แผ่นโกงสุดยอดในการเป็น Pro Microsoft Teams User
Microsoft Teams ไม่ต้องการการแนะนำ ณ จุดนี้ ถ้าเป็นปี 2019 แน่นอน แต่นี่เป็นปีของการประชุมทางวิดีโอและแอป Workstream Collaboration และ Microsoft Teams ได้สร้างตัวเองให้เป็นหนึ่งใน MVPs ในระบบนิเวศ WSC อย่างปลอดภัย
นั่นเป็นเพราะไม่ใช่แค่แอปการประชุมทางวิดีโอเท่านั้น Microsoft Teams มีอะไรอีกมากมาย และโรงเรียนและสำนักงานต่างก็ชอบการทำงานทางไกลด้วยเหตุนี้เอง เป็นแอพที่จะทำงานร่วมกับเพื่อนร่วมทีมของคุณอย่างมีประสิทธิภาพสูงสุด แต่ฟีเจอร์จำนวนมากใน Microsoft Teams ก็อาจรู้สึกท่วมท้นในบางครั้ง หากมีบางอย่างที่สามารถช่วยให้คุณนำทางได้อย่างรวดเร็ว
ไม่ว่าคุณจะเป็นผู้ใช้ Microsoft Teams เก่าหรือค่อนข้างใหม่ ไม่สำคัญ ทุกคนชอบแผ่นโกงเล็กๆ น้อยๆ เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน หาแบบมืออาชีพ และอาจถึงขนาดอวดทักษะความชำนาญของพวกเขา นั่นคือสิ่งที่คุณสามารถทำได้ด้วยรายการคำแนะนำและเคล็ดลับสำหรับทุกสิ่งที่คุณสามารถทำได้ใน Microsoft Teams
เคล็ดลับในการเพิ่มผลผลิต
ทำงานได้มากขึ้นในเวลาน้อยลง ใครไม่ต้องการที่ ไม่ใช่คุณหรือนายจ้างของคุณอย่างแน่นอน! เคล็ดลับและกลเม็ดเหล่านี้จะช่วยปรับปรุงการโฟกัสของคุณและยกระดับประสิทธิภาพการทำงานของคุณอย่างแน่นอน
อยู่ข้างหน้าของงานของคุณ
แอปงานใน Microsoft Teams เป็นแอปที่คาดหวังมากที่สุดสำหรับผู้คลั่งไคล้ แต่ไม่ได้หมายความว่าทุกคนจะได้รับบันทึกช่วยจำ หากคุณอยู่ในทีมที่พลาดพลั้งไป คุณต้องขึ้นรถไฟขบวนนี้ทันที เพราะเชื่อเราเถอะ คุณกำลังพลาด
Tasks by Planner และ To-Do รวมทั้งฟังก์ชันการทำงานของทั้งสองแอปของ Microsoft – Planner และ To-Do – ไว้ใน Microsoft Teams คุณจึงสามารถติดตามความคืบหน้าและจัดการงานของคุณได้โดยไม่ต้องสลับไปมาระหว่างหลายแอป ดังนั้นอย่าเลือกระหว่างความมีสติหรือตารางเวลาอีกต่อไป
แอป Tasks รวมงานส่วนตัวของคุณจาก To-Do และงานที่แชร์จากแอป Planner ใน Microsoft Teams คุณสามารถเพิ่มเป็นแอปส่วนตัวหรือแม้กระทั่งเป็นแท็บเพื่อจัดการงานของทีมร่วมกัน แอป Tasks พร้อมใช้งานสำหรับทุกคนที่มีการสมัครใช้งาน Microsoft 365
👉เรียนรู้วิธีใช้ Tasks โดย Planner และ To-Do ใน Microsoft Teams
จัดการข้อมูลเหมือนตัวช่วยสร้างด้วย Lists
หากคุณรู้จักแอปที่เหมาะสมใน Microsoft Teams จะไม่มีใครหยุดคุณได้ Microsoft Lists เป็นแอปหนึ่งที่คุณต้องใช้ประโยชน์ ด้วย Lists คุณสามารถติดตามข้อมูลใด ๆ ไม่ว่าจะเป็นส่วนบุคคลหรือการทำงานร่วมกัน แอป Lists จะมีประโยชน์หากทีมของคุณมีข้อมูลที่ต้องติดตาม ทำงานเพื่อจัดระเบียบ หรือเวิร์กโฟลว์ที่ต้องจัดการ
และเพื่อเพิ่มความเร็ว มีเทมเพลตอุตสาหกรรมและกรณีเฉพาะที่ทำให้การสร้างรายการเหล่านี้ง่ายยิ่งขึ้น วิวัฒนาการของรายการ SharePoint นี้สามารถช่วยคุณติดตามได้แทบทุกอย่าง ไม่ว่าจะเป็นปัญหา สินทรัพย์ งานประจำ เหตุการณ์ สินค้าคงคลัง หรือที่ติดต่อ ในการยกระดับ คุณสามารถมีการจัดรูปแบบตามเงื่อนไขเพื่อให้วัตถุในรายการของคุณปรากฏขึ้นหรือหายไปโดยอัตโนมัติเมื่อตรงตามเงื่อนไขบางประการ การใช้แอพนี้จำเป็นต้องเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของคุณอย่างทวีคูณ
👉เรียนรู้วิธีสร้างและใช้รายการใน Microsoft Teams อย่างมืออาชีพ
ส่งต่ออีเมลตรงไปยังช่องของคุณ
อีเมลเป็นรูปแบบการสื่อสารที่ใช้กันมากที่สุดในโลกธุรกิจ จำนวนการติดต่อที่เกิดขึ้นทางอีเมลเป็นจำนวนมาก แต่ยังหมายความว่าเมื่อองค์กรของคุณใช้ Microsoft Teams บางครั้งคุณอาจถูกจับอยู่ระหว่างสื่อสองแบบที่แตกต่างกัน และการคัดลอกเนื้อหาทั้งหมดจากอีเมลของคุณเพื่อโพสต์ลงในแชนเนลใน Microsoft Teams อาจเป็นเรื่องน่าเบื่อหน่าย
นั่นเป็นเพราะคุณกำลังทำผิด! คุณรู้หรือไม่ว่าทุกช่องทางใน Microsoft Teams มีที่อยู่อีเมลเฉพาะที่คุณสามารถส่งต่ออีเมลได้โดยตรง ใช่คุณได้ยินถูกต้อง อีเมลใดๆ ที่คุณส่งไปยังที่อยู่นั้นจะปรากฏเป็นโพสต์ในช่องโดยตรง มีประสิทธิภาพแค่ไหน!
หากต้องการรับที่อยู่อีเมลสำหรับช่อง ให้ไปที่ไอคอน "ตัวเลือกเพิ่มเติม" (เมนูสามจุด) จากนั้นคลิกที่ 'รับที่อยู่อีเมล' จากเมนู
ที่อยู่อีเมลจะถูกสร้างขึ้น คัดลอกเพื่อนำไปใช้
ใช้แถบคำสั่ง
แถบคำสั่งใน Microsoft Teams จะต้องเป็นคุณลักษณะที่ไม่ค่อยได้ใช้งานมากที่สุด แต่มีศักยภาพที่จะกลายเป็นคุณสมบัติที่คุณใช้มากที่สุดหากคุณรู้วิธีใช้งานอย่างถูกต้อง แถบคำสั่งสามารถเพิ่มความเร็วได้อย่างมาก
ต้องการค้นหาข้อความเก่า เริ่มแชทหรือโทร ไปที่ช่อง ดูไฟล์ของคุณใช่ไหม ใช้แถบคำสั่งเพื่อทำทั้งหมดนี้และอีกมากมาย คุณไม่จำเป็นต้องจำคำสั่งทั้งหมดเพื่อใช้คำสั่งเหล่านั้น Microsoft Teams มอบให้คุณ สิ่งที่คุณต้องจำไว้คือว่างานที่คุณต้องทำมีคำสั่งสำหรับสิ่งนั้นหรือไม่ เพื่อให้คุณทำได้อย่างรวดเร็ว
ดูคำแนะนำโดยละเอียดเกี่ยวกับวิธีใช้คำสั่งใน Microsoft Teams เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานและประหยัดเวลา👆
อุปสรรคทางภาษาพังทลาย
วันนี้ทีมระดับโลกไม่ใช่สิ่งแปลกใหม่ แต่ในยุคนี้ทีมต่างๆ กระจัดกระจายไปทั่วโลกมากขึ้นเรื่อยๆ และนั่นเรียกร้องให้ต้องสามารถเข้าใจภาษาของกันและกันในการสื่อสารได้อย่างมีประสิทธิภาพ ด้วย Microsoft Teams คุณไม่จำเป็นต้องเปิด Google แปลภาษาแล้วคัดลอก/ วางข้อความใดๆ Microsoft Teams เสนอตัวแปลโดยธรรมชาติเพื่อจุดประสงค์นี้
คลิกไอคอน "ตัวเลือกเพิ่มเติม" (เมนูสามจุด) บนข้อความที่คุณต้องการแปล คุณจะเห็นตัวเลือก 'แปล' บนเมนู คลิกเพื่อแปลข้อความเป็นภาษาเริ่มต้นของคุณอย่างรวดเร็ว
คั่นข้อความ
ในแวบแรกอาจดูเหมือนฟังก์ชันเล็กๆ แต่สามารถช่วยประหยัดเวลาได้มาก แทนที่จะพยายามค้นหาข้อความเก่าโดยใช้แถบค้นหา คุณสามารถบันทึกข้อความและเข้าถึงได้จากส่วน "บันทึก"
ไปที่ข้อความแล้วคลิกไอคอน "ตัวเลือกเพิ่มเติม" (เมนูสามจุด) จากนั้นคลิกตัวเลือก 'บันทึกข้อความ'
หากต้องการเข้าถึงข้อความที่บันทึกไว้ คุณสามารถใช้คำสั่ง /saved จากแถบคำสั่งหรือคลิกรูปโปรไฟล์ของคุณบนแถบงานแล้วเลือก 'บันทึกแล้ว' จากเมนูที่ปรากฏขึ้น
ใช้แป้นพิมพ์ลัด
หากคุณต้องการเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน อย่าอายที่จะใช้แป้นพิมพ์ลัด แป้นพิมพ์ลัดสามารถช่วยคุณประหยัดเวลาได้มาก แต่ยังมีคนไม่มากที่ใช้ประโยชน์จากมันอย่างเต็มที่ อย่าเป็นหนึ่งในคนเหล่านั้น เรียนรู้แป้นพิมพ์ลัดสำหรับงานที่คุณทำบ่อยที่สุดและทำสิ่งต่างๆ ให้เสร็จอย่างรวดเร็ว
🤸♀️ข้ามมาที่นี่เพื่อค้นหารายการแป้นพิมพ์ลัดทั้งหมดใน Microsoft Teams สำหรับ Windows, Web และ Mac
เคล็ดลับเพื่อการประชุมที่ดีขึ้น
นอกเหนือจากการใช้ Microsoft Teams เพื่อทำงานร่วมกับเพื่อนร่วมทีมแล้ว อีกสิ่งหนึ่งที่ผู้คนใช้แอปมากที่สุดคือจัดการประชุม และคุณต้องการเป็นมืออาชีพอย่างแน่นอน
ใช้โหมดร่วมกันเพื่อประสบการณ์การประชุมที่สมจริง
เมื่อรู้สึกยากที่จะมีส่วนร่วมในการประชุม อย่างที่คุณมักจะพบว่าเป็นกรณี: การประชุมออนไลน์นั้นไม่เหมือนกับการประชุมในโลกแห่งความเป็นจริง โหมด Together ของ Microsoft ทำลายกำแพงและกำแพงเสมือน ทำให้คุณรู้สึกเหมือนอยู่ในพื้นที่ที่ใช้ร่วมกัน
เมื่อมีคนอยู่ในการประชุมตั้งแต่ 5 คนขึ้นไป คุณสามารถเปิดโหมดร่วมกันได้ ไปที่แถบเครื่องมือการประชุม แล้วคลิกไอคอน "ตัวเลือกเพิ่มเติม" (เมนูสามจุด) จากนั้นเลือก 'โหมดร่วมกัน' จากเมนูเพื่อเปิดใช้งาน
ในปัจจุบัน คุณสามารถมีโหมดร่วมกันในมุมมองหอประชุมที่ทำให้คุณรู้สึกราวกับว่าคุณกำลังนั่งอยู่ด้วยกันในพื้นที่หอประชุมที่ใช้ร่วมกัน
👉เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับโหมดร่วมกันใน Microsoft Teams และวิธีเปิดใช้งานและใช้งาน
สนทนากลุ่มกับห้องกลุ่มย่อย
ไม่ว่าคุณจะสอนชั้นเรียนหรือจัดการประชุมในสำนักงาน การอภิปรายกลุ่มเป็นส่วนสำคัญของกระบวนการ และด้วยห้องแยกย่อยใน Microsoft Teams คุณสามารถอำนวยความสะดวกให้ผู้เข้าร่วมประชุมเป็นกลุ่มต่างๆ ได้อย่างง่ายดาย
และตอนนี้ คุณไม่จำเป็นต้องสร้างห้องกลุ่มย่อยด้วยตนเองใน Microsoft Teams อีกต่อไป Microsoft ได้เพิ่มการสนับสนุนโดยธรรมชาติสำหรับคุณลักษณะที่เป็นที่ปรารถนามากนี้ในการประชุม ผู้จัดการประชุมสามารถแบ่งผู้เข้าร่วมออกเป็นห้องกลุ่มย่อย (มากถึง 50 ห้อง) ไม่ว่าจะสุ่มหรือเลือกเองว่าใครจะไปที่ใด ฟังก์ชัน Breakout Room สามารถใช้ได้กับผู้ใช้ที่ชำระเงินและฟรี
หากต้องการสร้างห้องกลุ่มย่อย ให้ไปที่แถบเครื่องมือการประชุมที่ด้านบนของหน้าจอแล้วคลิกไอคอน "ห้องกลุ่มย่อย" จากนั้นแบ่งผู้เข้าร่วมออกเป็นจำนวนห้องที่คุณต้องการ
ใช้บันทึกการประชุม
นี่เป็นคุณลักษณะที่ประเมินค่าต่ำเกินไปซึ่งไม่ได้รับความสนใจและชื่นชมที่สมควรได้รับ บันทึกย่อการประชุมใน Microsoft Teams สามารถทำให้การประชุมของคุณราบรื่นยิ่งขึ้น ไม่ว่าคุณจะต้องการเก็บรายละเอียดที่สำคัญทั้งหมดที่กล่าวถึงในการประชุมหรือสร้างวาระการประชุมสำหรับเรื่องที่จะต้องหารือ บันทึกการประชุมก็ควรเป็นฟีเจอร์ที่คุณคู่ควร
และที่สำคัญที่สุด สามารถใช้ได้ทั้งระหว่างการประชุมและก่อนและหลัง (สำหรับการประชุมตามกำหนดการ) เชื่อเราเถอะว่า คุณต้องเริ่มใช้ตอนนี้เลย ถ้ายังไม่เคย
กระโดดเข้าไปทำความคุ้นเคยกับรายละเอียดทั้งหมดเกี่ยวกับการใช้บันทึกย่อการประชุมใน Microsoft Teams 🏃♀️
รักษาเกียรติในการประชุมและยกมือแทน
การรักษามารยาทในการประชุมเสมือนจริงอาจเป็นเรื่องยาก และด้วยเหตุนี้ มันจึงกลายเป็นมารยาทในการประชุมเกือบทุกที่ในการปิดเสียงไมโครโฟนของคุณ แต่เมื่อคุณจำเป็นต้องพูดล่ะ? การเปิดเสียงไมโครโฟนโดยไม่ถูกขอให้ยังรบกวนการประชุม
ใน Microsoft Teams ไม่จำเป็นต้องหยาบคายขนาดนี้ ใช้ปุ่ม 'ยกมือ' แทนเมื่อใดก็ตามที่คุณต้องการพูดอะไรบางอย่าง เป็นการบ่งบอกให้ผู้พูดทราบว่าคุณมีบางอย่างอยู่ในใจ และจากนั้นพวกเขาสามารถขอให้คุณเปิดเสียงและพูดในลักษณะที่จะไม่รบกวนคุณ ดีกว่าการยกมือจริง ๆ เนื่องจากไม่มีการรับประกันว่าผู้พูดจะบังเอิญเห็นฟีดวิดีโอของคุณ แต่มีการรับประกันว่าพวกเขาจะดูที่ "มือที่ยกขึ้น" ในแผงผู้เข้าร่วม
ไปที่แถบเครื่องมือการประชุมแล้วคลิกไอคอน "ยกมือ" เพื่อยกมือขึ้น
ถอดเสียงการประชุมของคุณ
ในกรณีที่คุณต้องการถอดเสียงการประชุมทั้งหมดแต่คิดว่าเป็นไปไม่ได้ คุณจะไม่ผิดพลาดไปมากกว่านี้ Microsoft Teams มีวิธีที่ค่อนข้างรวดเร็วในการรับการถอดเสียงจากการประชุม แต่จะใช้ได้ก็ต่อเมื่อภาษาเริ่มต้นของคุณคือภาษาอังกฤษและเมื่อมีการพูดภาษาอังกฤษในการประชุม
นอกจากนี้ นโยบายขององค์กรของคุณควรอนุญาตให้มีการถอดเสียงการประชุม นอกจากนี้ยังมีประเด็นอื่นๆ ที่เกี่ยวข้องอีกด้วย – การถอดเสียงจะใช้ได้เฉพาะกับการประชุมที่คุณบันทึกไว้เท่านั้น คุณยังสามารถแก้ไขการถอดเสียงเหล่านี้ก่อนแชร์ได้อีกด้วย
เมื่อต้องการรับการถอดความ ไปที่ Microsoft Stream เพื่อดูการบันทึก จากนั้น คลิกไอคอนเมนูสามจุด และเลือก "อัปเดตรายละเอียดวิดีโอ" จากตัวเลือก
เลือกภาษาจากเมนูแบบเลื่อนลง "ภาษาของวิดีโอ"
ตอนนี้ คลิกช่องทำเครื่องหมายสำหรับ "สร้างคำบรรยายอัตโนมัติ" เพื่อเลือกและคลิกปุ่ม "ใช้" เพื่อรับการถอดเสียงเป็นคำ
มีการประชุมส่วนตัวที่ไม่ได้กำหนดไว้
การประชุมที่ไม่ได้จัดกำหนดการไม่จำเป็นต้องอยู่ในแชนเนลเสมอไป หรือคุณไม่จำเป็นต้องจัดกำหนดการประชุมเสมอหากต้องการเก็บไว้เป็นส่วนตัว คุณสามารถมีการประชุมอย่างกะทันหันที่เป็นส่วนตัวและไม่เปิดให้ทุกคนในช่อง ไม่ เราไม่ได้พูดถึงการโทรแบบ 1:1 หรือการโทรแบบกลุ่มจากการแชทเป็นกลุ่ม การประชุมส่วนตัวเหล่านี้ก็เหมือนกับการประชุมอื่นๆ ซึ่งคุณสามารถรับแขกจากภายนอกองค์กรได้ ซึ่งแตกต่างจากการโทรแบบ 1:1 หรือแบบกลุ่ม
จากเมนูการนำทาง ให้ไปที่ "ปฏิทิน" (สำหรับผู้ใช้ Microsoft 365) หรือ "การประชุม" (สำหรับผู้ใช้ Microsoft Teams Free)
จากนั้นคลิกตัวเลือก 'พบเลย' ที่มุมขวาบน การประชุมเหล่านี้จะไม่เกิดขึ้นในแชนเนล และสมาชิกในทีมของคุณไม่ทราบว่ามีการประชุมที่ดำเนินอยู่ นับประสาเข้าร่วมโดยไม่ได้รับเชิญให้เข้าร่วมการประชุม
เคล็ดลับสำหรับการมีส่วนร่วมมากขึ้น
Microsoft Teams คือแอป Workstream Collaboration และเพื่อให้ทำงานร่วมกับเพื่อนร่วมทีมของคุณได้ดียิ่งขึ้น คุณต้องให้ความสนใจกับพวกเขา ใช้เคล็ดลับเหล่านี้เพื่อทำให้ข้อความและการโต้ตอบอื่นๆ ของคุณมีส่วนร่วมมากขึ้น ส่งผลให้ประสิทธิภาพการทำงานโดยรวมเพิ่มขึ้น
ดำเนินการสำรวจเพื่อเพิ่มการมีส่วนร่วม
โพลเป็นวิธีที่พิสูจน์แล้วในการสร้างการมีส่วนร่วมที่ดีขึ้น แต่เนื่องจากไม่มีคุณลักษณะโดยตรงในการสร้างโพลใน Microsoft Teams หลายคนจึงคิดว่าเป็นไปไม่ได้ ครึ่งหนึ่งของความสวยงามของ Microsoft Teams อยู่ในแอพรวมหลายร้อยแอปที่มีให้!
และแอปที่ผสานรวม 2 แอปอย่าง Forms และ Polly จะช่วยคุณทำการสำรวจความคิดเห็นในช่องของคุณ ข้อเสียเปรียบเพียงอย่างเดียวที่คุณอาจพบคือคุณไม่สามารถทำการสำรวจความคิดเห็นในการประชุมได้ แต่เมื่อคุณใช้แอปเหล่านี้แล้ว คุณจะพบว่ามันไม่ได้สำคัญอะไรมากอยู่แล้ว คุณยังสามารถมีการสำรวจความคิดเห็นร่วมกันซึ่งสมาชิกในทีมคนอื่นๆ สามารถร่วมตอบคำถามในแบบสำรวจได้
👉นี่คือคำแนะนำฉบับสมบูรณ์ในการสร้างโพลใน Microsoft Teams
สร้าง Rich Messages โดยใช้ตัวเลือกการจัดรูปแบบ
ไม่ว่าจะเป็นการแชทส่วนตัวหรือการสื่อสารผ่านช่องทาง จัดรูปแบบข้อความของคุณเพื่อช่วยทุกคนให้พ้นจากความทุกข์จากการอ่านข้อความธรรมดาๆ ที่น่าเบื่อ มีเพียงพอแล้วในโลกนี้ คลิกไอคอน "รูปแบบ" (A พร้อมพู่กัน) ใต้กล่องข้อความเพื่อเปิดตัวเลือกการจัดรูปแบบและตัวเอียง ตัวหนา ขีดเส้นใต้ และทำสิ่งต่างๆ ได้มากขึ้นกับข้อความของคุณ
ใช้หัวเรื่องในข้อความช่อง
ข้อความเป็นรูปแบบหนึ่งของการสื่อสารที่สำคัญที่สุดใน Microsoft Teams มีการแชร์ข้อมูลผ่านข้อความมากกว่าในการโทรและการประชุมในปัจจุบัน ดังนั้นจึงเป็นเรื่องสำคัญที่จะต้องใช้เวลากับสิ่งที่ถูกต้องและต้องแน่ใจว่าพวกเขาจะไม่หลงทางไปกับข้อความที่ไม่สำคัญที่มีอยู่
หัวเรื่องเป็นวิธีที่รวดเร็วที่สุดในการเพิ่มความสนุกสนานเล็กๆ น้อยๆ ให้กับพวกเขา และทำให้แน่ใจว่าพวกมันจะดึงดูดสายตาของคนที่ใช่ คุณสามารถเพิ่มหัวเรื่องจากตัวเลือกการจัดรูปแบบสำหรับข้อความที่คุณต้องการโพสต์ในช่อง เห็นได้ชัดว่าข้อความแชทส่วนตัวไม่จำเป็นต้องมีหัวเรื่อง ดังนั้นคุณจึงไม่สามารถเพิ่มเข้าไปได้
เคล็ดลับเพื่อการจัดระเบียบที่ดีขึ้น
การจัดของให้เป็นระเบียบโดยไม่เสียสติอาจดูน่ากลัวในบางครั้ง และเราทุกคนต่างก็ปรารถนาให้สิ่งต่างๆ ง่ายขึ้น การจัดระเบียบที่ดีขึ้นยังนำไปสู่ผลผลิตที่มากขึ้นอีกด้วย ด้วยเคล็ดลับเหล่านี้ คุณสามารถยกระดับทักษะในองค์กรของคุณในการจัดการสิ่งต่างๆ ได้ดีขึ้น และสร้างความประทับใจให้ทุกคนในขณะที่คุณทำอยู่
ลากและวางทีมของคุณเพื่อจัดลำดับใหม่
ในขั้นต้น ทุกทีมของคุณจะได้รับการจัดลำดับในลักษณะจับจดตามลำดับที่ถูกสร้างขึ้น ในรายชื่อทีมที่ยาวเหยียด การเข้าทีมที่สำคัญอาจเป็นเรื่องยาก แต่มีข้อเท็จจริงเล็กน้อยใน Microsoft Teams ที่ผู้เชี่ยวชาญใช้ในการจัดทีมของตนให้เป็นระเบียบและประหยัดเวลา
คุณสามารถลากและวางทีมของคุณเพื่อจัดเรียงตามลำดับที่คุณต้องการ เพื่อให้คุณสามารถมีทีมที่สำคัญที่สุดของคุณทำให้พวกเขาเข้าถึงได้เร็วขึ้น
ปักหมุดช่องและซ่อนทีม
บางครั้งการจัดทีมของคุณก็ไม่เพียงพอ คุณอาจจัดทีมสำคัญของคุณไว้ที่ด้านบนสุด แต่คุณยังคงถูกเพิ่มเข้าในทีมใหม่ และการจัดการทั้งหมดของคุณก็ไปถึงหมาป่า ก็ไม่ต้องเป็นแบบนี้ มีวิธีเพิ่มเติมในการจัดระเบียบทีมของคุณซึ่งจะช่วยให้คุณไม่ต้องปวดหัว
คุณสามารถปักหมุดช่องเพื่อให้ปรากฏที่ด้านบนสุดในส่วนที่แยกจากกันเสมอ ไปที่ไอคอน "ตัวเลือกเพิ่มเติม" (เมนูสามจุด) ที่ด้านขวาของช่องแล้วคลิก จากนั้นเลือก 'ปักหมุด' จากเมนู
คุณยังสามารถซ่อนทีมที่ไม่จำเป็นเพื่อกระจายเมนูทีมของคุณ คลิกไอคอน 'ตัวเลือกเพิ่มเติม' ทางด้านขวาของชื่อทีมและคลิกตัวเลือก 'ซ่อน' จากเมนู ทีมที่ซ่อนอยู่ทั้งหมดของคุณสามารถเข้าถึงได้ทุกเมื่อจากด้านล่างของเมนูการนำทางสำหรับทีม
เคล็ดลับเพื่อการจัดการที่ราบรื่นยิ่งขึ้น
ไม่ว่าคุณจะเป็นหัวหน้าทีมหรือแค่รับผิดชอบในการจัดประชุม ฝ่ายบริหารก็ไม่จำเป็นต้องปวดหัว แต่ส่วนใหญ่แล้วมันเป็น พิจารณาเคล็ดลับเหล่านี้เป็นวิธีการรักษา
กำหนดบทบาทในการประชุม
เมื่อมีผู้เข้าร่วมหลายคนในการประชุม การควบคุมสิ่งที่ผู้เข้าร่วมประชุมแต่ละคนสามารถทำได้เป็นสิ่งสำคัญยิ่ง ตัวอย่างเช่น คุณไม่ต้องการให้ทุกคนสามารถนำเสนอและแชร์เนื้อหาในการประชุมได้เสมอไป ยังมีบางครั้งที่คุณต้องการให้คนอื่นเป็นเจ้าภาพร่วมที่สามารถทำทุกสิ่งที่คุณสามารถทำได้ เช่น ยอมรับผู้คนจากล็อบบี้ และปิดเสียงผู้เข้าร่วมคนอื่นๆ เป็นต้น
ตอนนี้คุณสามารถกำหนดบทบาทให้กับบุคคลในการประชุม Microsoft Teams ผู้คนสามารถเป็นพรีเซ็นเตอร์หรือผู้เข้าร่วมได้ ผู้นำเสนอมีการควบคุมอย่างสมบูรณ์และผู้เข้าร่วมประชุมจะได้รับการเข้าถึงที่ จำกัด เท่านั้น
คุณสามารถกำหนดบทบาทการประชุมก่อนการประชุม (สำหรับการประชุมตามกำหนดการ) หรือระหว่าง ในการกำหนดบทบาทระหว่างการประชุม ให้ไปที่แผงผู้เข้าร่วม แล้วคลิกไอคอน "ตัวเลือกเพิ่มเติม" ที่ด้านขวาของชื่อผู้เข้าร่วมเพื่อเข้าถึงเมนูสามจุด จากนั้นคลิกตัวเลือก 'สร้างผู้นำเสนอ' หรือ 'สร้างผู้เข้าร่วม' ตามลำดับ
ประหยัดเวลาและเพิ่มสมาชิกเป็นกลุ่ม
กี่ครั้งแล้วที่คุณปรารถนาในขณะที่สร้างทีมของคุณว่ามีตัวเลือกในการเพิ่มผู้คนจำนวนมาก? พวกคุณที่เคยต้องสร้างทีมที่มีมากกว่า 10 คนที่ไม่มีกลุ่ม Office หรือทีมก่อนหน้าเพื่อใช้เป็นจุดเริ่มต้นรู้ว่ามันน่าปวดหัวแค่ไหน
ถ้าคุณใช้เว็บแอป Microsoft Teams คุณสามารถข้ามความเจ็บปวดนี้และเพิ่มสมาชิกจำนวนมากได้ สิ่งเดียวที่จับได้คือต้องใช้ส่วนขยายของ Chrome คุณยังได้รับโบนัสเพิ่มเติมจากการดูทีมของคุณในการแสดงผลแบบ 2 คอลัมน์พร้อมส่วนขยายนี้ ดังนั้น คุณสามารถดูทีมได้มากขึ้นในขณะที่เลื่อนน้อยลง
👉เรียนรู้วิธีใช้ส่วนขยาย Chrome "ปรับแต่งทีม Microsoft" เพื่อเพิ่มสมาชิกจำนวนมาก
เคล็ดลับเพื่อประสบการณ์ที่ดีขึ้นโดยรวม
เคล็ดลับสองสามข้อเหล่านี้อาจขัดกับการจัดหมวดหมู่ แต่คุณจำเป็นต้องใช้มันในชีวิตของคุณเพื่อทำให้ประสบการณ์ของคุณบน Microsoft Teams ดีขึ้นอย่างไม่มีขีดจำกัด
อย่าเพิกเฉยต่อสถานะของคุณ
สถานะใน Microsoft Teams สามารถเป็นเครื่องมือที่มีประสิทธิภาพสำหรับคุณ ด้วยสถานะของคุณที่สะท้อนถึงสถานะความพร้อมใช้งานที่แท้จริงของคุณ คุณสามารถหลีกเลี่ยงการสื่อสารที่ผิดพลาดได้มากมาย ซึ่งอาจเกิดขึ้นจากการไม่ทำงานในพื้นที่ทางกายภาพเดียวกัน ดังนั้น ใช้เสมอเพื่อให้สมาชิกคนอื่นๆ ในทีมของคุณรู้ว่าคุณว่าง ไม่อยู่ ไม่ว่าง หรืออยู่ในสาย เพื่อให้พวกเขารู้ว่าจะเกิดอะไรขึ้นขณะติดต่อคุณ
คุณสามารถใช้ทั้งสถานะ "การแสดงตนของผู้ใช้" และ "กำหนดเอง" เพื่อใช้ประโยชน์สูงสุดจากเครื่องมือนี้ แม้ว่าโดยส่วนใหญ่แล้ว Microsoft Teams จะกำหนดค่าสถานะของคุณโดยอัตโนมัติตามสถานะของคุณ (ซึ่งทราบกันดีอยู่แล้วว่าสร้างปัญหาให้กับหลาย ๆ คน) คุณสามารถกำหนดสถานะของคุณเองได้เช่นกันไปที่รูปโปรไฟล์ของคุณบนแถบงาน จากนั้นเลือกสถานะจากเมนูเพื่อตั้งค่า
เคล็ดลับยอดนิยม: คุณยังสามารถตั้งค่าสถานะของคุณเป็น 'ไม่อยู่ที่สำนักงาน' สำหรับช่วงเวลาที่กำหนดเองได้ ไม่ว่าคุณจะเพิ่งออกไปทานอาหารกลางวันหรือไปเที่ยวพักผ่อน เรียนรู้วิธีตั้งค่าตัวเลือกสถานะใหม่นี้ที่ไม่มีใน Microsoft Teams👆
หลีกหนีจากปัญหาที่สถานะของคุณสร้างได้
Microsoft Teams เปลี่ยนสถานะของคุณโดยอัตโนมัติและโดยทั่วไปเป็นสิ่งที่ดี แต่สำหรับคนจำนวนมากที่ต้องทนทุกข์กับการจัดการแบบไมโครในที่ทำงาน กลับกลายเป็นเรื่องน่ารำคาญเมื่อ Teams เปลี่ยนสถานะเป็น "ไม่อยู่" จาก "ว่าง" โดยอัตโนมัติภายในห้านาทีหลังจากไม่มีการใช้งาน
หากคุณต้องการหลีกเลี่ยงสถานการณ์ที่หัวหน้างานคิดว่าคุณแทบจะไม่ทำงานแทนที่จะทำงานหนัก ให้ใช้แอป Mouse Jiggler เพื่อไม่ให้เกิดปัญหาโดยรักษาสถานะของคุณให้ตรงกันข้าม
ส่งข้อความด่วน
ต้องการให้แน่ใจว่าผู้รับเห็นข้อความของคุณ? ทำเครื่องหมายว่าเร่งด่วน และจะได้รับแจ้งทุกๆ สองนาทีเป็นเวลายี่สิบนาทีติดต่อกัน นั่นคือการแจ้งเตือนสิบครั้ง และไม่มีทางที่พวกเขาจะพลาด ตอนนี้ ถ้าดูเหมือนว่าจะมากเกินไป แต่ข้อความยังคงมีความสำคัญมากกว่าข้อความมาตรฐาน คุณสามารถทำเครื่องหมายว่าเป็นเพียงสำคัญ ผู้รับจะไม่ได้รับแจ้งอย่างต่อเนื่อง แต่พวกเขาจะยังรู้ว่าข้อความนั้นสำคัญ
คลิก 'เครื่องหมายอัศเจรีย์' ใต้กล่องข้อความในการแชทส่วนตัวและเลือกลำดับความสำคัญจากตัวเลือกก่อนส่งข้อความ
ปรับแต่งการแจ้งเตือนของคุณเพื่อประสบการณ์ที่เป็นส่วนตัวมากขึ้น
ตามค่าเริ่มต้น Microsoft Teams จะส่งการแจ้งเตือนสำหรับข้อความ ปฏิกิริยา และการกล่าวถึงใหม่ทั้งหมด แต่ Teams มีตัวเลือกการปรับแต่งมากมาย ดังนั้นคุณสามารถรับการแจ้งเตือนเฉพาะสิ่งที่คุณต้องการรับการแจ้งเตือนเท่านั้น
เปิดการตั้งค่าและไปที่ "การแจ้งเตือน" จากเมนูการนำทางทางด้านซ้าย
ที่นี่ คุณสามารถแก้ไขการแจ้งเตือนของคุณเพื่อให้เหมาะกับความต้องการของคุณสำหรับทุกอย่าง: ทีมและแชนเนล แชท การประชุม บุคคล และอื่นๆ
ใช้โหมดมืดเมื่อดึง All-Nighter
ไม่ว่าคุณจะต้องนอนดึกสักคืนหรือต้องทำงานดึกเป็นประจำ อย่าปล่อยให้มันส่งผลต่อดวงตาหรือรูปแบบการนอนของคุณ ใช้โหมดมืดใน Microsoft Teams เพื่อละสายตาจากแสงที่ทำให้ตาพร่าของแล็ปท็อปในเวลากลางคืน
ไปที่การตั้งค่าจากแอปเดสก์ท็อป Microsoft Teams และเปลี่ยนธีมจาก "ค่าเริ่มต้น" เป็น "มืด"
Microsoft Teams มีหลายสิ่งหลายอย่างให้ค้นพบว่าบางครั้งอาจทำได้ยาก เคล็ดลับเหล่านี้สามารถช่วยคุณทำสิ่งต่างๆ ทีละอย่าง ช่วยให้คุณจัดการกับสิ่งต่างๆ ได้ดีขึ้น ในเวลาไม่นาน คุณจะเชี่ยวชาญกับวิธีการของ Microsoft Teams โดยไม่หลงทางในเขาวงกต