จากคอมพิวเตอร์และบริการที่เก็บข้อมูลบนคลาวด์ เช่น Google Drive และ Dropbox
หนึ่งในคุณสมบัติที่น่าทึ่งของ Microsoft Teams คือความง่ายในการแชร์ไฟล์ในแอปพลิเคชัน คุณสามารถเลือกที่จะแบ่งปันกับสมาชิกทุกคนในทีมของคุณในระยะเวลาอันสั้นหรือแบบส่วนตัวกับสมาชิกคนใดก็ได้ในทีมเพื่อให้ทำงานร่วมกันได้อย่างสมบูรณ์แบบ สามารถแชร์ไฟล์จากคอมพิวเตอร์ของคุณ หรือจากบริการระบบคลาวด์ที่รองรับบน Microsoft Teams
คุณลักษณะที่น่าประหลาดใจอีกประการหนึ่งของ Microsoft Teams คือช่วยให้คุณสามารถยกเลิกการแชร์ไฟล์ที่แชร์ก่อนหน้านี้ได้อย่างง่ายดายเช่นเดียวกัน ไฟล์ที่ไม่ได้แชร์นั้นไม่มีใครดูได้เมื่อถูกลบไปแล้ว
วิธีแชร์ไฟล์ไปยังทีม
เปิดแอป Microsoft Teams บนเดสก์ท็อปหรือเว็บเบราว์เซอร์ของคุณโดยไปที่ team.microsoft.com ตามค่าเริ่มต้น คุณสามารถแชร์ไฟล์บนคอมพิวเตอร์หรือบัญชี Microsoft OneDrive ของคุณได้
หากคุณต้องการแชร์ไฟล์จากบริการคลาวด์อื่นๆ เช่น Google Drive, Dropbox, Box, ShareFile คุณจะต้องเพิ่มไฟล์นั้นในบัญชี Teams ของคุณ ไปที่ 'ไฟล์' บนแถบนำทางทางด้านซ้าย
มันจะแสดงไฟล์ทั้งหมดที่แชร์ระหว่างทุกทีมของคุณ ภายใต้ Cloud Storage มีการเพิ่ม OneDrive แล้ว ถ้าคุณใช้ OneDrive ด้วยบัญชี Microsoft ที่กำลังใช้สำหรับ Teams เนื้อหาทั้งหมดของไดรฟ์จะพร้อมสำหรับการแชร์ใน Teams ในการใช้บริการคลาวด์อื่น ๆ ให้คลิกที่ 'เพิ่มที่เก็บข้อมูลบนคลาวด์' ที่มุมล่างซ้ายของหน้าจอ
หน้าจอจะปรากฏขึ้นพร้อมตัวเลือกบริการคลาวด์ให้เลือก คลิกที่บริการที่คุณต้องการใช้ หน้าต่างเข้าสู่ระบบจะเปิดขึ้น ลงชื่อเข้าใช้บัญชีของคุณ. หากล็อกอินสำเร็จ (การเข้าสู่ระบบจะสำเร็จก็ต่อเมื่อมีการใช้บัญชีอีเมลเดียวกันทั้งบนบริการคลาวด์และ Microsoft Teams)ระบบจะเพิ่มบริการคลาวด์และไฟล์ทั้งหมดบนคลาวด์จะพร้อมสำหรับการแชร์
ตอนนี้ ไปที่ 'ทีม' จากแถบนำทางทางด้านซ้าย เลือกทีมที่คุณต้องการแชร์ไฟล์ด้วย จากนั้นเลือกแชนเนลที่คุณต้องการส่งไฟล์
ที่ด้านล่างของหน้าจอ ไปที่กล่องเขียนแล้วคลิกไอคอน "แนบ" (คลิปหนีบกระดาษ)
เมนูป๊อปอัปจะปรากฏขึ้นบนหน้าจอ คุณจะมีตัวเลือกในการแชร์ไฟล์จากไฟล์ที่แชร์แล้วในทุกทีมและทุกช่องทาง OneDrive หรือบริการที่เก็บข้อมูลบนคลาวด์อื่นๆ หรืออัปโหลดไฟล์จากคอมพิวเตอร์ของคุณ เลือกตัวเลือกที่คุณต้องการ จากนั้นเลือกไฟล์ที่คุณต้องการแชร์
ไฟล์จะปรากฏในกล่องข้อความ รอให้อัปโหลด จะมีแถบแสดงความคืบหน้าสีเขียวที่ด้านล่างในขณะที่กำลังอัปโหลด เมื่ออัปโหลดไฟล์แล้ว ให้คลิกที่ปุ่ม "ส่ง" เพื่อแชร์ไฟล์
วิธีลบไฟล์ที่ส่งไปยังทีม
คุณยังสามารถยกเลิกการแชร์ไฟล์ที่คุณแชร์กับทีมแล้วได้อีกด้วย เปิดช่องที่คุณแชร์ไฟล์ไปก่อนหน้านี้ หากต้องการเปิดช่อง ให้ไปที่ "ทีม" บนแถบนำทางทางด้านซ้าย จากนั้นเลือกช่องใต้ชื่อทีม
ตอนนี้เปิดแท็บ 'ไฟล์' ในช่อง แท็บคือลิงก์ด่วนที่ด้านบนของช่อง แท็บ "ไฟล์" มีไฟล์ทั้งหมดที่แชร์ในช่องนั้น
ค้นหาไฟล์ที่คุณต้องการลบออกจากรายการไฟล์ และเลื่อนเคอร์เซอร์ไปที่ไฟล์นั้น ตัวเลือก "แสดงการดำเนินการ" (ไอคอนสามจุด) จะปรากฏขึ้นถัดจากชื่อไฟล์ คลิกที่มัน จากนั้น จากเมนูบริบทที่ปรากฏขึ้น ให้เลือกตัวเลือก 'ลบ'
กล่องโต้ตอบข้อความยืนยันจะปรากฏขึ้นบนหน้าจอ คลิกที่ 'ใช่' เพื่อลบไฟล์
ไฟล์จะถูกลบออกจากช่องและจากรายการไฟล์ทั้งหมดภายใต้ส่วน "ไฟล์" บนแถบนำทางทางด้านซ้าย ไม่มีใครในทีมเข้าถึงได้อีกต่อไป
วิธีแชร์ไฟล์แบบส่วนตัวใน Microsoft Teams
ไฟล์ที่คุณแชร์บนแชนเนลจะถูกแชร์กับสมาชิกทุกคนในทีมนั้น ถ้าคุณไม่ต้องการให้สมาชิกทุกคนในทีมสามารถเข้าถึงไฟล์ได้ คุณสามารถแชร์ไฟล์แบบส่วนตัวกับบุคคลหรือกลุ่มบุคคลได้
บนแถบนำทางทางด้านซ้าย ให้คลิกที่ 'แชท' เปิดแชทของผู้ติดต่อที่คุณต้องการส่งไฟล์ให้ หรือคลิกที่ปุ่ม 'แชทใหม่' ที่ด้านบนเพื่อเริ่มการแชทกับผู้ติดต่อใหม่หรือสร้างกลุ่มใหม่ จากนั้นในกล่องเขียน ให้คลิกที่ไอคอน "แนบ" และเลือกไฟล์ที่คุณต้องการแชร์ คุณสามารถส่งไฟล์จาก OneDrive หรือคอมพิวเตอร์ของคุณในการแชทส่วนตัวเท่านั้น
เมื่อไฟล์กำลังอัปโหลด จะมีแถบความคืบหน้าสีเขียวอยู่ด้านล่าง เมื่อไฟล์ถูกอัปโหลดในกล่องข้อความ เช่น แถบสีเขียวหายไป ให้คลิกที่ปุ่ม "ส่ง" เพื่อแชร์ไฟล์
วิธีลบไฟล์ที่ส่งแบบส่วนตัว
ไฟล์ที่ส่งแบบส่วนตัวสามารถยกเลิกการแชร์จากภายในแชทได้ ไปที่ข้อความที่มีไฟล์ที่คุณต้องการเลิกแชร์ แล้ววางเคอร์เซอร์ไว้บนไฟล์ อิโมจิแสดงปฏิกิริยาจะปรากฏขึ้นที่ด้านบนของข้อความโดยมีไอคอน "ตัวเลือกเพิ่มเติม" (เมนูสามจุด) ที่ท้ายข้อความ คลิกที่มัน
เมนูบริบทจะปรากฏขึ้นบนหน้าจอ เลือกตัวเลือก 'ลบ' ข้อความที่มีไฟล์จะถูกลบออกจากการแชททั้งสองด้าน และผู้รับจะไม่สามารถเข้าถึงได้อีกต่อไป
หมายเหตุ: คุณยังสามารถลบข้อความที่มีไฟล์ดังที่เราทำด้านบนสำหรับไฟล์ที่แชร์บนแชนเนลได้ แต่การทำเช่นนั้นจะเป็นการลบเฉพาะข้อความเท่านั้น ไม่ใช่ไฟล์ ไฟล์จะยังคงอยู่ภายใต้แท็บ "ไฟล์" และไฟล์ทั้งหมดบนแถบนำทางทางด้านซ้าย
บทสรุป
การแชร์และเลิกแชร์ไฟล์กับทั้งทีมหรือเฉพาะสมาชิกบางคนในทีมทำได้อย่างง่ายดายใน Microsoft Teams และการสนับสนุนบริการจัดเก็บข้อมูลบนคลาวด์ที่สำคัญทั้งหมด เช่น Dropbox และ Google Drive ทำให้สะดวกยิ่งขึ้นในการแชร์ไฟล์ใน Microsoft Teams