก์ชัน FIND เพื่อค้นหาตำแหน่งของอักขระเว้นวรรค (“ “) ระหว่างชื่อและนามสกุล และลบ 1 เพื่อแยกการเว้นวรรค จากนั้นตัวเลขนี้จะถูกส่งไปยังฟังก์ชัน LEFT ซึ่งใช้หมายเลขตำแหน่งนี้เพื่อแยกข้อความทั้งหมดที่อยู่ข้างหน้า คุณยังสามารถใช้ฟังก์ชัน SEARCH แทนฟังก์ชัน FIND ได้

หลังจากที่คุณป้อนสูตรในเซลล์ว่าง (B2) แล้ว ให้ลากที่จับเติมลงไปที่เซลล์อื่นเพื่อใช้สูตรนี้ และชื่อแรกทั้งหมดจะถูกแบ่งออกเป็นคอลัมน์ B ดังที่แสดงด้านล่าง:

คุณสามารถซ้อนฟังก์ชัน SEARCH และ FIND ภายในฟังก์ชัน LEFT เพื่อแยกชื่อได้ ความแตกต่างหลัก ระหว่างสองฟังก์ชันคือ FIND คำนึงถึงตัวพิมพ์เล็กและตัวพิมพ์ใหญ่ ในขณะที่ SEARCH ไม่คำนึงถึงตัวพิมพ์เล็กและตัวพิมพ์ใหญ่

หากคุณมีลูกน้ำ (,) แทนช่องว่างระหว่างชื่อและนามสกุล ให้ใช้เครื่องหมายจุลภาคเป็นอาร์กิวเมนต์แรกในฟังก์ชัน FIND:

=ซ้าย(A2,FIND(",",A2)-1)

รับนามสกุล

ตอนนี้ ถ้าคุณต้องการแยกนามสกุล ให้ใช้ฟังก์ชัน RIGHT สูตรต่อไปนี้จะแยกนามสกุลจากชุดข้อมูลเดียวกัน:

=RIGHT(A2,LEN(A2)-FIND(" ",A2))

สูตรจะค้นหาตำแหน่งอักขระเว้นวรรคก่อน ลบตัวเลขนั้นออกจากความยาวทั้งหมดของสตริง (ซึ่งส่งคืนโดยฟังก์ชัน LEN) จากนั้นตัวเลขนี้จะถูกส่งไปยังฟังก์ชัน RIGHT เพื่อแยกอักขระจำนวนมากออกจากส่วนท้ายของสตริง (ชื่อ).

แยกชื่อ กลาง และนามสกุลใน Excel โดยใช้สูตร

การแยกชื่อที่มีชื่อกลางต้องใช้สูตรที่แตกต่างกัน ขึ้นอยู่กับรูปแบบชื่อที่คุณมี

ที่จะได้รับ ชื่อจริง เมื่อคุณมีชื่อกลางหรือชื่อกลาง ให้ใช้สูตร LEFT FIND เดียวกับที่คุณคุ้นเคย

รับนามสกุล

สูตร RIGHT FIND ด้านบนจะทำงานได้ดีเมื่อมีชื่อและนามสกุลเท่านั้น ซึ่งจะไม่มีประโยชน์มากนักในกรณีที่ชื่อเดิมของคุณมีชื่อกลางหรือชื่อกลาง เนื่องจากคุณไม่ได้คำนึงถึงอักขระเว้นวรรคสองตัวในชื่อ

เพื่อให้ได้นามสกุลเมื่อคุณมีชื่อกลางด้วย ให้ใช้สูตรนี้:

=RIGHT(A2,LEN(A2)-SEARCH(" ",A2,SEARCH(" ",A2,1)+1))

ในการแยกนามสกุล ก่อนอื่นให้กำหนดตำแหน่งของอักขระช่องว่างที่สองโดยใช้ฟังก์ชัน SEARCH ที่ซ้อนกัน เพิ่ม 1 ใน SEARCH(” “,A2,1) เพื่อเริ่มการแยกด้วยอักขระถัดไป ถัดไป ลบตำแหน่งของช่องว่างที่ 2 จากความยาวสตริงทั้งหมด และรับความยาวของนามสกุลเป็นตัวเลขผลลัพธ์ จากนั้นให้ตัวเลขที่เป็นผลลัพธ์นี้แก่ฟังก์ชัน RIGHT เพื่อแยกจำนวนอักขระออกจากส่วนท้ายของสตริง

รับชื่อกลาง

ฟังก์ชัน MID ใช้สามอาร์กิวเมนต์ อาร์กิวเมนต์แรกระบุข้อความหรือที่อยู่ของเซลล์ อาร์กิวเมนต์ที่สองระบุตำแหน่งเริ่มต้น และอาร์กิวเมนต์สุดท้ายจะบอกตัวเลขของอักขระเพื่อดึงชื่อกลางออกจากตำแหน่งนั้น

ไวยากรณ์:

=MID(ข้อความ start_num num_chars)

เพื่อให้ได้ชื่อกลาง ให้ป้อนสูตรนี้ลงในเซลล์ว่าง:

=MID(A2,SEARCH(" ",A2)+1,SEARCH(" ",A2,SEARCH(" ",A2)+1)-SEARCH(" ",A2)-1)

มาดูกันว่าสูตรที่ซับซ้อนนี้ทำงานอย่างไร:

ในการแยกชื่อกลางหรือชื่อกลาง คุณต้องกำหนดตำแหน่งของช่องว่างทั้งสองในชื่อเต็ม หากต้องการค้นหาตำแหน่งของอักขระเว้นวรรคตัวแรก ให้ป้อน this ค้นหา(" ",A2) ฟังก์ชันในอาร์กิวเมนต์ 'start_num' และเพิ่ม 1 เพื่อเริ่มการแยกจากอักขระถัดไป

จากนั้นหากต้องการทราบความยาวของชื่อกลางให้ใส่สิ่งนี้ SEARCH(" ",A2,SEARCH(" ",A2)+1)-SEARCH(" ",A2)-1 ฟังก์ชันซ้อนในอาร์กิวเมนต์ 'num_chars' ซึ่งลบตำแหน่งของช่องว่างที่ 1 ออกจากตำแหน่งของช่องว่างที่ 2 และลบ 1 ออกจากผลลัพธ์เพื่อลบช่องว่างต่อท้าย ผลลัพธ์สุดท้ายจะบอกคุณว่าต้องแยกอักขระกี่ตัว

ตอนนี้ ฟังก์ชัน MID ที่มีตำแหน่งเริ่มต้นของชื่อกลางและอักขระตัวเลขเพื่อแยกชื่อกลางออกจากชื่อเต็ม (A2)

แยกชื่อใน Excel โดยใช้ Flash Fill

ส่วนใหญ่จะใช้การเติมแบบแฟลชสำหรับการเติมข้อมูลของรูปแบบเฉพาะโดยอัตโนมัติ นอกจากนี้ยังสามารถใช้เพื่อแยกชื่อ มีเฉพาะใน Excel 2013, 2016, 2019 และ 365

สมมติว่าคุณมีชุดข้อมูลด้านล่าง และคุณต้องการรับเฉพาะชื่อจากชื่อเต็มเท่านั้น

ในเซลล์ที่อยู่ติดกับชื่อเดิม ให้พิมพ์ชื่อ ในกรณีนี้ ให้พิมพ์ 'สตีฟ' ในเซลล์ B2

จากนั้นเริ่มพิมพ์ชื่อในเซลล์ที่สองของคอลัมน์ ขณะที่คุณกำลังพิมพ์ ถ้า Excel ตรวจพบรูปแบบ Flash Fill จะแสดงรายการชื่อในเซลล์อื่นๆ โดยอัตโนมัติ (เป็นสีเทา)

เมื่อคุณเห็นรายชื่อเป็นสีเทาและหากชื่อเหล่านั้นถูกต้อง ให้กดปุ่ม 'Enter' และ Flash Fill จะเติมชื่อที่เหลือในคอลัมน์ที่เหลือโดยอัตโนมัติ

ทำตามขั้นตอนเดียวกันเพื่อแยกนามสกุลออกเป็นคอลัมน์แยกต่างหาก

ผลลัพธ์:

Flash Fill ทำงานโดยการตรวจจับรูปแบบในข้อมูลนั้นและทำตามรูปแบบนั้นในขณะที่ให้ข้อมูลที่แก้ไขแก่คุณ ในตอนแรก เมื่อคุณป้อนชื่อในเซลล์แรก Flash Fill จะไม่รู้จักรูปแบบ แต่เมื่อคุณเริ่มพิมพ์ชื่ออีกครั้งในเซลล์ที่สอง Flash Fill จะจดจำรูปแบบและแสดงคำแนะนำสำหรับการแยกชื่อ จากนั้นเพียงกดปุ่ม 'Enter'

โดยทั่วไป คุณลักษณะการเติมแบบรวดเร็วจะเปิดใช้งานตามค่าเริ่มต้น หากไม่ได้ผลใน Excel ของคุณ หลังจากพิมพ์ชื่อในเซลล์แรกแล้ว คุณสามารถเลือกเซลล์ที่สองและคลิกปุ่ม 'Flash Fill' จากกลุ่มเครื่องมือข้อมูลบนแท็บ 'ข้อมูล'

หรือคุณสามารถกด 'Ctrl' + 'E' เพื่อให้ได้ผลลัพธ์เช่นเดียวกัน

ตอนนี้ เซลล์ที่เหลือจะถูกกรอกด้วยชื่อจริง

บางครั้ง คุณอาจไม่เห็นคำแนะนำรูปแบบเป็นสีเทา ในกรณีนี้ คุณสามารถใช้จุดจับการเติมเพื่อรับผลลัพธ์การเติมแบบรวดเร็ว

ขั้นแรก ให้พิมพ์ชื่อด้วยตนเองในสองเซลล์ และเลือกทั้งสองเซลล์เหล่านี้ จากนั้นเลื่อนเคอร์เซอร์ไปที่มุมล่างขวาของส่วนที่เลือก คุณจะสังเกตเห็นว่าเคอร์เซอร์เปลี่ยนจากสี่เหลี่ยมสีเขียวขนาดเล็ก (ไอคอนฟิลเลอร์) เป็นไอคอนบวก

จากนั้นดับเบิลคลิกที่ไอคอนบวกนั้น สิ่งนี้จะเติมเซลล์ที่เหลือ ณ จุดนี้ ผลลัพธ์ไม่ถูกต้อง คุณจะเห็นชื่อซ้ำกันซ้ำแล้วซ้ำอีก จากนั้น ที่มุมล่างขวาของข้อมูลผลลัพธ์ คุณจะเห็นไอคอนป้อนอัตโนมัติขนาดเล็กดังที่แสดงด้านล่าง คลิกที่ไอคอน 'ป้อนอัตโนมัติ' และเลือก 'เติมแบบรวดเร็ว'

สิ่งนี้จะเติมชื่อในเซลล์ทั้งหมด:

ลบชื่อกลาง

คุณยังสามารถใช้เครื่องมือ Flash Fill เพื่อกำจัดชื่อกลางออกจากชื่อเต็มได้

ตัวอย่างเช่น สมมติว่าคุณมีชุดข้อมูลด้านล่าง และคุณต้องการรับเฉพาะชื่อและนามสกุลโดยไม่มีชื่อกลางหรือชื่อกลาง

หากต้องการรับชื่อโดยไม่มีชื่อกลางหรือชื่อกลาง ให้พิมพ์ 'Lord Stark' ด้วยตนเองในเซลล์ที่อยู่ติดกัน จากนั้นในเซลล์ที่สองที่อยู่ติดกัน ให้พิมพ์ 'Daenerys Targaryen' ขณะพิมพ์ Flash Fill จะจดจำรูปแบบและจะแสดงรายชื่อที่ไม่มีชื่อกลาง (เป็นสีเทา)

หากคำแนะนำถูกต้อง ให้กดปุ่ม 'Enter' และ Flash Fill จะเติมชื่อเซลล์ที่เหลือโดยไม่มีชื่อกลางโดยอัตโนมัติ

หากคุณต้องการได้เฉพาะชื่อกลางที่ไม่มีชื่อและนามสกุล ให้ป้อนชื่อกลางในสองเซลล์แรกและใช้เครื่องมือเติมแบบรวดเร็วเพื่อรับชื่อกลางจากชื่อเต็มทั้งหมดในคอลัมน์

บทช่วยสอนนี้แสดงวิธีแยกชื่อในขณะที่จัดการข้อมูลข้อความ วิธีการเหล่านี้ยังมีประโยชน์เมื่อทำงานกับข้อมูลรูปแบบอื่นๆ เช่น ที่อยู่ ชื่อผลิตภัณฑ์ ชื่อแบรนด์ ฯลฯ