คุณสามารถรวมคอลัมน์ได้ด้วยคลิกเดียว คุณลักษณะผลรวมอัตโนมัติ ฟังก์ชัน SUM คุณลักษณะตัวกรอง และโดยการแปลงชุดข้อมูลเป็นตาราง
การเพิ่มคอลัมน์หรือแถวของตัวเลขเป็นสิ่งที่พวกเราส่วนใหญ่ต้องทำค่อนข้างบ่อย ตัวอย่างเช่น หากคุณจัดเก็บข้อมูลที่สำคัญ เช่น บันทึกการขายหรือรายการราคาในเซลล์ของคอลัมน์เดียว คุณอาจต้องการทราบผลรวมของคอลัมน์นั้นอย่างรวดเร็ว ดังนั้นจึงจำเป็นต้องรู้วิธีรวมคอลัมน์ใน Excel
มีหลายวิธีที่คุณสามารถรวมหรือรวมคอลัมน์/แถวใน Excel ได้ รวมถึงการคลิกเพียงครั้งเดียว คุณลักษณะผลรวมอัตโนมัติ ฟังก์ชัน SUM คุณลักษณะตัวกรอง ฟังก์ชัน SUMIF และโดยการแปลงชุดข้อมูลเป็นตาราง ในบทความนี้ เราจะมาดูวิธีการต่างๆ ในการเพิ่มคอลัมน์หรือแถวใน Excel
รวมคอลัมน์ด้วยคลิกเดียวโดยใช้แถบสถานะ
วิธีที่ง่ายและรวดเร็วที่สุดในการคำนวณมูลค่ารวมของคอลัมน์คือคลิกที่ตัวอักษรของคอลัมน์ที่มีตัวเลข แล้วตรวจสอบแถบ "สถานะ" ที่ด้านล่าง Excel มีแถบสถานะที่ด้านล่างของหน้าต่าง Excel ซึ่งแสดงข้อมูลต่างๆ เกี่ยวกับเวิร์กชีต Excel รวมถึงค่าเฉลี่ย การนับ และค่ารวมของเซลล์ที่เลือก
ให้เราสมมติคุณมีตารางข้อมูลดังที่แสดงด้านล่าง และคุณต้องการหาผลรวมของราคาในคอลัมน์ B
สิ่งที่คุณต้องทำคือเลือกทั้งคอลัมน์ที่มีตัวเลขที่คุณต้องการรวม (คอลัมน์ B) โดยคลิกที่ตัวอักษร B ที่ด้านบนของคอลัมน์แล้วดูที่แถบสถานะ Excel (ถัดจากตัวควบคุมการย่อ/ขยาย)
คุณจะเห็นผลรวมของเซลล์ที่เลือกพร้อมกับค่าเฉลี่ยและค่าการนับ
คุณยังสามารถเลือกช่วงข้อมูล B2 ถึง B11 แทนทั้งคอลัมน์และดูแถบสถานะเพื่อทราบผลรวมได้ คุณยังสามารถค้นหาผลรวมของตัวเลขในแถวโดยการเลือกแถวของค่าแทนที่จะเป็นคอลัมน์
ประโยชน์ของการใช้วิธีนี้คือจะละเว้นเซลล์ที่มีค่าข้อความโดยอัตโนมัติและรวมเฉพาะตัวเลขเท่านั้น ดังที่คุณเห็นด้านบน เมื่อเราเลือกทั้งคอลัมน์ B รวมทั้งเซลล์ B1 ที่มีชื่อข้อความ (ราคา) จะสรุปเฉพาะตัวเลขในคอลัมน์นั้นเท่านั้น
SUM คอลัมน์ด้วยฟังก์ชัน AutoSum
อีกวิธีที่เร็วที่สุดในการสรุปคอลัมน์ใน Excel คือการใช้ฟีเจอร์ AutoSum ผลรวมอัตโนมัติเป็นคุณลักษณะของ Microsoft Excel ที่ช่วยให้คุณสามารถเพิ่มช่วงของเซลล์ (คอลัมน์หรือแถว) ที่มีตัวเลข/จำนวนเต็ม/ทศนิยมได้อย่างรวดเร็วโดยใช้ฟังก์ชัน SUM
มีปุ่มคำสั่ง 'AutoSum' ทั้งบนแท็บ 'หน้าแรก' และ 'สูตร' ของริบบิ้น Excel ที่จะแทรก 'ฟังก์ชัน SUM' ในเซลล์ที่เลือกเมื่อกด
สมมติว่าคุณมีตารางข้อมูลดังที่แสดงด้านล่าง และคุณต้องการสรุปตัวเลขในคอลัมน์ B เลือกเซลล์ว่างด้านล่างคอลัมน์หรือด้านขวาสุดของแถวข้อมูล (เพื่อรวมแถว) ที่คุณต้องการรวม
จากนั้นเลือกแท็บ 'สูตร' และคลิกที่ปุ่ม 'ผลรวมอัตโนมัติ' ในกลุ่มไลบรารีฟังก์ชัน
หรือไปที่แท็บ "หน้าแรก" แล้วคลิกปุ่ม "ผลรวมอัตโนมัติ" ในกลุ่มการแก้ไข
ไม่ว่าจะด้วยวิธีใด เมื่อคุณคลิกปุ่ม Excel จะแทรก '=SUM()' ลงในเซลล์ที่เลือกโดยอัตโนมัติ และไฮไลต์ช่วงด้วยตัวเลขของคุณ (มดเดินรอบๆ ช่วง) ตรวจสอบเพื่อดูว่าช่วงที่เลือกถูกต้องหรือไม่ และหากไม่ใช่ช่วงที่ถูกต้อง คุณสามารถเปลี่ยนได้โดยเลือกช่วงอื่น และพารามิเตอร์ของฟังก์ชันจะปรับอัตโนมัติตามนั้น
จากนั้น เพียงกด Enter บนแป้นพิมพ์เพื่อดูผลรวมของคอลัมน์ทั้งหมดในเซลล์ที่เลือก
คุณยังสามารถเรียกใช้ฟังก์ชัน AutoSum โดยใช้แป้นพิมพ์ลัดได้อีกด้วย
ในการทำเช่นนั้น ให้เลือกเซลล์ ซึ่งอยู่ด้านล่างเซลล์สุดท้ายในคอลัมน์ที่คุณต้องการหาผลรวม และใช้ทางลัดด้านล่าง:
Alt+= (กดปุ่ม Alt ค้างไว้แล้วกดเครื่องหมายเท่ากับ = คีย์และมันจะแทรกฟังก์ชัน SUM โดยอัตโนมัติและเลือกช่วงสำหรับมัน จากนั้นกด Enter เพื่อรวมคอลัมน์
ผลรวมอัตโนมัติช่วยให้คุณรวมคอลัมน์หรือแถวได้อย่างรวดเร็วด้วยการคลิกเพียงครั้งเดียวหรือกดแป้นพิมพ์ลัด
อย่างไรก็ตาม มีข้อจำกัดบางประการสำหรับฟังก์ชันผลรวมอัตโนมัติ ฟังก์ชันนี้จะตรวจไม่พบและเลือกช่วงที่ถูกต้องในกรณีที่มีเซลล์ว่างในช่วงหรือเซลล์ใดๆ ที่มีค่าข้อความ
ดังที่คุณเห็นในตัวอย่างข้างต้น เซลล์ B6 ว่างเปล่า และเมื่อเราป้อนฟังก์ชัน AutoSum ในเซลล์ B12 จะเลือกเพียง 5 เซลล์ด้านบนเท่านั้น เป็นเพราะฟังก์ชันรับรู้ว่าเซลล์ B7 เป็นจุดสิ้นสุดของข้อมูล และส่งกลับเพียง 5 เซลล์สำหรับผลรวมทั้งหมด
ในการแก้ไขปัญหานี้ คุณต้องเปลี่ยนช่วงโดยคลิกและลากด้วยเมาส์หรือพิมพ์การอ้างอิงเซลล์ที่ถูกต้องด้วยตนเองเพื่อไฮไลต์ทั้งคอลัมน์แล้วกด Enter และคุณจะได้ผลลัพธ์ที่ถูกต้อง
เพื่อหลีกเลี่ยงปัญหานี้ คุณสามารถป้อนฟังก์ชัน SUM ด้วยตนเองเพื่อคำนวณผลรวมได้
SUM คอลัมน์โดยการป้อนฟังก์ชัน SUM ด้วยตนเอง
แม้ว่าคำสั่ง AutoSum จะใช้งานได้ง่ายและรวดเร็ว แต่ในบางครั้ง คุณอาจต้องป้อนฟังก์ชัน SUM ด้วยตนเองเพื่อคำนวณผลรวมของคอลัมน์หรือแถวใน Excel โดยเฉพาะอย่างยิ่ง ถ้าคุณต้องการเพิ่มเฉพาะบางเซลล์ในคอลัมน์ของคุณ หรือถ้าคอลัมน์ของคุณมีเซลล์ว่างหรือเซลล์ที่มีค่าข้อความ
นอกจากนี้ ถ้าคุณต้องการแสดงค่าผลรวมของคุณในเซลล์ใดๆ ในเวิร์กชีตที่ไม่ใช่เซลล์ที่อยู่ด้านล่างคอลัมน์หรือเซลล์ที่อยู่หลังแถวของตัวเลข คุณสามารถใช้ฟังก์ชัน SUM ได้ ด้วยฟังก์ชัน SUM คุณสามารถคำนวณผลรวมหรือผลรวมของเซลล์ที่ใดก็ได้ในเวิร์กชีต
ไวยากรณ์ของฟังก์ชัน SUM:
=SUM(หมายเลข 1, [หมายเลข2],...)หมายเลข1(จำเป็น) คือค่าตัวเลขแรกที่จะเพิ่มหมายเลข 2(ไม่บังคับ) คือค่าตัวเลขเพิ่มเติมที่สองที่จะเพิ่ม
แม้ว่าหมายเลข 1 คืออาร์กิวเมนต์ที่จำเป็น คุณสามารถรวมอาร์กิวเมนต์เพิ่มเติมได้สูงสุด 255 รายการ อาร์กิวเมนต์อาจเป็นตัวเลขที่คุณต้องการเพิ่มหรือการอ้างอิงเซลล์ไปยังตัวเลข
ประโยชน์อีกประการของการใช้ฟังก์ชัน SUM ด้วยตนเองคือคุณบวกตัวเลขในเซลล์ที่ไม่อยู่ติดกันของคอลัมน์หรือแถว ตลอดจนคอลัมน์หรือแถวหลายคอลัมน์ นี่คือวิธีที่คุณใช้ฟังก์ชัน SUM ด้วยตนเอง:
ขั้นแรก ให้เลือกเซลล์ที่คุณต้องการดูผลรวมของคอลัมน์หรือแถวที่ใดก็ได้บนเวิร์กชีต ต่อไป เริ่มสูตรของคุณโดยพิมพ์ =SUM( ในเซลล์
จากนั้นเลือกช่วงของเซลล์ที่มีตัวเลขที่คุณต้องการรวมหรือพิมพ์การอ้างอิงเซลล์สำหรับช่วงที่คุณต้องการรวมในสูตร
คุณสามารถคลิกแล้วลากด้วยเมาส์หรือกดปุ่ม shift ค้างไว้แล้วใช้ปุ่มลูกศรเพื่อเลือกช่วงของเซลล์ หากคุณต้องการป้อนการอ้างอิงเซลล์ด้วยตนเอง ให้พิมพ์การอ้างอิงเซลล์ของเซลล์แรกของช่วง ตามด้วยโคลอน ตามด้วยการอ้างอิงเซลล์ของเซลล์สุดท้ายของช่วง
หลังจากที่คุณป้อนอาร์กิวเมนต์แล้ว ให้ปิดวงเล็บเหลี่ยมแล้วกดปุ่ม Enter เพื่อรับผลลัพธ์
อย่างที่คุณเห็น แม้ว่าคอลัมน์จะมีเซลล์ว่างและค่าข้อความ ฟังก์ชันจะให้ผลรวมของเซลล์ที่เลือกทั้งหมด
การรวมเซลล์ที่ไม่ต่อเนื่องในคอลัมน์
แทนที่จะสรุปช่วงของเซลล์ต่อเนื่อง คุณสามารถสรุปเซลล์ที่ไม่ต่อเนื่องในคอลัมน์ได้ ในการเลือกเซลล์ที่ไม่อยู่ติดกัน ให้กดแป้น Ctrl ค้างไว้แล้วคลิกเซลล์ที่คุณต้องการเพิ่มหรือพิมพ์การอ้างอิงเซลล์ด้วยตนเองแล้วคั่นด้วยเครื่องหมายจุลภาค (,) ในสูตร
ซึ่งจะแสดงผลรวมเฉพาะเซลล์ที่เลือกในคอลัมน์
การรวมหลายคอลัมน์
หากคุณต้องการผลรวมของหลายคอลัมน์ ให้เลือกหลายคอลัมน์ด้วยเมาส์หรือป้อนการอ้างอิงเซลล์ของคอลัมน์แรกในช่วง ตามด้วยโคลอน ตามด้วยการอ้างอิงเซลล์สุดท้ายของช่วงสำหรับอาร์กิวเมนต์ของฟังก์ชัน
หลังจากที่คุณป้อนอาร์กิวเมนต์แล้ว ให้ปิดวงเล็บเหลี่ยมแล้วกดปุ่ม Enter เพื่อดูผลลัพธ์
การรวมคอลัมน์ที่ไม่อยู่ติดกัน
คุณยังสามารถรวมคอลัมน์ที่ไม่อยู่ติดกันได้โดยใช้ฟังก์ชัน SUM นี่คือวิธี:
เลือกเซลล์ใดก็ได้ในเวิร์กชีตที่คุณต้องการแสดงผลรวมของคอลัมน์ที่ไม่อยู่ติดกัน จากนั้น เริ่มสูตรโดยพิมพ์ function =SUM( ในเซลล์นั้น จากนั้นเลือกช่วงของคอลัมน์แรกด้วยเมาส์หรือพิมพ์การอ้างอิงช่วงด้วยตนเอง
จากนั้นเพิ่มเครื่องหมายจุลภาคและเลือกช่วงถัดไปหรือพิมพ์การอ้างอิงช่วงที่สอง คุณสามารถเพิ่มช่วงได้มากเท่าที่ต้องการด้วยวิธีนี้ และคั่นแต่ละช่วงด้วยเครื่องหมายจุลภาค (,)
หลังจากอาร์กิวเมนต์ ปิดวงเล็บแล้วกด Enter เพื่อรับผลลัพธ์
คอลัมน์สรุปโดยใช้ Named Range
ถ้าคุณมีเวิร์กชีตข้อมูลขนาดใหญ่ และคุณต้องการคำนวณผลรวมของตัวเลขในคอลัมน์อย่างรวดเร็ว คุณสามารถใช้ช่วงที่มีชื่อในฟังก์ชัน SUM เพื่อค้นหาผลรวมได้ เมื่อคุณสร้าง Named Ranges คุณสามารถใช้ชื่อเหล่านี้แทนการอ้างอิงเซลล์ ซึ่งทำให้ง่ายต่อการอ้างอิงชุดข้อมูลใน Excel ง่ายต่อการใช้ช่วงที่มีชื่อในฟังก์ชันแทนที่จะเลื่อนลงมาหลายร้อยแถวเพื่อเลือกช่วง
ข้อดีอีกอย่างของการใช้ Named range คือคุณสามารถอ้างถึงชุดข้อมูล (range) ในเวิร์กชีตอื่นในอาร์กิวเมนต์ SUM และรับค่าผลรวมในเวิร์กชีตปัจจุบัน
หากต้องการใช้ช่วงที่มีชื่อในสูตร คุณต้องสร้างช่วงก่อน นี่คือวิธีสร้างและใช้ช่วงที่มีชื่อในฟังก์ชัน SUM
ขั้นแรก ให้เลือกช่วงของเซลล์ (ไม่มีส่วนหัว) ที่คุณต้องการสร้างช่วงที่มีชื่อ จากนั้นไปที่แท็บ 'สูตร' และคลิกที่ปุ่ม 'กำหนดชื่อ' ในกลุ่มชื่อที่กำหนด
ในกล่องโต้ตอบชื่อใหม่ ให้ระบุชื่อที่คุณต้องการตั้งให้กับช่วงที่เลือกในช่อง 'ชื่อ:' ในฟิลด์ 'ขอบเขต:' คุณสามารถเปลี่ยนขอบเขตของช่วงที่มีชื่อเป็นเวิร์กบุ๊กทั้งหมดหรือเวิร์กชีตเฉพาะได้ ขอบเขตระบุว่าช่วงที่มีชื่อจะพร้อมใช้งานสำหรับเวิร์กบุ๊กทั้งหมดหรือเฉพาะแผ่นงานเฉพาะ จากนั้นคลิกปุ่ม 'ตกลง'
คุณยังสามารถเปลี่ยนการอ้างอิงของช่วงในฟิลด์ 'อ้างอิงถึง'
หรือคุณสามารถตั้งชื่อช่วงโดยใช้ช่อง "ชื่อ" ในการดำเนินการนี้ ให้เลือกช่วง ไปที่ช่อง "ชื่อ" ทางด้านซ้ายของแถบสูตร (เหนือตัวอักษร A) แล้วป้อนชื่อที่คุณต้องการกำหนดให้กับช่วงวันที่ที่เลือก จากนั้นกด Enter
แต่เมื่อคุณสร้างช่วงที่มีชื่อโดยใช้กล่องชื่อ ระบบจะกำหนดขอบเขตของช่วงที่มีชื่อเป็นเวิร์กบุ๊กทั้งหมดโดยอัตโนมัติ
ตอนนี้คุณสามารถใช้ช่วงที่มีชื่อที่คุณสร้างขึ้นเพื่อค้นหาค่าผลรวมได้อย่างรวดเร็ว
เมื่อต้องการทำเช่นนี้ ให้เลือกเซลล์ว่างที่ใดก็ได้บนเวิร์กบุ๊กที่คุณต้องการแสดงผลรวม และพิมพ์สูตร SUM ด้วยช่วงที่ตั้งชื่อตามอาร์กิวเมนต์แล้วกด Enter:
=SUM(ราคา)
ในตัวอย่างข้างต้น สูตรในแผ่นที่ 4 หมายถึงคอลัมน์ที่ชื่อ 'ราคา' ในแผ่นที่ 2 เพื่อหาผลรวมของคอลัมน์
รวมเฉพาะเซลล์ที่มองเห็นได้ในคอลัมน์โดยใช้ฟังก์ชัน SUBTOTAL
ถ้าคุณมีเซลล์ที่กรองหรือเซลล์ที่ซ่อนอยู่ในชุดข้อมูลหรือคอลัมน์ การใช้ฟังก์ชัน SUM เพื่อรวมคอลัมน์นั้นไม่เหมาะ เนื่องจากฟังก์ชัน SUM รวมเซลล์ที่ถูกกรองหรือซ่อนไว้ในการคำนวณ
ตัวอย่างด้านล่างแสดงให้เห็นว่าเกิดอะไรขึ้นเมื่อคุณรวมคอลัมน์ที่มีแถวที่ซ่อนอยู่หรือถูกกรอง:
ในตารางด้านบน เราได้กรองคอลัมน์ B ด้วยราคาที่น้อยกว่า 100 ดังนั้นเราจึงมีแถวที่กรองบางแถว คุณสามารถสังเกตได้ว่ามีแถวที่กรอง/ซ่อนอยู่ในตารางตามหมายเลขแถวที่ขาดหายไป
ตอนนี้ เมื่อคุณรวมเซลล์ที่มองเห็นได้ในคอลัมน์ B โดยใช้ฟังก์ชัน SUM คุณควรได้รับ '207' เป็นค่าผลรวม แต่จะแสดง '964' แทน เนื่องจากฟังก์ชัน SUM ยังนำเซลล์ที่ถูกกรองมาพิจารณาเมื่อคำนวณผลรวม
นี่คือเหตุผลที่คุณไม่สามารถใช้ฟังก์ชัน SUM เมื่อเกี่ยวข้องกับเซลล์ที่กรองหรือซ่อนอยู่
ถ้าคุณไม่ต้องการให้เซลล์ที่กรอง/ซ่อนรวมอยู่ในการคำนวณเมื่อรวมคอลัมน์และคุณต้องการรวมเฉพาะเซลล์ที่มองเห็นได้เท่านั้น คุณต้องใช้ฟังก์ชัน SUBTOTAL
ฟังก์ชัน SUBTOTAL
ผลรวมย่อยเป็นฟังก์ชันในตัวที่มีประสิทธิภาพใน Excel ที่ช่วยให้คุณสามารถคำนวณต่างๆ (SUM, AVERAGE, COUNT, MIN, VARIANCE และอื่นๆ) กับช่วงของข้อมูลและส่งคืนผลรวมหรือผลลัพธ์รวมของคอลัมน์ ฟังก์ชันนี้จะสรุปเฉพาะข้อมูลในเซลล์ที่มองเห็นได้ในขณะที่ละเว้นแถวที่กรองหรือซ่อนไว้ SUBTOTAL เป็นฟังก์ชันอเนกประสงค์ที่สามารถทำหน้าที่ 11 อย่างที่แตกต่างกันในเซลล์ที่มองเห็นได้ของคอลัมน์
ไวยากรณ์ของฟังก์ชัน SUBTOTAL:
=SUBTOTAL (function_num, ref1, [ref2], ...)อาร์กิวเมนต์:
function_num(ที่จำเป็น)– เป็นเลขฟังก์ชันที่ระบุว่าจะใช้ฟังก์ชันใดในการคำนวณผลรวม อาร์กิวเมนต์นี้สามารถรับค่าใดก็ได้ตั้งแต่ 1 ถึง 11 หรือ 101 ถึง 111 ในที่นี้ เราจำเป็นต้องรวมเซลล์ที่มองเห็นได้โดยไม่สนใจเซลล์ที่กรองออก เพื่อที่เราจะต้องใช้ '9'ref1(ที่จำเป็น)– ช่วงหรือการอ้างอิงที่มีชื่อแรกที่คุณต้องการให้ผลรวมย่อยref2(ไม่จำเป็น) - ช่วงหรือการอ้างอิงที่มีชื่อที่สองที่คุณต้องการให้ผลรวมย่อย หลังจากการอ้างอิงครั้งแรก คุณสามารถเพิ่มการอ้างอิงเพิ่มเติมได้ถึง 254 รายการ
การรวมคอลัมน์โดยใช้ฟังก์ชัน SUBTOTAL
หากคุณต้องการรวมเซลล์ที่มองเห็นได้และไม่รวมเซลล์ที่กรองหรือซ่อนไว้ ให้ทำตามขั้นตอนเหล่านี้เพื่อใช้ฟังก์ชัน SUBTOTAL เพื่อรวมคอลัมน์:
ขั้นแรก คุณต้องกรองตารางของคุณ โดยคลิกที่เซลล์ใดก็ได้ภายในชุดข้อมูลของคุณ จากนั้นไปที่แท็บ "ข้อมูล" แล้วคลิกไอคอน "ตัวกรอง" (ไอคอนช่องทาง)
ลูกศรจะปรากฏถัดจากส่วนหัวของคอลัมน์ คลิกที่ลูกศรถัดจากส่วนหัวของคอลัมน์ที่คุณต้องการกรองตาราง จากนั้นเลือกตัวเลือกตัวกรองที่คุณต้องการใช้กับข้อมูลของคุณ ในตัวอย่างด้านล่าง เราต้องการกรองคอลัมน์ B ที่มีตัวเลขน้อยกว่า 100
ในกล่องโต้ตอบ Custom AutoFilter เรากำลังป้อน '100' และคลิก 'OK'
ตัวเลขในคอลัมน์จะถูกกรองด้วยค่าที่น้อยกว่า 100
ตอนนี้ เลือกเซลล์ที่คุณต้องการแสดงค่าผลรวม และเริ่มพิมพ์ฟังก์ชัน SUBTOTAL เมื่อคุณเปิดฟังก์ชัน SUBTOTAL และพิมพ์วงเล็บ คุณจะเห็นรายการฟังก์ชันที่คุณสามารถใช้ในสูตรได้ คลิก '9 – SUM' ในรายการหรือพิมพ์ '9' ด้วยตนเองเป็นอาร์กิวเมนต์แรก
จากนั้นเลือกช่วงของเซลล์ที่คุณต้องการรวมหรือพิมพ์การอ้างอิงช่วงด้วยตนเองแล้วปิดวงเล็บ จากนั้นกด Enter
ตอนนี้ คุณจะได้ผลรวม (ผลรวมย่อย) เฉพาะเซลล์ที่มองเห็นได้ – '207'
หรือคุณสามารถเลือกช่วง (B2:B11) ด้วยตัวเลขที่คุณต้องการรวมแล้วคลิก "ผลรวมอัตโนมัติ" ใต้แท็บ "หน้าแรก" หรือ "สูตร"
มันจะเพิ่มฟังก์ชัน SUBTOTAL ที่ท้ายตารางโดยอัตโนมัติและสรุปผลลัพธ์
แปลงข้อมูลของคุณเป็นตาราง Excel เพื่อรับผลรวมของคอลัมน์
อีกวิธีง่ายๆ ที่คุณสามารถใช้เพื่อรวมคอลัมน์ของคุณคือการแปลงข้อมูลสเปรดชีตของคุณเป็นตาราง Excel ด้วยการแปลงข้อมูลของคุณเป็นตาราง คุณไม่เพียงแต่สามารถรวมคอลัมน์ของคุณเท่านั้น แต่ยังสามารถใช้งานฟังก์ชันหรือการดำเนินการอื่นๆ กับรายการของคุณได้ด้วย
ถ้าข้อมูลของคุณไม่ได้อยู่ในรูปแบบตารางอยู่แล้ว คุณต้องแปลงเป็นตาราง Excel นี่คือวิธีการแปลงข้อมูลของคุณเป็นตาราง Excel:
ขั้นแรก ให้เลือกเซลล์ใดก็ได้ภายในชุดข้อมูลที่คุณต้องการแปลงเป็นตาราง Excel จากนั้นไปที่แท็บ 'แทรก' และคลิกไอคอน 'ตาราง'
หรือคุณสามารถกดแป้นพิมพ์ลัด Ctrl+T เพื่อแปลงช่วงของเซลล์เป็นตาราง Excel
ในกล่องโต้ตอบสร้างตาราง ให้ยืนยันช่วงแล้วคลิก 'ตกลง' หากตารางของคุณมีส่วนหัว ให้เลือกตัวเลือก "ตารางของฉันมีส่วนหัว"
การดำเนินการนี้จะแปลงชุดข้อมูลของคุณเป็นตาราง Excel
เมื่อตารางพร้อมแล้ว ให้เลือกเซลล์ใดก็ได้ภายในตาราง จากนั้นไปที่แท็บ "การออกแบบ" ซึ่งจะปรากฏเฉพาะเมื่อคุณเลือกเซลล์ในตารางและทำเครื่องหมายในช่องที่ระบุว่า "แถวทั้งหมด" ใต้กลุ่ม "ตัวเลือกสไตล์ตาราง"
เมื่อคุณเลือกตัวเลือก 'แถวทั้งหมด' แล้ว แถวใหม่จะปรากฏขึ้นทันทีที่ท้ายตารางของคุณพร้อมค่าที่ส่วนท้ายของแต่ละคอลัมน์ (ดังที่แสดงด้านล่าง)
และเมื่อคุณคลิกที่เซลล์ในแถวใหม่นั้น คุณจะเห็นรายการดรอปดาวน์ถัดจากเซลล์นั้น ซึ่งคุณสามารถใช้ฟังก์ชันเพื่อรับผลรวมได้ เลือกเซลล์ที่แถวสุดท้าย (แถวใหม่) ของคอลัมน์ที่คุณต้องการหาผลรวม คลิกเมนูแบบเลื่อนลงที่อยู่ถัดจากเซลล์นั้น และตรวจดูให้แน่ใจว่าได้เลือกฟังก์ชัน 'SUM' จากรายการ
คุณยังสามารถเปลี่ยนฟังก์ชันเป็น Average, Count, Min, Max และอื่นๆ เพื่อดูค่าที่เกี่ยวข้องในแถวใหม่ได้
รวมคอลัมน์ตามเกณฑ์
วิธีการก่อนหน้านี้ทั้งหมดจะแสดงให้คุณเห็นถึงวิธีการคำนวณผลรวมของคอลัมน์ทั้งหมด แต่ถ้าคุณต้องการรวมเฉพาะเซลล์ที่ตรงตามเกณฑ์ แทนที่จะเป็นเซลล์ทั้งหมด จากนั้น คุณต้องใช้ฟังก์ชัน SUMIF แทนฟังก์ชัน SUM
ฟังก์ชัน SUMIF จะค้นหาเงื่อนไขเฉพาะในช่วงของเซลล์ (คอลัมน์) แล้วรวมค่าที่ตรงตามเงื่อนไขที่กำหนด (หรือค่าที่สอดคล้องกับเซลล์ที่ตรงกับเงื่อนไข) คุณสามารถรวมค่าตามเงื่อนไขตัวเลข เงื่อนไขข้อความ เงื่อนไขวันที่ อักขระตัวแทน ตลอดจนตามเซลล์ว่างและไม่ว่าง
ไวยากรณ์ของฟังก์ชัน SUMIF:
=SUMIF(ช่วง, เกณฑ์, [sum_range])อาร์กิวเมนต์/พารามิเตอร์:
พิสัย– ช่วงของเซลล์ที่เราค้นหาเซลล์ที่ตรงตามเกณฑ์เกณฑ์– เกณฑ์ที่กำหนดว่าจะต้องสรุปเซลล์ใด เกณฑ์อาจเป็นตัวเลข สตริงข้อความ วันที่ การอ้างอิงเซลล์ นิพจน์ ตัวดำเนินการทางตรรกะ อักขระตัวแทน ตลอดจนฟังก์ชันอื่นๆsum_range(ไม่จำเป็น) – เป็นช่วงข้อมูลที่มีค่าที่จะรวมหากรายการช่วงที่สอดคล้องกันตรงกับเงื่อนไข หากไม่ได้ระบุอาร์กิวเมนต์นี้ ระบบจะรวม "ช่วง" แทน
สมมติว่าคุณมีชุดข้อมูลด้านล่างซึ่งมีข้อมูลการขายของตัวแทนแต่ละรายจากภูมิภาคต่างๆ และคุณต้องการรวมเฉพาะยอดขายจากภูมิภาค "ใต้" เท่านั้น
คุณสามารถทำได้ง่ายๆ ด้วยสูตรต่อไปนี้:
=SUMIF(B2:B19,"ใต้",C2:C19)เลือกเซลล์ที่คุณต้องการแสดงผลและพิมพ์สูตรนี้ สูตร SUMIF ด้านบนจะค้นหาค่า 'South' ในคอลัมน์ B2:B19 และเพิ่มยอดขายที่สอดคล้องกันในคอลัมน์ C2:C19 จากนั้นแสดงผลในเซลล์ E7
คุณยังสามารถอ้างถึงเซลล์ที่มีเงื่อนไขข้อความ แทนที่จะใช้ข้อความในอาร์กิวเมนต์เกณฑ์โดยตรง:
=SUMIF(B2:B19,E6,C2:C19)
แค่นั้นแหละ.