วิธีใช้แอป Tasks ใน Microsoft Teams

การจัดการงานของคุณทำได้ง่ายขึ้นมาก

Microsoft ประกาศแอป Tasks สำหรับ Microsoft Teams เมื่อปีที่แล้ว และสามารถพูดได้อย่างปลอดภัยว่าเป็นหนึ่งในแอปที่ผู้คนรอคอยอย่างใจจดใจจ่อ การติดตามงานต่างๆ ที่เราต้องดูแลตลอดทั้งวันหรือปลายสัปดาห์หรือปลายเดือนอาจเป็นเรื่องที่น่ากลัวจริงๆ แน่นอนว่ามีแอพต่าง ๆ สำหรับสิ่งนั้นใน Microsoft

แต่นั่นเป็นปัญหาอย่างแม่นยำ หรืออย่างน้อยก็เป็น แอพแยกจากกัน และคุณต้องสลับไปมาระหว่างหลายแอพเพื่อติดตามทุกสิ่ง เป็นการยากที่จะรักษาสติของคุณไว้ในขณะที่ทำอย่างนั้น แต่ด้วย Tasks Microsoft กำลังเปลี่ยนแปลงสิ่งนั้น

แอปงานนำความสามารถทั้งหมดของแอปติดตามความคืบหน้าและการจัดการงานแยกจากกันของ Microsoft มาไว้ในที่เดียว แอปงานใหม่จะรวมงานส่วนตัวของคุณจากสิ่งที่ต้องทำและงานที่แชร์จากแอป Planner ใน Microsoft Teams เพื่อให้คุณสามารถติดตามงานทั้งหมดของคุณได้จากที่เดียว

การเพิ่มงานใน Microsoft Teams

แอป Tasks เริ่มเปิดตัวเมื่อต้นปีนี้โดยแบ่งเป็นเฟสๆ และขณะนี้พร้อมใช้งานสำหรับทุกคนที่มีการสมัครใช้งาน Microsoft 365 ผู้ใช้ Microsoft Teams Free ไม่มีสิทธิ์เข้าถึงแอป

คุณสามารถเพิ่มแอปงานเป็นแอปทั้งระบบใน Microsoft Teams หรือเป็นแท็บในแชนเนลได้ เมื่อคุณเพิ่มงานเป็นแท็บในแชนเนล งานจะไม่รวมงานส่วนตัวของคุณจากสิ่งที่ต้องทำ

ก่อนเพิ่มแอปงานใน Microsoft Teams มีสิ่งหนึ่งที่ต้องจำไว้ คุณจะไม่พบแอปในชื่อ “Tasks” ปัจจุบัน คุณจะพบได้ภายใต้ชื่อ 'Planner'

ชื่อจะค่อยๆ เปลี่ยนเป็น 'Tasks by Planner and To-Do' ก่อนที่จะกลายเป็น 'Tasks' การเปลี่ยนแปลงในอดีตได้เริ่มต้นขึ้นแล้ว และผู้ใช้บางคนอาจพบแอปภายใต้ชื่อนั้นแทนที่จะเป็น "ผู้วางแผน" แต่ไม่ว่าจะชื่ออะไร ฟังก์ชันก็เหมือนกัน

หากต้องการใช้แอป Tasks ให้คลิกที่ตัวเลือก "แอปที่เพิ่มเพิ่มเติม" (สามจุด) บนแถบนำทางทางด้านซ้าย

จากนั้นคลิกที่แถบค้นหา "ค้นหาแอป" และค้นหา "ผู้วางแผน" คลิกที่แอปเพื่อเพิ่มลงในบัญชีรายชื่อ Microsoft Teams ของคุณ

หน้าต่างคำอธิบายแอปจะเปิดขึ้น คลิกปุ่ม 'เพิ่ม' เพื่อติดตั้งแอป

Planner (หรือ Tasks by Planner และ To Do ในบางกรณี) จะปรากฏบนแถบนำทาง คุณยังสามารถปักหมุดแอปบนแถบนำทางสำหรับการเข้าถึงในอนาคตได้อีกด้วย คลิกขวาที่แอปและเลือก 'ปักหมุด' จากเมนูตัวเลือก

การใช้งานใน Microsoft Teams

แอป Tasks บน Microsoft Teams จะแสดงงานของคุณในสองส่วน: 'งานของฉัน' และ 'แผนที่ใช้ร่วมกัน'

ส่วน "งานของฉัน" ประกอบด้วยรายการของคุณจากแอป Microsoft To-Do ตลอดจนงานใดๆ ที่คุณเพิ่มไว้ใน To Do และ Outlook นอกจากนี้ยังมีส่วนสำหรับ 'มอบหมายให้ฉัน' ที่แสดงงานใดๆ จากผู้วางแผนที่ได้รับมอบหมายให้คุณโดยเฉพาะ เพื่อให้คุณสามารถมีรายการงานที่มีประโยชน์ได้เสมอ

ส่วนแผนที่ใช้ร่วมกันประกอบด้วยงานหรือแผนจากแอป Planner ที่เพิ่มไปยัง Teams

ส่วน 'งานของฉัน' ยังรวมถึงหมวดหมู่ที่สำคัญและที่วางแผนไว้ หมวดหมู่สำคัญจะแสดงงานทั้งหมดที่คุณติดดาว ตั้งแต่สิ่งที่ต้องทำและงานที่มอบหมายให้คุณใน Planner

หมวดหมู่ที่วางแผนไว้จะแสดงงานทั้งหมดของคุณที่มีวันครบกำหนด ตั้งแต่ To Do และ Planner ที่ได้รับมอบหมายให้คุณ จัดเรียงตามวันที่เพื่อให้คุณสามารถติดตามตารางเวลาของคุณได้ นอกจากนี้ยังแสดงงานจากแผนที่ไม่ได้เป็นส่วนหนึ่งของทีมของคุณ แต่มีอยู่ในแอป Planner ดั้งเดิม

การสร้างงานใหม่

แอป Tasks ไม่ได้แสดงงานทั้งหมดของคุณจากแอปอื่นๆ เหล่านี้ คุณยังสามารถสร้างงานใหม่ได้

คลิกตัวเลือก 'รายการหรือแผนใหม่' ที่ด้านล่างของหน้าจอเพื่อสร้างรายการหรือแผนใหม่

หน้าต่างสำหรับสร้างงานใหม่จะปรากฏขึ้น ให้รายชื่อของคุณหรือวางแผนชื่อ จากนั้นไปที่เมนูแบบเลื่อนลงภายใต้ 'สร้างใน' และเลือกประเภทของงานที่จะเป็น เลือก 'งานของฉัน' หากคุณต้องการสร้างรายการส่วนตัวหรือชื่อทีม และแชนเนล หากคุณต้องการสร้างแผนที่ใช้ร่วมกัน

จากนั้นคลิกปุ่ม 'สร้าง'

หากต้องการสร้างงานใหม่ในรายการหรือแผนที่มีอยู่ ให้ไปที่รายการ/แผนนั้นก่อน สมมติว่าคุณต้องการสร้างงานส่วนตัวใหม่สำหรับ To-Do ไปที่ 'Tasks' ใต้ 'My Tasks'

จากนั้นคลิกที่ตัวเลือก 'เพิ่มงาน'

ป้อนชื่องาน และสถานะลำดับความสำคัญหรือวันที่ครบกำหนด หากมี และคลิกที่ปุ่ม 'ตกลง' (ไอคอนเครื่องหมายถูก) เพื่อบันทึกงาน

หากต้องการแก้ไขข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับงาน เช่น การเพิ่มคำอธิบายหรืองานย่อย ให้คลิกที่งาน

หน้าต่างแก้ไขจะเปิดขึ้น ไปที่ 'รายการตรวจสอบ' และเพิ่มงานย่อยสำหรับงานที่ระบุว่า 'เพิ่มรายการ'

ในทำนองเดียวกัน สำหรับงานแผนที่ใช้ร่วมกันใหม่ ไปที่ชื่อแผนและคลิกที่ตัวเลือก 'เพิ่มงาน' ความแตกต่างเพียงอย่างเดียวสำหรับงานใหม่ในแผนคือประเภทคอลัมน์ คุณสามารถป้อนรายละเอียดสำหรับหมวดหมู่ 'มอบหมายให้' และ 'ที่เก็บข้อมูล' เมื่อสร้างงานใหม่สำหรับนักวางแผน

กำลังดูงานของคุณ

งานที่ต้องทำสามารถดูได้เป็นรายการเท่านั้น แต่งาน Planner รองรับมุมมอง 4 ประเภท คุณสามารถแสดงงานของคุณในรูปแบบของรายการ กระดาน แผนภูมิ หรือกำหนดการ

โดยค่าเริ่มต้น มุมมอง 'รายการ' จะปรากฏให้เห็น

มุมมองบอร์ดจะแสดงงานทั้งหมดในรูปแบบของการ์ดบนกระดาน ซึ่งเป็นมุมมองเริ่มต้นในแอป Planner ดั้งเดิมใน Microsoft 365

มุมมองแผนภูมิจะแสดงสถิติทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับแผนในรูปแบบของแผนภูมิที่ทำให้มองเห็นได้ชัดเจนขึ้น ดังนั้นจึงง่ายต่อการติดตามข้อมูลทั้งหมด

และมุมมองกำหนดการจะแสดงงานทั้งหมดของคุณบนปฏิทิน ทำให้ง่ายต่อการติดตามกำหนดเวลาของคุณ

หากต้องการเปลี่ยนมุมมอง ให้คลิกตัวเลือกที่เกี่ยวข้องที่มุมขวาของแถบเครื่องมือเหนืองาน

การใช้ Tasks เป็น Tab

คุณยังสามารถเพิ่มงานเป็นแท็บในแชนเนลทีมได้อีกด้วย เมื่อเพิ่มลงในแชนเนล แอปจะไม่รวมงานส่วนตัวของคุณจากสิ่งที่ต้องทำ ด้วยแอป Tasks ในแชนเนล ทีมของคุณสามารถสร้างแผนร่วมกันและจัดระเบียบงานทั้งหมดไว้ในมือ

ไปที่ช่องที่คุณต้องการเพิ่มผู้วางแผนและคลิกที่ไอคอน '+' ที่ด้านบนเพื่อเพิ่มแท็บใหม่

ค้นหา 'Planner' จากแอพและคลิกที่มัน คุณสามารถสร้างแผนใหม่หรือเพิ่มแผนที่มีอยู่ได้ เลือกปุ่มตัวเลือกที่สอดคล้องกับตัวเลือกที่คุณต้องการ จากนั้นป้อนชื่อแผน (เพื่อสร้างแผนใหม่) หรือเลือกแผนที่มีอยู่จากเมนูดรอปดาวน์ จากนั้นคลิกตัวเลือก 'บันทึก'

แอป Tasks ใหม่ใน Microsoft Teams จะทำให้การจัดการงาน การทำงานเป็นทีมและเรื่องส่วนตัวเป็นเรื่องง่าย และในเดือนต่อๆ ไปจะเห็นแต่การปรับปรุงแอปเท่านั้น โดยจะมีการเพิ่มเติมเพิ่มเติม เช่น งานที่เกิดซ้ำ รายการวันของฉัน ฯลฯ ที่กำลังจะตามมาด้วย