วิธีเปรียบเทียบเอกสารใน Microsoft Word

ใช้คุณสมบัติ 'เปรียบเทียบ' ของ Microsoft Word เพื่อเปรียบเทียบเวอร์ชันของเอกสาร Word เพื่อดูความเหมือนและความแตกต่าง

บางครั้ง คุณอาจต้องเปรียบเทียบเอกสาร Word สองฉบับเพื่อดูความแตกต่าง บางทีคุณและผู้ทำงานร่วมกันของคุณอาจทำงานในเอกสารเดียวกัน แต่แยกกัน หรือคุณอาจแก้ไขเอกสารของคุณโดยไม่ได้เปิดโหมดติดตามการเปลี่ยนแปลง หรือคุณอาจเป็นทนายความ และคุณต้องการจดบันทึกการแก้ไขที่ทำขึ้นระหว่างสำเนาสัญญาสองฉบับ

ไม่ว่าด้วยเหตุผลใดก็ตาม เมื่อคุณมีเอกสารเดียวกันตั้งแต่สองเวอร์ชันขึ้นไป คุณไม่จำเป็นต้องเปรียบเทียบด้วยตนเองโดยเชื่อมโยงเอกสารต้นฉบับกับเอกสารที่แก้ไขทีละคำ คุณสามารถใช้คุณลักษณะ 'เปรียบเทียบ' ของ Microsoft Word เพื่อเปรียบเทียบเอกสาร Word สองฉบับเพื่อดูว่าแตกต่างกันอย่างไร

เมื่อคุณเปรียบเทียบเอกสารสองฉบับใน Word เอกสารฉบับที่สามฉบับใหม่จะปรากฏขึ้นโดยแสดงการเปรียบเทียบระหว่างเอกสารทั้งสอง ซึ่งคุณสามารถบันทึกเป็นเอกสารแยกต่างหากได้ ซึ่งจะเป็นประโยชน์เมื่อคุณไม่ต้องการเปลี่ยนแปลงใดๆ ระหว่างเอกสารต้นฉบับกับเอกสารฉบับแก้ไข และคุณต้องการเก็บสำเนาเอกสารทั้งสองฉบับไว้ใช้ในอนาคต

นอกจากนี้ยังแสดงให้เห็นว่ามีการเปลี่ยนแปลงอะไรบ้างและใครเป็นคนทำ คุณลักษณะนี้มีประโยชน์อย่างยิ่งสำหรับผู้เชี่ยวชาญด้านกฎหมายในการสร้างเอกสารแบล็กไลน์ทางกฎหมาย นี่คือวิธีที่คุณเปรียบเทียบเอกสารสองฉบับใน Microsoft Word

การเปรียบเทียบเอกสาร Microsoft Word สองเวอร์ชัน

ขั้นแรก เปิดหนึ่งในสองเอกสารที่คุณต้องการเปรียบเทียบ (หรืออาจเป็นไฟล์เอกสารใดๆ แม้แต่เอกสารเปล่า) จากนั้นไปที่แท็บ "ตรวจสอบ" ใน Ribbon

จากนั้นคลิกปุ่มดรอปดาวน์ "เปรียบเทียบ" ในแถบเครื่องมือแล้วเลือกตัวเลือก "เปรียบเทียบ"

ซึ่งจะเป็นการเปิดกล่องโต้ตอบ 'เปรียบเทียบเอกสาร' บนหน้าจอของคุณ หน้าต่าง เปรียบเทียบเอกสาร มีสองส่วน: เอกสารต้นฉบับ และ เอกสารที่แก้ไข คุณจะต้องเลือกเอกสารต้นฉบับและฉบับแก้ไขที่คุณต้องการเปรียบเทียบที่นี่

คลิกรายการแบบเลื่อนลงภายใต้ 'เอกสารต้นฉบับ' และเลือกเอกสารต้นฉบับที่คุณต้องการเปรียบเทียบกับเอกสารที่แก้ไข (NEET (2020).docx ในตัวอย่างของเรา)

ถ้าคุณไม่เห็นเอกสารของคุณในรายการดรอปดาวน์ ให้คลิกไอคอนโฟลเดอร์ทางด้านขวาของรายการดรอปดาวน์ เอกสารต้นฉบับ

ในกล่องโต้ตอบ 'เปิด' ให้ไปที่เอกสารนั้น เลือกเอกสารนั้นแล้วคลิกปุ่ม 'ตกลง'

ภายใต้ 'เอกสารที่แก้ไข' เลือกเวอร์ชันที่แก้ไขของเอกสารจากเมนูแบบเลื่อนลง (ในกรณีของเราคือ NEET (2021)-Revised Document.docx)

ในช่อง "ป้ายกำกับการเปลี่ยนแปลง" ให้ป้อนสิ่งที่คุณต้องการให้ปรากฏถัดจากการเปลี่ยนแปลงในเอกสาร (อาจเป็นชื่อหรือบันทึกย่อ) เราจะติดป้ายกำกับว่า 'สตาร์ค' เนื่องจากเป็นผู้แก้ไขเอกสารต้นฉบับ

คุณยังสามารถสลับเอกสารได้โดยคลิกที่ไอคอนลูกศรคู่เพื่อเปรียบเทียบเอกสารด้วยวิธีอื่น

คลิกปุ่ม 'เพิ่มเติม >>' ที่มุมล่างซ้ายเพื่อดูตัวเลือกขั้นสูง นี่เป็นทางเลือกหรือไม่ คุณสามารถคลิก 'ตกลง' เพื่อดูการเปรียบเทียบได้

ภายใต้ 'การตั้งค่าการเปรียบเทียบ' ให้ระบุตัวเลือกที่คุณต้องการใช้เปรียบเทียบเอกสารของคุณ (โดยค่าเริ่มต้น ตัวเลือกทั้งหมดจะถูกเลือก)

ในส่วน "แสดงการเปลี่ยนแปลง" คุณสามารถเลือกได้ว่าต้องการแสดงการเปลี่ยนแปลงทีละอักขระหรือทีละคำ นอกจากนี้ คุณสามารถเลือกตำแหน่งที่คุณต้องการให้แสดงการเปลี่ยนแปลง ไม่ว่าจะเป็นเอกสารต้นฉบับ เอกสารที่แก้ไข หรือเอกสารใหม่ ขอแนะนำให้ใช้ 'เอกสารใหม่'

เมื่อคุณตั้งค่าเสร็จแล้ว คลิก 'ตกลง' เพื่อเปรียบเทียบเอกสาร

ซึ่งจะเป็นการเปิดหน้าต่างใหม่ที่มีบานหน้าต่างสี่บาน 'เอกสารเปรียบเทียบ' ตรงกลางจะแสดงและเน้นการเปลี่ยนแปลงทั้งหมดที่มีเครื่องหมายสีแดงที่ระยะขอบด้านซ้าย ที่ด้านขวาของหน้าจอ บานหน้าต่างคู่จะแสดงเอกสารต้นฉบับและเอกสารที่แก้ไขซ้อนกัน ทางด้านซ้าย บานหน้าต่าง 'การแก้ไข' จะแสดงรายการการแก้ไขใดๆ และทั้งหมดที่ทำขึ้น รวมถึงสิ่งที่ถูกลบ เพิ่ม และเปลี่ยนแปลง

คลิกที่เส้นสีแดงที่ระยะขอบด้านซ้ายของเอกสารที่เปรียบเทียบเพื่อดูรายละเอียดเกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลงแต่ละรายการ

หลังจากตรวจสอบการเปลี่ยนแปลงที่ติดตาม เมื่อคุณต้องการยอมรับการแก้ไขเฉพาะ คุณสามารถคลิกขวาที่ข้อความที่เปลี่ยนแปลง/เพิ่มแล้วเลือก 'ยอมรับการแทรก' หรือ 'ปฏิเสธการแทรก' เพื่อเก็บหรือยกเลิกการเปลี่ยนแปลงตามลำดับ

หากต้องการยอมรับการเปลี่ยนแปลงทั้งหมดในครั้งเดียว ให้คลิกปุ่ม "ยอมรับ" ใต้กลุ่มการเปลี่ยนแปลงในแท็บ "ตรวจสอบ" แล้วเลือกตัวเลือก "ยอมรับการเปลี่ยนแปลงทั้งหมด" คุณยังเลือกตัวเลือกอื่นๆ ในเมนูแบบเลื่อนลงได้ตามความต้องการของคุณ

หากต้องการปฏิเสธการเปลี่ยนแปลงทั้งหมดในครั้งเดียว ให้คลิกปุ่ม "ปฏิเสธ" ถัดจากปุ่มยอมรับในแท็บ "ตรวจสอบ" แล้วเลือก "ปฏิเสธการเปลี่ยนแปลงทั้งหมด"

เมื่อเสร็จแล้ว อย่าลืมบันทึกเอกสารที่เปรียบเทียบนี้เป็นไฟล์แยกต่างหากโดยใช้ตัวเลือก "บันทึกเป็น" ในแถบเครื่องมือ