ลบข้อมูลที่ละเอียดอ่อนออกอย่างถาวรเพื่อไม่ให้ข้อมูลตกไปอยู่ในมือคนผิด
เอกสารมักประกอบด้วยข้อมูลที่ละเอียดอ่อนและเป็นส่วนตัวซึ่งไม่ได้มีไว้สำหรับสายตาของทุกคน ก่อนที่คุณจะสามารถแบ่งปันเอกสารดังกล่าว คุณต้องแก้ไขข้อมูลนี้เสียก่อน หากเป็นเอกสารจริง คงจะค่อนข้างง่ายที่จะแก้ไขข้อมูลที่ละเอียดอ่อนอย่างถาวร – สิ่งที่คุณต้องมีคือปากกามาร์กเกอร์ถาวรแบบหนา
แต่การแก้ไขในเอกสารดิจิทัลค่อนข้างซับซ้อน คุณไม่สามารถวาดกล่องดำเลียนแบบเครื่องหมายถาวรบนข้อมูลที่ละเอียดอ่อนใน Word หรือแอปอื่นๆ ได้ ที่จะไม่แก้ไขปัญหา เชื่อหรือไม่ การลบกล่องดังกล่าวออกเผยให้เห็นข้อความด้านล่างนั้นง่ายมาก นอกจากนี้ยังไม่ทำอะไรเลยเกี่ยวกับข้อมูลเมตา
สิ่งที่คุณต้องการคือการแก้ไขอย่างถาวร และคุณลักษณะ Redact ใน Adobe Acrobat คือคำตอบสำหรับความต้องการของคุณ
วิธี Redact ใน Adobe Acrobat
อย่างแรกเลย ในการใช้ฟีเจอร์ redact ใน Adobe Acrobat คุณต้องสมัครสมาชิก Pro ฟีเจอร์นี้มีให้ใช้งานใน Adobe Acrobat 2017, Adobe Acrobat 2020 และ Adobe Acrobat DC แต่ต้องมีการสมัครสมาชิกแบบ Pro
เปิดเอกสารที่คุณต้องการแก้ไขใน Adobe Acrobat หากคุณมีข้อมูลจำนวนมากที่ต้องการแก้ไข ให้ไปที่เมนู "เครื่องมือ"
เลือก 'Redact' จากตัวเลือกในเมนูเครื่องมือ
คุณยังสามารถไปที่ 'แก้ไข' จากแถบเมนูและเลือก 'แก้ไขข้อความและรูปภาพ' จากเมนู
ชุดเครื่องมือตรวจทานจะปรากฏบนเอกสารของคุณบนแถบเครื่องมือรอง
ตอนนี้ เลือกข้อความหรือรูปภาพที่คุณต้องการแก้ไข โดยจะปรากฏพร้อมกล่องสีแดง หมายความว่าจะมีการทำเครื่องหมายเพื่อแก้ไข คุณสามารถทำเครื่องหมายข้อความทั้งหมดที่คุณต้องการแก้ไขก่อนที่จะใช้การเปลี่ยนแปลง
หากมีการแก้ไขในเอกสารที่ปรากฏในที่เดียวกันในทุกหน้าหรือหลายหน้า เช่น ลายน้ำ ส่วนหัว/ส่วนท้าย ฯลฯ คุณไม่จำเป็นต้องทำเครื่องหมายแยกกัน หลังจากทำเครื่องหมายข้อความดังกล่าวแล้ว ให้คลิกขวาที่ข้อความนั้นแล้วเลือก 'ทำเครื่องหมายซ้ำในหน้าเว็บ' จากเมนู
การนำข้อความออกอย่างถาวรจะไม่สมบูรณ์จนกว่าคุณจะใช้การแก้ไข หากคุณทำเครื่องหมายข้อความโดยไม่ได้ตั้งใจ คุณสามารถลบข้อความในขณะที่ยังคงทำเครื่องหมายอยู่ได้ แต่เมื่อคุณนำการเปลี่ยนแปลงไปใช้และแก้ไขข้อความแล้ว คุณจะไม่สามารถลบได้
หากต้องการลบการทำเครื่องหมาย ให้คลิกขวาที่เครื่องหมายนั้นแล้วเลือก 'ลบ' จากเมนู
เมื่อคุณทำเครื่องหมายข้อความทั้งหมดที่คุณต้องการแก้ไขแล้ว ให้คลิกปุ่ม "นำไปใช้" บนแถบเครื่องมือรอง
กล่องโต้ตอบจะปรากฏขึ้นพร้อมกับคำเตือนว่าคุณกำลังจะลบข้อความอย่างถาวร และเมื่อคุณบันทึกเอกสารแล้ว คุณจะไม่สามารถเลิกทำได้ คลิกที่ 'ตกลง' เพื่อดำเนินการต่อ
กล่องโต้ตอบสำหรับบันทึกเอกสารจะเปิดขึ้น ถ้าคุณต้องการให้เอกสารเขียนทับเอกสารต้นฉบับ ให้บันทึกด้วยชื่อเดียวกันในตำแหน่งเดียวกัน มิฉะนั้น เปลี่ยนชื่อ สถานที่ หรือทั้งสองอย่าง
หากคุณต้องการแก้ไขข้อความเพียงเล็กน้อย เช่น บรรทัดเดียว คุณสามารถเลือกข้อความ จากนั้นคลิก ' Redact' จากเมนูบริบทแบบลอยได้
หรือเลือกข้อความแล้วคลิกขวาที่ข้อความนั้น จากนั้นเลือก ' Redact' จากเมนูบริบทคลิกขวาที่ปรากฏ
ตอนนี้ คลิกที่ 'สมัคร' และบันทึกเอกสาร
การตั้งค่าลักษณะที่ปรากฏของเครื่องหมายการตอบโต้
ตามค่าเริ่มต้น เครื่องหมาย redaction จะปรากฏเป็นกล่องสีดำโดยไม่มีข้อความซ้อนทับ แต่คุณสามารถเปลี่ยนลักษณะที่ปรากฏของเครื่องหมายการตอบโต้ได้ ไปที่ชุดเครื่องมือ redact บนแถบเครื่องมือรอง แล้วคลิกลูกศรแบบเลื่อนลงถัดจากปุ่ม 'Redact Text & Images'
เมนูแบบเลื่อนลงจะขยายออก คลิกที่ 'คุณสมบัติ'
กล่องโต้ตอบ 'คุณสมบัติ' จะเปิดขึ้น อยู่บนแท็บลักษณะที่ปรากฏ หากต้องการเปลี่ยนสีของเครื่องหมาย redaction ให้คลิกที่ช่องสี่เหลี่ยมสีถัดจากตัวเลือก 'Redacted Area Fill Color' แล้วเลือกสีที่คุณต้องการใช้
ในการมีข้อความซ้อนทับบนเครื่องหมาย Redaction ให้ทำเครื่องหมายในช่องเดียวกัน การตั้งค่าสำหรับข้อความซ้อนทับที่ก่อนหน้านี้เป็นสีเทาจะสามารถกำหนดได้ ป้อนข้อความและเลือกแอตทริบิวต์อื่นๆ เช่น สี แบบอักษร ฯลฯ
สุดท้าย คลิก 'ตกลง' เพื่อใช้การเปลี่ยนแปลง
การเปลี่ยนแปลงใดๆ ที่คุณทำกับลักษณะที่ปรากฏของเครื่องหมาย Redaction จะมีผลกับ Redaction ใหม่เท่านั้น กล่าวคือ หากเอกสารประกอบด้วยการแก้ไขที่คุณทำเครื่องหมายหรือนำไปใช้แล้ว จะไม่ได้รับผลกระทบ ดังนั้น การเปลี่ยนแปลงจะมีผลกับข้อความที่คุณจะทำเครื่องหมายหรือแก้ไขในอนาคต
ค้นหาและลบข้อความ
คุณยังสามารถค้นหาข้อความจากไฟล์ PDF หนึ่งไฟล์หรือหลายไฟล์ได้ในคราวเดียว แล้วแก้ไขโดยใช้เครื่องมือ "ค้นหาข้อความ" คลิกที่ลูกศรแบบเลื่อนลงถัดจาก Redact Text and Images จากชุดเครื่องมือ Redact แล้วเลือก 'Find Text & Redact' จากเมนู
กล่องโต้ตอบค้นหาจะเปิดขึ้น ที่นี่ คุณสามารถระบุได้ว่าต้องการค้นหาเอกสารปัจจุบันเท่านั้นหรือ PDF ทั้งหมดในตำแหน่งเฉพาะ
หลังจากระบุ PDF แล้ว ให้เลือกว่าคุณต้องการค้นหาคำหรือวลีเดียวหรือหลายวลี หากต้องการค้นหาคำ/วลีเดียว ให้เลือกตัวเลือกและป้อนวลีในกล่องข้อความ
หากต้องการค้นหาหลายคำ ให้เลือกตัวเลือกที่เกี่ยวข้อง จากนั้นคลิกตัวเลือก 'เลือกคำ'
ป้อนคำหรือวลีในกล่องข้อความแล้วคลิกปุ่ม 'เพิ่ม' คุณยังสามารถนำเข้าไฟล์ข้อความพร้อมรายการคำที่จะค้นหาได้
สุดท้าย ให้เลือกตัวเลือก 'รูปแบบ' เพื่อค้นหาข้อมูล เช่น หมายเลขบัตรเครดิต หมายเลขโทรศัพท์ ที่อยู่อีเมล วันที่ หมายเลขประกันสังคม ฯลฯ เลือกรูปแบบที่มีอยู่จากเมนูแบบเลื่อนลง คุณยังสามารถเปลี่ยนสถานที่สำหรับรูปแบบเป็นประเทศใดประเทศหนึ่งที่พร้อมใช้งาน
ฆ่าเชื้อเอกสาร
ทุกครั้งที่คุณดำเนินการแก้ไข คุณจะพบตัวเลือกสลับ 'ฆ่าเชื้อและลบข้อมูลที่ซ่อนอยู่' ถูกเลือกโดยอัตโนมัติ มันหมายความว่าอะไรกันแน่?
เอกสารประกอบด้วยข้อมูลที่ซ่อนอยู่มากมาย เช่น ข้อมูลเมตา ข้อความหรือเลเยอร์ที่ซ่อนอยู่ ข้อความที่ทับซ้อนกัน สิ่งที่แนบมา บุ๊กมาร์ก ความคิดเห็น ฯลฯ ที่คุณไม่ต้องการให้ผู้อื่นเห็นเมื่อคุณเผยแพร่หรือแชร์เอกสาร
ตัวเลือกด้านบนสำหรับการฆ่าเชื้อเอกสารจะลบข้อมูลที่ซ่อนอยู่ทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับเอกสารอย่างถาวร
คุณยังสามารถระบุและเลือกข้อมูลที่ซ่อนอยู่ที่คุณต้องการลบและสิ่งที่จะเก็บไว้ ในการทำเช่นนี้ ก่อนอื่น ให้ปิดสวิตช์ "ฆ่าเชื้อและลบข้อมูลที่ซ่อนอยู่" ในขณะที่ใช้การปกปิด
ตอนนี้ ไปที่ตัวเลือก 'ฆ่าเชื้อเอกสาร' บนแถบเครื่องมือตรวจทาน
กล่องโต้ตอบจะปรากฏขึ้น คลิกที่ตัวเลือก 'คลิกที่นี่' ถัดจากคำสั่ง "หากต้องการเลือกลบข้อมูลที่ซ่อนอยู่"
แผง "ลบข้อมูลที่ซ่อนอยู่" จะเปิดขึ้นและจะแสดงรายการข้อมูลที่ซ่อนอยู่ทั้งหมดที่พบในเอกสารหลังจากตรวจสอบอย่างละเอียดแล้ว โดยค่าเริ่มต้น ข้อมูลที่ซ่อนอยู่ทั้งหมดจะถูกเลือก คลิกที่ช่องทำเครื่องหมายถัดจากพวกเขาเพื่อยกเลิกการเลือก จากนั้นคลิกปุ่ม 'ลบ' เพื่อลบรายการที่เลือกไว้
การแบ่งปันข้อมูลที่ละเอียดอ่อนกับผู้ที่ไม่ควรเห็นอาจทำให้คุณประสบปัญหาใหญ่ได้ ในตอนนี้ ก่อนที่คุณจะเผยแพร่หรือแชร์เอกสารใดๆ คุณสามารถ Redact ข้อมูลที่ละเอียดอ่อนและทำให้เอกสารปลอดภัยได้อย่างเหมาะสม เพื่อหลีกเลี่ยงอุบัติเหตุใดๆ โดยใช้ Adobe Acrobat