เรียนรู้วิธีย้ายข้อมูลใน Excel และเปลี่ยนการวางแนวของคอลัมน์และแถวบนเวิร์กชีตได้อย่างรวดเร็ว
การแปลงข้อมูลใน Excel หมายถึงการสลับหรือหมุนข้อมูลจากอาร์เรย์แนวนอนเป็นอาร์เรย์แนวตั้ง หรือจากอาร์เรย์แนวตั้งเป็นอาร์เรย์แนวนอน ในแง่ง่ายๆ ฟังก์ชัน TRANSPOSE เปลี่ยนแถวเป็นคอลัมน์ และคอลัมน์เป็นแถว
ใน Excel คุณสามารถย้ายข้อมูลได้สองวิธี โดยใช้ฟังก์ชัน TRANSPOSE และวิธีวางแบบพิเศษ ในบทความนี้ เราจะแสดงวิธีการเปลี่ยนค่าแถวเป็นค่าคอลัมน์และค่าคอลัมน์เป็นค่าแถวใน Excel
โดยใช้ ฟังก์ชัน TRANSPOSE
ฟังก์ชัน TRANSPOSE ช่วยให้คุณเปลี่ยนการวางแนวของช่วงเซลล์ที่กำหนด (อาร์เรย์) จากแนวตั้งเป็นแนวนอนหรือกลับกัน เนื่องจากเป็นสูตรอาร์เรย์ จึงต้องป้อนฟังก์ชันในช่วงที่มีจำนวนแถวและคอลัมน์เท่ากันกับแหล่งที่มา
ไวยากรณ์สำหรับฟังก์ชัน Transpose คือ:
= ทรานสโพส(อาร์เรย์)ในสเปรดชีตตัวอย่างต่อไปนี้ เราจะเปลี่ยนตารางที่มีปริมาณการส่งออกสัตว์แยกตามเขต
ก่อนอื่น คุณต้องรู้ว่าตารางเดิมของคุณมีแถวและคอลัมน์กี่แถว จากนั้นเลือกจำนวนเซลล์ที่แน่นอนตามช่วงของเซลล์เดิม แต่ในอีกทางหนึ่ง
ตัวอย่างเช่น เรามี 5 แถว 3 คอลัมน์ เราจึงต้องเลือก 3 แถวและ 5 คอลัมน์ของเซลล์ สำหรับข้อมูลที่ย้าย ในกรณีของเรา เรามี 5 แถว 4 คอลัมน์ ดังนั้นคุณต้องเลือก 4 แถวและ 5 คอลัมน์
เลือกช่วงของเซลล์ว่างและป้อนสูตร: =ทรานสโพส(A1:D5)แต่อย่าเพิ่งกดปุ่ม 'Enter'! ณ จุดนี้ Excel ของคุณจะมีลักษณะดังนี้:
ตอนนี้กด 'Ctrl + Shift + Enter' เมื่อกดคีย์ผสมแล้ว ข้อมูลจะถูกย้าย
โปรดจำไว้ว่า สูตรอาร์เรย์ต้องเสร็จสิ้นโดยกด 'CTRL + SHIFT + ENTER' เสมอ เมื่อคุณกดคีย์ผสม ระบบจะวางชุดวงเล็บปีกกาไว้รอบๆ สูตรในแถบสูตร เพื่อที่ผลลัพธ์จะถือว่าเป็นอาร์เรย์ของข้อมูล ไม่ใช่ค่าเซลล์เดียว
ฟังก์ชัน Excel Transpose จะคัดลอกเฉพาะข้อมูล ไม่ใช่การจัดรูปแบบของข้อมูลต้นฉบับ อย่างที่คุณเห็น การจัดรูปแบบของส่วนหัวดั้งเดิมจะไม่ถูกคัดลอก นอกจากนี้ Transpose ยังเป็นฟังก์ชันไดนามิก เมื่อค่าของคุณในข้อมูลดั้งเดิมถูกแก้ไข ค่านั้นจะแสดงในข้อมูลที่ทรานสโพส แต่จะไม่ในทางกลับกัน
วิธีการถ่ายโอนข้อมูลใน Excel โดยไม่มีศูนย์
ถ้าคุณสลับเปลี่ยนตารางหรือช่วงของเซลล์ที่มีเซลล์ว่างตั้งแต่หนึ่งเซลล์ขึ้นไป เซลล์เหล่านั้นจะมีค่าเป็นศูนย์เมื่อย้ายตำแหน่ง ดังที่แสดงในรูปภาพด้านล่าง:
ในการคัดลอกเซลล์ว่างขณะย้าย ให้ใช้ฟังก์ชัน IF ภายในสูตร TRANSPOSE เพื่อตรวจสอบว่าเซลล์ว่างหรือไม่ ถ้าเซลล์ว่าง/ว่างเปล่า จะส่งกลับสตริงว่าง (“”) ไปยังตารางที่มีการสลับเปลี่ยนตำแหน่ง
ถ้าตารางของคุณมีเซลล์ว่าง ให้ป้อนสูตร: =TRANSPOSE(IF(A1:D5="","",A1:D5)) ในเซลล์ที่เลือก
จากนั้นกดคีย์ผสม 'Ctrl + Shift + Enter' ตอนนี้ พื้นที่ว่างในเซลล์ D5 จะถูกคัดลอกไปยังเซลล์ที่สลับสับเปลี่ยน E11
วิธีการ Transpose ใน Excel โดยใช้ วางวิธีพิเศษ
อีกวิธีหนึ่งที่คุณสามารถย้ายข้อมูลใน Excel ได้คือการใช้วิธีวางแบบพิเศษ แต่การถ่ายโอนข้อมูลโดยใช้วิธีการวางแบบพิเศษนั้นมาพร้อมกับข้อเสียและข้อดี คุณลักษณะนี้อนุญาตให้คุณถ่ายโอนข้อมูลด้วยการจัดรูปแบบเนื้อหาดั้งเดิม แต่ข้อมูลที่ถ่ายโอนจะเป็นแบบคงที่
ต่างจากฟังก์ชัน TRANSPOSE หากคุณเปลี่ยนค่าในข้อมูลดั้งเดิม ค่านั้นจะไม่สะท้อนในเนื้อหาที่ทรานสโพสเมื่อใช้เมธอด Paste Special
ขั้นแรก เลือกช่วงที่คุณต้องการย้าย จากนั้นคลิกขวาและเลือก 'คัดลอก' หรือกด 'CTRL + C' เพื่อคัดลอกตาราง
จากนั้นเลือกช่วงของเซลล์ที่ตรงกับขนาดที่แน่นอนของตารางต้นฉบับ เช่นเดียวกับที่คุณทำกับวิธีการก่อนหน้า
จากนั้นให้คลิกขวาที่เซลล์ที่เลือกแล้วคลิก 'วางแบบพิเศษ'
ในกล่องโต้ตอบการวางแบบพิเศษ ให้เลือกช่องกาเครื่องหมาย 'เปลี่ยนตำแหน่ง' และคลิก 'ตกลง'
ตอนนี้ ตารางจะถูกย้าย (คัดลอก) ไปยังเซลล์ที่เลือก
ในวิธีนี้ คุณไม่ต้องกังวลว่าเซลล์สีดำจะกลายเป็นศูนย์ในตารางที่มีการสลับเปลี่ยนตำแหน่ง เนื่องจากเซลล์ว่างจะถูกคัดลอกไปยังเซลล์ที่เลือกด้วย