วิธีสำรองอีเมลทั้งหมดในบัญชี Gmail ของคุณ

มืออาชีพกลัวอะไรมากที่สุด? พวกคุณส่วนใหญ่คงเดาไม่ถูก เพราะอีเมลของพวกเขาหาย โดยทั่วไปผู้คนจะได้รับและจัดเก็บไฟล์และข้อมูลสำคัญทั้งหมดไว้ในอีเมลของตน ซึ่งไม่เพียงแต่จะเก็บไว้ในที่เดียว แต่ยังสามารถเข้าถึงได้จากทุกที่ทั่วโลก

เมื่อพูดถึงอีเมล ชื่อแรกที่เรานึกถึงคือ "Gmail" ผู้ใช้ส่วนใหญ่ทั่วโลกชอบ Gmail มากกว่าบริการอีเมลอื่นๆ บนเว็บ สาเหตุนี้อาจเกิดจากการที่ Google พัฒนาขึ้น อินเทอร์เฟซที่เรียบง่ายและตรงไปตรงมา และคุณลักษณะที่เป็นมิตรต่อผู้ใช้มากมาย

ทำไมคุณควรสำรองอีเมลของคุณ

นี่เป็นคำถามแรกที่คุณควรนึกถึงเมื่อคุณได้ยินเรื่องการสำรองข้อมูลอีเมล และเป็นคำถามที่ถูกต้องอย่างยิ่ง เนื่องจากผู้ใช้ส่วนใหญ่เลือกที่จะไม่ทำ เนื่องจากขาดความตระหนักรู้ แต่คุณต้องตระหนักว่าในโลกปัจจุบัน การโจมตีทางไซเบอร์ การแฮ็กบัญชี การใช้ในทางที่ผิด และการสูญหายของข้อมูลทางอินเทอร์เน็ตเป็นเรื่องปกติ หากคุณมีเอกสารหรือไฟล์สำคัญในอีเมลของคุณ คุณควรสร้างข้อมูลสำรอง เพื่อให้คุณสามารถเรียกค้นคืนได้อย่างง่ายดายในกรณีที่บัญชีของคุณถูกแฮ็ก อีเมลถูกลบโดยไม่ได้ตั้งใจ หรือคุณไม่สามารถเข้าถึงบัญชีได้

ฉันจะทำอะไรได้อีก การสำรองข้อมูลอีเมลเป็นวิธีแก้ปัญหา แต่คุณควรเน้นที่การเพิ่มความปลอดภัยด้วยการรักษารหัสผ่านที่รัดกุม รหัสผ่านที่รัดกุมจะมีประสิทธิภาพสูงในการป้องกันผู้อื่นจากการแฮ็คเข้าสู่บัญชีของคุณและข้อมูลของคุณจากการถูกบุกรุก อย่างไรก็ตาม การสำรองข้อมูลจะไม่เสียหาย แต่จะทำหน้าที่เป็นมาตรการเพิ่มเติม

ดาวน์โหลดอีเมลทีละฉบับจาก Gmail

วิธีที่ง่ายที่สุดวิธีหนึ่งในการสำรองข้อมูลอีเมลของคุณคือการดาวน์โหลดลงในคอมพิวเตอร์ เมื่อใดก็ตามที่คุณได้รับหรือส่งอีเมลถึงผู้อื่นผ่าน Gmail คุณจะมีตัวเลือกในการดาวน์โหลด

หากคุณไม่ต้องการสำรองข้อมูลอีเมลทั้งหมดแต่มีบางอีเมล ตัวเลือกในการดาวน์โหลดอีเมลทีละฉบับจาก Gmail เป็นตัวเลือกที่ยอดเยี่ยมและมีประสิทธิภาพ อย่างไรก็ตาม หากคุณต้องการดาวน์โหลดอีเมลจำนวนมาก เราขอแนะนำให้คุณดูวิธีการอื่นๆ ในหน้านี้

เมื่อคุณเปิดเมล คุณจะเห็นจุดสามจุดที่ด้านบนขวาเพื่อเปิดเมนู ในเมนูบริบท คุณจะเห็นตัวเลือกในการตอบกลับ ส่งต่อ รายงานอีเมล บล็อกผู้ส่ง และดาวน์โหลดอีเมล และอื่นๆ อีกมากมาย

หลังจากที่คุณคลิกที่ตัวเลือก 'ดาวน์โหลดข้อความ' อีเมลจะถูกดาวน์โหลดไปยังโฟลเดอร์ 'ดาวน์โหลด' เริ่มต้นในระบบของคุณ ขอแนะนำให้เก็บอีเมลที่ดาวน์โหลดทั้งหมดไว้ในโฟลเดอร์เดียวและจัดหมวดหมู่โดยใช้โฟลเดอร์ย่อย

สำรองอีเมลทั้งหมดใน Gmail ด้วย Google Takeout

Google Takeout ให้คุณดาวน์โหลดข้อมูลทั้งหมดในบัญชี Google ของคุณ เพื่อสร้างข้อมูลสำรองหรือใช้กับบริการอื่น ใช้งานได้กับบริการเกือบทั้งหมดของ Google เมื่อคุณใช้ Google Takeout จะเป็นการสร้างข้อมูลสำรองของอีเมลทั้งหมดในบัญชีของคุณ

การสร้างการสำรองข้อมูลด้วย Google Takeout

หากต้องการใช้ Google Takeout เพื่อสร้างข้อมูลสำรองของอีเมลในบัญชี Gmail ของคุณ ให้เปิด takeout.google.com ในเว็บเบราว์เซอร์บนคอมพิวเตอร์ของคุณ

เมื่อคุณเปิด Google Takeout บริการทั้งหมดของ Google จะถูกเลือกโดยค่าเริ่มต้น เนื่องจากเราสนใจที่จะสร้างข้อมูลสำรองของ Gmail เท่านั้น ให้คลิกที่ 'ยกเลิกการเลือกทั้งหมด' เพื่อยกเลิกการเลือกบริการทั้งหมดก่อน

หลังจากที่คุณยกเลิกการเลือกทั้งหมดแล้ว ให้เลื่อนลงและทำเครื่องหมายที่ช่องถัดจาก "จดหมาย"

ตอนนี้ คุณจะเห็นตัวเลือกให้เลือกข้อมูลที่คุณต้องการสร้างข้อมูลสำรอง คลิกที่ 'รวมข้อมูลอีเมลทั้งหมด' เพื่อเลือก/ยกเลิกการเลือกตัวเลือกข้อมูลต่างๆ

หากคุณต้องการสร้างข้อมูลสำรองของอีเมลทั้งหมด ให้ทำเครื่องหมายในช่อง "รวมข้อความทั้งหมดในอีเมล" ในกรณีที่คุณต้องการสร้างข้อมูลสำรองของรายการที่เลือก ให้ยกเลิกการเลือกช่องทำเครื่องหมายแรกและทำการเลือกที่จำเป็นจากรายการ จากนั้นคลิก 'ตกลง' ที่ด้านล่าง

เมื่อคุณเลือกทั้งหมดเสร็จแล้ว ให้เลื่อนไปที่ด้านล่างแล้วคลิก 'ขั้นตอนถัดไป'

ขั้นตอนต่อไปคือการเลือกความถี่ ประเภทไฟล์ และขนาด ขั้นแรก คุณต้องเลือกความถี่จากทั้งสองความถี่ ไม่ว่าจะหนึ่งครั้งหรือทุกสองเดือนเป็นเวลาหนึ่งปี ทำเครื่องหมายที่ช่องด้านหลังตัวเลือกที่คุณต้องการเลือก

ส่วนถัดไปเป็นประเภทและขนาดไฟล์ คุณมีสองตัวเลือกสำหรับประเภทไฟล์คือ ZIP หรือ TGZ ประโยชน์ของไฟล์ '.zip' คือสามารถเปิดได้ง่ายบนคอมพิวเตอร์ส่วนใหญ่

สุดท้าย เลือกขนาดไฟล์ที่ต้องการจากรายการ หากข้อมูลสำรองมีขนาดใหญ่กว่าขนาดที่เลือก ไฟล์จะถูกแบ่งออกเป็นสองส่วน สุดท้าย คลิกที่ 'สร้างการส่งออก' ที่ด้านล่าง

ขั้นตอนการสร้างข้อมูลสำรองจะใช้เวลาสักครู่ขึ้นอยู่กับข้อมูลในอีเมลของคุณและขนาดของไฟล์ที่สร้างขึ้น ไฟล์ที่มีขนาดเล็กกว่าจะถูกสร้างขึ้นได้เร็วกว่าไฟล์ขนาดใหญ่ซึ่งอาจใช้เวลาเป็นวัน

กำลังดาวน์โหลดข้อมูลสำรอง Gmail สร้างโดย google Takeout

หลังจากที่คุณขอสำรองข้อมูลแล้ว คุณจะได้รับอีเมลจาก Google เพื่อยืนยันเช่นเดียวกัน นอกจากนี้ คุณจะได้รับลิงก์ดาวน์โหลดสำหรับข้อมูลสำรองที่สร้างขึ้นในอีเมลอื่น ซึ่งอาจใช้เวลาสองสามชั่วโมงขึ้นอยู่กับขนาดไฟล์ ลิงก์ดาวน์โหลดมีอายุ 7 วันนับจากวันที่ส่งคำขอ

เมื่อคุณได้รับอีเมล ให้เปิดและคลิกที่ปุ่ม 'ดาวน์โหลด' ตรวจสอบจำนวนไฟล์ที่สร้างขึ้นและขนาดของไฟล์แต่ละไฟล์เพื่อใช้อ้างอิงในอนาคต

หลังจากที่คุณคลิกที่ปุ่ม 'ดาวน์โหลด' คุณจะถูกขอให้ยืนยันตัวตนของคุณโดยป้อนรหัสผ่าน Google ของคุณ เมื่อคุณทำเสร็จแล้ว ให้ดาวน์โหลดไฟล์ไปยังคอมพิวเตอร์ของคุณ ไฟล์อยู่ในรูปแบบ '.zip' เนื่องจากเป็นการตั้งค่าเริ่มต้น และเราไม่ได้ทำการเปลี่ยนแปลงก่อนหน้านี้

นอกจากนี้ ห้ามดาวน์โหลดไฟล์บนคอมพิวเตอร์สาธารณะหรือระบบที่คุณแชร์กับผู้อื่น เนื่องจากข้อมูลอาจถูกนำไปใช้ในทางที่ผิด

ส่งต่ออีเมลที่คุณต้องการสำรองข้อมูลใน Gmail

นี่เป็นอีกวิธีง่ายๆ ในการสร้างข้อมูลสำรองที่คุณเปิดใช้งานการส่งต่ออีเมลไปยังที่อยู่อื่น ข้อเสียเปรียบที่สำคัญประการหนึ่งคือ คุณสามารถเปิดใช้งานการส่งต่อสำหรับอีเมลขาเข้าเท่านั้น ไม่ใช่อีเมลที่คุณส่ง นอกจากนี้ คุณสามารถสร้างข้อมูลสำรองสำหรับอีเมลที่คุณได้รับหลังจากตั้งค่าคุณสมบัติการส่งต่อเท่านั้น คุณไม่ควรเพิ่มที่อยู่อีเมลของผู้อื่นเป็นที่อยู่สำหรับส่งต่อ เนื่องจากข้อมูลอาจถูกบุกรุก

การเพิ่ม ID อีเมลเพื่อส่งต่อจดหมาย

หากต้องการเปิดใช้งานการส่งต่ออีเมล ให้เปิด Gmail แล้วคลิก "การตั้งค่า" ที่มุมบนขวา

เมื่อคุณคลิกที่ 'การตั้งค่า' กล่อง 'การตั้งค่าด่วน' จะเปิดขึ้นซึ่งมีการตั้งค่าพื้นฐานเพื่อปรับแต่งมุมมองและพารามิเตอร์อื่น ๆ หากต้องการเปิดการตั้งค่า Gmail ทั้งหมด ให้คลิกที่ "ดูการตั้งค่าทั้งหมด"

ตอนนี้คุณจะเห็นแท็บต่างๆ ที่ด้านบน ไปที่ "การส่งต่อและ POP/IMAP"

ใน 'การส่งต่อและ POP/IMOP' คุณจะมีตัวเลือกมากมายในการกำหนดการตั้งค่าการส่งต่อ หากต้องการเปิดใช้งานการส่งต่อ ให้คลิกที่ 'เพิ่มที่อยู่สำหรับส่งต่อ' ซึ่งเป็นตัวเลือกแรกที่ด้านบน ถัดจากส่วน 'การส่งต่อ'

ตอนนี้คุณมีช่องให้ป้อนที่อยู่อีเมลที่คุณต้องการส่งต่ออีเมลทั้งหมดไป จากนั้นคลิก 'ถัดไป' ที่ด้านล่างสุด

หน้าต่างใหม่จะเปิดขึ้นซึ่งคุณต้องยืนยัน ID อีเมลโดยคลิกที่ 'ดำเนินการต่อ'

จากนั้นคลิก 'ตกลง' ในกล่องยืนยันที่ปรากฏขึ้นเพื่อยืนยันการเปลี่ยนแปลง

ยืนยันคำขอไปข้างหน้า

เมื่อคุณเพิ่มรหัสอีเมลเพื่อส่งต่ออีเมล การยืนยันจะถูกส่งไปยังที่อยู่สำหรับส่งต่อ เพื่อยืนยัน มีสองตัวเลือก ใช้รหัสยืนยันหรือคลิกลิงก์ในอีเมล

หลังจากคลิกลิงก์ยืนยัน หน้าใหม่จะเปิดขึ้น คลิกที่ 'ยืนยัน' เพื่ออนุญาตให้รับอีเมลจาก ID หลักของคุณ

การเปลี่ยนการตั้งค่าการส่งต่ออีเมล

เปิดบัญชี Gmail ที่คุณต้องการสำรองข้อมูลและไปที่ 'การส่งต่อและ POP/IMAP' ตามที่เราทำก่อนหน้านี้ ตอนนี้ให้ทำเครื่องหมายที่ช่องทำเครื่องหมายด้านหลัง 'ส่งต่อสำเนา…' และเลือกตัวเลือก 'เก็บสำเนาของ Gmail ในกล่องจดหมาย' ตามที่แสดงในภาพด้านล่าง เพื่อให้แน่ใจว่าอีเมลของคุณจะถูกส่งต่อและเก็บไว้ในกล่องจดหมายของบัญชีหลักของคุณ

หลังจากทำการเปลี่ยนแปลงแล้ว ให้เลื่อนลงไปด้านล่างแล้วคลิก "บันทึกการเปลี่ยนแปลง" เพื่อนำไปใช้

สำรองอีเมลใน Gmail ด้วยแอพของบุคคลที่สาม

เราได้เห็นวิธีการที่เป็นแบบอย่างในการสำรองข้อมูลอีเมลใน Gmail แล้ว แต่เรายังไม่ได้พูดถึงแอปของบุคคลที่สามที่มาช่วยเหลือ เมื่ออีเมลกลายเป็นโหมดหลักของการสื่อสารแบบมืออาชีพและการแชร์ไฟล์ ความจำเป็นในการสำรองข้อมูลจึงมากกว่าที่เคย

ในการแตะส่วนนี้ มีการเปิดตัวแอปจำนวนมากเพื่อสร้างอีเมลและข้อมูลสำรองอื่นๆ สำหรับผู้ใช้โดยเฉพาะ มีแอปพลิเคชั่นที่เยี่ยมมากบนเว็บพร้อมคุณสมบัติที่น่าสนใจที่ไม่เพียงแต่สร้างข้อมูลสำรอง แต่ยังต้องการความสนใจและการมีส่วนร่วมน้อยลงจากคุณ

โน๊ตสำคัญ: การใช้บริการของบริษัทอื่นหมายความว่าคุณอนุญาตให้ผู้อื่นเข้าถึงอีเมลของคุณได้ เนื่องจากพวกเขาช่วยสำรองข้อมูลของคุณ เราไม่แนะนำอย่างยิ่งให้ใช้บริการของบุคคลที่สาม (ไม่ว่าจะปลอดภัยเพียงใด) เว้นแต่ว่าคุณต้องการจริงๆ และเข้าใจขอบเขตของความเสี่ยงที่อาจเกี่ยวข้องอย่างถ่องแท้

UpSafe

UpSafe ช่วยให้ผู้ใช้สำรองข้อมูล Google และอีเมลของตน มันเป็นหนึ่งในแอพที่ได้รับความนิยมมากที่สุดในกลุ่มนี้ อย่างไรก็ตาม มันขาดคุณสมบัติในการตั้งค่าความถี่ ซึ่งหมายความว่าคุณต้องจำสำรองในแต่ละครั้ง

การสำรองข้อมูล Gmail SysTools

นี่เป็นแอปที่ยอดเยี่ยมอีกแอปหนึ่งซึ่งมีการปรับแต่งเพิ่มเติมมากมายเมื่อพูดถึงประเภทไฟล์สำรอง และให้คุณเพิ่มบัญชี Gmail หลายบัญชีสำหรับการสำรองข้อมูลได้

Gmvault

มันอาจเป็นหนึ่งในแอปพลิเคชั่นที่น่าเชื่อถือที่สุด ไม่ใช่แค่เพราะการปรับแต่งและคุณสมบัติมากมาย แต่ยังมีขนาดเล็กและอินเทอร์เฟซที่ตรงไปตรงมา นอกจากนี้ คุณยังสามารถกำหนดความถี่สำหรับการสำรองข้อมูลอัตโนมัติและนั่งพักผ่อนได้

เมื่อเราพูดถึงวิธีการสำรองข้อมูลอีเมลส่วนใหญ่แล้ว คุณจะรู้สึกคุ้นเคยและคุ้นเคยกับแนวคิดนี้ ตามที่กล่าวไว้ก่อนหน้านี้ การสร้างข้อมูลสำรองควรเป็นแนวทางเดียวของคุณ รหัสผ่านที่รัดกุมช่วยลดโอกาสในการแฮ็กได้มาก