คุณสามารถนำเข้าไฟล์ Google ชีตและ Excel (.xslx) ลงในตาราง Notion โดยส่งออกเป็นไฟล์ CSV
แนวคิดคือโซลูชันการผลิตแบบครบวงจรสำหรับการเขียน การวางแผน การจัดการความรู้ การจัดการข้อมูล การทำงานร่วมกันในทีม และอื่นๆ
แนวคิดเป็นหนึ่งในเครื่องมือฐานข้อมูลที่ทันสมัยและมีประโยชน์มากที่สุดในปัจจุบัน แนวคิดช่วยให้คุณสร้างฐานข้อมูลได้สองประเภท: ฐานข้อมูลแบบเต็มหน้าหรือฐานข้อมูลแบบอินไลน์ (ซึ่งหมายถึงส่วนประกอบฐานข้อมูล เช่น ตารางที่อยู่ตรงกลางของข้อความหรือเอกสารอื่นๆ) นอกจากนี้ยังมีฐานข้อมูลที่สำคัญห้าประเภทที่คุณสามารถสร้างบน Notion ได้แก่ รายการ แกลเลอรี ตาราง กระดาน และปฏิทิน
ผู้ใช้เปลี่ยนจาก Google ชีตและ Microsoft Excel เป็น Notion มากขึ้นเรื่อยๆ เนื่องจากมีความยืดหยุ่นและความสามารถในการปรับแต่ง หากคุณตัดสินใจย้ายฐานข้อมูลของคุณไปที่ Notion แต่ไม่รู้วิธี ในบทความนี้ เราจะแสดงวิธีการนำเข้า Google ชีตและไฟล์ Excel (.xslx หรือ .xls) เข้าสู่ตาราง Notion
การนำเข้า Google ชีตหรือไฟล์ Excel เข้าสู่ Notion
ความคิดเป็นแพลตฟอร์มฐานข้อมูลออนไลน์ที่ยอดเยี่ยมที่สามารถใช้ได้ทั้งบุคคลและมืออาชีพ
Notion อนุญาตให้คุณนำเข้าข้อมูลจากไฟล์ประเภทต่อไปนี้:
- ข้อความธรรมดา (.txt)
- Markdown (.md หรือ .markdown)
- ไมโครซอฟต์เวิร์ด (.docx)
- CSV (.csv)
- HTML (.html)
คุณยังสามารถนำเข้าข้อมูลจากแอพพลิเคชั่นต่างๆ เข้าสู่ Notion
นอกจากนี้ คุณยังสามารถฝัง Google ชีตลงใน Notion แต่ปัญหาในการฝัง Google ชีตคือเมื่อคุณไม่สามารถเข้าถึงไฟล์หรือไฟล์ถูกลบใน Google ไดรฟ์ หรือหาก URL แตก การฝังก็จะพังไปด้วย
วิธีที่ดีที่สุดในการนำเข้าไฟล์ Excel หรือ Google ชีตคือการแปลงเป็นไฟล์ CSV (.csv) ก่อนแล้วอัปโหลดลงใน Notion
วิธีการนำเข้าไฟล์ Excel เข้าสู่ Notion
เนื่องจาก Notion ไม่รองรับไฟล์ .xslx (Excel) คุณจึงต้องส่งออกเป็นไฟล์ .csv แล้วจึงอัปโหลด/นำเข้าไปยัง Notion
ขั้นแรก เปิดเวิร์กบุ๊ก Excel ที่คุณต้องการนำเข้าไปยัง Notion จากนั้นไปที่แท็บ 'ไฟล์' เพื่อเปิดมุมมองหลังเวทีของ Excel และเลือก 'บันทึกเป็น'
ในหน้าบันทึกเป็น เลือก 'CSV UTF-8 (คั่นด้วยจุลภาค)(*.csv)' เป็นประเภทไฟล์ที่คุณบันทึก รูปแบบนี้ยังสนับสนุนอักขระที่ไม่ใช่ภาษาอังกฤษและอักขระ Unicode-8 หรือคุณสามารถเลือกประเภทไฟล์ 'CSV (Comma Delimited) (.*csv)' แบบธรรมดาซึ่งไม่รองรับอักขระพิเศษ ทั้งสองจะทำงานได้ดีถ้าตารางของคุณประกอบด้วยข้อความ ตัวเลข และวันที่เท่านั้น
CSV เป็นไฟล์ข้อความที่มีตัวคั่นซึ่งมีรายการข้อมูล มักใช้สำหรับการนำเข้าและส่งออกข้อมูลในแอปพลิเคชัน
จากนั้นคลิกปุ่ม 'บันทึก' หากคุณมีแผ่นงานเพียงแผ่นเดียวในสมุดงาน ระบบจะบันทึกแผ่นงานนั้นทันที หรือถ้าคุณมีแผ่นงานหลายแผ่นในสมุดงาน Excel จะแสดงข้อความเตือนนี้โดยบอกว่าคลิก 'ตกลง' เพื่อบันทึกเฉพาะแผ่นงานที่ใช้งานอยู่เป็นไฟล์ CSV และถ้าคุณมีแผ่นงานหลายแผ่น ให้บันทึกทีละแผ่นโดยใช้ชื่อต่างกัน
เมื่อคุณบันทึกข้อมูลของคุณเป็นไฟล์ CSV แล้ว ให้เปิดแอปพลิเคชัน Notion หรือเปิด Notion บนเบราว์เซอร์ของคุณ จากนั้นเปิดหน้าแนวคิดที่คุณต้องการนำเข้าไฟล์ CSV และคลิก 'นำเข้า' ในแผงด้านซ้ายดังที่แสดงด้านล่าง
หน้าต่างโต้ตอบนำเข้าจะเปิดขึ้น เลือกตัวเลือก 'CSV' ในกล่องโต้ตอบ
ตอนนี้ ไปที่โฟลเดอร์ที่มีไฟล์ CSV ของคุณในตัวเลือกไฟล์ เลือกไฟล์ จากนั้นคลิก 'เปิด'
ไฟล์ CSV จะถูกนำเข้าไปยัง Notion และข้อมูล Excel ของคุณจะปรากฏเป็นตาราง
การเปลี่ยนประเภทคุณสมบัติในความคิด
เมื่อนำเข้าข้อมูลสำเร็จแล้ว มีอีกสิ่งหนึ่งที่คุณต้องทำคือการตรวจสอบว่าประเภทคุณสมบัติ (ประเภทข้อมูล) ของแต่ละคอลัมน์ตรงกับข้อมูลหรือไม่ ส่วนใหญ่คุณจะได้รับประเภทข้อมูลที่ถูกต้อง แต่บางครั้งข้อมูลจะเข้ามาใน Notion เป็นข้อความ ตัวอย่างเช่น หากคุณนำเข้าข้อมูลสกุลเงินหรือรูปแบบวันที่ที่ไม่รู้จัก ฯลฯ ข้อมูลดังกล่าวจะเป็นข้อความ
ดังนั้นเมื่อเกิดเหตุการณ์นี้ขึ้น คุณจะต้องแปลงคอลัมน์ของคุณเป็นประเภทคุณสมบัติที่เหมาะสม คุณสามารถค้นหาว่าคุณเป็นประเภทข้อมูลของคอลัมน์โดยดูที่ไอคอนก่อนชื่อคอลัมน์ หากคุณมีข้อความ มันจะเป็นไอคอนย่อหน้า ไอคอนปฏิทินสำหรับวันที่ และเครื่องหมายแฮชสำหรับตัวเลข และอื่นๆ
ดังที่คุณเห็นด้านล่างเมื่อเรานำเข้าตารางนี้จากไฟล์ Excel คอลัมน์ "ค่าธรรมเนียม" ที่มีค่าสกุลเงินจะถูกจัดรูปแบบเป็นคอลัมน์ข้อความ ตอนนี้เราต้องเปลี่ยนประเภทคุณสมบัติ (ประเภทข้อมูล) ของคอลัมน์ 'ค่าธรรมเนียม' เป็นตัวเลข
โดยคลิกที่ชื่อคอลัมน์และคุณจะเห็นรายการแบบเลื่อนลง จากนั้นคลิก 'ข้อความ' ใต้ประเภทคุณสมบัติและเลือกประเภทข้อมูลที่เหมาะสม (หมายเลข)
ตอนนี้ เราแปลงค่าแล้ว แต่เราสูญเสียรูปแบบสกุลเงิน ไม่ต้องกังวลว่าจะเพิ่มได้ง่าย ในการแปลงตัวเลขเป็นรูปแบบเฉพาะ เพียงวางเคอร์เซอร์เหนือค่าใดค่าหนึ่งของคอลัมน์แล้วคุณจะเห็น 123 ปุ่ม.
คลิกที่ 123 และเลือกรูปแบบตัวเลขที่คุณต้องการจากรายการ
ตอนนี้ ค่าตัวเลขในคอลัมน์ค่าธรรมเนียมถูกจัดรูปแบบเป็นสกุลเงิน
วิธีนำเข้า Google ชีตเข้าสู่ความคิด
ในการนำเข้า Google ชีตเข้าสู่ Notion คุณต้องดาวน์โหลดสเปรดชีตเป็นไฟล์ CSV ก่อน
ในการดาวน์โหลด Google ชีต ให้เปิด Google สเปรดชีตที่คุณต้องการนำเข้าแล้วคลิกเมนู "ไฟล์" ในแถบเมนู ในเมนูแบบเลื่อนลง ให้ขยายตัวเลือก "ดาวน์โหลด" และเลือก "ค่าที่คั่นด้วยเครื่องหมายจุลภาค (.csv, แผ่นงานปัจจุบัน)" เพื่อดาวน์โหลดไฟล์เป็นไฟล์ CSV
ถัดไป เปิดหน้าแนวคิดที่คุณต้องการนำเข้าไฟล์ CSV แล้วคลิก 'นำเข้า' ที่ส่วนล่างของแถบด้านข้างทางซ้าย
เลือกไฟล์ของคุณจากตัวเลือกไฟล์แล้วคลิก 'เปิด' เพื่อนำเข้าไฟล์ CSV นั้นไปยัง Notion
ตอนนี้ Google ชีตของคุณถูกนำเข้าไปยัง Notion และแสดงเป็นตาราง
ต่อท้ายไฟล์ Excel หรือ Google ชีตกับฐานข้อมูลความคิด
แทนที่จะนำเข้าข้อมูลลงในตาราง Notion ใหม่ คุณสามารถผสานเนื้อหาจากไฟล์ Excel หรือ Google ชีตลงในตาราง Notion ที่มีอยู่ได้ จำไว้ว่าคุณทำได้เฉพาะกับตารางแบบเต็มหน้า ไม่ใช่ตารางในบรรทัด
แต่ก่อนอื่น คุณต้องตรวจสอบให้แน่ใจว่าทั้งตาราง Excel/Google ชีตและตาราง Notion ของคุณมีชื่อคอลัมน์ร่วมกัน (เช่น ทั้งสองควรมีคอลัมน์ "ชื่อ" "นามสกุล" "วันที่" เป็นต้น)
ขั้นแรก ส่งออกแผ่นงาน Excel/Google ชีตของคุณเป็นไฟล์ CSV เช่นเดียวกับการนำเข้าแผ่นงาน Excel/Google เข้าสู่ Notion
ถัดไป เปิดหน้าแนวคิดที่มีตารางที่คุณต้องการผสานด้วย แล้วคลิกจุดไข่ปลาแนวนอน (…) ที่มุมขวาบนของหน้าต่างความคิด
จากนั้นไปที่โฟลเดอร์ที่มีไฟล์ CSV ที่ส่งออกใน File explorer แล้วเลือกไฟล์นั้น และคลิก 'เปิด' เพื่อรวมไฟล์
ตอนนี้ไฟล์ CSV ถูกรวม (ต่อท้าย) กับตาราง Notion ของคุณและเนื้อหาจะถูกเพิ่มที่ส่วนท้ายของตาราง Notion ที่มีอยู่ (ดูด้านล่าง)
นั่นคือวิธีที่คุณนำเข้าฐานข้อมูล Excel และ Google ชีตลงใน Notion