แปลงเอกสาร Word เป็นงานนำเสนอ PowerPoint ได้อย่างง่ายดายด้วยการจัดรูปแบบเอกสารด้วยหัวเรื่องที่เหมาะสมเพื่อสร้างสไลด์แยกจากกันในงานนำเสนอโดยอัตโนมัติ
หากคุณลงทุนมหาศาลใน Microsoft Office และใช้เพื่อวัตถุประสงค์ส่วนตัวและเพื่อการทำงาน คุณอาจต้องแปลงเอกสารจากรูปแบบหนึ่งเป็นอีกรูปแบบหนึ่ง หนึ่งในการแปลงที่ผู้ใช้ทั่วไปมักใช้คือเอกสาร Word เป็นงานนำเสนอ PowerPoint
คัดลอก/วางเนื้อหาของเอกสารในงานนำเสนอไม่สามารถทำได้หากเอกสารมีความยาว นอกจากนี้ ด้วยคุณลักษณะการแปลงที่ฝังลงใน Microsoft Word ได้โดยตรง ความจำเป็นในการใช้แนวคิดที่ล้าสมัยดังกล่าวจะปฏิเสธ คุณลักษณะในการแปลงใช้ปัญญาประดิษฐ์สำหรับงานและมีประสิทธิภาพสูง
การเตรียมเอกสารเพื่อแปลงเป็นการนำเสนอ
การแปลงนั้นค่อนข้างง่าย เนื่องจากคุณทราบถึงการจัดรูปแบบพื้นฐาน สิ่งที่คุณต้องทำคือจัดรูปแบบข้อความโดยใช้ตัวเลือกหัวเรื่องต่างๆ ที่มีอยู่ใน Microsoft Word
ขั้นตอนการแปลงจะใช้หัวเรื่องในเอกสาร Word ของคุณและสร้างสไลด์แยกจากกันในงานนำเสนอ PowerPoint
เนื่องจากเรากำลังพูดถึงพื้นฐานของหัวข้อ เราจะใช้เฉพาะ "หัวเรื่อง 1" สำหรับชื่อเรื่องของสไลด์ในงานนำเสนอที่แปลงแล้ว และ "ส่วนหัว 2" เป็นเนื้อหาสไลด์ ในทำนองเดียวกัน คุณสามารถใช้ตัวเลือกอื่นๆ ที่มีในส่วน 'สไตล์' ของ Word เพื่อเพิ่มความชัดเจนและคุณภาพของงานนำเสนอ
ในการจัดรูปแบบชื่อ ให้ไฮไลต์แล้วเลือก "หัวเรื่อง 1" จากส่วน "รูปแบบ" ที่ด้านบน จำไว้ว่าสิ่งนี้จะถูกใช้เป็นชื่อสไลด์ในงานนำเสนอ PowerPoint หลังจากแปลงแล้ว
สำหรับข้อความใต้หัวเรื่อง คุณสามารถใช้ตัวเลือกหัวเรื่องอื่นๆ ได้ อีกครั้ง เน้นเนื้อหาภายใต้หัวข้อและเลือก 'หัวเรื่อง 2' เนื่องจากสิ่งนี้จะซ้อนอยู่ใต้หัวเรื่อง 1 ที่เราเคยใช้ กระบวนการแปลงจะใส่เป็นเนื้อหาสไลด์สำหรับหัวเรื่อง
คุณสามารถจัดรูปแบบส่วนที่เหลือของเอกสารได้เช่นเดียวกันและทำให้อ่านได้และพร้อมสำหรับการแปลง
หลังจากที่คุณจัดรูปแบบข้อความแล้ว สีข้อความจะเปลี่ยนเป็นสีน้ำเงิน ซึ่งสามารถเปลี่ยนแปลงได้ในภายหลัง โดยใช้ตัวเลือกธีมใน Word
หากต้องการเปลี่ยนธีม ให้ไปที่แท็บ "ออกแบบ" ที่ด้านบน จากนั้นเลือกการจัดรูปแบบเอกสารที่เหมาะสมจากตัวเลือกในรายการ
ในกรณีนี้ เราใช้ 'พื้นฐาน (มีสไตล์)' และตอนนี้ข้อความดูเป็นสีเขียวซึ่งน่าดึงดูดและเพิ่มความน่าดึงดูดใจในการนำเสนอ
การแปลงเอกสาร Word เป็นการนำเสนอ
มีสองวิธีในการแปลงเอกสารของคุณเป็นงานนำเสนอ ผ่าน Microsoft Word หรือผ่าน Microsoft PowerPoint อย่างไรก็ตาม สำหรับทั้งสองวิธี คุณจะต้องจัดรูปแบบข้อความในหัวเรื่อง (สำหรับชื่อสไลด์) และโครงสร้างหัวเรื่องย่อย (สำหรับเนื้อหาสไลด์) ในเอกสารเพื่อให้สามารถแปลงได้
การแปลงไฟล์ด้วย Microsoft Word
หลังจากที่คุณจัดรูปแบบเอกสารแล้ว คุณจะต้องเพิ่มตัวเลือกในการแปลงเอกสารเป็นงานนำเสนอในแถบเครื่องมือของแอป หากไม่ได้เปิดใช้งานอยู่ในขณะนี้ ซึ่งจะถูกเพิ่มที่ด้านบนของ Microsoft Word
คลิกที่เมนู 'ไฟล์' ที่มุมบนซ้ายเพื่อดูตัวเลือกต่างๆ
คุณสามารถดูข้อมูลของเอกสารปัจจุบันพร้อมกับคุณสมบัติมากมายทางด้านซ้าย หากต้องการเปิดใช้งานไอคอนการแปลง ให้เลือก 'ตัวเลือก' จากรายการทางด้านซ้าย
หน้าต่าง 'ตัวเลือกของ Word' จะเปิดขึ้น เลือกแท็บ 'แถบเครื่องมือด่วน' ทางด้านซ้าย
ตอนนี้คุณปรับแต่งแถบเครื่องมือด่วนจากส่วนนี้ได้แล้ว คลิกที่กล่องภายใต้ 'เลือกคำสั่งจาก' และเลือก 'คำสั่งทั้งหมด' จากเมนูแบบเลื่อนลง
จากนั้นเลื่อนลงและค้นหา 'ส่งไปยัง Microsoft PowerPoint' จากรายการและคลิกที่ 'เพิ่ม' เพื่อเปิดใช้งาน ตัวเลือกต่างๆ เรียงตามลำดับตัวอักษร ดังนั้นจึงไม่ยากที่จะค้นหา หลังจากที่คุณได้เพิ่มคุณลักษณะใน Microsoft Word แล้ว ให้คลิกที่ 'ตกลง' ที่ด้านล่างเพื่อบันทึกการเปลี่ยนแปลงและปิดหน้าต่าง
ในการแปลงเอกสารเป็นงานนำเสนอ PowerPoint ให้คลิกที่ไอคอน "ส่งไปยัง Microsoft PowerPoint" ที่เราเพิ่งเพิ่มไว้ในคำแนะนำด้านบน คุณสามารถค้นหาได้เหนือแถบริบบิ้นใน Word
หลังจากที่คุณคลิกที่ไอคอน "ส่งไปยัง Microsoft PowerPoint" กระบวนการแปลงจะเริ่มขึ้น อาจใช้เวลาสักครู่ขึ้นอยู่กับประเภทและความยาวของเอกสารในการแปลง เมื่อการแปลงเสร็จสิ้น ตอนนี้เอกสารจะอยู่ในรูปแบบของการนำเสนอ ซึ่งแตกต่างจากหัวข้อที่เราใช้ก่อนหน้านี้
การแปลงไฟล์ด้วย Microsoft PowerPoint
ขั้นตอนในการแปลงเอกสาร Word เป็นงานนำเสนอ PowerPoint นั้นซับซ้อนใน Microsoft Word อย่างไรก็ตาม Microsoft PowerPoint นั้นค่อนข้างตรงไปตรงมาและเรียบง่าย
เปิดงานนำเสนอใหม่บน Microsoft PowerPoint แล้วเลือกแท็บ "แทรก" ที่ด้านบน
ในแท็บ "แทรก" คุณจะเห็นตัวเลือกในการเพิ่มรายการต่างๆ ในงานนำเสนอ เนื่องจากเราอยู่ที่นี่เพื่อเพิ่มเอกสาร ให้คลิกที่ไอคอน 'สไลด์ใหม่' ซึ่งเป็นตัวเลือกแรกจากด้านซ้าย จากนั้นเลือก 'สไลด์จากเค้าร่าง' จากเมนูแบบเลื่อนลง
หน้าต่าง 'แทรกเค้าร่าง' จะเปิดขึ้นซึ่งคุณสามารถค้นหาและเลือกเอกสารที่คุณต้องการแปลง หลังจากที่คุณเลือกเอกสารแล้ว ให้คลิกที่ 'แทรก' ที่ด้านล่างเพื่อแปลงและเพิ่มลงใน Microsoft PowerPoint
ขณะนี้เอกสาร Word ถูกแปลงเป็นงานนำเสนอ PowerPoint และเนื้อหาถูกแจกจ่ายระหว่างสไลด์ตามระดับหัวเรื่องที่เราจัดรูปแบบไว้ก่อนหน้านี้
การแปลงเอกสารเป็นงานนำเสนออาจดูเหมือนเป็นงานที่ยากก่อนหน้านี้ แต่จะไม่เป็นเช่นนั้นต่อจากนี้ไป คุณสามารถใช้หนึ่งในสองวิธีที่กล่าวถึงข้างต้นสำหรับการแปลง และช่วยตัวเองให้พ้นจากความยุ่งยากในการคัดลอก/วาง นอกจากนี้ อย่าลืมจัดรูปแบบข้อความให้ถูกต้องเพื่อให้ได้ผลลัพธ์ที่มีประสิทธิภาพ