คู่มือฉบับสมบูรณ์เกี่ยวกับการใช้ Microsoft Teams ใน Windows 11
หากคุณย้อนเวลากลับไปได้เพียงปีเดียว Microsoft Teams เคยมีความซับซ้อนในตัวของมันเอง นอกเหนือจากการใช้งานในสภาพแวดล้อมแบบมืออาชีพแล้ว ยังมีผู้คนจำนวนไม่มากนักที่เป็นแฟนตัวยง จากนั้นการระบาดใหญ่ก็เกิดขึ้น และผู้ใช้จากทุกช่วงชีวิตก็หลั่งไหลเข้ามายังแอป
ผู้คนไม่ได้ใช้งานแค่ในสำนักงานหรือโรงเรียนอีกต่อไป แต่เพื่อพบปะกับเพื่อนและครอบครัวด้วย ตั้งแต่งานวันเกิด งานแต่งงาน งานฉลองทารกน้อย ไปจนถึงคืนดูหนัง ผู้คนต่างก็ใช้มันเพื่อทุกสิ่ง เพื่อทำให้สิ่งต่างๆ ง่ายขึ้น Microsoft ได้แนะนำ Teams Personal สำหรับเพื่อนและครอบครัว Microsoft Teams Personal ขจัดความซับซ้อนทั้งหมดของแอปที่จำเป็นในสภาพแวดล้อมแบบมืออาชีพ และสิ่งที่ยังคงอยู่คือแอปการประชุมทางวิดีโอแบบง่ายๆ ที่ทุกคนสามารถเรียนรู้การใช้งานส่วนตัวได้ในระยะเวลาอันสั้น
แต่การก้าวไปข้างหน้าอย่างรวดเร็วในการเปิดตัว Windows 11 และ Microsoft Teams ได้กลายเป็นหนึ่งในแง่มุมที่ซับซ้อนที่สุดของระบบปฏิบัติการอย่างเป็นทางการ การเปิดตัว Chat ใน Windows 11 ทำให้ Microsoft Teams มีเวอร์ชันต่างๆ มากกว่าภาคต่อในแฟรนไชส์ภาพยนตร์ส่วนใหญ่ มันกลายเป็นข้อโต้แย้งที่มีผู้ใช้จำนวนมากแสดงความไม่อนุมัติ
หากคุณไม่ได้ไม่เห็นด้วย แค่สับสน นี่คือบทสรุปทั้งหมดเกี่ยวกับวิธีใช้แอปใน Windows 11
Microsoft Teams แตกต่างกันอย่างไรใน Windows 11
Microsoft ได้รวมการรวม Teams ไว้ใน Windows 11 ซึ่งเรียกว่า Chat การรวมนี้ทำให้ Teams เป็นแอปที่ติดตั้งไว้ล่วงหน้าใน Windows 11 ซึ่งต่างจาก Windows 10 ซึ่งคุณต้องดาวน์โหลด Microsoft Teams ด้วยตัวเอง
แต่ก็ยังมีอินสแตนซ์ของ Microsoft Teams ที่คุณต้องติดตั้งใน Windows 11 ด้วยเช่นกัน หากคุณต้องการใช้งาน และนี่คือจุดเริ่มต้นของความสับสน จุดเริ่มต้นบนแถบงานสำหรับ Teams เช่น Chat มีไว้เพื่อการใช้งานส่วนตัวเท่านั้น ใช้เวอร์ชัน Microsoft Teams Personal และคุณสามารถใช้กับบัญชี Microsoft ส่วนบุคคลเท่านั้น
ใน Windows 10 ไม่ว่าคุณจะต้องการใช้ Teams ด้วยบัญชีส่วนบุคคลหรือบัญชีที่ทำงาน คุณต้องติดตั้งแอป และไม่มีแอปแยกกัน แม้ว่าทั้งสองบัญชีจะเปิดในหน้าต่างที่แตกต่างกัน มีแอพเดียวที่คุณสามารถเข้าถึงทุกบัญชี ทั้งส่วนตัวและที่ทำงาน/โรงเรียน
ใน Windows 11 มีแอปแยกกันสองแอป: Microsoft Teams for Personal Use (ที่ Chat ใช้) ซึ่งติดตั้งไว้ล่วงหน้าและ Microsoft Teams for Work และ School ที่คุณต้องดาวน์โหลด หากคุณมีแอป Microsoft Teams ใน Windows 10 และอัปเดตเป็น Windows 11 แทนการติดตั้งใหม่ทั้งหมด คุณจะมีทั้งสองแอปในพีซีของคุณ
คุณจะแยกความแตกต่างระหว่างสองแอพที่มีชื่อเดียวกันได้อย่างไร จากไอคอนของพวกเขา แม้ว่าไอคอนสำหรับทั้งสองแอปจะคล้ายกันอย่างมาก แต่ก็มีความแตกต่างเล็กน้อย ไม่ใช่กลยุทธ์ที่ดีที่สุด เรารู้ ไอคอน Microsoft Teams สำหรับการใช้งานส่วนตัวคือไอคอนที่มีไทล์สีขาวอยู่ใต้ตัวอักษร T ในขณะที่ Teams for Work หรือ School มีไทล์สีน้ำเงินใต้ตัวอักษร T ไม่น่าแปลกใจที่มีความสับสนมาก!
ตอนนี้เราได้ (หวังว่า) ขจัดความสับสนแล้ว ต่อไปนี้คือวิธีใช้แอปเหล่านี้ใน Windows 11
Chat หรือ Teams Personal แตกต่างจาก Teams for Work อย่างไร
Microsoft Teams ถูกสร้างขึ้นเพื่อเป็นแอป Workstream Collaboration ไม่ใช่แค่แอปการประชุมทางวิดีโอเท่านั้น ดังนั้นจึงมีฟีเจอร์มากมายที่ทำขึ้นเพื่อให้การทำงานร่วมกันง่ายขึ้นเท่านั้น จากช่องทางสู่แอป มีคุณลักษณะมากมายใน Microsoft Teams ที่ออกแบบมาโดยเฉพาะเพื่อส่งเสริมการทำงานร่วมกันแม้ในขณะทำงานจากระยะไกล
แต่สำหรับบางคนที่ต้องการใช้ Microsoft Teams เพื่อการใช้งานส่วนบุคคล นั่นเป็นเรื่องที่ยุ่งยากมาก ซึ่งทำให้สิ่งต่างๆ ซับซ้อนขึ้น ในแบบส่วนตัวของ Teams จะไม่มีความยุ่งเหยิงอีกต่อไป Teams Personal เป็นเวอร์ชันย่อของ Microsoft Teams ที่มีเฉพาะฟีเจอร์สำหรับการแชท การสนทนาทางวิดีโอและเสียง การจัดกำหนดการประชุม และการทำงานร่วมกันเพียงเล็กน้อย แม้แต่การกำหนดเวลาการประชุมที่ซับซ้อนใน Teams for Work ก็ยังไม่ปรากฏ คุณสามารถใช้กับบัญชี Microsoft ส่วนบุคคลเท่านั้นซึ่งสร้างได้ฟรี
การแชทเป็นเวอร์ชัน Lite ของ Microsoft Teams Personal ที่นำความจำเป็นขั้นต่ำของแอปการประชุมทางวิดีโอมาสู่ทาสก์บาร์ของคุณ ฟีเจอร์ต่างๆ เช่น การแชท การโทรด้วยเสียงและวิดีโอ และการประชุมแบบทันทีได้กลายเป็นส่วนดั้งเดิมของประสบการณ์ Windows 11 ผ่านการแชท Teams กำลังแทนที่ Skype เพื่อก้าวต่อไปในฐานะแอปการประชุมทางวิดีโอที่ Microsoft เลือกใช้สำหรับ Windows
ภาพรวมโดยย่อของฟีเจอร์ที่สำคัญบางอย่างจาก Microsoft Teams for Work หรือ School ที่หายไปจาก Microsoft Teams Personal และ Chat:
- ทีมหรือช่อง
- แถบคำสั่ง
- ห้องฝ่าวงล้อม
- การรวมแอพ
- คำบรรยายและการถอดเสียงสด
- บันทึกการประชุม
แต่คุณสมบัติทั้งหมดเหล่านี้เป็นคุณสมบัติที่ผู้คนไม่ค่อยจำเป็นต้องใช้ในการสื่อสารส่วนบุคคล ตัวอย่างเช่น ห้องกลุ่มย่อย: คุณไม่จำเป็นต้องแบ่งเป็นกลุ่มย่อยเพื่อพูดคุยบางสิ่งบางอย่างเมื่อพูดคุยกับเพื่อนและครอบครัว ดังนั้นการเลือกที่จะยกเว้นมันจึงสมเหตุสมผลอย่างสมบูรณ์ นี่เป็นเพียงฟีเจอร์ยอดนิยมบางส่วนจากแอป Teams Work ที่ไม่ได้อยู่ใน Teams Personal Teams Personal โดนถอดเยอะ!
แน่นอนว่ายังมีฟีเจอร์ที่ใช้กันทั่วไปในทั้งสองอย่างที่คุณไม่เห็นในแวบแรก:
- สถานะ
- โหมดร่วมกัน
- แท็บงานในการแชท
- โหมดโฟกัสในการประชุม
- แบ่งปันเนื้อหา
วิธีใช้แอปแชทใน Windows 11 สำหรับทีมส่วนตัว
ในการใช้ Microsoft Teams สำหรับการใช้งานส่วนบุคคล คุณสามารถใช้การรวมการแชทใหม่ของ Windows 11 หรือคุณสามารถใช้โดยตรงจากแอพ แม้ว่าแอป Chat และแอป Teams ส่วนบุคคลจะเป็นวิธีที่ใช้ Teams กับบัญชี Microsoft ส่วนบุคคล แต่ก็มีความแตกต่างกันเล็กน้อย
การตั้งค่าแชทใน Windows 11
แม้ว่า Chat จะเป็นการรวมระบบที่ติดตั้งไว้ล่วงหน้า แต่คุณสามารถเลือกไม่ใช้และลบออกจากแถบงานได้ วิธีง่ายๆ ในการทำเช่นนี้คือจากแถบงาน คลิกขวาที่ไอคอนแชทแล้วคลิกตัวเลือก 'ซ่อนจากแถบงาน'
หากต้องการเปิดใช้งานอีกครั้ง ให้คลิกขวาที่ใดก็ได้บนทาสก์บาร์แล้วคลิก 'การตั้งค่าแถบงาน'
การตั้งค่าส่วนบุคคลสำหรับแถบงานจะเปิดขึ้น เปิดสวิตช์สำหรับ 'แชท'
หากต้องการใช้ Chat คุณต้องตั้งค่าก่อน คลิกปุ่ม 'แชท' จากทาสก์บาร์หรือใช้แป้นโลโก้ Windows + แป้นพิมพ์ลัด C
แชทจะเปิดขึ้นในหน้าต่างแบบลอย แทนที่จะเป็นหน้าต่างแอปแบบเต็ม คลิกปุ่ม 'เริ่มต้นใช้งาน' เพื่อตั้งค่าการแชทสำหรับบัญชี Microsoft ส่วนบุคคลของคุณ
บันทึก: คุณไม่สามารถใช้การรวมการแชทกับบัญชีที่ทำงานหรือโรงเรียนของ Microsoft
ตอนนี้ หากคุณลงชื่อเข้าใช้พีซีด้วยบัญชี Microsoft บัญชีของคุณจะปรากฏในการแชทด้วย และคุณไม่จำเป็นต้องเข้าสู่ระบบด้วยซ้ำ เพียงคลิกบัญชีเพื่อดำเนินการต่อ แต่คุณยังสามารถเลือกใช้บัญชีอื่นได้ คลิกตัวเลือก 'ใช้บัญชีอื่น' และป้อนรายละเอียดการเข้าสู่ระบบในหน้าจอถัดไป
จากนั้นเลือกชื่อที่แสดงของคุณสำหรับการแชท คุณยังสามารถดูหมายเลขและที่อยู่อีเมลที่บุคคลอื่นสามารถใช้เพื่อค้นหาและติดต่อคุณบน Teams หากต้องการเปลี่ยนแปลงรายละเอียดเหล่านี้ ให้ลงชื่อเข้าใช้บัญชี Microsoft ของคุณที่ account.microsoft.com คุณยังสามารถเลือกที่จะซิงค์ที่ติดต่อ Outlook และ Skype ของคุณเพื่อค้นหาผู้ใช้ที่อยู่ใน Teams ด้วย คุณสามารถเปลี่ยนตัวเลือกนี้ได้ทุกเมื่อจากการตั้งค่า เมื่อคุณพอใจกับข้อมูลทั้งหมดแล้ว คลิก 'ไปกันเถอะ' เพื่อสิ้นสุดการตั้งค่า
หรือคุณอาจได้รับรายละเอียดการตั้งค่าทั้งหมดในหน้าต่าง Chat flyout แทนหน้าต่างด้านบน แต่ข้อมูลทั้งหมดจะเหมือนกัน คุณสามารถเลือกบัญชี Microsoft ที่แสดงและคลิก 'ไปกันเถอะ' หรือเลือกใช้บัญชีอื่นสำหรับการแชท
เมื่อคุณตั้งค่า Chat แล้ว คุณจะใช้งานได้โดยตรงในอนาคตโดยไม่ต้องลงชื่อเข้าใช้อีกจนกว่าคุณจะออกจากระบบด้วยตนเอง
การใช้แชทใน Windows 11
หากต้องการใช้ Chat เพียงคลิกไอคอนแชทจากทาสก์บาร์หรือใช้แป้นพิมพ์ลัด Windows + C จากทุกที่ ไม่ว่าคุณจะอยู่บนเดสก์ท็อปหรือเปิดแอปอื่นไว้ Chat จะเปิดขึ้นในหน้าต่าง flyout ตรงนั้น และคุณสามารถคลิกไอคอน Chat เพื่อซ่อนหน้าต่าง flyout อีกครั้ง
ส่วนหลักของหน้าต่างลอยจะครอบคลุมการแชทล่าสุดของคุณ ด้านล่างการแชทล่าสุด คุณจะพบรายชื่อติดต่อที่ซิงค์จาก Outlook และ Skype ที่คุณสามารถแชทเพื่อแชทได้อย่างรวดเร็วในระยะเวลาอันสั้น
หากคุณไม่เคยใช้ Microsoft Teams Personal หรือ Chat มาก่อนเพื่อแชทกับใครสักคน จะไม่มีการแชทล่าสุด คุณต้องการซิงค์รายชื่อเท่านั้น เมื่อคุณไม่มีการแชทล่าสุด หรือไม่มีการซิงค์ผู้ติดต่อ หน้าต่างเมนูลอยจะว่างเปล่ายกเว้นปุ่ม 'Meet' และ 'Chat'
จุดประสงค์หลักของหน้าต่าง Chat คือการให้การเข้าถึงที่ง่ายและรวดเร็วในการสื่อสารกับผู้อื่น ซึ่ง Microsoft ได้พยายามนำเสนอมาระยะหนึ่งแล้ว แต่อนิจจาความพยายามครั้งก่อนกับแท็บ People ใน Windows 10 ลดลงอย่างเห็นได้ชัด
แต่ด้วย Chat สิ่งต่างๆ (หวังว่า) จะเปลี่ยนไป ดูเหมือนว่าตอนนี้เพราะความรวดเร็วในการแชท เนื่องจากคุณไม่จำเป็นต้องเปิดแอป Teams เพื่อใช้ Chat เวลาในการโหลดสำหรับฟีเจอร์ทั้งหมดจึงน้อยลงมาก มันไม่มีอยู่จริง
แชทโดยใช้แอพ Chat
จากหน้าต่าง Chat flyout คุณสามารถสื่อสารผ่านการแชท สนทนาด้วยเสียง หรือวิดีโอได้อย่างรวดเร็ว หากต้องการแชทกับใครสักคน ให้คลิกชุดข้อความแชทของพวกเขาจากการแชทล่าสุด คุณยังสามารถสนทนากลุ่มใน Microsoft Teams ได้อีกด้วย
การแชทจะเปิดขึ้นในหน้าต่างป็อปเอาต์ที่ยังคงเปิดขึ้นโดยไม่ขึ้นกับแอป Teams ดังนั้น อีกครั้ง มันจะโหลดเร็วกว่าการเปิดแอปเพื่อแชทกับใครซักคน
หากเธรดการแชทสำหรับใครบางคนไม่สามารถเข้าถึงได้จากหน้าต่างเมนูลอย ให้ใช้ปุ่ม 'ค้นหา' เหนือการแชทล่าสุดที่มุมขวา ปุ่มค้นหาใช้สำหรับค้นหาเธรดการแชทที่มีอยู่เท่านั้น คุณไม่สามารถค้นหาข้อความภายในแชทได้
หากต้องการเริ่มแชทใหม่กับผู้อื่น ให้คลิกปุ่ม "แชท" ที่ด้านบนของหน้าต่างเมนูลอย
จากนั้น ป้อนชื่อ ที่อยู่อีเมล หรือหมายเลขโทรศัพท์ของบุคคลที่คุณต้องการเริ่มแชทด้วย ในกล่องข้อความที่ด้านล่าง เขียนข้อความของคุณแล้วคลิกปุ่มส่ง ถ้าคุณป้อนหมายเลขโทรศัพท์หรือที่อยู่อีเมลสำหรับใครบางคนและบุคคลนั้นไม่มีบัญชี Teams พวกเขาจะได้รับ SMS หรืออีเมลสำหรับข้อความของคุณและคำเชิญให้เข้าร่วม Teams
บันทึก: คุณไม่สามารถสนทนาหรือโทรหาบัญชี Microsoft Teams Work หรือ School ถ้าองค์กรของพวกเขาไม่อนุญาต
คุณยังเริ่มแชทกลุ่มใหม่ได้จากหน้าต่างป๊อปอัปแชท ป้อนรายละเอียดการติดต่อสำหรับทุกคนที่คุณต้องการเพิ่มในกลุ่มในกล่องข้อความ "ถึง" จากนั้นคลิกปุ่ม 'เพิ่มชื่อกลุ่ม' เพื่อตั้งชื่อกลุ่ม
การโทรและการประชุมทางวิดีโอ/เสียงจากแอป Chat
หากต้องการโทรหาใครซักคน บุคคล หรือกลุ่ม ให้ไปที่ชุดข้อความแชทของพวกเขาแล้ววางเมาส์เหนือหัวข้อนั้น เมื่อคุณวางเมาส์เหนือแชท ไอคอนสำหรับกล้องวิดีโอและโทรศัพท์จะปรากฏขึ้น คลิกไอคอนกล้องเพื่อเริ่มแฮงเอาท์วิดีโอและไอคอนโทรศัพท์เพื่อเริ่มการโทรด้วยเสียง
เช่นเดียวกับการแชท หน้าต่างการโทรจะเปิดขึ้นในหน้าต่างป๊อปอัปนอกหน้าต่างรายการสนทนา แต่ถึงกระนั้นจะเปิดขึ้นโดยไม่ขึ้นกับแอป การประชุม Teams Personal มีตัวเลือกน้อยกว่าการประชุม Teams แบบเดิมๆ แต่คุณยังสามารถดูรายชื่อผู้เข้าร่วม สนทนาในการประชุม แชร์เนื้อหา หรือมีปฏิกิริยาอีโมจิได้จากแถบเครื่องมือการประชุม
นอกจากนี้ยังมีตัวเลือกเพิ่มเติมที่คุณสามารถเข้าถึงได้จากเมนู "ตัวเลือกเพิ่มเติม" (สามจุด) คุณสามารถใช้โหมดร่วมกัน สลับไปยังมุมมองแกลเลอรี ใช้โหมดโฟกัสใหม่ และเอฟเฟกต์พื้นหลังได้
หากต้องการเริ่มการประชุมโดยไม่ขึ้นกับการแชทใดๆ เช่น ซึ่งทุกคนสามารถเข้าร่วมด้วยลิงก์การประชุม ให้คลิกไอคอน "พบทันที" ที่ด้านบนของหน้าต่างเมนูลอย
จากนั้นคุณสามารถคัดลอกลิงก์การประชุมหรือส่งคำเชิญผ่านปฏิทิน Outlook, ปฏิทิน Google หรือทางอีเมลเริ่มต้นของคุณ
วิธีใช้แอพ Microsoft Teams Personal
แม้ว่า Chat จะนำเสนอฟีเจอร์มากมายเพียงปลายนิ้วสัมผัส (หรือแทนที่จะเป็นแถบงาน) คุณก็สามารถสัมผัสประสบการณ์ที่เต็มเปี่ยมในแอป Microsoft Teams ได้ หากต้องการเปิดแอป ให้คลิกปุ่ม "เปิด Microsoft Teams" ที่ด้านล่างของหน้าต่างรายการสนทนา
หรือเปิดแบบเดิมเหมือนกับแอปอื่นๆ จากเมนูเริ่ม ตัวเลือกการค้นหา หรือทางลัดบนเดสก์ท็อปที่คุณมี อย่าลืมเปิดแอปด้วยไทล์สีขาวในไอคอน
ใน Windows 11 หากคุณลงชื่อเข้าใช้ Chat แล้ว บัญชีของคุณจะถูกเข้าสู่ระบบและพร้อมใช้งานในแอป Teams Personal เช่นกัน แต่ถ้าคุณไม่ได้ตั้งค่าการแชท คุณต้องลงชื่อเข้าใช้แอป Teams Personal
หน้าจอสำหรับเข้าสู่ระบบแอป Teams Personal จะเหมือนกับแอป Chat และหากคุณเข้าสู่ระบบที่นี่ แชทจะได้รับการตั้งค่าโดยอัตโนมัติสำหรับบัญชีเดียวกัน นั่นคือวิธีที่ทั้งสองแอพเชื่อมต่อถึงกัน!
แอพมีแถบนำทางทางด้านซ้าย แต่ต่างจากแอป Teams อื่น ๆ ที่มีเพียงสามแท็บเท่านั้น เนื่องจากมีคุณสมบัติน้อยกว่าแอป Teams แบบเดิมมาก จึงโหลดได้เร็วกว่ามาก
บันทึก: เช่นเดียวกับใน Windows 10 คุณยังสามารถใช้บัญชี Teams ส่วนตัวจากแอป Microsoft Teams อื่น (ที่ทำงานหรือโรงเรียน) ใน Windows 11 ได้ นั่นคืออันที่มีไทล์สีน้ำเงินหากคุณใช้แอปเวอร์ชันเก่า การอัปเดตล่าสุดไม่มีข้อกำหนดนี้ แต่เนื่องจากแอป Teams Personal โหลดเร็วขึ้นมาก และคุณสามารถเข้าถึงได้จากหน้าต่างรายการสนทนา จึงควรใช้แอปส่วนบุคคลโดยเฉพาะ ด้วยแอปที่ทำงานหรือโรงเรียน จำนวนขั้นตอนที่จำเป็นในการเข้าถึงบัญชีส่วนตัวจะเพิ่มขึ้น
การไปยังส่วนต่างๆ ของแอป Teams Personal
แอป Teams Personal มีแท็บสำหรับ "กิจกรรม" "แชท" และ "ปฏิทิน"
จากแท็บกิจกรรม คุณสามารถดู @พูดถึงคุณในแชท การแสดงความรู้สึก และการแจ้งเตือนอื่นๆ เช่น ข้อความที่ยังไม่ได้อ่านหรือสายที่ไม่ได้รับ เป็นฟีดของทุกสิ่งที่คุณต้องการเพื่อให้อยู่ใน Teams Personal
สำหรับผู้ใช้ที่มีฟีดซึ่งกระทำมากกว่าปก คุณสามารถใช้ตัวเลือก 'ตัวกรอง' เพื่อเลือกการแจ้งเตือนสำหรับหมวดหมู่เดียวเท่านั้น คุณยังสามารถค้นหาการแจ้งเตือนเฉพาะภายในหมวดหมู่เหล่านั้นได้ด้วยการพิมพ์คำสำคัญในกล่องข้อความตัวกรอง
จากแท็บแชท คุณสามารถดูรายการแชทที่ใช้งานอยู่ทั้งหมดได้ ไม่ใช่แค่การแชทล่าสุดที่แสดงหน้าต่าง Chat flyout
คลิกที่ชุดข้อความแชทจากรายการเพื่อเปิดการแชท อินเทอร์เฟซการแชทได้เพิ่มฟังก์ชันการทำงานที่หน้าต่างป๊อปเอาต์การแชทไม่ได้เพิ่ม นอกจากการแชทของคุณแล้ว แอพยังมีแท็บแยกต่างหากสำหรับ "รูปภาพ" หรือ "ไฟล์" ขึ้นอยู่กับประเภทของสื่อที่แลกเปลี่ยนในการแชท ดังนั้นรูปภาพหรือไฟล์ใดๆ ที่คุณส่งหรือได้รับในการแชทจะพร้อมใช้งานในที่เดียว
คุณยังสามารถเพิ่มแท็บงานและทำงานร่วมกันบนงานในแอป Teams ซึ่งไม่สามารถทำได้ในการแชทแบบป็อปเอาท์จากแอปแชท ไม่ว่าคุณต้องการวางแผนวันหยุด ปาร์ตี้วันเกิดเซอร์ไพรส์ หรืออะไรก็ตาม ทุกคนสามารถทำงานร่วมกันในงานที่ต้องทำ คลิกไอคอน '+' ถัดจากแท็บปัจจุบันที่ด้านบนของการแชท จากนั้นเลือก 'งาน' เพื่อเพิ่ม
หน้าต่างการหยุดพักสำหรับ Tasks จะเปิดขึ้น ป้อนชื่อสำหรับแท็บงาน ตามค่าเริ่มต้น แท็บจะมีชื่อว่า "งาน" และคลิก "บันทึก"
แท็บงานจะถูกเพิ่มในการแชท ซึ่งคุณสามารถเพิ่มงานใหม่ได้ในขณะนี้ และเนื่องจาก Tasks เป็นการทำงานร่วมกัน บุคคลใดๆ ในแชทหรือกลุ่มไม่ว่าพวกเขาจะเป็นคนที่เพิ่มแท็บหรือไม่ก็สามารถเพิ่มและแก้ไขงานในรายการได้
แท็บสุดท้ายคือแท็บปฏิทิน เช่นเดียวกับแอป Teams แบบดั้งเดิม แท็บปฏิทินช่วยให้คุณติดตามการประชุมที่จะเกิดขึ้น และช่วยให้คุณจัดกำหนดการประชุมได้ คุณจะพบว่าแม้ UI การจัดกำหนดการการประชุมจะง่ายกว่าในแอปนี้ สำหรับผู้เริ่มต้น คุณไม่สามารถเพิ่มผู้เข้าร่วมในการประชุมขณะจัดกำหนดการได้ แน่นอน นั่นเป็นเพราะไม่มีผู้เข้าร่วมที่จะเพิ่ม เนื่องจากไม่มีองค์กรและนี่เป็นบัญชีส่วนตัว
คุณต้องส่งคำเชิญหลังจากกำหนดการประชุม คลิกไอคอน 'การประชุมใหม่' ที่มุมบนขวา
จากนั้น ป้อนรายละเอียดทั้งหมดในหน้ารายละเอียดการประชุม เช่น ชื่อการประชุม วันที่และเวลา รายละเอียดการเกิดซ้ำ หมายเหตุ ฯลฯ แล้วคลิกปุ่ม 'บันทึก'
เมื่อคุณคลิกบันทึก ตัวเลือกสำหรับการแชร์การประชุมจะปรากฏขึ้น คุณสามารถคัดลอกลิงก์แล้วส่งหรือใช้แอป Google ปฏิทินภายนอกเพื่อส่งคำเชิญ เมื่อใช้แอป Google ปฏิทิน คุณจะสามารถเพิ่มชื่อผู้เข้าร่วมและติดตามการตอบกลับในแอป Teams ได้
แอป Teams ยังมีแถบค้นหาที่คุณสามารถใช้ค้นหาไม่เพียงแค่ผู้คนและเธรดการแชทเท่านั้น แต่ยังมีข้อความภายในแชทอีกด้วย สิ่งนี้มีฟังก์ชันเพิ่มเติมมากกว่าแอป Chat อีกครั้ง แต่ต่างจากแอป Teams Work หรือ School ไม่ใช่แถบคำสั่ง
การจัดการการตั้งค่าและอื่นๆ สำหรับแอป Teams
เมื่อใช้แอป Teams Personal คุณสามารถจัดการการตั้งค่าต่างๆ เช่น ลักษณะที่ปรากฏ การแจ้งเตือน เมื่อใดที่จะเริ่ม Teams ตั้งค่าสถานะของคุณ และแม้กระทั่งออกจากระบบบัญชีของคุณ ทั้งหมดนี้ทำได้จาก Teams เท่านั้น ไม่ใช่จากแอป Chat
หากต้องการเปิดการตั้งค่า ไปที่แถบชื่อเรื่องแล้วคลิกไอคอน "การตั้งค่าและอื่นๆ" (เมนูสามจุด) แล้วเลือก "การตั้งค่า" จากเมนู
หน้าต่างโอเวอร์เลย์การตั้งค่าจะเปิดขึ้น ด้านซ้ายเป็นเมนูนำทาง จากแท็บ 'ทั่วไป' คุณสามารถเลือกได้ว่าจะให้ Teams เริ่มทำงานโดยอัตโนมัติเมื่อคุณเปิดพีซีของคุณ เมื่อคุณปิดตัวเลือกสำหรับ 'เริ่มทีมอัตโนมัติ' Teams จะไม่เริ่มทำงานโดยอัตโนมัติ และในครั้งแรกที่คุณคลิก 'แชท' หลังจากเปิดพีซีของคุณ การโหลดจะใช้เวลาสองสามวินาทีเนื่องจากแอปจะยังคงอยู่ เริ่มต้นขึ้น
หากต้องการแก้ไขการตั้งค่าการแจ้งเตือน ให้ไปที่ "การแจ้งเตือน" ตามค่าเริ่มต้น การแจ้งเตือนสำหรับแอปแชทและทีมจะมีการแสดงตัวอย่างข้อความ คุณสามารถปิดใช้งานได้โดยปิดสวิตช์ "แสดงตัวอย่างข้อความ"
หากต้องการจัดการวิธีรับการแจ้งเตือน ให้คลิกตัวเลือก "แก้ไข" ข้างแชท
ที่นี่ คุณสามารถตัดสินใจได้ว่าต้องการรับการแจ้งเตือนอะไรและอย่างไร ตัวอย่างเช่น ตามค่าเริ่มต้น การแจ้งเตือนสำหรับ @mentions จะถูกส่งผ่านแบนเนอร์เดสก์ท็อปและในฟีดกิจกรรมของคุณ แต่คุณสามารถจำกัดการแจ้งเตือนเหล่านั้นไว้เฉพาะในฟีดเท่านั้น คลิกเมนูแบบเลื่อนลงและเลือก 'แสดงในฟีดเท่านั้น' จากตัวเลือก
สำหรับข้อความ คุณสามารถรับการแจ้งเตือนเป็นแบนเนอร์หรือปิดโดยสิ้นเชิง
จากตัวเลือก "ลักษณะที่ปรากฏและการเข้าถึง" คุณสามารถเปลี่ยนธีมของ Teams ส่วนบุคคลและแอป Chat ได้ หรือคุณสามารถตั้งค่าให้เป็นไปตามธีมของระบบปฏิบัติการ
ไม่ว่าธีมที่แอป Teams Personal จะติดตาม แอป Chat จะเป็นไปตามความเหมาะสม
คุณยังสามารถตั้งค่าสถานะสำหรับผู้ติดต่อของคุณได้จากแอป Teams ไปที่ไอคอนโปรไฟล์ของคุณจากแถบชื่อเรื่อง
เมนูจะเปิดขึ้น หากต้องการเปลี่ยนสถานะความพร้อม เช่น ว่าง ออฟไลน์ ไม่อยู่ ฯลฯ ให้คลิกตัวเลือกสถานะปัจจุบัน ดังนั้น หากสถานะปัจจุบันของคุณถูกตั้งค่าเป็น 'ว่าง' ให้คลิกจากเมนู จากนั้นเลือกสถานะที่เหมาะสมจากเมนูย่อย
ในการตั้งค่าข้อความที่กำหนดเองสำหรับผู้ติดต่อของคุณ ให้เลือก 'ตั้งค่าข้อความสถานะ' จากตัวเลือกและป้อนข้อความของคุณ ผู้ติดต่อของคุณสามารถดูสถานะของคุณได้เมื่อพวกเขาวางเมาส์เหนือไอคอนโปรไฟล์ของคุณในแอปแชทและทีม คุณสามารถใช้เพื่อระบุว่าคุณไม่ว่างด้วยเหตุผลบางอย่าง เช่น และพวกเขาจะรู้ว่าทำไมคุณไม่ตอบกลับ
คุณยังสามารถออกจากระบบบัญชี Teams ได้จากที่นี่ คลิกตัวเลือก 'ออกจากระบบ' ที่มุมบนขวาของเมนู การดำเนินการนี้จะทำให้คุณออกจากระบบ Teams และแอป Chat จากนั้นคุณสามารถลงชื่อเข้าใช้ด้วยบัญชีอื่นหรือลงชื่อเข้าใช้บัญชีเดิมอีกครั้งเมื่อต้องการ
วิธีใช้แอป Microsoft Teams (ที่ทำงานหรือโรงเรียน) ใน Windows 11
Microsoft Teams for Work เป็นแอปการทำงานร่วมกันที่มีฟีเจอร์มากมาย เช่น ทีม แชนเนล การรวมแอปในแชนเนล และการแชทส่วนตัว แม้แต่แฮงเอาท์วิดีโอยังได้รับการออกแบบมาเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพสูงสุดในสภาพแวดล้อมระยะไกลด้วยคุณสมบัติต่างๆ เช่น การถอดเสียง บันทึกการประชุม ห้องกลุ่มย่อย การแชร์หน้าจอ ฯลฯ
หากต้องการใช้แอป Microsoft Teams Work หรือ School คุณต้องมีบัญชีองค์กรที่ได้รับจากที่ทำงานหรือโรงเรียนของคุณ หรือคุณสามารถใช้บัญชี Microsoft Teams Free ได้
หากคุณยังไม่มีแอป ให้ไปที่ microsoft.com และดาวน์โหลด Teams หรือเพียงคลิกที่นี่เพื่อลงจอดโดยตรงบนหน้าดาวน์โหลดของแอพ จากนั้นไปที่ส่วนดาวน์โหลดสำหรับเดสก์ท็อปแล้วคลิกปุ่ม "ดาวน์โหลดทีม" ใต้ทีมสำหรับที่ทำงานหรือโรงเรียน
เรียกใช้ไฟล์ที่ดาวน์โหลดเพื่อติดตั้งแอป Microsoft Teams Work หรือ School แอปจะติดตั้งเองโดยไม่มีขั้นตอนเพิ่มเติม จากนั้นลงชื่อเข้าใช้โดยใช้องค์กร โรงเรียน หรือบัญชี Microsoft Teams Free หากคุณไม่มีบัญชี คลิก 'สร้างบัญชี' เพื่อสร้างบัญชี Microsoft Teams ฟรี
ป้อนบัญชีอีเมลและรหัสผ่านของคุณ แล้วเลือก "สำหรับการทำงาน" เพื่อตั้งค่าบัญชีงาน Microsoft Teams Free เมื่อได้รับแจ้ง
จากนั้นป้อนชื่อ ชื่อองค์กร และประเทศหรือภูมิภาค แล้วคลิก 'ตั้งค่าทีม' เท่านี้คุณก็พร้อมแล้ว
การจัดการทีมและช่องทางใน Microsoft Teams
เมื่อคุณลงชื่อเข้าใช้แอป Microsoft Teams Work หรือ School แล้ว คุณจะเห็นว่ามีตัวเลือกเพิ่มเติมมากมายบนแถบนำทางทางด้านซ้าย นอกจากกิจกรรม การแชท และปฏิทิน คุณจะพบแท็บสำหรับทีม การโทร ไฟล์ และตัวเลือกในการเพิ่มแอป คุณยังสามารถเพิ่มแอพใดๆ ที่คุณใช้เป็นแท็บในแถบด้านข้างได้อีกด้วย
หากคุณกำลังใช้บัญชีองค์กรหรือโรงเรียน เป็นไปได้ว่าคุณเป็นส่วนหนึ่งของทีมอย่างน้อยหนึ่งทีมแล้ว คลิกปุ่ม 'ทีม' จากแถบนำทางเพื่อเข้าถึงทีมของคุณ หากองค์กรของคุณให้สิทธิ์การเข้าถึงแก่คุณ คุณสามารถสร้างทีมด้วยตัวเองได้
คลิกปุ่ม 'เข้าร่วมหรือสร้างทีม' ที่ด้านล่างของแผงทีม
จากนั้นคลิกปุ่ม 'สร้างทีม' เพื่อสร้างทีม คุณสามารถสร้างทีมใหม่ตั้งแต่ต้น ใช้กลุ่ม Microsoft 365 หรือเทมเพลต
คุณยังสามารถเข้าร่วมทีมได้ด้วยการค้นหาทีมโดยใช้ชื่อหรือป้อนรหัสหากคุณมีข้อมูลนั้น
ทีมงานยังมีช่องทาง แต่ละทีมจะมีแชนเนล 'ทั่วไป' ตามค่าเริ่มต้น แต่คุณสามารถสร้างช่องใหม่ได้ทุกเมื่อ ช่องต่างๆ ถูกสร้างขึ้นตามหัวข้อ แผนก กิจกรรม ฯลฯ ที่ทีมต้องจัดการแยกกัน คุณยังสามารถเพิ่มเฉพาะสมาชิกที่เลือกจากทีมแทนที่จะเพิ่มทุกคน ขึ้นอยู่กับความต้องการของคุณ
ในการสร้างช่อง คลิกไอคอน 'ตัวเลือกเพิ่มเติม' (เมนูสามจุด) ถัดจากชื่อทีมและเลือก 'เพิ่มช่อง' จากเมนู
จากนั้นป้อนชื่อช่อง คำอธิบาย (ไม่บังคับ) และเลือกว่าจะเปิดช่องให้ทุกคนในทีมหรือเลือกเฉพาะคน เช่น สร้างช่องส่วนตัว เมื่อคุณสร้างแชนเนลมาตรฐาน สมาชิกในทีมทุกคนจะสามารถเข้าถึงแชนเนลได้ตามค่าเริ่มต้น แต่คุณต้องเพิ่มสมาชิกในแชนเนลส่วนตัวโดยการเชิญพวกเขาแยกกัน
การใช้แท็บใน Microsoft Teams
แท็บใน Microsoft Teams for Work หรือ School ทำให้แตกต่างจาก Micorosft Teams Personal แม้ว่าการแชทจะมีแท็บไฟล์หรืองานใน Teams Personal แต่ก็ไม่ได้เข้าใกล้แท็บที่อาจเกิดขึ้นที่นี่ด้วยซ้ำ
แท็บคือหมวดหมู่ที่คุณเห็นถัดจากชื่อช่อง ทุกช่องจะมีแท็บ "โพสต์" เป็นค่าเริ่มต้น แท็บนี้เป็นสถานที่ที่การสื่อสารทั้งหมดเกิดขึ้นในช่องนั้น
แชนเนลและการแชทใน Microsoft Teams for Work หรือโรงเรียนยังมีแท็บไฟล์ที่คุณสามารถค้นหาไฟล์ทั้งหมดที่แชร์ในแชนเนลนั้นหรือแชทได้อย่างง่ายดาย แต่มันเป็นแอพที่ทำให้แท็บยอดเยี่ยมอย่างแท้จริง
นอกเหนือจากทีมและแชนเนลแล้ว แอปจำนวนนับไม่ถ้วนที่ Teams for Work นำเสนอคือสิ่งที่ทำให้เป็นสถานที่ที่สมบูรณ์แบบในการทำงานร่วมกันและทำสิ่งต่างๆ ให้เสร็จสิ้น ด้วยการผสานรวมแอพอย่างราบรื่น คุณสามารถใช้แอปเหล่านั้นเป็นการส่วนตัวหรือให้เป็นแท็บในแชนเนลและแชทส่วนตัวหรือแชทกลุ่ม เมื่อคุณเพิ่มแอปที่เข้ากันได้เป็นแท็บในช่องหรือแชท คุณจะสามารถทำงานร่วมกับสมาชิกในทีมคนอื่นๆ ในแอปได้ทันที
หากต้องการเพิ่มแอปเป็นแท็บในช่องหรือแชท ให้คลิกไอคอน '+' ถัดจากแท็บที่มีอยู่
จากนั้นให้ค้นหาแอปจากแอปที่ปรากฏขึ้นหรือไปที่ตัวเลือกการค้นหาสำหรับแอปที่คุณต้องการเพิ่ม ขั้นตอนถัดไปอาจแตกต่างกันไป ขึ้นอยู่กับแอป ทำตามคำแนะนำบนหน้าจอและคลิก 'บันทึก' เพื่อเพิ่มเป็นแท็บ
การใช้แอพใน Microsoft Teams
หากคุณไม่ต้องการเพิ่มแอปสำหรับการทำงานร่วมกัน แต่ต้องการเก็บไว้ใช้ส่วนตัวแทน ให้ไปที่บานหน้าต่างนำทางด้านซ้ายและคลิกไอคอนเมนูสามจุด
จากนั้น ค้นหาแอปที่คุณต้องการใช้แล้วคลิกปุ่ม 'เพิ่ม'
แอพจะถูกเพิ่มในแถบนำทางของคุณเพื่อการใช้งานส่วนตัวเท่านั้น
จากแถบนำทาง คุณยังสามารถไปที่ "แอป" เพื่อสำรวจแอปตามหมวดหมู่ใน Microsoft Teams
ทีมงานมีแอปเป็นพันๆ แอปจึงอาจดูล้นหลามเล็กน้อย คลิกแอปที่คุณต้องการเพิ่ม หากคุณเพียงแค่คลิกปุ่ม 'เพิ่ม' ปุ่มนั้นจะถูกเพิ่มลงในแถบนำทางเพื่อการใช้งานส่วนตัว
คลิกลูกศรชี้ลงข้างตัวเลือกเพิ่ม แล้วคุณจะพบวิธีอื่นๆ ในการใช้แอป คุณสามารถเพิ่มเป็นแท็บในแชนเนลทีมหรือแชทได้โดยตรงจากที่นี่
แอพบางตัวยังให้คุณเพิ่มพวกเขาในการประชุมที่กำหนดเวลาไว้ เพื่อให้พร้อมใช้งานเมื่อเริ่มการประชุม
การประชุมใน Microsoft Teams for Work
การประชุมใน Microsoft Teams for Work นั้นแตกต่างจาก Teams Personal เล็กน้อย เนื่องจากคุณสามารถมีสถานที่ต่างๆ ได้
โดยทั่วไป การประชุมมีสองประเภท: การประชุมแชนเนลและการประชุมส่วนตัว
การประชุมแชนเนลเกิดขึ้นในแชนเนลและเปิดให้ทุกคนที่เป็นส่วนหนึ่งของแชนเนลนั้น พวกเขาสามารถเข้าร่วมได้ตลอดเวลาและโฮสต์ไม่ต้องให้พวกเขาเข้ามา ในการเริ่มการประชุมในช่อง ให้เปิดช่องนั้นแล้วคลิกปุ่ม 'ประชุมทันที' ที่มุมบนขวาของหน้าจอ
คุณยังสามารถกำหนดเวลาการประชุมในแชนเนลได้โดยตรงจากแชนเนล คลิกลูกศรชี้ลงข้างปุ่ม "ประชุมทันที" แล้วเลือก "กำหนดเวลาการประชุม" จากตัวเลือกที่ปรากฏขึ้น
หน้าจอรายละเอียดการประชุมจะเปิดขึ้นโดยจะมีการเพิ่มช่องไว้แล้ว ป้อนรายละเอียดที่เหลือ เช่น ชื่อการประชุม วันที่และเวลา ผู้เข้าร่วมประชุมที่จำเป็น ฯลฯ แล้วคลิกปุ่ม 'ส่ง'
การอัปเดตสำหรับการประชุมตามกำหนดการจะโพสต์ลงในช่องและกิจกรรมจะปรากฏในปฏิทินของคุณด้วย
หากต้องการจัดการประชุมแบบส่วนตัว แบบกะทันหัน และตามกำหนดเวลา ให้ไปที่แท็บปฏิทินจากแผงการนำทางด้านซ้าย
สำหรับการประชุมอย่างกะทันหัน ให้คลิกปุ่ม "พบทันที"
หากต้องการกำหนดเวลาการประชุม ให้คลิกตัวเลือก "การประชุมใหม่" และกำหนดเวลาการประชุม
ในทั้งสองกรณี คุณจะต้องตัดสินใจว่าใครสามารถเป็นส่วนหนึ่งของการประชุมได้ และคนอื่นๆ ในทีมของคุณจะไม่รู้ด้วยซ้ำว่ามีการประชุมที่กำลังดำเนินการอยู่ ซึ่งต่างจากการประชุมแชนเนล
การใช้ Microsoft Teams ใน Windows 11 อาจทำให้สับสนได้ในแวบแรก แต่ก็ไม่ได้แตกต่างไปจาก Windows 10 ทั้งหมด โดยเฉพาะแอปส่วนบุคคลและแอปที่ทำงาน/โรงเรียนยังคงทำงานเหมือนเดิมแม้ว่าจะมีแอปแยกกันสองแอป