จดบันทึกอัตโนมัติในการประชุมโดยใช้ฟีเจอร์ Live Transcriptions ใน Microsoft Teams
Microsoft Teams เคยค่อนข้างนำหน้าในกลุ่มแอป Workstream Collaboration แต่ช่วงหลังๆ นี้ ได้ขยายขอบเขตออกไปให้ไกลขึ้นเพื่อให้สอดคล้องกับยุคสมัยที่เปลี่ยนแปลงไป ด้วยการเปลี่ยนแปลงครั้งใหญ่ในสมการทั้งหมดเกี่ยวกับวิธีการทำงานของเราและการแข่งขันที่ดุเดือด Microsoft Teams ได้นำเสนอเกม A มาอย่างต่อเนื่อง
ฟีเจอร์ใหม่ล่าสุดที่เพิ่มเข้ามาของฟีเจอร์ที่ Teams นำเสนอคือ Live Meeting Transcriptions การถอดเสียงแบบสดจะพร้อมใช้งานในระหว่างการประชุม และคุณไม่จำเป็นต้องบันทึกการประชุมเพื่อสร้างการถอดเสียงเป็นคำเหล่านี้
การถอดเสียงเป็นคำช่วยปรับปรุงประสบการณ์การประชุมของคุณได้อย่างมาก พวกเขาไม่เพียงแค่ทำให้การประชุมของคุณมีประสิทธิผลมากขึ้นโดยทำให้บันทึกการประชุมเป็นแบบอัตโนมัติ แม้ว่าการไม่ต้องจดบันทึกด้วยตนเองถือเป็นข้อดีอย่างมาก พวกเขายังทำให้การประชุมครอบคลุมมากขึ้นสำหรับผู้เข้าร่วมประชุมที่หูหนวกหรือมีปัญหาในการได้ยิน อยู่ในที่ที่มีเสียงดัง หรือมีระดับความสามารถทางภาษาแตกต่างกัน
Transcription แตกต่างจาก Live Captions อย่างไร?
Microsoft Teams มีฟีเจอร์คำบรรยายสดมาระยะหนึ่งแล้ว แล้วการถอดเสียงจากการประชุมมีความพิเศษอย่างไร ความแตกต่างที่ใหญ่ที่สุดคือความพร้อมใช้งาน
มีการถอดเสียงเป็นคำหลังจากการประชุม และคุณสามารถดาวน์โหลดและแชร์กับใครก็ได้ นั่นคือเหตุผลที่เราเรียกมันว่า "บันทึกการประชุมอัตโนมัติ" แต่ Teams ไม่บันทึกคำบรรยาย
นอกจากนี้ เมื่อคุณเปิดใช้งานคำอธิบายภาพ มีเพียงคุณเท่านั้นที่มองเห็นคำบรรยาย แต่ทุกคนจะมองเห็นการถอดเสียงเป็นคำ แม้ว่าผู้ใช้สามารถเลือกที่จะซ่อนคำบรรยายได้
ถ้าเหตุผลหลักที่คุณต้องการเปิดใช้งานการถอดเสียงเป็นคำเพื่อให้การประชุมครอบคลุมและเข้าถึงได้มากขึ้น คุณสามารถเลือกการถอดเสียงเป็นคำหรือคำอธิบายภาพก็ได้ แต่หากต้องการบันทึกการประชุมทั้งหมด การถอดความเป็นวิธีที่จะไป
ข้อกำหนดเบื้องต้นสำหรับการใช้การถอดความใน Misrosoft Teams
มีบางสตริงที่แนบมากับการใช้การถอดเสียงเป็นคำใน Microsoft Teams ประการแรก ใช้ได้เฉพาะสำหรับการประชุมที่กำหนดเวลาไว้ ไม่ใช่สำหรับการประชุมของช่องหรือ "Meet Now" ดังนั้น หากวาระการประชุมของคุณมีความครอบคลุมและเข้าใจได้ดีขึ้นในการประชุมอย่างกะทันหันหรือในแชนเนล คุณก็เลือกใช้คำบรรยายสดได้
นอกจากนี้ คุณลักษณะนี้จะใช้ได้เฉพาะเมื่อภาษาพูดเป็นภาษาอังกฤษแบบสหรัฐอเมริกา ยิ่งไปกว่านั้น สามารถใช้ได้จากแอพเดสก์ท็อปเท่านั้นและใช้ได้กับใบอนุญาตบางประเภทเท่านั้น โดยพื้นฐานแล้วหมายความว่าผู้ใช้ Microsoft Teams ที่ไม่เสียค่าใช้จ่ายและประเภทสิทธิ์การใช้งานที่ยกเว้นจะไม่สามารถเข้าถึงคุณลักษณะนี้ได้
องค์กรที่มีสิทธิ์การใช้งานต่อไปนี้จะสามารถเข้าถึง Transcriptions ใน Teams: Office 365 E1, Office 365 A1, Office 365/Microsoft 365 A3, Office 365/Microsoft 365 A5, Microsoft 365 F1, Office 365/Microsoft 365 F3, Microsoft 365 Business Basic, Microsoft 365 Business Standard, Microsoft 365 Business Premium SKU
ผู้ใช้ GCC, GCC-High และ DoD ไม่มีสิทธิ์ใช้คุณลักษณะนี้
ผู้ดูแลระบบไอทีควรเปิดใช้งานการถอดความสำหรับองค์กรด้วย หากคุณไม่พบตัวเลือกสำหรับการถอดเสียงเป็นคำ คุณจะต้องติดต่อผู้ดูแลระบบ
การเปิดใช้งานการถอดเสียงสำหรับองค์กรของคุณ
หากคุณเป็นผู้ดูแลระบบ IT สำหรับองค์กรของคุณ ให้ไปที่ศูนย์การจัดการ Teams
ผู้ดูแลระบบไอทีขององค์กรสามารถเปิดใช้งานการถอดเสียงเป็นคำสำหรับทุกคนโดยรวมไว้ในนโยบายส่วนกลางหรือบุคคลที่คัดเลือกโดยมีนโยบายที่แตกต่างกันสำหรับผู้ใช้ที่แตกต่างกัน
จากแผงการนำทางด้านซ้าย ให้คลิกตัวเลือกสำหรับ "การประชุม"
มีตัวเลือกไม่กี่ตัวที่จะขยายด้านล่าง เลือก 'นโยบายการประชุม' จากสิ่งเหล่านี้
หากต้องการเปิดใช้งานตัวเลือกสำหรับทั้งองค์กร ให้คลิกตัวเลือกหรือ 'ทั่วโลก (ค่าเริ่มต้นทั่วทั้งองค์กร)'
เลื่อนลงไปที่ส่วน "เสียงและวิดีโอ" จากนั้น ตรวจสอบให้แน่ใจว่าตัวเลือกสำหรับ 'อนุญาตการถอดเสียง' เปิดอยู่
ในการเปิดใช้งานแบบเลือก คุณมีสองตัวเลือก คุณสามารถเปิดใช้งานสำหรับทั้งองค์กร จากนั้นสร้างนโยบายที่กำหนดเองซึ่งไม่ได้เปิดใช้งานตัวเลือกสำหรับการถอดเสียงเป็นคำ และกำหนดนโยบายให้กับผู้ใช้ที่คุณไม่ต้องการเข้าถึงคุณสมบัติ หรือคุณสามารถไปในทิศทางตรงกันข้ามซึ่งตัวเลือกนี้ไม่ได้เปิดใช้งานทั่วโลก แต่เฉพาะในนโยบายที่กำหนดเองและคุณสามารถกำหนดให้กับผู้ใช้ที่คุณต้องการให้สามารถเข้าถึงคุณลักษณะได้
หากต้องการสร้างนโยบายการประชุมใหม่ ให้ไปที่หน้า "นโยบายการประชุม" แล้วคลิกปุ่ม "เพิ่ม"
ตั้งชื่อให้กับนโยบายและกำหนดค่าตามที่คุณต้องการ คลิกปุ่ม 'บันทึก'
ในการกำหนดนโยบายให้กับผู้ใช้ ให้เลือกและคลิกปุ่ม 'จัดการผู้ใช้'
แผงจะปรากฏขึ้นทางด้านขวา ค้นหาผู้ใช้ที่คุณต้องการกำหนดนโยบายให้แล้วคลิกปุ่ม 'ใช้'
คุณยังสามารถกำหนดนโยบายให้กับกลุ่มผู้ใช้ใดก็ได้ในองค์กรของคุณ
การใช้คุณสมบัติการถอดเสียงในการประชุม
การใช้คุณลักษณะนี้ในการประชุมคือการเดินเล่นในสวนสาธารณะ แต่จำไว้ว่าคุณสามารถถอดเสียงการประชุมตามกำหนดการเท่านั้น เริ่มหรือเข้าร่วมการประชุมตามกำหนดการจากกิจกรรมในปฏิทินของคุณ
ผู้จัดการประชุมและบุคคลจากผู้เช่าเดียวกันสามารถเริ่มการถอดเสียงเป็นคำได้ ผู้เยี่ยมชม บุคคลจากผู้เช่ารายอื่น และผู้ใช้ที่ไม่ระบุชื่อ (ผู้ที่ไม่ต้องการให้ระบุตัวตนในการถอดเสียงเป็นคำ) ไม่สามารถเริ่มการถอดเสียงเป็นคำในการประชุมได้
หากต้องการเริ่มการถอดเสียงเป็นคำ ให้ไปที่ "การดำเนินการเพิ่มเติม" จากแถบเครื่องมือการประชุม
จากนั้นเลือก 'เริ่มการถอดเสียง' จากตัวเลือก
คุณจะเห็นข้อความแจ้งว่าการถอดเสียงเป็นคำเริ่มต้นแล้ว และคุณควรแจ้งให้ทุกคนทราบว่ากำลังถอดเสียงอยู่ แต่ผู้เข้าร่วมคนอื่นๆ จะเห็นว่ามีการถอดเสียงการประชุมด้วย อย่างไรก็ตาม คุณควรแจ้งให้ทุกคนทราบตามมารยาทสำหรับผู้เข้าร่วมที่เข้าร่วมจากโทรศัพท์
แผงการถอดเสียงเป็นคำจะปรากฏขึ้นทางด้านขวา การถอดเสียงจะรวมถึงชื่อผู้ใช้และไอคอนโปรไฟล์ของผู้เข้าร่วมรวมถึงการประทับเวลา
ผู้เข้าร่วมการประชุมทุกคนสามารถแสดงหรือซ่อนแผงการถอดเสียงได้ตลอดเวลา คลิกปุ่ม 'ปิด' บนแผงเพื่อซ่อน
คุณยังสามารถไปที่เมนูการทำงานเพิ่มเติม และเลือก "ซ่อนข้อความถอดเสียง" จากที่นั่น
หากต้องการแสดงแผง ให้เลือก "แสดงข้อความถอดเสียง" จากเมนูการทำงานเพิ่มเติม
ผู้จัดการประชุมและผู้นำเสนอสามารถหยุดการถอดเสียงเป็นคำและเริ่มต้นใหม่ได้ทุกเมื่อในระหว่างการประชุม หากต้องการหยุดการถอดเสียงเป็นคำ ให้ไปที่เมนูการทำงานเพิ่มเติม แล้วเลือก "หยุดการถอดเสียง"
ทุกคนจะได้รับแจ้งว่าคุณหยุดถอดเสียง การถอดเสียงเป็นคำจะหยุดโดยอัตโนมัติเมื่อทุกคนออกจากการประชุม
การดาวน์โหลดและแชร์การถอดเสียงเป็นคำ
บันทึกการประชุมสามารถดาวน์โหลดได้โดยอัตโนมัติหลังจากการประชุมในกิจกรรมในปฏิทิน ไปที่ 'ปฏิทิน' จากแผงการนำทางด้านซ้าย
จากนั้นจึงเปิดงานสำหรับการประชุมตามกำหนด
หน้าการประชุมจะมีแท็บเพิ่มเติมที่ด้านบน: "การบันทึกและการถอดเสียง"
การถอดเสียงทั้งหมดจะสามารถดูได้ที่นั่น หากต้องการดาวน์โหลด ให้คลิกปุ่มดาวน์โหลด
คุณสามารถดาวน์โหลดการถอดเสียงเป็นไฟล์ .vtt (รูปแบบที่นิยมสำหรับการถอดเสียง) หรือไฟล์ .docx (เอกสาร Word)
สามารถดาวน์โหลดการถอดเสียงเป็นคำได้จากบัญชีของผู้เข้าร่วมจนกว่าผู้จัดการประชุมจะลบออก
ผู้เข้าร่วมบนอุปกรณ์เคลื่อนที่จะไม่เห็นการถอดเสียงเป็นคำในแอปบนอุปกรณ์เคลื่อนที่ เพื่อให้ผู้เข้าร่วมมือถือสามารถเข้าถึงได้ ให้ดาวน์โหลดไฟล์และอัปโหลดไปยังแชท ไปที่แชทของการประชุมแล้วคลิกปุ่ม 'แนบ' เพื่ออัปโหลดไฟล์
ผู้เข้าร่วมมือถือสามารถค้นหาไฟล์ในการแชทของพวกเขา
การซ่อนตัวตนของคุณในการถอดความ
ทีมสามารถระบุบุคคลที่พูดและการถอดเสียงการประชุมโดยอัตโนมัติรวมถึงชื่อผู้ใช้และชื่อของบุคคลนั้น หากคุณต้องการไม่เปิดเผยตัวตนในการถอดเสียง คุณสามารถซ่อนตัวตนของคุณได้ แต่ต้องทำก่อนประชุม
คลิกไอคอน "การตั้งค่าและอื่นๆ" (เมนูสามจุด) ถัดจากไอคอนโปรไฟล์ของคุณบนแถบชื่อ จากนั้นเลือก 'การตั้งค่า' จากเมนู
การตั้งค่าจะเปิดขึ้น จากเมนูการนำทางทางด้านซ้าย ให้ไปที่ "คำอธิบายภาพและการถอดเสียง"
จากนั้นปิดสวิตช์ "ระบุฉันโดยอัตโนมัติในคำอธิบายภาพและการถอดเสียง"
การถอดเสียงเป็นคุณสมบัติที่ยอดเยี่ยมและ Microsoft Teams ทำให้ใช้งานง่ายอย่างแน่นอน ดังนั้นในครั้งต่อไปที่คุณต้องการจดบันทึกการประชุมหรือต้องการให้ทุกคนเข้าถึงเนื้อหาการประชุมได้ คุณสามารถถอดเสียงการประชุมทั้งหมดได้