เมื่อคุณทำงานกับข้อมูลปริมาณมาก การติดตามข้อมูลจะหายไปได้ง่ายและเห็นว่าข้อมูลเหล่านั้นปรากฏขึ้นหลายครั้งในตาราง สำเนาบางรายการถูกวางไว้โดยเจตนาในขณะที่บางรายการมีข้อผิดพลาด ไม่ว่าในกรณีใด คุณอาจต้องการให้รายการซ้ำเหล่านี้ถูกเน้นให้คุณเห็นโดยอัตโนมัติ
การค้นหาเซลล์ที่ซ้ำกันในสเปรดชีตขนาดเล็กทำได้ง่าย แต่เมื่อต้องจัดการกับชุดข้อมูลขนาดใหญ่และซับซ้อน การทำด้วยตนเองอาจเป็นเรื่องยากทีเดียว โชคดีที่มีเครื่องมือในตัวใน Excel ที่ให้คุณเน้นค่าที่ซ้ำกัน ในบทช่วยสอนนี้ เราจะแสดงวิธีการเน้นข้อมูลที่ซ้ำกันด้วยคุณลักษณะการจัดรูปแบบตามเงื่อนไขใน Excel
เน้นรายการที่ซ้ำกันด้วยการจัดรูปแบบตามเงื่อนไขใน Excel โดยทั่วไป คุณอาจต้องการค้นหารายการที่ซ้ำกันใน Excel เนื่องจากมีรายการซ้ำมากกว่าปกติโดยไม่ได้ตั้งใจ และควรถูกลบหรือรายการซ้ำมีความสำคัญสำหรับการวิเคราะห์และควรเน้นใน Excel
มีสองวิธีในการค้นหาค่าที่ซ้ำกันด้วยการจัดรูปแบบตามเงื่อนไขใน Excel พวกเขาคือ:
- เน้นรายการซ้ำโดยใช้กฎค่าที่ซ้ำกัน
- เน้นรายการที่ซ้ำกันโดยใช้สูตรที่กำหนดเองของ Excel (COUNTIF และ COUNTIFS)
เน้นรายการซ้ำโดยใช้กฎมูลค่าที่ซ้ำกัน
สมมติว่าเรามีชุดข้อมูลนี้:
ขั้นแรก เลือกช่วงของเซลล์ที่มีค่าที่ซ้ำกัน จากนั้นไปที่แท็บ "หน้าแรก" คลิก "การจัดรูปแบบตามเงื่อนไข" ในส่วนสไตล์ของริบบิ้น ในเมนูแบบเลื่อนลง ให้เลื่อนเคอร์เซอร์ไปที่ตัวเลือกแรกสำหรับ "ไฮไลต์กฎของเซลล์" และรายการกฎจะแสดงขึ้นในกล่องป๊อปอัปอีกครั้ง เลือกตัวเลือก 'ค่าที่ซ้ำกัน' ที่นี่
เมื่อคุณคลิกที่ Duplicate Values กล่องโต้ตอบ Duplicate Values จะปรากฏขึ้น ที่นี่คุณสามารถเลือกประเภทการจัดรูปแบบสำหรับค่าที่ซ้ำกัน คุณสามารถเลือกจากสีเพื่อเติมเฉพาะเซลล์ สำหรับฟอนต์ เป็นเส้นขอบ หรือรูปแบบที่กำหนดเองได้หากต้องการ จากนั้นคลิก 'ตกลง' เพื่อปิดกล่องโต้ตอบ
ที่นี่ เรากำลังเลือก 'เติมสีเขียวด้วยข้อความสีเขียวเข้ม' สำหรับตัวอย่างของเรา
เมื่อคุณเลือกประเภทการจัดรูปแบบแล้ว ระบบจะเน้นค่าที่ซ้ำกันทั้งหมดในช่วงที่เลือกดังที่แสดงด้านล่าง
ไฮไลท์ ซ้ำ Uร้องเพลงสูตร COUNTIF
อีกวิธีหนึ่งในการเน้นค่าที่ซ้ำกันคือการใช้การจัดรูปแบบตามเงื่อนไขด้วยสูตร COUNTIF อย่างง่ายในคอลัมน์เดียวหรือข้ามหลายคอลัมน์
เลือกช่วงข้อมูลที่คุณต้องการเน้นรายการที่ซ้ำกัน จากนั้นบนแท็บ 'หน้าแรก' และคลิกที่ตัวเลือก 'การจัดรูปแบบตามเงื่อนไข' ในเมนูแบบเลื่อนลง ให้คลิกที่ตัวเลือก 'กฎใหม่'
ซึ่งจะเป็นการเปิดกล่องโต้ตอบกฎการจัดรูปแบบใหม่
ในกล่องโต้ตอบกฎการจัดรูปแบบใหม่ ให้เลือกตัวเลือก 'ใช้สูตรเพื่อกำหนดเซลล์ที่จะจัดรูปแบบ' ใต้กล่องรายการ เลือกประเภทกฎ จากนั้นป้อนสูตร COUNTIF ต่อไปนี้เพื่อนับรายการที่ซ้ำกัน
=COUNTIF($A$1:$C$11,A1)>1
จากนั้นคลิกปุ่ม 'รูปแบบ' เพื่อไปที่กล่องโต้ตอบจัดรูปแบบเซลล์ ในกล่องโต้ตอบจัดรูปแบบเซลล์ คุณสามารถเลือกสีเติมจากจานสีเพื่อเน้นเซลล์แล้วคลิก 'ตกลง' ที่นี่เรากำลังเลือกสีเติมสีน้ำเงินเพื่อจัดรูปแบบรายการที่ซ้ำกัน
จากนั้นคลิก 'ตกลง' อีกครั้งเพื่อปิดกล่องโต้ตอบ สูตรจะเน้นค่าของเซลล์ทั้งหมดที่ปรากฏมากกว่าหนึ่งครั้ง
ป้อนสูตรสำหรับเซลล์ด้านซ้ายบนในช่วงที่เลือกเสมอ (A1:C11) Excel จะคัดลอกสูตรไปยังเซลล์อื่นโดยอัตโนมัติ
คุณยังสามารถกำหนดกฎได้ตามที่คุณต้องการ ตัวอย่างเช่น หากคุณต้องการค้นหาค่าที่ปรากฏเพียงสองครั้งในตาราง ให้ป้อนสูตรนี้แทน (ในกล่องโต้ตอบกฎการจัดรูปแบบใหม่):
=COUNTIF($A$1:$C$11,A1)=2ผลลัพธ์:
บางครั้งคุณอาจต้องการดูเฉพาะรายการที่ซ้ำกันและกรองค่าที่ไม่ซ้ำออก ในการดำเนินการนี้ ให้เลือกช่วง ไปที่แท็บหน้าแรก คลิกตัวเลือก 'จัดเรียงและกรอง' ที่มุมบนขวาของ excel แล้วเลือกตัวเลือก 'ตัวกรอง'
เซลล์แรกของทุกคอลัมน์จะแสดงเมนูแบบเลื่อนลงซึ่งคุณสามารถกำหนดเกณฑ์ตัวกรองได้ คลิกเมนูแบบเลื่อนลงในเซลล์แรกของคอลัมน์และเลือก 'กรองตามสี' จากนั้นเลือกสีน้ำเงิน
ตอนนี้ คุณจะเห็นเฉพาะเซลล์ที่เน้นสี และคุณสามารถทำทุกอย่างที่ต้องการกับเซลล์เหล่านั้นได้
ค้นหาและเน้นแถวที่ซ้ำกันใน Excel โดยใช้สูตร COUNTIFS
หากคุณต้องการค้นหาและเน้นแถวที่ซ้ำกันใน Excel ให้ใช้ COUNTIFS แทน COUNTIF
เลือกช่วง ไปที่แท็บ "หน้าแรก" แล้วคลิก "การจัดรูปแบบตามเงื่อนไขในกลุ่มสไตล์ ในเมนูแบบเลื่อนลง ให้คลิกที่ตัวเลือก 'กฎใหม่'
ในกล่องโต้ตอบกฎการจัดรูปแบบใหม่ ให้เลือกตัวเลือก 'ใช้สูตรเพื่อกำหนดเซลล์ที่จะจัดรูปแบบ' ใต้กล่องรายการ เลือกประเภทกฎ จากนั้นป้อนสูตร COUNTIFS ด้านล่าง:
=COUNTIFS($A$1:$A$20,$A1,$B$1:$B$20,$B1,$C$1:$C$20,$C1)>1ในสูตรข้างต้น ช่วง A1:A20 หมายถึงคอลัมน์ A B1:B20 หมายถึงคอลัมน์ B และ C1:C20 หมายถึงคอลัมน์ C สูตรจะนับจำนวนแถวตามเกณฑ์หลายเกณฑ์ (A1, B2 และ C1) .
จากนั้นคลิกปุ่ม 'รูปแบบ' เพื่อเลือกรูปแบบการจัดรูปแบบและคลิก 'ตกลง'
ตอนนี้ Excel จะเน้นเฉพาะแถวที่ซ้ำกันดังที่แสดงด้านล่าง
แค่นั้นแหละ.