วิธีเรียกคืนอีเมลใน Outlook

ส่งอีเมลที่คุณไม่ควรมี? ไม่จำเป็นต้องกังวล Microsoft Outlook จะบันทึกการซ่อนของคุณ

คุณเคยส่งอีเมลผิดถึงใครซักคนและรู้สึกว่าโลกกำลังจะถึงจุดจบไหม? หรือไม่ผิดแม้แต่อันเดียวที่ไม่สมบูรณ์และตอนนี้คุณคิดว่าคุณจะดูเหมือนคนโง่เขลาต่อหน้าเพื่อนร่วมงานของคุณหรือไม่? ผู้ใช้ Microsoft Outlook ไม่ต้องกังวลกับเรื่องไร้สาระเหล่านี้

Microsoft Outlook มีคุณสมบัติในการเรียกคืนหรือเปลี่ยนอีเมลของคุณ และบุคคลอื่นจะไม่ต้องค้นหาข้อผิดพลาดใดๆ ในส่วนของคุณ แน่นอนว่ายังมีข้อผูกมัดอยู่สองสามข้อ

คุณจำอีเมลได้เมื่อใด

คุณลักษณะการเรียกคืนหรือแทนที่ใช้งานได้เฉพาะเมื่อบุคคลอื่นไม่ได้เปิดและอ่านอีเมลของคุณ การดูอีเมลในบานหน้าต่างการอ่านจะไม่นับรวม และคุณสามารถใช้ได้ก็ต่อเมื่อทั้งคุณและผู้รับมีบัญชีอีเมล Microsoft 365 หรือ Microsoft Exchange ในองค์กรเดียวกัน การเรียกคืน/แทนที่เป็นคุณลักษณะของ Microsoft Exchange และไม่พร้อมใช้งานสำหรับบัญชี MAPI หรือ POP

บันทึก: ฟีเจอร์การเรียกคืนจะไม่พร้อมใช้งานหากองค์กรของคุณไม่ได้เปิดใช้งาน

วิธีเรียกคืนอีเมล

เปิดแอป Outlook บนเดสก์ท็อปของคุณ (ไม่สามารถใช้งานกับ Outlook ออนไลน์ได้) และลงชื่อเข้าใช้บัญชี Microsoft 365 ของคุณ ก่อนดำเนินการตามล่าหาปุ่มเรียกคืน คุณสามารถตรวจสอบได้ว่าบัญชีของคุณมีสิทธิ์ใช้ตัวเลือกนี้หรือไม่หากคุณไม่แน่ใจ

ไปที่ตัวเลือกเมนู 'ไฟล์' และคลิกที่มัน

ข้อมูลบัญชีจะเปิดขึ้น ดูว่าประเภทบัญชีคือ 'Microsoft Exchange' ไม่ใช่ MAPI หรือ POP

หากเป็นบัญชี Microsoft Exchange และผู้รับอยู่ในระบบอีเมลเดียวกันด้วย คุณก็พร้อมใช้ คลิกปุ่มย้อนกลับเพื่อกลับไปที่หน้าต่างหลักและไปที่โฟลเดอร์ 'รายการที่ส่ง'

เปิดเมลที่คุณต้องการเรียกคืน ดับเบิลคลิกเพื่อเปิด การคลิกเพียงครั้งเดียวบนอีเมลตามปกติจะเปิดขึ้นในบานหน้าต่างการอ่าน คุณไม่สามารถเรียกคืนอีเมลจากบานหน้าต่างการอ่าน เมลจะเปิดขึ้นในหน้าต่างแยกต่างหาก จากแท็บ "ข้อความ" เลือก "การดำเนินการ" จากนั้นเลือก "เรียกคืนข้อความนี้" จากเมนูแบบเลื่อนลง

หากคุณไม่พบตัวเลือก "การดำเนินการ" บนแท็บ "ข้อความ" ให้ขยายหน้าต่างให้เต็มหน้าจอเนื่องจากตัวเลือกบางตัวหายไปในหน้าต่างบางส่วนหรือเปลี่ยนไปใช้แท็บ "ไฟล์" แทน

จากแท็บไฟล์ เลือก 'ข้อมูล' จากเมนูนำทางทางด้านซ้าย

จากนั้นคลิกตัวเลือก 'ส่งหรือเรียกคืน' และเลือก 'เรียกคืนข้อความนี้' จากเมนูแบบเลื่อนลง

เมื่อคุณคลิกตัวเลือก เรียกคืน (จากแท็บใดแท็บหนึ่ง) กล่องโต้ตอบจะเปิดขึ้น และคุณสามารถเลือกได้ว่าต้องการเรียกคืนอีเมลทั้งหมดหรือแทนที่ การเรียกคืนอีเมลจะลบออกจากกล่องจดหมายของผู้รับ ในขณะที่ตัวเลือกแทนที่จะลบอีเมลก่อนหน้าและแทนที่ด้วยอีเมลใหม่

ลองตรวจสอบความแตกต่างระหว่างทั้งสองตัวเลือก หากต้องการเรียกคืนอีเมล ให้เลือกตัวเลือก 'ลบสำเนาที่ยังไม่ได้อ่านของข้อความนี้'

เลือกตัวเลือกสำหรับ 'บอกฉันว่าการเรียกคืนสำเร็จหรือล้มเหลวสำหรับผู้รับแต่ละราย' ก่อนที่จะเรียกคืนอีเมล วิธีนี้จะทำให้คุณได้รับข้อความที่จะแจ้งให้คุณทราบว่าการเรียกคืนสำเร็จหรือไม่ เลือกตัวเลือกนี้ไม่ว่าคุณกำลังวางแผนที่จะเรียกคืนหรือเปลี่ยนอีเมลเพื่อทราบสถานะของการเรียกคืน

ตอนนี้คลิกตกลง นั่นคือทั้งหมดที่คุณต้องทำและข้อความจะถูกเรียกคืนหากผู้รับไม่ได้อ่าน

หากต้องการแทนที่อีเมล ให้เลือกตัวเลือก 'ลบสำเนาที่ยังไม่ได้อ่านและแทนที่ด้วยข้อความใหม่' แล้วคลิกตกลง

Outlook จะเปิดอีเมลต้นฉบับของคุณในกล่องเขียน คุณสามารถแก้ไขเพื่อสะท้อนถึงสิ่งที่คุณต้องการส่งตอนนี้ และคลิกปุ่ม 'ส่ง' อีเมลใหม่จะแทนที่อีเมลก่อนหน้าในกล่องจดหมายของผู้รับ

คุณจะได้รับการแจ้งเตือนหากการเรียกคืนข้อความสำเร็จ

เกิดอะไรขึ้นกับผู้รับ?

เมื่อการเรียกคืนสำเร็จ: หากผู้รับไม่ได้อ่านข้อความต้นฉบับเมื่อคุณเรียกคืน/แทนที่ข้อความ ข้อความต้นฉบับจะถูกลบออกและแทนที่ด้วยข้อความแทนที่ (ในกรณีที่มี) นอกจากนี้ ผู้รับจะได้รับแจ้งว่าคุณได้เรียกคืนข้อความ

เมื่อการเรียกคืนล้มเหลว: ทั้งข้อความต้นฉบับและข้อความเรียกคืนมีอยู่ในโฟลเดอร์ของผู้รับ ในกรณีที่ผู้รับเปิดข้อความต้นฉบับในขณะที่คำขอเรียกคืนกำลังดำเนินการอยู่ ผู้รับจะได้รับแจ้งว่าคุณกำลังพยายามเรียกคืนข้อความ แต่ข้อความต้นฉบับยังคงอยู่ในโฟลเดอร์

ไม่ว่าคุณจะส่งอีเมลที่มีข้อเท็จจริงที่ไม่ถูกต้องหรือไม่เพียงพอ Microsoft Outlook จะเป็นผู้กอบกู้ของคุณ จำข้อความได้ในไม่กี่คลิก และจะไม่มีใครฉลาดไปกว่าการผสมผสานของคุณ แต่อย่าลืมว่าคุณต้องดำเนินการอย่างรวดเร็ว เนื่องจากเมื่อผู้รับอ่านอีเมลของคุณแล้ว จะไม่มีประโยชน์อีกต่อไป