ในบทช่วยสอนนี้ คุณสามารถเรียนรู้วิธีค้นหาและแทนที่ข้อความ ข้อความที่มีการจัดรูปแบบ อักขระพิเศษ หรืออักขระที่ไม่แตกใน Word
สมมติว่าคุณเป็นทนายความและคุณเพิ่งพิมพ์เอกสารทางกฎหมายที่มีความยาวหรือสัญญาสำหรับลูกค้าของคุณเสร็จแล้ว เพียงเพื่อจะพบว่าคุณสะกดชื่อลูกค้าหรือชื่อบริษัทผิดหลายครั้งในเอกสารของคุณ และไม่มีเวลาในการค้นหาและแทนที่ทุกอินสแตนซ์ของข้อความด้วยตนเอง คุณจะทำอย่างไร? อย่าตกใจ - คุณสามารถแก้ไขได้ด้วยคุณสมบัติค้นหาและแทนที่ของ MS Word
ค้นหาและแทนที่เป็นหนึ่งในคุณลักษณะที่มีประโยชน์ที่สุดใน Microsoft Word ที่สามารถใช้เพื่อค้นหาอักขระ คำ หรือวลีในเอกสารและแทนที่ได้ คุณยังสามารถค้นหาและแทนที่ข้อความในส่วนใดส่วนหนึ่งของข้อความหรือทั้งเอกสารได้
ไม่เพียงแค่คุณสามารถค้นหาคำบางคำและแทนที่ด้วยคำอื่นเท่านั้น แต่คุณยังสามารถค้นหาข้อความตามการจัดรูปแบบโดยใช้สัญลักษณ์แทน และด้วยคำนำหน้าหรือคำต่อท้ายที่ตรงกัน นอกจากนี้ยังช่วยให้คุณค้นหาและแทนที่ข้อความด้วยการจัดรูปแบบเฉพาะ อักขระที่ไม่ได้พิมพ์ หรืออักขระพิเศษ ในบทความนี้ คุณจะได้เรียนรู้วิธีค้นหาและแทนที่ข้อความใน MS Word
ค้นหาข้อความใน Microsoft Word
ในการเริ่มต้น มาดูวิธีการค้นหาข้อความใน Excel โดยใช้บานหน้าต่างนำทางหรือเครื่องมือค้นหาและแทนที่ จากนั้นเราจะสำรวจวิธีการใช้เครื่องมือค้นหาและแทนที่เพื่อแทนที่ข้อความตามตัวเลือกต่างๆ
ค้นหาข้อความ
คุณสามารถใช้บานหน้าต่างนำทางเพื่อค้นหาอักขระ คำ หรือกลุ่มคำได้ และคุณสามารถเข้าถึงบานหน้าต่างนำทางนี้จาก Ribbon หรือโดยการกดปุ่มลัด Ctrl + F.
ในการเข้าถึง แผงการนำทาง (ค้นหาคำสั่ง) ให้เปิด Word ที่คุณต้องการค้นหาข้อความก่อน จากนั้นไปที่แท็บ "หน้าแรก" แล้วคลิกปุ่ม "ค้นหา" จากกลุ่มการแก้ไขใน Ribbon หรือจะกดคีย์ลัดก็ได้ Ctrl + F ในแป้นพิมพ์
ซึ่งจะเปิดบานหน้าต่างนำทางทางด้านซ้ายของหน้าต่าง พิมพ์ข้อความหรือวลีที่คุณต้องการค้นหาในกล่องข้อความ 'ค้นหาเอกสาร' ในบานหน้าต่างนำทางแล้วกด 'Enter' ขณะที่คุณพิมพ์ เครื่องมือจะแสดงรายการที่เกี่ยวข้องทั้งหมดให้คุณเห็น ในตัวอย่างของเรา เราจะพิมพ์ 'Tate'
คำสั่ง Find จะค้นหาข้อความที่ตรงกันทั้งหมดในเอกสารและไฮไลต์ข้อความเหล่านั้นด้วยสีเหลือง บานหน้าต่างนำทางแสดงคำค้นหาทั้งหมด (Tate) เป็นตัวอย่างของผลลัพธ์
เครื่องมือนี้ไม่เพียงแต่เน้นคำที่ตรงทั้งหมด แต่ยังเน้นคำที่จับคู่เพียงบางส่วน
คุณสามารถใช้ลูกศรขึ้นและลงข้างกล่องข้อความเพื่อข้ามไปยังผลการค้นหาก่อนหน้าหรือถัดไป หรือคุณสามารถคลิกที่ผลลัพธ์ด้านล่างช่องค้นหาเพื่อข้ามไปโดยตรง
แทนที่จะค้นหาข้อความหรือวลีในเอกสารทั้งฉบับ คุณยังสามารถค้นหาเอกสารขนาดใหญ่ตามหัวเรื่องได้อีกด้วย ในการทำเช่นนั้น คลิกแท็บ 'หัวเรื่อง' และเลือกหัวเรื่องในบานหน้าต่างนำทางเพื่อเรียกดูตามหัวเรื่องในเอกสาร
หากต้องการค้นหาผ่านหน้าต่างๆ ใน Word ให้คลิกแท็บ 'หน้า' ในบานหน้าต่างนำทาง แล้วเลือกภาพขนาดย่อของหน้าทั้งหมดที่คุณต้องการดู จากนั้น คุณสามารถค้นหาข้อความเฉพาะในหน้านั้นได้
เมื่อคุณแก้ไขเอกสารเสร็จแล้ว ให้ปิดบานหน้าต่างนำทาง แล้วไฮไลท์จะหายไป
ค้นหาขั้นสูง
หากคุณกำลังมองหาคำหรือวลีที่เฉพาะเจาะจงมากขึ้น เช่น คำที่มีแบบอักษรหรือลักษณะเฉพาะ อักขระพิเศษ หรือเฉพาะคำเต็ม คุณสามารถใช้คุณลักษณะการค้นหาขั้นสูงเพื่อติดตามได้ เครื่องมือนี้ให้คุณปรับแต่งการค้นหาของคุณด้วยตัวเลือกต่างๆ นี่คือวิธี:
ไปที่แท็บ "หน้าแรก" คลิกลูกศรชี้ลงถัดจากไอคอน "ค้นหา" ในกลุ่มการแก้ไข แล้วเลือก "ค้นหาขั้นสูง" หรือกด Ctrl + H ปุ่มลัดเพื่อเปิดเครื่องมือค้นหาและแทนที่
หรือคุณสามารถเปิดเครื่องมือค้นหาและแทนที่จากบานหน้าต่างนำทางโดยคลิกที่ไอคอนรูปแว่นขยายในกล่องข้อความค้นหาเอกสารแล้วเลือกตัวเลือก 'ค้นหาขั้นสูง'
กล่องโต้ตอบค้นหาและแทนที่จะปรากฏขึ้น ที่นี่ คุณสามารถค้นหาแบบพื้นฐานได้ แต่ถ้าคุณต้องการปรับแต่งการค้นหาของคุณด้วยตัวเลือกเพิ่มเติม คลิก เพิ่มเติม >> ปุ่ม.
เมื่อคุณขยายปุ่ม เพิ่มเติม คุณจะพบตัวเลือกเพิ่มเติมสำหรับการค้นหาขั้นสูง
เลือกอย่างน้อยหนึ่งตัวเลือกในส่วนตัวเลือกการค้นหาแล้วคลิก 'ค้นหาถัดไป' เพื่อดูผลลัพธ์
- กรณีการแข่งขัน: หากเลือกช่องจับคู่ตัวพิมพ์ใหญ่ ระบบจะค้นหาข้อความที่ตรงกับตัวพิมพ์ใหญ่และตัวพิมพ์เล็กที่คุณพิมพ์ในช่อง "ค้นหาอะไร"
- ค้นหาทั้งคำเท่านั้น: ตัวเลือกนี้จะค้นหาข้อความที่ไม่ใช่บางส่วนหรือบางส่วนของคำอื่น แต่จะค้นหาเฉพาะคำที่ตรงกันทั้งหมดเท่านั้น
- ใช้สัญลักษณ์แทน: ตัวเลือกนี้ตรงข้ามกับตัวเลือก "ค้นหาทั้งคำเท่านั้น" ไวด์การ์ดที่คุณสามารถใช้คืออักขระตัวเดียว (?) และอักขระตัวแทนหลายตัว (*) ตัวอย่างเช่น เมื่อคุณค้นหา "Wall*" คุณจะได้ Walls, Wallmart หรือ Wallpaper เป็นต้น
- เสียงเหมือน: ตัวเลือกนี้จะค้นหาคำหรือวลีที่ออกเสียงคล้ายกัน เช่น "ตา" เมื่อค้นหา "น้ำแข็ง" หรือ "มด" สำหรับ "ป้า"
- ค้นหาแบบฟอร์มคำทั้งหมด: ตัวเลือกนี้จะค้นหาคำทุกรูปแบบ (รูปแบบกริยาทั้งหมด) ตัวอย่างเช่น เมื่อคุณค้นหาการว่ายน้ำ คุณจะได้ว่ายน้ำ ว่ายน้ำ และว่ายน้ำ
- คำนำหน้าการแข่งขัน: สิ่งนี้จะค้นหาคำที่มีคำนำหน้าเหมือนกัน ตัวอย่างเช่น ค้นหาโฆษณาเกินจริง และคุณอาจได้รับซึ่งกระทำมากกว่าปก, อ่อนไหวง่าย, วิกฤตเกินเหตุ
- ตรงกับคำต่อท้าย: สิ่งนี้จะค้นหาคำที่มีส่วนต่อท้ายเหมือนกัน ตัวอย่างเช่น ค้นหาน้อยลง และคุณอาจได้รับไม่มีที่สิ้นสุด ไร้อายุ ไร้กฎเกณฑ์ ไม่ต้องใช้ความพยายาม
- ละเว้นอักขระเครื่องหมายวรรคตอน: ตัวเลือกนี้ช่วยให้คุณละเว้นอักขระเครื่องหมายวรรคตอนในข้อความเมื่อค้นหา เช่น การหาคำว่า นาง โจนส์' เมื่อคุณค้นหา 'นางโจนส์'
- ละเว้นอักขระช่องว่าง: ตัวเลือกนี้ช่วยให้คุณละเว้นช่องว่างสีขาวในระหว่างนั้น ตัวอย่างเช่น การค้นหาคำว่า 'Days are good' เมื่อคุณค้นหา 'Daysaregood'
เราจะนำตัวเลือกเหล่านี้บางส่วนไปใช้และดูว่ามันทำงานอย่างไรพร้อมตัวอย่าง
จับคู่เคส
ตัวอย่างเช่น สมมติว่าเราค้นหาคำว่า 'MAGAZINE' เป็นตัวพิมพ์ใหญ่ทั้งหมดโดยไม่ได้เปิดใช้งานตัวเลือกการจับคู่กรณี พิมพ์คำในช่อง 'ค้นหาสิ่งที่' และคลิกปุ่ม 'ค้นหาถัดไป'
ในเมนูดรอปดาวน์ 'ค้นหา' ใต้ตัวเลือกการค้นหา คุณเลือก 'ลง' เพื่อเริ่มดูจากบนลงล่างของเอกสาร เลือก 'ลง' เพื่อเริ่มดูจากล่างขึ้นบนของเอกสาร หรือ 'ทั้งหมด' เพื่อ ค้นหาทั่วทั้งเอกสาร
เมื่อคุณคลิก "ค้นหาถัดไป" ระบบจะไฮไลต์ตัวอย่างแรกของคำเป็นสีเทา เมื่อคุณคลิก "ค้นหาถัดไป" อีกครั้ง ระบบจะเลือกอินสแตนซ์ถัดไปของคำนั้น เมื่อคุณคลิกค้นหาถัดไปในแต่ละครั้ง ระบบจะไฮไลต์คำที่ตรงกันทีละคำ
หากคุณต้องการเน้นคำทุกคำในคราวเดียว ให้คลิกปุ่ม "อ่านไฮไลท์" แล้วเลือก "ไฮไลต์ทั้งหมด"
คุณจะได้รับการจับคู่หลายครั้งกับคำที่เน้นด้วยสีเหลืองทั้งหมด
แต่ถ้าเราค้นหาคำเดียวกัน (ตัวพิมพ์ใหญ่) โดยเปิดใช้ตัวพิมพ์เล็กและตัวพิมพ์ใหญ่ เราจะไม่ได้ผลลัพธ์ เนื่องจากเครื่องมือนี้จะค้นหาเฉพาะคำที่ตรงกับอักษรตัวพิมพ์ใหญ่ที่เราพิมพ์ไปก่อนหน้านี้เท่านั้น
ค้นหาแบบฟอร์มคำทั้งหมด
ในอีกตัวอย่างหนึ่ง หากเราค้นหาคำว่า "เขียน" โดยเปิดใช้การตั้งค่า "ค้นหารูปแบบคำทั้งหมด (ภาษาอังกฤษ)" เราจะได้รับคำทุกรูปแบบ
Word จะค้นหารูปแบบคำกริยาทั้งหมดของคำดังที่แสดงด้านล่าง
ค้นหาขั้นสูงด้วยการจัดรูปแบบ
คุณยังสามารถค้นหาคำหรือวลีบางคำโดยใช้การจัดรูปแบบเฉพาะ
หากต้องการค้นหาคำที่มีการจัดรูปแบบ ขั้นแรก ให้พิมพ์คำในช่อง "ค้นหาสิ่งที่" แล้วคลิกปุ่มดรอปดาวน์ "รูปแบบ" ที่ด้านล่างของกล่องโต้ตอบค้นหาและแทนที่ จากนั้นเลือกรูปแบบที่คุณต้องการค้นหาคำ
คุณยังสามารถค้นหาคำที่มีรูปแบบฟอนต์เฉพาะ ย่อหน้าที่มีการจัดตำแหน่งและรูปแบบเฉพาะ แท็บ คำในภาษาที่ต้องการ กรอบข้อความ ลักษณะ และไฮไลท์
เราจะค้นหาคำด้วยรูปแบบฟอนต์ ดังนั้นเราจึงเลือก 'ฟอนต์' ในหน้าต่าง Find Font ให้ระบุรูปแบบที่แสดงด้านล่างแล้วคลิก 'OK'
รูปแบบที่เลือก 'แบบอักษร: (ค่าเริ่มต้น) STXingkai ตัวเอียง' จะปรากฏใต้กล่องข้อความ 'ค้นหาอะไร' ในกล่องโต้ตอบค้นหาและแทนที่ ตอนนี้คลิก 'ไฮไลต์ทั้งหมด' เพื่อค้นหาคำที่ตรงกับรูปแบบนั้น
อย่างที่คุณเห็น เครื่องมือจะเน้นเฉพาะคำที่มีรูปแบบฟอนต์เฉพาะนั้น ในขณะที่ไม่ได้เน้นคำที่ตรงกันเดียวกันในรูปแบบฟอนต์อื่น
หากต้องการล้างการจัดรูปแบบสำหรับการค้นหา ให้คลิกปุ่ม 'ไม่มีการจัดรูปแบบ' ที่ด้านล่างของกล่องโต้ตอบค้นหาและแทนที่
ค้นหาข้อความที่มีการจัดรูปแบบเท่านั้น
คุณยังสามารถค้นหาข้อความที่มีการจัดรูปแบบเพียงอย่างเดียว คุณไม่จำเป็นต้องพิมพ์คำหรือวลี แค่ระบุรูปแบบข้อความเท่านั้น
และเครื่องมือจะค้นหาคำหรือวลีทั้งหมดที่มีรูปแบบตรงกัน
เครื่องมือค้นหาและแทนที่ยังช่วยให้คุณค้นหาอักขระ/อักขระพิเศษที่ไม่แตกหักหรือคำที่มีอักขระพิเศษโดยเลือกอักขระจากปุ่มแบบเลื่อนลง 'พิเศษ' ที่ด้านล่างของกล่องโต้ตอบค้นหาและแทนที่
ค้นหาและแทนที่ข้อความใน MS Word
จนถึงตอนนี้ คุณได้เรียนรู้วิธีค้นหาข้อความและวิธีค้นหาข้อความด้วยตัวเลือกขั้นสูงแล้ว ตอนนี้ให้เรามาดูวิธีแทนที่ข้อความที่พบ
ฟังก์ชันแทนที่ช่วยให้คุณค้นหาคำหรือกลุ่มคำและแทนที่ด้วยคำอื่นหรือค้นหาคำตามการจัดรูปแบบข้อความและแทนที่ด้วยข้อความอื่น หรือค้นหาคำเฉพาะและแทนที่การจัดรูปแบบ หรือค้นหาและแทนที่อักขระ ด้วยอักขระหรือคำพิเศษอื่นๆ
ค้นหาและแทนที่ข้อความ
หากต้องการค้นหาและแทนที่คำหรือวลีเฉพาะสำหรับคำอื่น ให้ไปที่กลุ่มการแก้ไขในแท็บ "หน้าแรก" แล้วคลิกคำสั่ง "แทนที่" หรือจะกดแป้นพิมพ์ลัด .ก็ได้ Ctrl + H.
ซึ่งจะเปิดกล่องโต้ตอบค้นหาและแทนที่ ในกล่องโต้ตอบ ค้นหาและแทนที่ ให้กรอกสองฟิลด์:
- พิมพ์ข้อความที่คุณต้องการค้นหาในช่อง "ค้นหาอะไร:"
- พิมพ์ข้อความที่คุณต้องการแทนที่ในช่อง "แทนที่ด้วย:"
เมื่อคุณป้อนข้อความที่จำเป็นแล้ว คุณสามารถคลิกปุ่ม 'แทนที่' เพื่อแทนที่ข้อความทีละรายการหรือ 'แทนที่ทั้งหมด' เพื่อแทนที่อินสแตนซ์ทั้งหมดของคำพร้อมกัน
การแทนที่ข้อความทั้งหมดเข้าด้วยกันอาจทำให้เกิดข้อผิดพลาดในเอกสารของคุณหากคุณไม่ระมัดระวัง ตัวอย่างเช่น หากคุณกำลังแทนที่คำ 'He' ทั้งหมดด้วย 'She' มันอาจจะแทนที่คำว่า Head ด้วย Shead ความช่วยเหลือเกี่ยวกับ Shelp ความร้อนด้วย Sheat และอื่นๆ ดังนั้นในบางครั้ง การเปลี่ยนทีละครั้งจะดีกว่า
คลิก 'ค้นหาถัดไป' เพื่อค้นหาตัวอย่างแรกของข้อความที่ไฮไลต์เป็นสีเทา และคลิก 'ค้นหาถัดไป' อีกครั้งเพื่อข้ามไปยังอินสแตนซ์ถัดไปตรวจสอบแต่ละอินสแตนซ์แล้วคลิก 'แทนที่' เพื่อแลกเปลี่ยนข้อความที่ไฮไลต์อยู่ในปัจจุบัน
คุณสามารถคลิกแถบชื่อเรื่องของกล่องโต้ตอบค้นหาและแทนที่ แล้วลากออกไปเพื่อดูผลลัพธ์ด้านหลัง
เมื่อเสร็จแล้ว ให้คลิกปุ่ม 'ปิด' เพื่อปิดกล่องโต้ตอบ
บันทึก: หากคุณเว้นช่อง "แทนที่ด้วย" ว่างไว้ ข้อความค้นหาในช่อง "ค้นหาอะไร" จะถูกลบออกจากเอกสาร
ค้นหาและแทนที่ข้อความขั้นสูง
หากคุณต้องการแทนที่คำที่เฉพาะเจาะจงมากขึ้น เช่น คำที่มีเครื่องหมายวรรคตอน การใช้อักษรตัวพิมพ์ใหญ่ แบบอักษรหรือรูปแบบบางอย่าง หรือแม้แต่อักขระพิเศษ คุณสามารถใช้ตัวเลือกการค้นหาขั้นสูงของเครื่องมือค้นหาและแทนที่ได้
ในการเข้าถึงตัวเลือกขั้นสูงของการค้นหาและแทนที่ ให้คลิกปุ่ม 'เพิ่มเติม >>' ที่ด้านล่างของกล่องโต้ตอบ
ที่นี่ คุณมีตัวเลือกการค้นหาและแทนที่ต่างๆ ที่คุณสามารถใช้เพื่อจำกัดการค้นหาให้แคบลง
ดังที่เราได้กล่าวไว้ก่อนหน้านี้ในส่วนการค้นหาขั้นสูง คุณรู้อยู่แล้วว่าแต่ละตัวเลือกภายใต้ตัวเลือกการค้นหานั้นใช้ทำอะไร
เลือกตัวเลือกอย่างน้อยหนึ่งตัวเลือกภายใต้ตัวเลือกการค้นหาแล้วคลิก 'ค้นหาถัดไป' เพื่อค้นหาคำที่ตรงกันหรือคลิก 'แทนที่' เพื่อแทนที่ครั้งละหนึ่งอินสแตนซ์หรือคลิก 'แทนที่ทั้งหมด' เพื่อแลกเปลี่ยนทุกอินสแตนซ์ในครั้งเดียว
ตัวอย่าง:
ดังที่เราได้กล่าวไว้ก่อนหน้านี้ เครื่องมือนี้จะค้นหาการรวมกันของอักขระของคำที่กำหนด แม้จะเป็นส่วนหนึ่งของคำอื่นๆ
ตัวอย่างเช่น เมื่อเราค้นหาคำว่า 'Tate' ในเอกสาร จะพบว่าการรวมอักขระนั้นเป็นส่วนหนึ่งของคำอื่นๆ เช่น 'United States'
และไม่เหมาะเมื่อเราแทนที่คำเหล่านี้ นอกจากนี้หากคุณมีการแข่งขันหลายร้อยรายการ จะใช้เวลาตลอดไปในการแทนที่คำทีละคำ
ในการแก้ไขปัญหานี้ ให้เลือกตัวเลือก 'ค้นหาทั้งคำเท่านั้น' เพื่อค้นหาคำที่ไม่ใช่บางส่วนหรือบางส่วนของคำอื่น โปรแกรมจะค้นหาเฉพาะทั้งคำที่ตรงกันทุกประการ ที่นี่ เรายังตรวจสอบตัวเลือก 'ตัวพิมพ์ตรงกัน' เพื่อให้แน่ใจว่าตรงกับตัวพิมพ์ใหญ่และตัวพิมพ์เล็กที่ถูกต้องด้วย จากนั้นคลิก 'แทนที่' หรือ 'แทนที่ทั้งหมด' เพื่อแทนที่คำ
คุณสามารถใช้ตัวเลือกที่เหลือในลักษณะเดียวกันเพื่อปรับแต่งการค้นหาของคุณเพื่อค้นหาคำที่เฉพาะเจาะจง
ค้นหาข้อความและแทนที่การจัดรูปแบบ
คุณยังสามารถค้นหาคำเฉพาะและแทนที่ด้วยคำเดียวกันแต่ด้วยการจัดรูปแบบเฉพาะหรือแทนที่ด้วยคำอื่นด้วยการจัดรูปแบบ
ตัวอย่างเช่น เราต้องการค้นหาและแทนที่ทั้งคำว่า 'Lytle' ด้วยรูปแบบฟอนต์เฉพาะ หากต้องการแทนที่การจัดรูปแบบ ให้พิมพ์คำที่คุณต้องการค้นหาในช่อง "ค้นหาสิ่งที่" แล้วเลือกตัวเลือก "ค้นหาทั้งคำเท่านั้น" เพื่อค้นหาเฉพาะทั้งคำนั้น จากนั้นคลิกปุ่ม 'รูปแบบ' ที่ด้านล่างของกล่องโต้ตอบและเลือก 'แบบอักษร'
คุณสามารถแทนที่คำด้วยตัวเลือกการจัดรูปแบบอื่นๆ เช่น สไตล์ ย่อหน้า กรอบ และอื่นๆ
ในกล่องโต้ตอบแทนที่แบบอักษร ให้เลือกรูปแบบรูปแบบที่คุณต้องการ เช่น แบบอักษร ลักษณะแบบอักษร สีแบบอักษร ฯลฯ ในกรณีของเรา เรากำลังเลือกแบบอักษร 'ช้าง' และรูปแบบ 'ตัวเอียง' จากนั้นคลิก 'ตกลง' เพื่อสมัคร
ย้อนกลับไปในกล่องโต้ตอบ "ค้นหาและแทนที่" คุณจะเห็นการจัดรูปแบบที่เลือกไว้สำหรับ "แทนที่ด้วย:" เนื่องจากเราจะแทนที่การจัดรูปแบบของคำเท่านั้น ให้เว้นฟิลด์ "แทนที่ด้วย:" ให้ว่างไว้ จากนั้นคลิกปุ่ม 'แทนที่' หรือ 'แทนที่ทั้งหมด' เพื่อแทนที่การจัดรูปแบบ
เมื่อคุณคลิกปุ่ม 'แทนที่ทั้งหมด' กล่องข้อความจะปรากฏขึ้นเพื่อแจ้งให้คุณทราบว่ามีการเปลี่ยนกี่ครั้ง (ในกรณีของเรา 222)
อย่างที่คุณเห็น อินสแตนซ์ทั้งหมดของคำว่า 'Lytle' จะถูกแทนที่ด้วยการจัดรูปแบบที่ระบุ
ค้นหาข้อความที่มีการจัดรูปแบบเฉพาะและแทนที่
ถ้าคุณต้องการค้นหาข้อความที่มีลักษณะการจัดรูปแบบบางอย่างและแทนที่ด้วยข้อความอื่น โดยไม่ต้องเปลี่ยนการจัดรูปแบบหรือจัดรูปแบบอื่น คุณสามารถทำได้โดยนำการจัดรูปแบบนั้นไปใช้กับคำค้นหา นี่คือวิธีที่คุณทำ:
ตัวอย่างเช่น เราต้องการค้นหาและแทนที่ข้อความ 'Leatherman' ซึ่งมีการจัดรูปแบบเฉพาะ (แบบอักษร: Old English Text MT สไตล์: ตัวเอียง สี: สีน้ำเงิน สำเนียง 5) ด้วยข้อความ 'Lincoln' (โดยไม่เปลี่ยนการจัดรูปแบบ ).
ขั้นแรก ให้พิมพ์ข้อความที่คุณต้องการค้นหา (ในกรณีของเราคือ Leatherman) ในช่อง "ค้นหาอะไร" จากนั้นคลิกที่ปุ่ม 'รูปแบบ' และเลือกตัวเลือกตามที่ต้องการ (แบบอักษร)
ในกล่องโต้ตอบ ค้นหาฟอนต์ ให้เลือกการจัดรูปแบบที่จำเป็นซึ่งเราจะค้นหาข้อความ ในตัวอย่างของเรา ข้อความ 'Leatherman' อยู่ในรูปแบบ 'Font: Old English Text MT, Style: Italic และ Color: Blue, Accent 5' เมื่อเลือกตัวเลือกแล้ว ให้คลิก 'ตกลง'
ตอนนี้ตัวเลือกการจัดรูปแบบที่เลือกควรปรากฏภายใต้ฟิลด์ข้อความ 'ค้นหาอะไร' ในการค้นหาและแทนที่
จากนั้นพิมพ์ข้อความที่คุณต้องการแทนที่ด้วย (Lincon) ใน 'แทนที่ด้วยฟิลด์:' และคลิก 'แทนที่ทั้งหมด' คุณยังสามารถเพิ่มการจัดรูปแบบให้กับข้อความแทนที่ได้หากต้องการ
เมื่อคุณคลิก 'แทนที่ทั้งหมด' อินสแตนซ์ทั้งหมดจะถูกแทนที่และข้อความแจ้งจะแสดงจำนวนการแทนที่
ดังที่คุณเห็นทุกกรณีของ 'Leatherman' ที่มีการจัดรูปแบบถูกแทนที่ด้วย 'Lincoln' โดยไม่ต้องเปลี่ยนการจัดรูปแบบ
ค้นหาและแทนที่อักขระพิเศษ/อักขระที่ไม่พิมพ์
คุณสมบัติค้นหาและแทนที่ยังช่วยให้คุณค้นหาอักขระอักขระพิเศษและแทนที่ด้วยอักขระพิเศษอื่นๆ เช่น ®, é, ä หรืออักขระอื่นๆ ที่ระบุไว้ในกล่องโต้ตอบสัญลักษณ์ คุณยังสามารถค้นหาและแทนที่อักขระที่ไม่พิมพ์ เช่น ตัวแบ่งบรรทัดด้วยตนเอง อักขระแท็บ เครื่องหมายย่อหน้า ฯลฯ คุณยังสามารถแทนที่อักขระพิเศษด้วยข้อความ และในทางกลับกัน
ตัวอย่างเช่น หากคุณต้องการค้นหาและแทนที่คำว่า 'protégé' ด้วย 'protégé' ให้พิมพ์ 'protege' ในช่อง Find what และพิมพ์ 'protégé' ในช่อง 'Replace with' จากนั้นคลิก 'แทนที่' หรือ 'แทนที่ทั้งหมด' เพื่อแทนที่
ดังที่คุณเห็นข้อความที่พบจะถูกแทนที่ด้วยข้อความแทนที่ด้วยอักขระพิเศษ
บางครั้งคุณต้องการแทนที่การขึ้นบรรทัดใหม่ด้วยตนเอง (อักขระที่ไม่พิมพ์) ด้วยเครื่องหมายย่อหน้า ในกรณีเช่นนี้ คุณต้องแทรกโค้ดอักขระตามลำดับในกล่อง 'find what' และ 'replace with'
ตัวอย่างเช่น เราต้องการแทนที่การขึ้นบรรทัดใหม่ทั้งหมดในเอกสารด้วยเครื่องหมายย่อหน้า รหัสอักขระสำหรับการขึ้นบรรทัดใหม่ด้วยตนเองและเครื่องหมายย่อหน้าคือ '^l' และ '^p' ตามลำดับ คุณสามารถพิมพ์รหัสหรือหากคุณไม่ทราบรหัส ให้ใช้ปุ่ม "พิเศษ" เพื่อแทรกรหัส
ในการแทรกอักขระที่ไม่แยก อันดับแรก ให้เลือกกล่องข้อความที่คุณต้องการแทรก จากนั้นคลิกปุ่ม 'พิเศษ' ที่ด้านล่างของกล่องโต้ตอบค้นหาและแทนที่ แล้วเลือกรายการจากรายการและเครื่องมือจะแทรกรหัสอักขระตามลำดับในกล่องข้อความโดยอัตโนมัติ
ในตัวอย่าง เรากำลังเลือก 'Manual Line Break' สำหรับฟิลด์ 'Find what'
และ 'เครื่องหมายวรรคตอน' สำหรับ 'แทนที่ด้วย'
จากนั้นคลิก 'ค้นหาถัดไป' เพื่อดูว่ามีตัวแบ่งบรรทัดอยู่ที่ใด ตอนนี้ คลิก 'แทนที่ทั้งหมด' เพื่อแทนที่การขึ้นบรรทัดใหม่ทั้งหมดในเอกสาร
ดังที่คุณเห็นด้านล่าง ตัวแบ่งบรรทัดแบบแมนนวลจะถูกแทนที่ด้วยเครื่องหมายย่อหน้า
ในทำนองเดียวกัน คุณยังสามารถแทนที่อักขระที่ไม่ทำลาย/อักขระพิเศษด้วยข้อความ และในทางกลับกัน
นั่นคือทุกสิ่งที่คุณจำเป็นต้องรู้เกี่ยวกับการค้นหาและแทนที่ข้อความใน Microsoft Word