วิธีพิมพ์ฉลากจาก Excel

หากคุณต้องการพิมพ์ป้ายจ่าหน้าจดหมายจากรายการที่อยู่ที่คุณเก็บไว้ในสเปรดชีต Excel คุณสามารถใช้คุณลักษณะจดหมายเวียนของ Microsoft Word

Microsoft Excel เป็นที่ที่เหมาะสำหรับการจัดเก็บข้อมูลการติดต่อและที่อยู่ของลูกค้า คุณสามารถจัดระเบียบรายชื่อส่งเมล/รายการที่อยู่ใน Excel ได้อย่างง่ายดาย แต่การพิมพ์ฉลากสำหรับส่งไปรษณีย์ ซองจดหมาย การ์ดอวยพร หรืออย่างอื่นอาจเป็นงานหนัก

สมมติว่าคุณต้องการส่งจดหมายจำนวนมากไปยังรายชื่อผู้รับจดหมายที่คุณเก็บไว้ในสเปรดชีต Excel วิธีที่ดีที่สุดที่คุณสามารถทำได้คือการใช้คุณลักษณะจดหมายเวียนของ Microsoft Word ด้วยการสร้างเอกสารจดหมายเวียนใน Microsoft Word และเชื่อมโยงสิ่งนี้กับเวิร์กชีต Excel คุณสามารถดึงข้อมูลจากรายการ Excel ลงในป้ายผนึกที่พิมพ์ได้สำหรับการส่งจดหมาย

วิธีการสร้างป้ายกำกับการส่งจดหมายใน Word จากแผ่นงาน Excel

ด้วยคุณลักษณะ Microsoft Word Mail Merge คุณสามารถสร้างแผ่นป้ายจ่าหน้าจดหมายจากแผ่นงาน Excel ที่คุณสามารถพิมพ์ได้ หากคุณไม่ทราบวิธีการพิมพ์ฉลากจำนวนมากจาก Excel ให้อ่านคำแนะนำทีละขั้นตอนนี้

เตรียมรายชื่อผู้รับจดหมายของคุณใน Excel

ในการสร้างและพิมพ์ป้ายจ่าหน้าจดหมาย ขั้นแรก คุณต้องตั้งค่าเวิร์กชีตของคุณอย่างถูกต้อง พิมพ์ส่วนหัวของคอลัมน์ในเซลล์แรกของแต่ละคอลัมน์ และกรอกข้อมูลที่เกี่ยวข้องภายใต้ส่วนหัวของคอลัมน์เหล่านั้น เนื่องจากเราต้องการสร้างป้ายกำกับการส่งจดหมาย ให้สร้างคอลัมน์สำหรับแต่ละองค์ประกอบที่คุณต้องการเพิ่มลงในป้ายกำกับ (เช่น ชื่อ นามสกุล ที่อยู่ ฯลฯ)

ตัวอย่างเช่น หากคุณกำลังจะสร้างป้ายกำกับการส่งจดหมายจากแผ่นงาน Excel อาจมีข้อมูลติดต่อพื้นฐานเหล่านี้ (เป็นส่วนหัวของคอลัมน์):

• ชื่อจริง
• นามสกุล
• ที่อยู่ถนน
• เมือง
• สถานะ
• รหัสไปรษณีย์

ดูภาพหน้าจอด้านล่าง:

เมื่อคุณป้อนข้อมูลใน Excel ให้แบ่งข้อมูลออกเป็นแต่ละคอลัมน์ ตัวอย่างเช่น แทนที่จะสร้างคอลัมน์ชื่อเดียว ให้แบ่งชื่อออกเป็นคอลัมน์แยกกัน เช่น ชื่อเรื่อง ชื่อจริง ชื่อกลาง นามสกุล ซึ่งจะทำให้ง่ายต่อการผสานข้อมูลกับเอกสาร Word

เมื่อคุณกำลังป้อนข้อมูล ตรวจสอบให้แน่ใจว่าเวิร์กชีตของคุณไม่มีแถวหรือคอลัมน์ที่ว่างเปล่า บันทึกแผ่นงานเมื่อคุณป้อนข้อมูลเสร็จแล้ว

ตั้งชื่อรายชื่อผู้รับจดหมาย

หลังจากที่คุณสร้างชุดข้อมูลแล้ว ให้ตั้งชื่อให้กับข้อมูลที่นำเสนอในเวิร์กชีต ในการทำเช่นนั้น

เลือกรายการที่อยู่ในแผ่นงาน Excel รวมถึงส่วนหัว จากนั้นไปที่แท็บ 'สูตร' และคลิกที่ 'กำหนดชื่อ' จากกลุ่มชื่อที่กำหนด

กล่องโต้ตอบใหม่จะเปิดขึ้น ป้อนชื่อในกล่อง 'ชื่อ' แล้วคลิก 'ตกลง' หากชื่อมีมากกว่าหนึ่งคำ ให้เพิ่มขีดล่าง (_) ระหว่างคำ (ไม่อนุญาตให้เว้นวรรคหรือใส่ยัติภังค์)

ยืนยันรูปแบบไฟล์

คุณจะต้องเชื่อมต่อเอกสาร Word กับเวิร์กชีต Excel ที่มีรายชื่อส่งเมลเพื่อพิมพ์ป้ายผนึกของคุณ หากคุณกำลังเชื่อมต่อ Word กับ Excel เป็นครั้งแรก คุณจะต้องเปิดใช้งานรูปแบบการแปลงที่จะช่วยให้คุณสามารถแปลงไฟล์ระหว่างสองโปรแกรมของ Microsoft

ในการดำเนินการนี้ ก่อนอื่น ให้เปิดโปรแกรม Microsoft Word คลิกที่แท็บ 'ไฟล์' และเลือก 'ตัวเลือก' ที่ด้านล่างของบานหน้าต่างด้านซ้าย

หน้าต่าง 'ตัวเลือกของ Word' ใหม่จะเปิดขึ้น ในการนั้น คลิก 'ขั้นสูงในบานหน้าต่างด้านซ้ายและเลื่อนลงไปที่ส่วน 'ทั่วไป' เลือกตัวเลือก 'ยืนยันการแปลงรูปแบบไฟล์เมื่อเปิด' แล้วคลิก 'ตกลง' ซึ่งจะช่วยให้คุณสามารถนำเข้าข้อมูลจาก Excel ได้อย่างง่ายดาย

ตั้งค่าเอกสารจดหมายเวียนใน Word

ถัดไป คุณต้องตั้งค่าเอกสารป้ายกำกับหลักใน MS Word สำหรับป้ายกำกับการส่งจดหมายที่คุณต้องการเพิ่ม

เปิดเอกสาร Word เปล่า ไปที่ 'Mailings' และคลิกที่ไอคอน 'Start Mail Merge' จากนั้นตัวเลือก 'ป้ายกำกับ' จากเมนูแบบเลื่อนลง

คุณยังสามารถเลือกตัวเลือก 'ตัวช่วยสร้างจดหมายเวียนทีละขั้นตอน' ซึ่งจะแนะนำคุณตลอดกระบวนการ

หน้าต่างโต้ตอบ 'ตัวเลือกฉลาก' จะปรากฏขึ้น ที่นี่คุณสามารถเลือกซัพพลายเออร์ฉลากและหมายเลขผลิตภัณฑ์ของคุณได้ เรากำลังเลือกผู้ผลิตฉลาก 3M เป็นผู้จำหน่ายของเรา เนื่องจากเป็นแบรนด์ที่เราใช้อยู่ แต่ถ้าคุณใช้ผู้ขายรายใดรายหนึ่ง เช่น เอเวอรี่ คุณสามารถเลือกพวกมันแทนได้

ถัดไป คลิกที่ปุ่ม "รายละเอียด" ที่มุมล่างซ้ายของหน้าต่างตัวเลือกป้ายกำกับ และกล่องโต้ตอบใหม่จะเปิดขึ้น คุณสามารถเปลี่ยนระยะขอบ ความสูง ความกว้าง ระยะพิทช์ และขนาดของฉลากได้ที่นี่ คลิกที่ 'ตกลง' หลังจากทำการเปลี่ยนแปลง

ตอนนี้ หน้า Word จะปรากฏดังนี้:

เชื่อมต่อแผ่นงานกับป้ายกำกับของ Word

ตอนนี้ คุณได้ตั้งค่าป้ายเปล่าใน Microsoft Word เพื่อรับข้อมูลจาก Excel ถัดไป คุณควรเชื่อมต่อเอกสารคำกับเวิร์กชีตที่มีรายชื่อส่ง/ที่อยู่ของคุณเพื่อโอนข้อมูลไปยังป้ายกำกับของคุณ

ไปที่แท็บ 'การส่งจดหมาย' ในเอกสาร Word แล้วเลือกตัวเลือก 'เลือกผู้รับ' ในเมนูแบบเลื่อนลง ให้คลิกตัวเลือก 'ใช้รายการที่มีอยู่'

ไปที่สเปรดชีต Excel ที่มีรายชื่อส่งเมลในหน้าต่างเลือกแหล่งข้อมูล เลือกไฟล์แล้วคลิก 'เปิด'

หากคุณเห็นกล่องโต้ตอบยืนยันแหล่งข้อมูล ให้เลือก 'ไฟล์ฐานข้อมูล OLE DB' และคลิกปุ่ม 'ตกลง'

หน้าต่างป๊อปอัปอื่นชื่อ Select Table จะปรากฏขึ้น หากคุณตั้งชื่อรายการที่อยู่ของคุณ (Customer_Mailing_List) ให้เลือกและคลิก 'ตกลง' ถ้าไม่ใช่ ให้เลือกเวิร์กชีตที่มีรายการของคุณ แล้วคลิก 'ตกลง'

อย่างที่คุณเห็น ขณะนี้เอกสารคำเต็มไปด้วยป้ายที่อยู่ที่ระบุว่า '«ระเบียนถัดไป»'

แก้ไขรายชื่อผู้รับจดหมายเวียน

คลิกที่ตัวเลือก 'แก้ไขรายชื่อผู้รับ' ในแท็บ 'การส่งจดหมาย'

หน้าต่าง 'Mail Merge Recipients' จะแสดงรายชื่อผู้รับทั้งหมดจากรายการที่อยู่ของคุณ ทั้งหมดจะถูกเลือกตามค่าเริ่มต้น ที่นี่ คุณสามารถเรียงลำดับ กรอง เพิ่ม หรือลบผู้รับออกจากรายชื่อของคุณได้

ล้างช่องทำเครื่องหมายข้างชื่อผู้รับที่คุณไม่ต้องการให้อยู่ในป้ายกำกับ

เพิ่มช่องจดหมายเวียน

ตอนนี้ คุณต้องเพิ่มเขตข้อมูลจดหมายเวียนลงในเอกสารก่อน คุณจึงจะสามารถทำการผสานให้เสร็จสิ้นได้ เมื่อคุณเพิ่มเขตข้อมูลจดหมายเวียนลงในป้ายชื่อของคุณ เขตข้อมูลเหล่านั้นจะกลายเป็นพื้นที่ที่สำรองไว้สำหรับส่วนหัวของคอลัมน์ในเวิร์กชีตของคุณ เมื่อผสานเสร็จแล้ว พื้นที่ที่สำรองไว้จะถูกแทนที่ด้วยข้อมูลจากรายชื่อผู้รับจดหมาย Excel ของคุณ

ในการเพิ่มฟิลด์จดหมายเวียน ให้คลิกที่ 'Address Block' จากกลุ่ม Write & Insert Fields ในแท็บ Mailing

ที่นี่ คุณสามารถระบุรูปแบบที่เหมาะสมสำหรับชื่อผู้รับเพื่อให้ปรากฏบนฉลากได้ คุณดูตัวอย่างรูปแบบที่อยู่ที่เลือกไว้ในส่วน "แสดงตัวอย่าง" คลิก 'ตกลง' เพื่อเพิ่มฟิลด์

ถ้าส่วนต่างๆ ของช่องที่อยู่ของคุณหายไปหรือไม่ตรงกับรูปแบบที่อยู่ที่เลือก แสดงว่าส่วนหัวของคอลัมน์ของรายการที่อยู่ใน Excel แตกต่างจากเขตข้อมูลจดหมายเวียนของ Word ที่เป็นค่าเริ่มต้น คลิกที่ปุ่ม 'Match Fields' เพื่อจับคู่ฟิลด์ที่ถูกต้องกับฟิลด์ที่จำเป็นสำหรับช่องที่อยู่

ในหน้าต่าง 'Match Fields' ให้ตรวจสอบว่าฟิลด์ที่จำเป็นสำหรับบล็อคที่อยู่ตรงกับคอลัมน์ในเวิร์กบุ๊กของคุณหรือไม่ หากไม่เป็นเช่นนั้น ให้คลิกปุ่มดรอปดาวน์ถัดจากฟิลด์ที่กำหนด และจับคู่กับส่วนหัวของคอลัมน์ในไฟล์ Excel ของคุณ เมื่อเสร็จแล้ว คลิก 'ตกลง'

ตอนนี้ '«AddressBlock»' จะปรากฏในป้ายกำกับแรกของเอกสารของคุณ

ถัดไป คุณต้องคัดลอกรูปแบบป้ายชื่อและเค้าโครงของป้ายชื่อแรก (<>) ไปยังป้ายส่วนที่เหลือในเอกสารคำ โดยคลิกที่ 'อัปเดตป้ายกำกับ' ในบานหน้าต่างเขียนและแทรกใต้แท็บการส่งจดหมาย

ดำเนินการ Mail Merge

ก่อนที่เราจะรวมเอกสาร Word และไฟล์ Excel เรามาดูกันว่าฉลากที่เสร็จแล้วจะหน้าตาเป็นอย่างไร

หากต้องการตรวจสอบผลลัพธ์ของคุณ ให้เลือกตัวเลือก "ดูตัวอย่างผลลัพธ์" จากแถบด้านบน

ตอนนี้คุณสามารถดำเนินการจดหมายเวียนจริงได้

คุณสามารถจัดรูปแบบป้ายกำกับที่แสดงตัวอย่างในปัจจุบันได้ที่แท็บหน้าแรก คุณยังสามารถเปลี่ยนประเภทแบบอักษรของป้ายกำกับ ขนาดแบบอักษร สีแบบอักษร ฯลฯ ได้ตามต้องการ เมื่อคุณจัดรูปแบบป้ายกำกับที่แสดงตัวอย่างเสร็จแล้ว คลิก 'อัปเดตป้ายกำกับ' ใต้แท็บการส่งจดหมายเพื่อใช้การจัดรูปแบบกับป้ายกำกับทั้งหมด

ในการดำเนินการรวม ไปที่แท็บ 'การส่งจดหมาย' คลิกตัวเลือก 'เสร็จสิ้นและผสาน' ในกลุ่มเสร็จสิ้น เลือกตัวเลือก 'แก้ไขเอกสารส่วนบุคคล' จากเมนูแบบเลื่อนลง

หน้าต่างป๊อปอัปขนาดเล็กที่เรียกว่า 'ผสานไปยังเอกสารใหม่' จะได้รับแจ้ง ในนั้นเลือก 'ทั้งหมด' ภายใต้ผสานระเบียนและคลิก 'ตกลง' เพื่อเสร็จสิ้น

ตอนนี้ข้อมูลจากรายการที่อยู่ของคุณจะถูกโอนไปยังป้ายกำกับ และเอกสารใหม่จะปรากฏขึ้นพร้อมกับป้ายกำกับการส่งจดหมายจากรายการที่อยู่ Excel ของคุณ ขณะนี้คุณสามารถแก้ไข จัดรูปแบบ พิมพ์ และบันทึกเอกสารป้ายชื่อนี้ได้เช่นเดียวกับเอกสาร Word อื่นๆ

เคล็ดลับโบนัส: เพิ่มเส้นขอบ ไปที่ฉลาก

เป็นการยากที่จะตัดฉลากแบบไม่มีขอบ หากต้องการเพิ่มเส้นขอบ ให้คลิกไอคอนเครื่องหมายบวก (+) ที่ด้านซ้ายบนของข้อความ

ตอนนี้เลือกป้ายกำกับทั้งหมดในเอกสารแล้ว คลิกไอคอน 'เส้นขอบ' บนเมนูแบบลอยและคลิก 'เส้นขอบทั้งหมด' จากตัวเลือก

คุณจะเห็นเส้นขอบระหว่างป้ายกำกับต่างๆ ในทันที

สิ่งที่คุณต้องทำตอนนี้คือพิมพ์ฉลากของคุณ ตัดออก แปะบนเมล และส่งอีเมลของคุณ