ตาราง Pivot ของ Excel เป็นหนึ่งในเครื่องมือที่ทรงพลังที่สุดที่สามารถช่วยคุณสรุปและวิเคราะห์ชุดข้อมูลขนาดใหญ่ได้อย่างมีประสิทธิภาพ
ตาราง Pivot เป็นหนึ่งในเครื่องมือสรุปข้อมูลที่มีประสิทธิภาพและมีประโยชน์มากที่สุดใน Excel ที่ช่วยให้คุณสามารถสรุป จัดเรียง จัดระเบียบใหม่ วิเคราะห์ จัดกลุ่ม นับชุดข้อมูลขนาดใหญ่ได้อย่างรวดเร็ว
ตารางสาระสำคัญช่วยให้คุณสามารถหมุน (หรือหมุน) ข้อมูลที่จัดเก็บไว้ในตารางเพื่อดูจากมุมมองต่างๆ และเพื่อให้มีความเข้าใจที่ชัดเจนเกี่ยวกับชุดข้อมูลขนาดใหญ่
บทช่วยสอนนี้จะให้คำแนะนำทีละขั้นตอนเกี่ยวกับวิธีสร้างและใช้ตารางสาระสำคัญใน Excel
จัดระเบียบข้อมูลของคุณ
ในการสร้างตารางสรุปข้อมูล ข้อมูลของคุณควรมีตารางหรือโครงสร้างฐานข้อมูล ดังนั้น คุณต้องจัดระเบียบข้อมูลของคุณเป็นแถวและคอลัมน์ ในการแปลงช่วงข้อมูลของคุณเป็นตาราง ให้เลือกข้อมูลทั้งหมด ไปที่แท็บ "แทรก" แล้วคลิก "ตาราง" ในกล่องโต้ตอบสร้างตาราง คลิก 'ตกลง' เพื่อแปลงชุดข้อมูลเป็นตาราง
การใช้ตาราง Excel เป็นชุดข้อมูลต้นทางสำหรับการสร้างตารางสาระสำคัญ ทำให้ตารางสาระสำคัญของคุณเป็นแบบไดนามิก เมื่อคุณเพิ่มหรือลบรายการในตาราง Excel ข้อมูลใน Pivot จะอัปเดตด้วย
สมมติว่าคุณมีชุดข้อมูลขนาดใหญ่ดังที่แสดงด้านล่าง ประกอบด้วยระเบียนมากกว่า 500 รายการและ 7 ช่อง วันที่ ภูมิภาค ประเภทร้านค้าปลีก บริษัท ปริมาณ รายได้ และกำไร
แทรกตารางเดือย
ขั้นแรก เลือกเซลล์ทั้งหมดที่มีข้อมูล จากนั้นไปที่แท็บ "แทรก" แล้วคลิก "PivotChart" จากนั้นเลือกตัวเลือก 'PivotChart & PivotTable' จากเมนูแบบเลื่อนลง
กล่องโต้ตอบสร้าง PivotTable จะเปิดขึ้น Excel จะระบุและเติมช่วงที่ถูกต้องโดยอัตโนมัติใน 'ฟิลด์ตาราง/ช่วง' มิฉะนั้น ให้เลือกตารางหรือช่วงของเซลล์ที่ถูกต้อง จากนั้นระบุตำแหน่งเป้าหมายสำหรับตารางสาระสำคัญของ Excel อาจเป็น "แผ่นงานใหม่" หรือ "แผ่นงานที่มีอยู่" แล้วคลิก "ตกลง"
หากคุณเลือก 'แผ่นงานใหม่' แผ่นงานใหม่ที่มีตารางสาระสำคัญว่างเปล่าและแผนภูมิสาระสำคัญจะถูกสร้างขึ้นในแผ่นงานแยกต่างหาก
สร้างตารางเดือยของคุณ
ในแผ่นงานใหม่ คุณจะเห็นตารางเดือยว่างทางด้านซ้ายของหน้าต่าง Excel และบานหน้าต่าง 'ฟิลด์ตาราง Pivot' ที่ขอบด้านขวาของหน้าต่าง Excel ซึ่งคุณจะพบทั้งหมด ตัวเลือกสำหรับการกำหนดค่าตารางเดือยของคุณ
บานหน้าต่างเขตข้อมูล PivotTable แบ่งออกเป็นสองส่วนตามแนวนอน: ส่วนเขตข้อมูล (ด้านบนของบานหน้าต่าง) และส่วนเค้าโครง (ด้านล่างของบานหน้าต่าง)
- ดิ ส่วนภาคสนาม แสดงรายการเขตข้อมูล (คอลัมน์) ทั้งหมดที่คุณเพิ่มลงในตารางของคุณ ชื่อฟิลด์เหล่านี้เป็นชื่อคอลัมน์ทั้งหมดจากตารางต้นทางของคุณ
- ดิ เค้าโครงมาตรา มี 4 ส่วน ได้แก่ ตัวกรอง คอลัมน์ แถว และค่า ซึ่งคุณสามารถจัดเรียงและจัดเรียงฟิลด์ใหม่ได้
เพิ่มฟิลด์ลงใน Pivot Table
ในการสร้างตารางสาระสำคัญ ให้ลากและวางฟิลด์จากส่วนฟิลด์ลงในพื้นที่ของส่วนเลย์เอาต์ คุณสามารถลากฟิลด์ระหว่างพื้นที่ได้เช่นกัน
เพิ่มแถว
เราจะเริ่มต้นด้วยการเพิ่มฟิลด์ 'บริษัท' ในส่วนแถว โดยปกติ ฟิลด์ที่ไม่ใช่ตัวเลขจะถูกเพิ่มลงในพื้นที่แถวของเค้าโครง เพียงลากและวางฟิลด์ 'บริษัท' ลงในพื้นที่ 'แถว'
ชื่อบริษัททั้งหมดจากคอลัมน์ 'บริษัท' ในตารางต้นทางจะถูกเพิ่มเป็นแถวในตารางสาระสำคัญ และจะถูกจัดเรียงตามลำดับจากน้อยไปมาก แต่คุณสามารถคลิกปุ่มดรอปดาวน์ภายในเซลล์ Row Labels เพื่อเปลี่ยนลำดับได้
เพิ่มมูลค่า
คุณได้เพิ่มแถวแล้ว ตอนนี้ มาเพิ่มค่าให้กับตารางนั้นเพื่อทำให้เป็นตารางแบบมิติเดียว คุณสามารถสร้างตารางสาระสำคัญแบบหนึ่งมิติได้โดยการเพิ่มเพียงป้ายชื่อแถวหรือคอลัมน์และค่าที่เกี่ยวข้องลงในพื้นที่ พื้นที่ค่าคือที่สำหรับจัดเก็บการคำนวณ/ค่า
ในภาพหน้าจอตัวอย่างด้านบน เรามีบริษัทอยู่แถวหนึ่ง แต่เราต้องการค้นหารายได้รวมของแต่ละบริษัท เพื่อให้ได้สิ่งนั้น เพียงลากและวางช่อง "รายได้" ไปที่ช่อง "มูลค่า"
หากคุณต้องการลบฟิลด์ใดๆ ออกจากส่วนพื้นที่ ให้ยกเลิกการเลือกช่องถัดจากฟิลด์ในส่วนฟิลด์
ตอนนี้ เรามีตารางบริษัทแบบมิติเดียว (ป้ายกำกับแถว) พร้อมกับผลรวมของรายได้
เพิ่มคอลัมน์
ตารางสองมิติ
แถวและคอลัมน์ร่วมกันจะสร้างตารางสองมิติและเติมเซลล์ด้วยมิติที่สามของค่า สมมติว่าคุณต้องการสร้างตารางสรุปข้อมูลโดยระบุชื่อบริษัทเป็นแถวและใช้คอลัมน์เพื่อแสดงวันที่และกรอกข้อมูลในเซลล์ที่มีรายได้รวม
เมื่อคุณเพิ่มฟิลด์ 'วันที่' ในพื้นที่ 'คอลัมน์' Excel จะเพิ่ม 'รายไตรมาส' และ 'ปี' ลงในฟิลด์คอลัมน์โดยอัตโนมัติ เพื่อคำนวณและสรุปข้อมูลได้ดียิ่งขึ้น
ตอนนี้ เรามีตารางสองมิติที่มีค่าสามมิติ
เพิ่มตัวกรอง
ในกรณีที่คุณต้องการกรองข้อมูลตาม 'ภูมิภาค' คุณสามารถลากและวางฟิลด์ 'ภูมิภาค' ไปที่พื้นที่ตัวกรอง
ซึ่งจะเป็นการเพิ่มเมนูแบบเลื่อนลงเหนือตาราง Pivot ของคุณด้วย 'ฟิลด์ตัวกรอง' ที่เลือก ด้วยเหตุนี้ คุณสามารถกรองรายได้ของบริษัทในแต่ละปีตามภูมิภาคได้
ตามค่าเริ่มต้น ภูมิภาคทั้งหมดจะถูกเลือก ยกเลิกการเลือก และเลือกเฉพาะภูมิภาคที่คุณต้องการกรองข้อมูล หากคุณต้องการกรองตารางตามหลายรายการ ให้เลือกช่องทำเครื่องหมายถัดจาก "เลือกหลายรายการ" ที่ด้านล่างของเมนูแบบเลื่อนลง และเลือกหลายภูมิภาค
ผลลัพธ์:
การเรียงลำดับ
หากคุณต้องการจัดเรียงค่าในตารางโดยเรียงลำดับจากน้อยไปมากหรือมากไปหาน้อย ให้คลิกขวาที่เซลล์ใดก็ได้ภายในคอลัมน์ Sum of Revenue จากนั้นขยาย 'Sort' แล้วเลือกลำดับ
ผลลัพธ์:
การจัดกลุ่ม
สมมติว่าคุณมีข้อมูลตามเดือนในตารางสรุปข้อมูล แต่คุณไม่ต้องการดูข้อมูลเป็นรายเดือน แต่คุณต้องการจัดเรียงข้อมูลใหม่เป็นไตรมาสการเงิน คุณสามารถทำได้ในตารางเดือยของคุณ
ขั้นแรกให้เลือกคอลัมน์และคลิกขวาที่คอลัมน์ จากนั้นเลือกตัวเลือก 'กลุ่ม' จากเมนูแบบเลื่อนลง
ในหน้าต่างการจัดกลุ่ม เลือก 'ไตรมาส' และ 'ปี' เนื่องจากเราต้องการจัดกลุ่มให้เป็นไตรมาสทางการเงินของทุกปี จากนั้นคลิก 'ตกลง'
ตอนนี้ ข้อมูลของคุณจัดเป็นไตรมาสการเงินของทุกปี
การตั้งค่าฟิลด์ค่า
โดยค่าเริ่มต้น ตารางสาระสำคัญจะสรุปค่าตัวเลขโดยใช้ฟังก์ชัน Sum แต่คุณสามารถเปลี่ยนประเภทของการคำนวณที่ใช้ในพื้นที่ค่าได้
หากต้องการเปลี่ยนฟังก์ชันสรุป ให้คลิกขวาที่ข้อมูลในตาราง คลิก 'สรุปมูลค่าตาม' แล้วเลือกตัวเลือกของคุณ
หรือคุณสามารถคลิกที่ลูกศรชี้ลงถัดจาก 'ผลรวมของ .. ' ในพื้นที่ค่าของส่วนฟิลด์และเลือก 'การตั้งค่าฟิลด์ค่า'
ใน 'การตั้งค่าฟิลด์ค่า' เลือกฟังก์ชันของคุณเพื่อสรุปข้อมูล จากนั้นคลิก 'ตกลง' ตัวอย่างเช่น เรากำลังเลือก 'นับ' เพื่อนับจำนวนกำไร
ผลลัพธ์:
ตารางสาระสำคัญของ Excel ยังช่วยให้คุณสามารถแสดงค่าในรูปแบบต่างๆ เช่น แสดงผลรวมทั้งหมดเป็นเปอร์เซ็นต์ หรือผลรวมของคอลัมน์เป็นเปอร์เซ็นต์ หรือผลรวมแถวเป็นเปอร์เซ็นต์ หรือค่าลำดับจากน้อยไปมาก และในทางกลับกัน และอื่นๆ อีกมากมาย
หากต้องการแสดงค่าเป็นเปอร์เซ็นต์ ให้คลิกขวาที่ใดก็ได้ในตาราง จากนั้นคลิก "แสดงค่าเป็น" แล้วเลือกตัวเลือกของคุณ
เมื่อเราเลือก '% ของคอลัมน์ทั้งหมด' ผลลัพธ์จะเป็นแบบนี้
รีเฟรชตาราง Pivot
แม้ว่ารายงานตารางสาระสำคัญจะเป็นแบบไดนามิก แต่เมื่อทำการเปลี่ยนแปลงในตารางต้นทาง Excel จะไม่รีเฟรชข้อมูลในตารางสาระสำคัญโดยอัตโนมัติ จำเป็นต้อง 'รีเฟรช' ด้วยตนเองเพื่ออัปเดตข้อมูล
คลิกที่ใดก็ได้ในตารางสาระสำคัญและไปที่แท็บ "วิเคราะห์" คลิกปุ่ม "รีเฟรช" ในกลุ่มข้อมูล หากต้องการรีเฟรชตารางสาระสำคัญปัจจุบันในเวิร์กชีต ให้คลิกตัวเลือก 'รีเฟรช' หากคุณต้องการรีเฟรชตารางสาระสำคัญทั้งหมดในเวิร์กบุ๊ก ให้คลิก 'รีเฟรชทั้งหมด'
หรือคุณสามารถคลิกขวาที่ตารางแล้วเลือกตัวเลือก 'รีเฟรช'
แค่นั้นแหละ. เราหวังว่าบทความนี้จะให้ภาพรวมโดยละเอียดของ Pivot Table ของ Excel และช่วยให้คุณสร้างมันขึ้นมาได้