Sorting Data ช่วยในการจัดระเบียบหรือจัดเรียงข้อมูลตามลำดับที่กำหนดเพื่อค้นหาค่าได้อย่างรวดเร็ว ใน Excel คุณสามารถเรียงลำดับช่วงหรือตารางตามข้อความ ตัวเลข วันที่ และเวลาในคอลัมน์อย่างน้อยหนึ่งคอลัมน์ได้ คุณยังสามารถจัดเรียงข้อมูลตามสีของเซลล์ สีฟอนต์ หรือไอคอนการจัดรูปแบบแบบกำหนดเองได้
Excel มีตัวเลือกการจัดเรียงในตัวขั้นสูงหลายตัวเพื่อช่วยในการจัดการข้อมูล ในบทความนี้ เราจะพูดถึงวิธีการต่างๆ ในการจัดเรียงข้อมูลในลำดับที่ระบุ ตลอดจนเกณฑ์ต่างๆ
การเรียงลำดับข้อมูลใน Excel
ก่อนที่คุณจะเรียงลำดับข้อมูล คุณต้องเลือกว่าคุณต้องการเรียงลำดับทั้งเวิร์กชีตหรือเฉพาะช่วงเซลล์
การเรียงลำดับจะจัดเรียงข้อมูลทั้งหมดในสเปรดชีตของคุณตามคอลัมน์เดียวหรือหลายคอลัมน์ คุณยังสามารถเลือกที่จะเรียงลำดับคอลัมน์ของเวิร์กชีตได้เพียงคอลัมน์เดียว คุณสามารถจัดเรียงข้อมูลของคุณตามข้อความ ตัวเลข วันที่ และเวลา
เราจะใช้ตัวอย่างต่อไปนี้เพื่อแสดงวิธีการจัดเรียงต่างๆ ใน Excel
หากคุณต้องการจัดเรียงข้อมูลอย่างรวดเร็ว ให้คลิกเซลล์ใดก็ได้ในคอลัมน์ที่คุณต้องการจัดเรียง ในสเปรดชีตตัวอย่างด้านล่าง เราต้องการจัดเรียงข้อมูลของเราตามชื่อ "ตัวแทน" ดังนั้น คลิกเซลล์ใดก็ได้ในคอลัมน์ B
ไปที่แท็บ "ข้อมูล" แล้วคลิกไอคอนการจัดเรียง "AZ" ซึ่งจะจัดเรียงวันที่ของคุณตามชื่อ "ตัวแทน"
ตอนนี้ ข้อมูลของคุณจะถูกจัดเรียงตามชื่อตัวแทน เมื่อคอลัมน์ B ถูกจัดเรียง แถวที่สอดคล้องกับแต่ละเซลล์ในคอลัมน์ B จะย้ายไปพร้อมกัน
การจัดเรียงข้อมูลในคอลัมน์เดียว
คุณสามารถจัดเรียงข้อมูลของคุณในคอลัมน์เดียวได้ ซึ่งจะไม่มีผลกับคอลัมน์ที่อยู่ติดกันในเวิร์กชีต ขั้นแรก เลือกช่วง/คอลัมน์ (รายการ) ที่คุณต้องการจัดเรียง
จากนั้นไปที่แท็บ "ข้อมูล" แล้วคลิกไอคอนการจัดเรียง Excel จะแสดงข้อความ 'คำเตือนการจัดเรียง' ในนั้นให้เลือกตัวเลือก 'ดำเนินการต่อด้วยการเลือกปัจจุบัน' และคลิก 'ตกลง'
ตอนนี้ เฉพาะช่วง "รายการ" (คอลัมน์) เท่านั้นที่จัดเรียงตามตัวอักษร โปรดจำไว้ว่า การจัดเรียงคอลัมน์เพียงคอลัมน์เดียวจะไม่ตรงกับทั้งเวิร์กชีตของคุณกับคอลัมน์นั้น
จัดเรียงข้อมูลตามวันที่/เวลา
คุณสามารถจัดเรียงวันที่ เวลา ตัวเลขได้แบบเดียวกับที่คุณจัดเรียงข้อความใน Excel ตัวเลขสามารถจัดเรียงจากต่ำสุดไปสูงสุดหรือสูงสุดไปต่ำสุด และวันที่และเวลาสามารถจัดเรียงจากใหม่ที่สุดไปเก่าที่สุดหรือเก่าที่สุดไปใหม่ที่สุด
คุณสามารถเลือกเซลล์ในคอลัมน์ที่คุณต้องการจัดเรียงแล้วคลิกไอคอน 'AZ' หรือ 'ZA' ในกลุ่มข้อมูล 'จัดเรียงและกรอง' เพื่อจัดเรียงข้อมูลของคุณตามลำดับจากน้อยไปมากหรือจากมากไปน้อย หรือคลิกที่ไอคอน 'จัดเรียง' ถัดจากไอคอนการเรียงลำดับอย่างรวดเร็วในแท็บ 'ข้อมูล'
จะเปิดหน้าต่างโต้ตอบการเรียงลำดับ เปิดเมนูแบบเลื่อนลง "จัดเรียงตาม" เมนูแบบเลื่อนลงนี้จะแสดงรายการส่วนหัวคอลัมน์ทั้งหมดของคุณในเวิร์กชีต และเนื่องจากเราต้องการจัดเรียงข้อมูลตามวันที่ เลือกตัวเลือก "วันที่สั่งซื้อ" จากนั้นเลือกตัวเลือก 'ใหม่ที่สุดไปยังเก่าที่สุด' ในเมนูแบบเลื่อนลง 'คำสั่งซื้อ' เพื่อจัดเรียงข้อมูลตามลำดับจากน้อยไปมาก
ผลลัพธ์จะแสดงในภาพหน้าจอต่อไปนี้
จัดเรียงข้อมูลตามสีของเซลล์/สีแบบอักษร/ไอคอนเซลล์
ในการจัดเรียงข้อมูลของคุณเกี่ยวกับสีของเซลล์ สีแบบอักษร หรือไอคอนเซลล์ ให้เปิดกล่องโต้ตอบ 'จัดเรียง' โดยคลิกที่ไอคอน 'จัดเรียง' ในแท็บ ข้อมูล จากนั้นเลือกตัวเลือกของคุณในเมนู 'เรียงลำดับตาม' ที่นี่ เรากำลังเลือก 'สีของเซลล์' เพื่อจัดเรียงชุดข้อมูล
ถัดไป เลือกสีที่คุณต้องการให้อยู่ที่ด้านบนของคอลัมน์ จากนั้นคลิก 'ตกลง'
นี่คือลักษณะของตารางที่จัดเรียงตามสีของเซลล์
การเรียงลำดับข้อมูลหลายระดับ (การเรียงลำดับหลายคอลัมน์)
การเรียงลำดับหลายระดับทำให้คุณสามารถจัดเรียงข้อมูล (ตาราง) ตามค่าของคอลัมน์หนึ่ง แล้วจัดระเบียบอีกครั้งตามค่าของคอลัมน์อื่น
ตัวอย่างเช่น อันดับแรก เรากำลังจัดเรียงข้อมูลตามชื่อ "รายการ" แล้วจึงจัดเรียงอีกครั้งตาม "วันที่สั่งซื้อ" โดยเลือกเซลล์ใดก็ได้ในตารางแล้วคลิกไอคอน "จัดเรียง" ในแท็บ "ข้อมูล"
ในกล่องโต้ตอบ 'เรียงลำดับ' เลือก 'รายการ' จากรายการดรอปดาวน์ 'จัดเรียงตาม' จากนั้นคลิกที่ 'เพิ่มระดับ' และเลือก 'วันที่สั่งซื้อ' จากรายการดรอปดาวน์ 'จากนั้นโดย' คลิก 'ตกลง'
ตอนนี้ เรกคอร์ดจะถูกจัดเรียงตามรายการแรกและ OrderDate วินาที
เรียงลำดับตามสั่ง
บางครั้งคุณไม่ต้องการจัดเรียงตามข้อความ ตัวเลข หรือวันที่ บางครั้งคุณต้องการจัดเรียงตามอย่างอื่น เช่น เดือน วันในสัปดาห์ ภูมิภาค หรือระบบองค์กรอื่นๆ
ให้คุณมีตารางต่อไปนี้และต้องการจัดเรียงตามลำดับความสำคัญของคำสั่งซื้อ
โดยคลิกที่เซลล์ใดก็ได้ในชุดข้อมูลและเปิดกล่องโต้ตอบ 'จัดเรียง' จาก Excel Ribbon
จากนั้นในเมนูแบบเลื่อนลง "จัดเรียงตาม" ให้เลือก "ลำดับความสำคัญ" ในเมนูแบบเลื่อนลง 'เรียงลำดับตาม' เลือก 'ค่าของเซลล์' และในเมนูแบบเลื่อนลง "คำสั่งซื้อ" ให้เลือก "รายการที่กำหนดเอง"
เมื่อคุณคลิกที่ตัวเลือก 'รายการแบบกำหนดเอง' จากเมนูแบบเลื่อนลง กล่องโต้ตอบรายการแบบกำหนดเองจะเปิดขึ้น
ที่นี่ พิมพ์รายการที่กำหนดเองของคุณใน 'รายการรายการ:' และคลิก 'เพิ่ม' ตัวอย่างเช่น เรากำลังเพิ่มลำดับความสำคัญสูง ปกติ และต่ำลงในรายการ
ขณะนี้มีการเพิ่มลำดับการจัดเรียงใหม่ในรายการแบบกำหนดเอง เลือกรายการและคลิก 'ตกลง'
ตอนนี้ คุณสามารถเลือกลำดับการจัดเรียงแบบกำหนดเองของคุณได้จากเมนูแบบเลื่อนลง "คำสั่งซื้อ"
ตอนนี้ ชุดข้อมูลจะถูกจัดเรียงตามลำดับความสำคัญ (สูง ปกติ ต่ำ)
การเรียงลำดับข้อมูลในแถว
แทนที่จะเป็นคอลัมน์ คุณสามารถจัดเรียงข้อมูลตามแถวได้ ในการดำเนินการดังกล่าว ให้เลือกเซลล์ใดก็ได้ในแถวและคลิกไอคอน "จัดเรียง" จากกลุ่ม "จัดเรียงและกรอง" ใน Ribbon
ในกล่องโต้ตอบ 'จัดเรียง' ให้คลิกปุ่ม 'ตัวเลือก'
เลือกตัวเลือก 'เรียงลำดับจากซ้ายไปขวา' แทน 'เรียงลำดับจากบนลงล่าง' ใต้การวางแนวในกล่องโต้ตอบ 'ตัวเลือกการเรียงลำดับ' และคลิก 'ตกลง'
จากนั้นเลือกแถวที่คุณต้องการจัดเรียงภายใต้เมนูแบบเลื่อนลง "จัดเรียงตาม" แล้วคลิก "ตกลง"
ดังที่คุณเห็นด้านล่าง ตอนนี้ชุดข้อมูลถูกจัดเรียงตามค่าในแถวที่เลือก
ตอนนี้ คุณเรียนรู้ที่จะเรียงลำดับใน Excel แล้ว คุณสามารถจัดระเบียบเวิร์กชีตของคุณใหม่ได้อย่างรวดเร็วด้วยการเรียงลำดับข้อมูลของคุณ