วิธีการตั้งค่าและใช้งาน Microsoft Teams ฟรี

สถานที่ทำงานห่างจากสำนักงาน

Microsoft Teams เป็นแพลตฟอร์มการทำงานร่วมกันที่ช่วยให้ทีมสามารถทำงานร่วมกันและแบ่งปันข้อมูลในพื้นที่ส่วนกลางได้ เป็นเครื่องมือที่สมบูรณ์แบบสำหรับทีมที่แยกย้ายกันไปทั่วโลกหรือจากระยะไกล ด้วยฟีเจอร์ต่างๆ เช่น การแชทในที่ทำงาน พื้นที่จัดเก็บไฟล์ การประชุมทางวิดีโอ และการรวมแอพ ทีมของคุณสามารถทำงานร่วมกันในพื้นที่ทำงานที่ใช้ร่วมกันเพียงแห่งเดียว

โดยเฉพาะตอนนี้ กับคนที่ทำงานจากที่บ้าน แพลตฟอร์มแบบนี้คือสิ่งที่โลกต้องการอย่างแท้จริง คุณสามารถใช้ Microsoft Teams ได้ฟรีด้วยเวอร์ชัน 'Microsoft Teams Free' มันมีแอพเดสก์ท็อปสำหรับ Windows, Mac และ Linux, เว็บแอพ และแอพ Android และ iOS เช่นกัน ดังนั้นผู้ใช้จึงสามารถทำงานได้อย่างง่ายดายจากทุกที่

วิธีการตั้งค่า Microsoft Teams

ไปที่ team.microsoft.com แล้วป้อนที่อยู่อีเมลของคุณเพื่อสร้างบัญชี Microsoft Teams หากคุณมีบัญชี Microsoft อยู่แล้ว คุณสามารถใช้อีเมลนั้นได้

จากนั้นในหน้า 'คุณต้องการใช้ทีมอย่างไร' คุณจะมีสามตัวเลือก: สำหรับโรงเรียน สำหรับเพื่อนและครอบครัว สำหรับการทำงาน. คุณสามารถเลือกตัวเลือกที่เหมาะสมกับคุณที่สุด ในการตั้งค่า Teams สำหรับองค์กรของคุณ ให้เลือก 'สำหรับการทำงาน' และคลิกที่ 'ถัดไป'

จากนั้น คุณต้องลงชื่อเข้าใช้ด้วยบัญชี Microsoft ของคุณ หากคุณไม่มีบัญชี Microsoft คุณสามารถสร้างได้โดยใช้ที่อยู่อีเมลที่คุณป้อนไว้ก่อนหน้านี้ ตอนนี้ ป้อนชื่อและนามสกุลของคุณ และชื่อองค์กรของคุณ ประเทศ/ภูมิภาคของคุณจะถูกเลือกไว้แล้ว คลิกที่ 'ตั้งค่าทีม'

Teams จะเริ่มสร้างองค์กรของคุณใน Teams อาจใช้เวลาสักครู่

เมื่อตั้งค่า Teams สำหรับองค์กรของคุณแล้ว ระบบจะขอให้คุณ "ดาวน์โหลดแอป Windows" หรือ "ใช้เว็บแอปแทน" คุณสามารถเลือกตัวเลือกใดก็ได้ แต่การดาวน์โหลดแอปเดสก์ท็อปจะดีกว่าถ้าคุณต้องใช้มันเป็นประจำ นอกจากนี้ คุณลักษณะบางอย่าง เช่น 'การแชร์หน้าจอ' ทำงานได้ดีกว่าในแอปเดสก์ท็อปเมื่อเทียบกับเว็บแอปของ Teams

ไม่ว่าคุณจะเปิด Teams ในแอปเดสก์ท็อปหรือเว็บแอป อินเทอร์เฟซและฟังก์ชันส่วนใหญ่จะเหมือนกัน

วิธีเชิญคนเข้าสู่องค์กรของคุณในทีม

คุณจะได้รับอีเมลจาก Microsoft Teams พร้อมลิงก์สำหรับแชร์กับบุคคล Teams จะแสดงลิงก์ให้คุณเห็นเมื่อคุณเปิดบัญชี Teams เป็นครั้งแรก คุณสามารถเข้าถึงลิงก์นี้ได้ทุกเมื่อจากแอป Teams ด้วย ส่งต่อลิงก์นี้ไปยังเพื่อนร่วมงานและเพื่อนร่วมทีมของคุณ และเมื่อพวกเขาใช้งาน คุณจะได้รับคำขอให้เข้าร่วมองค์กรของคุณ

ในการอนุมัติคำขอให้เพื่อนร่วมทีมเข้าร่วมองค์กรของคุณ ให้เปิดแอป Teams (เดสก์ท็อปหรือเว็บ) แล้วไปที่ตัวเลือก 'เชิญบุคคล'

จากนั้นคลิกที่ตัวเลือก 'คำขอที่รอดำเนินการ' เพื่อเปิดหน้าคำขอและคำเชิญที่รอดำเนินการ

คลิกที่ปุ่ม 'อนุมัติ' ถัดจากคำขอของเพื่อนร่วมงานของคุณ

คุณยังสามารถเชิญบุคคลโดยใช้อีเมลหรือจากรายชื่อผู้ติดต่อของคุณได้ ในแอป Teams ให้คลิกที่ตัวเลือก 'เชิญบุคคล' หน้าจอถัดไปจะเปิดขึ้นโดยแสดงวิธีการเชิญบุคคลอื่นทั้งหมด คลิกที่ 'เชิญทางอีเมล' เพื่อส่งคำเชิญโดยใช้ที่อยู่อีเมลหากคุณทราบที่อยู่อีเมลของเพื่อนร่วมทีมของคุณ

ป้อนที่อยู่อีเมลของเพื่อนร่วมงานและคลิกที่ปุ่ม 'ส่งคำเชิญ' คำเชิญที่คุณส่งผ่านอีเมลจะแสดงอยู่ในส่วน "คำเชิญที่รอดำเนินการ"

เพื่อนร่วมงานของคุณจะได้รับอีเมลเพื่อเข้าร่วมองค์กร เมื่อพวกเขาคลิกที่ปุ่ม "เข้าร่วมทีม" ในอีเมล พวกเขาจะถูกเปลี่ยนเส้นทางไปยัง Microsoft Teams หากพวกเขาไม่มีบัญชี Teams พวกเขาสามารถสร้างบัญชีจากลิงก์เดียวกันได้ และพวกเขาจะกลายเป็นส่วนหนึ่งขององค์กรของคุณใน Microsoft Teams

วิธีใช้ Microsoft Teams

เปิดแอป Microsoft Teams แล้วคลิก "ทีม" บนแถบเครื่องมือด้านซ้าย นี่คือรายชื่อทีมทั้งหมดที่คุณเป็นส่วนหนึ่ง

การสร้างทีม

คุณสามารถสร้างทีมเพิ่มเติมหรือเข้าร่วมทีมอื่นๆ จากแอป Teams คลิกตัวเลือก "ทีม" ทางด้านซ้าย จากนั้นคลิกตัวเลือก "เข้าร่วมหรือสร้างทีม" ที่ด้านล่างของหน้าจอ

คลิกที่ปุ่ม "สร้างทีม" เพื่อสร้างทีมใหม่หรือไปที่ตัวเลือก "ค้นหาทีม" เพื่อเข้าร่วมทีม

ผู้จัดการทีม

คุณสามารถจัดการทีมได้โดยคลิกที่ตัวเลือก "เพิ่มเติม" ถัดจากชื่อทีมและเลือกตัวเลือก "จัดการทีม" ตัวเลือกที่ใช้ได้สำหรับการจัดการแตกต่างกันไปสำหรับเจ้าของและสมาชิก

หน้าจอ 'จัดการทีม' ช่วยให้คุณจัดการทุกด้านที่เกี่ยวข้องกับทีมได้จากที่เดียว คุณสามารถจัดการสมาชิก เพิ่มสมาชิก สร้างช่องและแอปใหม่ และจัดการสิทธิ์ได้จากที่นี่

เจ้าของยังสามารถสร้างสมาชิกคนอื่น ๆ ของเจ้าของทีมได้ดังนั้นจึงให้สิทธิ์ผู้ดูแลระบบแก่พวกเขา คลิกที่ 'สมาชิก' ถัดจากชื่อสมาชิกและเลือก 'เจ้าของ' จากเมนูแบบเลื่อนลง

การใช้ช่องทีม

ทีมประกอบด้วยช่อง แชนเนล 'ทั่วไป' จะแสดงตามค่าเริ่มต้นในทุกทีม คุณสามารถสร้างช่องจำนวนเท่าใดก็ได้ที่ต้องการโดยคลิกปุ่ม "สร้างช่องเพิ่มเติม" ในช่องทางทั่วไป

คุณยังสามารถสร้างช่องใหม่ได้โดยคลิกที่ตัวเลือก 'เพิ่มเติม' (สามจุด) ถัดจากชื่อทีม และคลิกที่ 'เพิ่มช่อง'

สามารถสร้างแชนเนลตามหัวข้อ แผนก หรือการจัดประเภทอื่นๆ ทุกคนในทีมสามารถเข้าถึงช่องทางใหม่ (มาตรฐาน) หรือเฉพาะกลุ่มบุคคล (ส่วนตัว) จากตัวเลือก 'ความเป็นส่วนตัว'

ช่องเป็นที่ที่งานจริงเสร็จสิ้น คุณสามารถสื่อสารกับทีม แชร์ไฟล์ และจัดการประชุมได้

การจัดการแท็บในช่องของทีม

ช่องมี 'แท็บ' ที่ด้านบน แท็บคือลิงก์ด่วนไปยังไฟล์ แอป และบริการของคุณ ช่องใด ๆ มีสามแท็บตามค่าเริ่มต้น: โพสต์ ไฟล์ Wiki คุณสามารถเพิ่มแท็บจำนวนเท่าใดก็ได้ในช่อง คลิกที่ไอคอน '+' เพื่อเพิ่มแท็บ

คุณยังสามารถเปลี่ยนชื่อหรือลบแท็บ Wiki ได้ หากต้องการเปลี่ยนชื่อหรือลบออก ให้ไปที่แท็บแล้วคลิกลูกศรข้างๆ เมนูแบบเลื่อนลงจะแสดงตัวเลือก 'เปลี่ยนชื่อ' และ 'ลบ'

เพื่อนร่วมทีมทุกคนสามารถแก้ไขไฟล์ที่แชร์ในโพสต์ของแชนเนลได้พร้อมๆ กัน และยังแชร์ความคิดกับทีมขณะแก้ไขไฟล์ได้อีกด้วย คลิกที่ตัวเลือก 'เพิ่มเติม' (จุดสามจุด) ถัดจากไฟล์ที่แชร์ จากนั้นเลือก 'แก้ไขในทีม'

หากต้องการดูไฟล์ทั้งหมดที่แชร์ในช่อง ให้ไปที่แท็บ "ไฟล์" หากต้องการดูไฟล์ทั้งหมดที่แชร์ระหว่างทีม ให้เลือก "ไฟล์" ทางด้านซ้าย

แชทเป็นกลุ่มหรือส่วนตัว

คุณสามารถพูดคุยกับบุคคลหรือกลุ่มเป็นการส่วนตัว ไปที่ 'แชท' ทางด้านซ้ายและคลิกที่ปุ่ม 'แชทใหม่' แล้วพิมพ์ชื่อเพื่อเริ่มการสนทนา

การโทรด้วยเสียงและวิดีโอ

คุณยังสามารถโทรออกด้วยเสียงและวิดีโอคอลกับบุคคลและกลุ่มจาก Teams จากตัวเลือก 'การโทร' ทางด้านซ้าย คุณสามารถเพิ่มสมาชิกใน Speed ​​​​Dial เพื่อการเข้าถึงอย่างรวดเร็ว เวอร์ชันฟรียังรองรับตัวเลือกการแชร์หน้าจอและการเบลอพื้นหลังในแฮงเอาท์วิดีโอ

การรวมแอพและบริการเข้ากับ Microsoft Teams

แอปและบริการที่ผสานรวมต่างๆ สามารถเข้าถึงได้จากตัวเลือก "แอป" ทางด้านซ้าย คุณยังสามารถเพิ่มแอปเหล่านี้เป็นแท็บในแชนเนลทีม

แอปใดๆ ที่คุณเพิ่มลงใน Teams จะพร้อมใช้งานภายใต้ตัวเลือก 'เพิ่มเติม' (สามจุด) ทางด้านซ้าย

บทสรุป

Microsoft Teams เป็นแพลตฟอร์มการทำงานร่วมกันที่ยอดเยี่ยมสำหรับทีมเพื่อให้ทำงานได้อย่างราบรื่น คุณสามารถสื่อสาร แชร์ไฟล์ ใช้แอพที่ผสานรวมกับเพื่อนร่วมทีมของคุณเพื่อทำงานอย่างมีประสิทธิภาพจากทุกที่ในโลก เวอร์ชันฟรีมีคุณสมบัติที่ยอดเยี่ยมมากมาย แต่ผู้ใช้ยังสามารถอัปเกรดเป็นเวอร์ชันที่ต้องชำระเงินซึ่งมีคุณลักษณะอีกมากมาย