วิธีใช้การติดตามการเปลี่ยนแปลงใน Excel

ใช้ฟีเจอร์ติดตามการเปลี่ยนแปลงใน Excel เพื่อทราบว่าใครเป็นผู้ทำการเปลี่ยนแปลงในเวิร์กบุ๊ก การเปลี่ยนแปลงที่พวกเขาทำ และไม่ว่าจะยอมรับหรือไม่

สมมติว่าคุณขอให้ใครสักคนตรวจทานหรือทำงานร่วมกันบนเวิร์กบุ๊ก Excel กับคุณ และคุณอาจต้องการติดตามการเปลี่ยนแปลง การแทรก และการลบที่ทำกับเวิร์กบุ๊กที่แชร์นั้น คุณสามารถทำได้ด้วยความช่วยเหลือของคุณลักษณะติดตามการเปลี่ยนแปลงของ Excel คุณสามารถระบุได้ว่าใครเป็นผู้ทำการเปลี่ยนแปลง และการเปลี่ยนแปลงใดที่พวกเขาทำกับเวิร์กชีต/เวิร์กบุ๊กที่แชร์ของคุณ

แผ่นงาน Excel จะไม่ถูกติดตามโดยค่าเริ่มต้น ดังนั้นคุณจะไม่ทราบว่ามีการเปลี่ยนแปลงอะไร ใครเป็นคนทำ หรือเมื่อใด แต่เมื่อเปิดใช้งานคุณลักษณะติดตามการเปลี่ยนแปลง Excel จะร่างการแก้ไขที่ทำโดยผู้ใช้ในเวิร์กบุ๊ก นี่คือคำแนะนำทีละขั้นตอนในการติดตามการเปลี่ยนแปลงใน Microsoft Excel

วิธีเปิดการติดตามการเปลี่ยนแปลงใน Excel

เมื่อคุณป้อนข้อมูลทั้งหมดในเวิร์กชีตเสร็จแล้ว ให้เปิดใช้งาน 'คุณลักษณะการติดตามการเปลี่ยนแปลง' ก่อนที่จะแชร์เวิร์กบุ๊ก Excel เพื่อตรวจสอบ หลังจากเสร็จสิ้นการตรวจทาน คุณสามารถเปรียบเทียบข้อมูลเดิมของคุณกับข้อมูลที่เปลี่ยนแปลง จากนั้นจึงเลือกยอมรับหรือปฏิเสธการเปลี่ยนแปลง จากนั้น คุณสามารถปิดการติดตามการเปลี่ยนแปลง

โปรดจำไว้ว่านี่เป็นฟีเจอร์ดั้งเดิมในทางเทคนิค ดังนั้นคุณจะไม่เห็นตัวเลือกการติดตามการเปลี่ยนแปลงใน Excel 2019 และ 365 คุณจะพบฟีเจอร์นี้ในแท็บรีวิวของ Excel 2016 และเวอร์ชันที่ต่ำกว่าเท่านั้น

หากต้องการเปิดการเปลี่ยนแปลงแทร็กใน Excel ให้ไปที่แท็บ "ตรวจสอบ" แล้วคลิก "ติดตามการเปลี่ยนแปลง" จากนั้นเลือก 'ไฮไลต์การเปลี่ยนแปลง' จากเมนูแบบเลื่อนลง

กล่องโต้ตอบไฮไลต์การเปลี่ยนแปลงจะเปิดขึ้น ในช่องทำเครื่องหมาย 'ติดตามการเปลี่ยนแปลงขณะแก้ไข'

ตอนนี้เรามีสามตัวเลือก เมื่อไหร่ ใคร และที่ไหน ช่อง 'เมื่อไหร่' ช่วยให้เราเลือกได้ว่าต้องการติดตามการเปลี่ยนแปลงเมื่อใด เลือกระหว่าง 'ตั้งแต่ฉันบันทึกล่าสุด ทั้งหมด ยังไม่ตรวจสอบ หรือตั้งแต่ วันที่ (วันที่ที่ระบุ)' ที่นี่เรากำลังเลือก 'ทั้งหมด' ในกล่องเมื่อ

และเรากำลังเลือก 'ทุกคน' ในฟิลด์ใคร คุณยังสามารถเลือกติดตามเฉพาะการเปลี่ยนแปลงที่ทำขึ้นโดยผู้ใช้บางคนหรือทุกคนได้ด้วยตัวเลือกนี้

หากคุณต้องการให้ติดตามการเปลี่ยนแปลงในแผ่นงานทั้งหมด ให้ปล่อยช่องนี้ว่างไว้โดยไม่ได้เลือก ทำเครื่องหมายที่ช่อง 'ไฮไลต์การเปลี่ยนแปลงบนหน้าจอ' แล้วคลิกปุ่ม 'ตกลง'

หรือ ถ้าคุณต้องการติดตามการเปลี่ยนแปลงในบางส่วนของแผ่นงานเท่านั้น คุณสามารถระบุช่วงของเซลล์ได้ คลิกที่กล่อง 'ที่ไหน' และเลือกช่วงของเซลล์ในแผ่นงาน จากนั้นคลิก 'ตกลง'

คลิก 'ตกลง' เพื่อบันทึกเวิร์กบุ๊ก

ถัดไป บนแท็บ 'ตรวจทาน' เลือกตัวเลือก 'แชร์สมุดงาน'

ในกล่องโต้ตอบแชร์เวิร์กบุ๊ก ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้เลือกกล่องกาเครื่องหมาย 'ใช้ฟีเจอร์เวิร์กบุ๊กที่แชร์แบบเก่าแทนการใช้ประสบการณ์การเขียนร่วมแบบใหม่' จากนั้นคลิก 'ตกลง'

สุดท้าย เลือก 'ปกป้องสมุดงานที่ใช้ร่วมกัน' บนแท็บตรวจทาน จะเปิดกล่องโต้ตอบป้องกันสมุดงานที่ใช้ร่วมกัน ในกล่องโต้ตอบป้องกันเวิร์กบุ๊กที่แชร์ ให้ทำเครื่องหมายที่ตัวเลือก 'การแชร์กับการเปลี่ยนแปลงแทร็ก' เพื่อป้องกันไม่ให้ใครก็ตามลบประวัติการติดตาม จากนั้นคลิก 'ตกลง'

หลังจากนั้นให้บันทึกไฟล์และแชร์สเปรดชีตของคุณให้ผู้ทำงานร่วมกันตรวจสอบ

วิธีดูและยอมรับหรือปฏิเสธการเปลี่ยนแปลง

หลังจากที่ผู้ทำงานร่วมกันทั้งหมดของคุณตรวจทานเวิร์กบุ๊กและทำการเปลี่ยนแปลงบางอย่างแล้ว คุณสามารถเลือกที่จะยอมรับหรือปฏิเสธการเปลี่ยนแปลงเหล่านั้นได้

ตอนนี้ หากมีการเปลี่ยนแปลงใดๆ ในสเปรดชีต สิ่งนี้จะแสดงด้วยเส้นขอบเซลล์ที่มีสีและสามเหลี่ยมเล็กๆ ที่มุมบนซ้ายของเซลล์

หากต้องการตรวจสอบรายละเอียด เพียงเลื่อนเคอร์เซอร์ไปไว้เหนือเซลล์โดยให้สามเหลี่ยมเล็กๆ อยู่ที่มุมซ้ายบน กล่องความคิดเห็นจะแสดงขึ้นพร้อมกับการเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้น ใครเป็นคนทำ และทำเมื่อใด หากผู้ตรวจทานหลายคนเปลี่ยนแปลงเวิร์กชีตของคุณ ผู้ตรวจทานแต่ละคนจะได้รับการกำหนดสีกล่องที่แตกต่างกัน

ไปที่แท็บ "ตรวจทาน" และเลือก "ติดตามการเปลี่ยนแปลง" จากกลุ่มการเปลี่ยนแปลง คราวนี้ ให้เลือกตัวเลือก 'ยอมรับหรือปฏิเสธการเปลี่ยนแปลง' จากเมนูแบบเลื่อนลง

ในกล่องโต้ตอบ 'เลือกการเปลี่ยนแปลงเพื่อยอมรับหรือปฏิเสธ' คลิก 'ตกลง' เพื่อดำเนินการต่อ

จากนั้นกล่องโต้ตอบ "ยอมรับหรือปฏิเสธการเปลี่ยนแปลง" จะเปิดขึ้น คุณสามารถยอมรับการเปลี่ยนแปลงทีละรายการ หรือยอมรับ/ปฏิเสธการเปลี่ยนแปลงทั้งหมดในครั้งเดียวได้ที่นี่ ที่นี่ การเปลี่ยนแปลงแรกที่พบในเวิร์กชีตจะปรากฏขึ้นก่อน ในกรณีของเรา การเปลี่ยนแปลงครั้งแรกที่พบคือค่าของเซลล์ B11 เปลี่ยนจาก 16.99 เป็น 17.99 เมื่อคุณยอมรับหรือปฏิเสธการเปลี่ยนแปลงครั้งต่อไปจะโหลดขึ้นในครั้งต่อไป

เมื่อคลิก 'ยอมรับ' การเปลี่ยนแปลงที่ทำขึ้นจะถูกนำไปใช้กับเวิร์กชีตของคุณ หากคุณ 'ปฏิเสธ' การเปลี่ยนแปลงจะถูกยกเลิก

การสร้างไฟล์แยกเพื่อแสดงรายการประวัติการเปลี่ยนแปลง

แทนที่จะเห็นการเปลี่ยนแปลงในเวิร์กชีตเดียวกัน คุณยังสามารถดูรายการการเปลี่ยนแปลงในเวิร์กชีตแยกต่างหากที่ชื่อว่า "ประวัติ" ได้อีกด้วย แผ่นประวัติจะแสดงทุกรายละเอียดเกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลงที่ทำขึ้น

หากต้องการดูประวัติ ให้เลือก "ติดตามการเปลี่ยนแปลง" จากแท็บ "ตรวจสอบ" แล้วคลิก "ไฮไลต์การเปลี่ยนแปลง" จากเมนูแบบเลื่อนลง

ในกล่องโต้ตอบไฮไลต์การเปลี่ยนแปลง ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้ทำเครื่องหมายในช่อง 'รายการการเปลี่ยนแปลงในแผ่นงานใหม่' ที่ด้านล่างก่อนคลิก 'ตกลง'

นี้จะสร้างแผ่นงานใหม่ที่เรียกว่า 'ประวัติ' ซึ่งจะแสดงรายการทุกรายละเอียดเกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลงที่ทำกับสมุดงาน

เพียงบันทึกไฟล์อีกครั้งเพื่อลบแผ่นประวัติออกจากสมุดงาน

วิธีปิดการติดตามการเปลี่ยนแปลงใน Excel

หลังจากที่คุณเสร็จสิ้นการตรวจทานแล้ว คุณสามารถปิดคุณลักษณะการติดตามการเปลี่ยนแปลงในเวิร์กบุ๊กได้ การดำเนินการนี้จะลบรายละเอียดที่ติดตามทั้งหมด (ไฮไลต์ในเซลล์) และจะหยุดติดตามการเปลี่ยนแปลงใดๆ ในเวิร์กบุ๊กของคุณ

คุณต้องยกเลิกการป้องกันเวิร์กบุ๊กก่อนจึงจะสามารถปิดการติดตามการเปลี่ยนแปลงได้ ในการทำเช่นนั้น เพียงคลิกตัวเลือก 'ยกเลิกการป้องกันสมุดงานที่ใช้ร่วมกัน' ใต้แท็บ 'ตรวจสอบ'

หากต้องการปิดการเปลี่ยนแปลงแทร็ก ให้ไปที่แท็บ "ตรวจสอบ" แล้วเลือกติดตามการเปลี่ยนแปลง > ไฮไลต์การเปลี่ยนแปลง

ในกล่องโต้ตอบไฮไลต์การเปลี่ยนแปลง ให้ล้างกล่องที่อยู่ถัดจาก "ติดตามการเปลี่ยนแปลงขณะแก้ไข" จากนั้นคลิก "ตกลง"

ฟีเจอร์ติดตามการเปลี่ยนแปลงใน Excel ถูกปิดอยู่ในขณะนี้