วิธีสร้างรายการแบบหล่นลงใน Excel

สร้างรายการดรอปดาวน์ของรายการใน Excel เพื่อให้การป้อนข้อมูลง่ายขึ้น เร็วขึ้น และปราศจากข้อผิดพลาด ด้วยคุณสมบัติการตรวจสอบข้อมูลของ Excel คุณสามารถสร้างรายการดรอปดาวน์เพื่อป้อนข้อมูลลงในเวิร์กชีตหรือเวิร์กบุ๊กได้อย่างง่ายดาย

รายการดรอปดาวน์หรือเมนูดรอปดาวน์ของ Excel เป็นองค์ประกอบการควบคุมแบบกราฟิกที่อนุญาตให้ผู้ใช้เลือกตัวเลือกจากรายการตัวเลือกที่กำหนดไว้ล่วงหน้า ซึ่งจะทำให้การป้อนข้อมูลง่ายขึ้น เร็วขึ้น และลดความไม่ถูกต้องและการพิมพ์ผิด

ตัวอย่างเช่น ผู้ใช้สามารถเลือกสถานะของงานว่า เสร็จสิ้น ได้อย่างง่ายดายจากเมนูแบบเลื่อนลง แต่ถ้าคุณให้ทางเลือกแก่พวกเขาในการป้อนด้วยตนเอง พวกเขาอาจพิมพ์ทั้งคำ เสร็จสิ้น หรือ รอดำเนินการ หรือ กำลังดำเนินการ หรือ ล้มเหลว จะต้องใช้เวลามากในการพิมพ์สถานะงานแต่ละงาน แต่ถ้าเป็นรายการแบบดรอปดาวน์ จะทำให้ขั้นตอนการป้อนข้อมูลเร็วขึ้น

ในบทความนี้ เราจะแสดงวิธีที่รวดเร็วและง่ายดายในการสร้างรายการดรอปดาวน์โดยใช้ข้อมูลจากเซลล์ หรือการป้อนข้อมูลด้วยตนเอง หรือโดยการใช้สูตรใน Excel

การสร้างรายการแบบหล่นลงโดยใช้ข้อมูลจาก Cells

ตัวอย่างเช่น คุณสามารถสร้างเมนูแบบเลื่อนลงเพื่อติดตามสถานะการเดินทางแต่ละครั้งที่คุณวางแผนจะเดินทาง (ดังแสดงในภาพด้านล่าง)

ขั้นแรก ให้พิมพ์รายการที่คุณต้องการให้ปรากฏในรายการดรอปดาวน์ในอาร์เรย์ของเซลล์ คุณสามารถทำได้บนแผ่นงานที่จะมีรายการดรอปดาวน์หรือในแผ่นงานอื่น

ในตัวอย่างนี้ เราพิมพ์รายการสำหรับรายการดรอปดาวน์ในชีต 2

กลับไปที่แผ่นที่ 1 จากนั้นเลือกเซลล์ B2 (นี่คือเซลล์ที่คุณจะตั้งค่ารายการแบบเลื่อนลง)

จากนั้นไปที่แท็บ 'ข้อมูล' และคลิกไอคอน 'การตรวจสอบข้อมูล' และเลือก 'การตรวจสอบข้อมูล' จากเมนูแบบเลื่อนลง

ในกล่องโต้ตอบ 'การตรวจสอบข้อมูล' ให้เลือก 'รายการ' จากเมนูแบบเลื่อนลง 'อนุญาต:' และคลิก 'ตกลง'

คลิกในกล่อง 'แหล่งที่มา' และคุณสามารถเลือกรายการที่คุณต้องการเพิ่มเป็นตัวเลือกที่จะปรากฏในรายการ

ตอนนี้ เลือกรายการ (A1:A5) จากแผ่นที่ 2

และตำแหน่งที่จะเพิ่มค่าสำหรับเมนูแบบเลื่อนลงโดยอัตโนมัติไปยังช่องแหล่งที่มา ตอนนี้คลิก 'ตกลง' หากคุณยกเลิกการเลือกตัวเลือก 'ละเว้นสีดำ' Excel จะบังคับให้ผู้ใช้เลือกค่าจากรายการ

ตอนนี้ คุณได้สร้างรายการแบบหล่นลงในเซลล์ B2 ของคอลัมน์สถานะแล้ว

ในการคัดลอกรายการดรอปดาวน์ไปที่ทั้ง 5 แถว ให้คลิกที่สี่เหลี่ยมสีเขียวเล็กๆ ที่ด้านล่างซ้ายของกล่องดรอปดาวน์ แล้วลากลงไปที่เซลล์ B6

ตอนนี้ รายการดรอปดาวน์จะถูกคัดลอกจากเซลล์ B2 ไปยัง B6

การสร้างรายการแบบหล่นลงโดยการป้อนข้อมูลด้วยตนเอง

หรือคุณสามารถเพิ่มรายการลงในรายการแบบเลื่อนลงได้โดยตรงโดยป้อนรายการด้วยตนเองในฟิลด์ 'แหล่งที่มา' ของหน้าต่างโต้ตอบการตรวจสอบข้อมูล

ในตัวอย่างนี้ คุณกำลังเพิ่มรายการดรอปดาวน์สำหรับฤดูกาลที่คุณกำลังเยี่ยมชมเมืองต่างๆ ดังนั้น เลือกเซลล์ C2 เพื่อสร้างรายการดรอปดาวน์

เปิดกล่องโต้ตอบ 'การตรวจสอบข้อมูล' จากแท็บ 'ข้อมูล'

เลือก 'รายการ' จากเกณฑ์การตรวจสอบและพิมพ์รายการของคุณในช่อง 'แหล่งที่มา' รายการทั้งหมดควรป้อนโดยไม่เว้นวรรค โดยคั่นด้วยเครื่องหมายจุลภาคระหว่างแต่ละรายการ

ที่นี่ ป้อน 'Spring, Summer, Fall, Winter' ในฟิลด์ซอร์สและคลิก 'OK'

ตอนนี้ รายการทั้งหมด (ตัวเลือก) ที่ป้อนในฟิลด์แหล่งที่มาจะปรากฏในบรรทัดต่างๆ ในรายการดรอปดาวน์ จากนั้น คุณสามารถลากและคัดลอกรายการไปยังส่วนที่เหลือของแถวได้เหมือนกับที่คุณทำในวิธีการก่อนหน้านี้

การสร้างรายการแบบหล่นลงโดยใช้สูตร

อีกวิธีหนึ่งที่คุณสามารถสร้างรายการดรอปดาวน์คือการใช้สูตร OFFSET ในฟิลด์แหล่งที่มา

ในตัวอย่างนี้ เรากำลังสร้างรายการดรอปดาวน์ในคอลัมน์ปี เลือกเซลล์ D1 และไปที่ Data -> Data Tools -> Data Validation

ในหน้าต่างการตรวจสอบข้อมูล ให้ป้อนฟิลด์แหล่งที่มาของสูตรนี้แทนการอ้างอิงเซลล์หรือรายการที่ป้อนด้วยตนเอง:

 =OFFSET(การอ้างอิง, แถว, cols, [ความสูง], [ความกว้าง])

ตอนนี้ป้อนรายการสำหรับรายการแบบหล่นลง (ปี) ในแผ่นที่ 2

ในสูตร ให้ระบุการอ้างอิงเซลล์เป็น B1 (จุดเริ่มต้นของรายการ) ระบุแถวและคอลัมน์เป็น 0 เพื่อเลี่ยงการหักล้างข้อมูลอ้างอิง และระบุความสูงเป็น 5 สำหรับรายการในรายการ

=OFFSET(Sheet2!$B$1,0,0,5)

ตอนนี้ ถ้าคุณป้อนสูตรนี้ในฟิลด์ต้นทาง ก็จะส่งกลับอาร์เรย์ที่มีรายการปี (B1:B5)

การดำเนินการนี้จะสร้างรายการดรอปดาวน์ที่แสดงปีทั้งหมดในช่วงเซลล์ B1:B5 ของชีต 2

การลบรายการแบบหล่นลง

คุณยังสามารถลบรายการดรอปดาวน์ใน Excel ได้อีกด้วย หากต้องการลบรายการดรอปดาวน์ ให้เลือกเซลล์ที่มีรายการดรอปดาวน์ จากนั้นไปที่ ข้อมูล -> เครื่องมือข้อมูล -> การตรวจสอบข้อมูล

คลิกปุ่ม 'ล้างทั้งหมด' ที่มุมล่างซ้ายของกล่องโต้ตอบ 'การตรวจสอบข้อมูล' และคลิก 'ตกลง' การดำเนินการนี้จะลบรายการดรอปดาวน์ในเซลล์ที่เลือก

หากคุณต้องการลบรายการดรอปดาวน์ทั้งหมดในเวิร์กชีต ให้เลือก 'ใช้การเปลี่ยนแปลงเหล่านี้กับเซลล์อื่นๆ ทั้งหมดที่มีการตั้งค่าเดียวกัน' ก่อนที่คุณจะคลิกปุ่ม 'ล้างทั้งหมด' จากนั้นคลิก 'ตกลง' เพื่อสมัคร

ตอนนี้คุณสามารถสร้างและลบรายการดรอปดาวน์โดยทำตามคำแนะนำทีละขั้นตอนนี้