วิธีใช้การจัดรูปแบบตามเงื่อนไขเพื่อเน้นข้อมูลใน Excel

การจัดรูปแบบตามเงื่อนไขช่วยให้คุณสามารถเน้นข้อมูลที่สำคัญและนำการจัดรูปแบบเฉพาะไปใช้กับเซลล์ที่ตรงตามเกณฑ์ที่กำหนด

การจัดรูปแบบตามเงื่อนไขของ Excel เป็นคุณลักษณะที่มีประสิทธิภาพที่ช่วยให้คุณสามารถเปลี่ยนรูปแบบของเซลล์ตามเงื่อนไข (หรือเกณฑ์) การจัดรูปแบบตามเงื่อนไขจะช่วยเน้น เน้น หรือแยกความแตกต่างของข้อมูลที่จัดเก็บไว้ในสเปรดชีต Excel

กฎการจัดรูปแบบตามเงื่อนไขทั้งหมดจะขึ้นอยู่กับตรรกะง่ายๆ: หากเงื่อนไขเป็นจริง การจัดรูปแบบเฉพาะจะถูกนำไปใช้ หากเงื่อนไขเป็นเท็จ การจัดรูปแบบจะไม่ถูกนำไปใช้

การจัดรูปแบบตามเงื่อนไขช่วยให้คุณเน้นข้อมูลสำคัญในชุดข้อมูล เน้นความผิดปกติ และแสดงภาพข้อมูลโดยใช้แถบข้อมูล สี และชุดไอคอน ในบทช่วยสอนนี้ เราจะสำรวจวิธีการใช้การจัดรูปแบบตามเงื่อนไขเพื่อเน้นเซลล์หรือช่วงของเซลล์ตามเงื่อนไข

วิธีการใช้การจัดรูปแบบตามเงื่อนไขของ Excel

ตัวอย่างเช่น คุณมีหน้าที่จัดการรายการสินค้าคงคลังขนาดใหญ่ที่มีสินค้าหลายรายการและปริมาณในสต็อกตามลำดับ และหากปริมาณในสต็อกของสินค้าหนึ่งๆ ลดลง สมมุติว่า 50 เป็นสิ่งสำคัญที่คุณจำเป็นต้องทราบค่านั้น เพื่อให้คุณใส่เข้าไปใหม่ได้

หากรายการสินค้าคงคลังนั้นมีชุดข้อมูลที่มีหลายร้อยแถว การค้นหาทีละแถวเพื่อดูว่ามีตัวเลขในคอลัมน์นั้นต่ำกว่า '50' หรือไม่ นั่นคือสิ่งที่คุณสมบัติการจัดรูปแบบตามเงื่อนไขมีประโยชน์ ด้วยการคลิกเมาส์ไม่กี่ครั้ง คุณสามารถเน้นค่าทั้งหมดในคอลัมน์ที่น้อยกว่า '50'

การจัดรูปแบบตามเงื่อนไขด้วยกฎไฮไลท์

ในตัวอย่างของเรา เรามีเวิร์กชีตที่มีบันทึกการขายของผลิตภัณฑ์บางอย่าง เราต้องการเน้นถึงยอดขายที่น้อยกว่า 500

ในการทำเช่นนั้น ก่อนอื่นให้เลือกช่วงของเซลล์ที่คุณต้องการนำกฎ (เงื่อนไข) ไปใช้กับ ในตัวอย่างของเรา เราต้องการเน้นจำนวนเงินที่น้อยกว่า 500 ในคอลัมน์ "จำนวนเงิน" ดังนั้นให้เลือกคอลัมน์ D คุณสามารถเน้นค่าในช่วงของเซลล์หรือช่วงเซลล์หลายช่วง หรือแม้แต่ทั้งแผ่นงาน

จากนั้นไปที่แท็บ "หน้าแรก" แล้วคลิก "การจัดรูปแบบตามเงื่อนไข" เลือก 'ไฮไลต์กฎเซลล์' จากเมนูแบบเลื่อนลง และเนื่องจากเราต้องการค้นหาค่าที่น้อยกว่า 500 ค่า ให้คลิกตัวเลือก 'น้อยกว่า' Excel มีกฎไฮไลต์ที่ตั้งไว้ล่วงหน้าเจ็ดข้อ คุณสามารถใช้สิ่งใดสิ่งหนึ่งเพื่อเน้นข้อมูล

ถัดไป กล่องโต้ตอบ 'น้อยกว่า' จะปรากฏขึ้น จากนั้นป้อน '500' ในช่อง 'จัดรูปแบบเซลล์ที่น้อยกว่า' และเลือกการจัดรูปแบบสำหรับไฮไลต์ในเมนูแบบเลื่อนลงถัดจากเซลล์

ตอนนี้ เซลล์ที่มีค่าน้อยกว่า 500 จะถูกเน้นในการจัดรูปแบบที่เลือก

มาดูวิธีการเน้นค่าที่มีสตริงข้อความเฉพาะ ในตัวอย่างต่อไปนี้ เราต้องการเน้นย้ำถึงพนักงานทั้งหมดจากนิวเซาธ์เวลส์ (NSW)

โดยไปที่แท็บหน้าแรก ->การจัดรูปแบบตามเงื่อนไข ->เน้นกฎของเซลล์ ->ข้อความที่มี

คุณสามารถใช้ตัวเลือกอื่นๆ ในเมนูดรอปดาวน์แนวนอน 'ไฮไลต์กฎของเซลล์' เพื่อไฮไลต์ค่าที่ซ้ำกัน วันที่ มากกว่า เท่ากับ หรือระหว่างค่า

ในกล่องโต้ตอบข้อความที่มี ให้ป้อน 'NSW' ในกล่องและเลือกการจัดรูปแบบ แล้วคลิก 'ตกลง'

ผลลัพธ์:

การจัดรูปแบบตามเงื่อนไขด้วยกฎบน/ล่าง

กฎด้านบน/ด้านล่างเป็นกฎการจัดรูปแบบตามเงื่อนไขที่กำหนดไว้ล่วงหน้าที่เป็นประโยชน์ซึ่งมีอยู่ใน Excel กฎเหล่านี้ช่วยให้คุณสามารถเรียกความสนใจไปที่จำนวนรายการด้านบน (n) จำนวนเปอร์เซ็นต์บนสุด จำนวนรายการด้านล่าง (n) จำนวนเปอร์เซ็นต์ด้านล่าง (n) หรือค่าเซลล์ที่อยู่ด้านบน เฉลี่ยหรือต่ำกว่าค่าเฉลี่ย

สมมติว่าคุณมีบันทึกการให้คะแนนของนักเรียนในสเปรดชีต และคุณต้องการค้นหานักแสดง 10 อันดับแรก (อันดับ 10 อันดับแรก) จากรายการนั้น ด้วยการจัดรูปแบบตามเงื่อนไข คุณสามารถเน้นเครื่องหมาย 10 อันดับแรกหรือ 15 อันดับแรก หรือจำนวน (n) ของรายการยอดนิยม หากต้องการเน้นรายการ 10 อันดับแรกในช่วงของเซลล์ อันดับแรก ให้เลือกช่วง (ทั้งหมด) ในตาราง

จากนั้นไปที่ 'การจัดรูปแบบตามเงื่อนไข' ขยาย 'กฎบน/ล่าง' และเลือกตัวเลือก '10 อันดับแรก..'

ในกล่องโต้ตอบ "รายการ 10 อันดับแรก" ให้เปลี่ยนจำนวนอันดับโดยใช้ลูกศรเล็กๆ ในช่องด้านซ้าย หากคุณต้องการเน้น 20 อันดับแรก (คะแนนรวม) ในรายการคะแนนของคุณ ให้ตั้งค่าตัวเลขเป็น 20 ค่าเริ่มต้นคือ 10 แล้ว เราจึงเก็บไว้ เลือกการจัดรูปแบบเซลล์ในฟิลด์ด้านขวาและคลิก 'ตกลง'

คะแนน 10 อันดับแรกจากคอลัมน์ "ทั้งหมด" จะถูกเน้นดังที่แสดงด้านล่าง

สมมติว่าคุณต้องการหาคะแนนที่ต่ำกว่าค่าเฉลี่ยในคอลัมน์ "การทดสอบที่ 1" ในใบทำเครื่องหมายเดียวกันนั้น โดยไปที่แท็บหน้าแรก ->การจัดรูปแบบตามเงื่อนไข ->กฎบน/ล่าง ->ต่ำกว่าค่าเฉลี่ย

คุณสามารถตั้งค่าการจัดรูปแบบตามเงื่อนไขของคุณเอง แทนที่จะเลือกเงื่อนไขที่กำหนดไว้ล่วงหน้าอย่างใดอย่างหนึ่ง หากต้องการสร้างการจัดรูปแบบของคุณเอง ให้เลือกตัวเลือก "รูปแบบที่กำหนดเอง" ในหน้าต่าง "ต่ำกว่าค่าเฉลี่ย"

หน้าต่าง Format Cells ใหม่จะเปิดขึ้น คุณสามารถปรับแต่งเซลล์การจัดรูปแบบได้ที่นี่ เรากำลังเลือกสีส้มเพื่อเน้นเครื่องหมายที่ต่ำกว่าค่าเฉลี่ย เมื่อเสร็จสิ้น คลิก 'ตกลง' สองครั้งเพื่อดูผลลัพธ์

ผลลัพธ์:

ใช้แถบข้อมูล

แถบข้อมูลเป็นเพียงแถบแนวนอนในเซลล์ของคุณ ขนาดของแถบจะสัมพันธ์กับค่าของเซลล์โดยสัมพันธ์กับค่าของเซลล์อื่นๆ ในช่วงที่เลือก นั่นหมายถึงค่าของแถบสั้นมีค่าต่ำเมื่อเทียบกับค่าอื่นๆ ในเซลล์ และแถบยาวหมายถึงค่าที่สูงเมื่อเทียบกับค่าอื่นๆ ในเซลล์

ขั้นแรก เลือกช่วงของเซลล์ที่คุณต้องการให้แสดงเป็นภาพด้วยแถบข้อมูล

ถัดไป ไปที่ 'การจัดรูปแบบตามเงื่อนไข' ในแท็บ 'หน้าแรก' จากนั้นขยาย 'แถบข้อมูล' ในเมนูแบบเลื่อนลงและเลือกแถบข้อมูลที่คุณเลือก

ความแตกต่างระหว่างรูปแบบแถบข้อมูลและรูปแบบอื่นๆ คือจะแสดงบนทุกเซลล์แทนที่จะตรงตามเงื่อนไขที่ระบุ

ใช้เครื่องชั่งสี

มาตราส่วนสีมีความคล้ายคลึงกับแถบข้อมูลมาก เนื่องจากทั้งสองมีความสัมพันธ์ค่าของเซลล์แต่ละเซลล์กับค่าของเซลล์อื่นๆ ในช่วงที่เลือก อย่างไรก็ตาม แถบข้อมูลจะแสดงภาพค่าของเซลล์ตามความยาวของแท่ง ในขณะที่ระดับสีใช้การไล่ระดับสี

แต่ละตัวเลือกระดับสีใช้รูปแบบการไล่ระดับสีสองหรือสามสี สีหนึ่งถูกกำหนดให้เป็นค่าสูงสุด อีกสีหนึ่งถูกกำหนดให้กับค่าที่ต่ำที่สุด และค่าอื่นๆ ทั้งหมดในระหว่างนั้นจะได้รับการผสมผสานของสองสีนั้น

สำหรับสิ่งนี้ เราจะใช้ตัวอย่างเดียวกันกับที่เราใช้สำหรับแถบข้อมูล เลือกช่วงของเซลล์ ไปที่หน้าแรก -> การจัดรูปแบบตามเงื่อนไข -> เครื่องชั่งสี จากนั้นเลือกช่วงสีจากเมนูดรอปดาวน์ในแนวนอนของ Color Scales

เมื่อเราเลือกช่วงสีแรก สีแดงจะถูกกำหนดเป็นค่าต่ำสุด สีเขียวจะได้รับการจัดสรรให้มีค่าสูงสุด และค่าทั้งหมดระหว่างนั้นจะเป็นสีที่จัดสรรที่ผสมผสานระหว่างสีแดงและสีเขียว (ดังที่แสดงด้านล่าง) เนื่องจากสีเหลืองเกิดจากการรวมสีแดงและสีเขียวเข้าด้วยกันในระดับความเข้มข้นที่เท่ากัน เซลล์ที่มีค่าเฉลี่ยจึงถูกกำหนดด้วย

ใช้ชุดไอคอน

ชุดไอคอนเป็นอีกวิธีหนึ่งในการแสดงข้อมูลภายในแต่ละเซลล์และสร้างความสัมพันธ์ระหว่างเซลล์กับอีกเซลล์หนึ่ง

เลือกเซลล์และคลิก หน้าแรก -> การจัดรูปแบบตามเงื่อนไข -> ชุดไอคอน คุณสามารถเลือกชุดไอคอนเหล่านี้ที่เหมาะกับความต้องการของคุณมากขึ้น สำหรับตัวอย่างของเรา เราจะเลือกตัวเลือกแรกภายใต้ทิศทาง

ลูกศรสีแดง เหลือง และเขียวที่บ่งบอกถึงสินค้าราคาต่ำ กลาง หรือสูงตามลำดับ

ลบการจัดรูปแบบตามเงื่อนไข

หากต้องการลบการจัดรูปแบบตามเงื่อนไข ให้กลับไปที่ตัวเลือก "การจัดรูปแบบตามเงื่อนไข" ในแท็บ "หน้าแรก" แล้วคลิก "ล้างกฎ" จากนั้นเลือกกฎที่คุณต้องการล้าง

เราจะเลือก 'ล้างกฎจากทั้งแผ่น' เพื่อลบการจัดรูปแบบตามเงื่อนไขทั้งหมดออกจากแผ่นงาน

ตอนนี้ คุณได้เรียนรู้วิธีการใช้การจัดรูปแบบตามเงื่อนไขเพื่อจัดรูปแบบเซลล์ด้วยเงื่อนไขที่กำหนดไว้ล่วงหน้าของ Excel