Google Workspace คืออะไรและใช้งานอย่างไร

เอกสารสรุปที่คุณต้องใช้ในการเริ่มต้นใช้งาน Google Workspace

Google เป็นส่วนหนึ่งของชีวิตเกือบทุกคน ณ จุดนี้ไม่ทางใดก็ทางหนึ่ง และแม้ว่า Google จะได้รับความนิยมสูงสุดในชีวิตปกติ แต่การมีอยู่ของ Google ในระบบนิเวศทางธุรกิจก็ปฏิเสธไม่ได้เช่นเดียวกัน

แต่เหตุการณ์ล่าสุดได้เปลี่ยนวิธีการทำงานของธุรกิจ และการเปลี่ยนแปลงนี้ยังได้นำไปสู่ชุดบริการเพิ่มประสิทธิภาพของ Google ด้วย Google Workspace คือผลลัพธ์สุดท้ายของการเปลี่ยนแปลงนี้ซึ่งเริ่มขึ้นเมื่อปีที่แล้วเมื่อคนทั้งโลกเห็นการเปลี่ยนแปลงวิธีที่เราทำงานอย่างไม่เคยปรากฏมาก่อน มาดูกันดีกว่าว่าบริการนี้คืออะไรและให้บริการอะไรบ้าง

Google Workspace คืออะไร

หากคุณไม่รู้จัก Google Workspace คุณอาจคุ้นเคยกับ G Suite ซึ่งเป็นชื่อเล่นเดิมของ Google Workspace การดำดิ่งลงสู่อดีตจะทำให้คุณนึกถึง Google Apps for Domain ซึ่งเป็นจุดเริ่มต้นของการเดินทางครั้งนี้ แต่การเปลี่ยนชื่อทั้งหมดนี้ทำให้เกิดความสับสนเช่นกัน

พูดง่ายๆ ก็คือ Google Workspace เป็นรูปแบบ G Suite ที่พัฒนาขึ้นกว่าเดิม ซึ่งเป็นวิวัฒนาการของ Google Apps for Domain คิดว่ามันเป็นกระบวนการวิวัฒนาการของโปเกมอน!

ในทำนองเดียวกัน Google Workspace มอบประสบการณ์ที่สมบูรณ์ยิ่งขึ้นด้วยฟีเจอร์ที่มากกว่าการทำซ้ำครั้งก่อน ตอนนี้แอพมีการบูรณาการที่ลึกซึ้งยิ่งขึ้นแทนที่จะเป็นประสบการณ์แบบสแตนด์อโลน

ก่อนหน้านี้ บริการทั้งหมดของ Google จะต้องเข้าถึงแยกจากกัน เพราะนั่นคือวิธีการออกแบบ Google Workspace ช่วยให้คุณมีทุกสิ่งที่ต้องการในที่เดียว ไม่ว่าจะเป็น Gmail, Chat, ปฏิทิน, ไดรฟ์, Meet, เอกสาร, ชีต, Tasks และอื่นๆ คุณจะได้รับประเด็น การผสานรวมที่ลึกซึ้งยิ่งขึ้นนี้ช่วยให้ธุรกิจทำงานร่วมกันได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น แทนที่จะต้องสลับไปมาระหว่างแอปต่างๆ ตลอดเวลา

Google Workspace ฟรีหรือไม่

แม้ว่าบริการส่วนบุคคลที่ Google นำเสนอ เช่น Gmail, Meet, Chat, ไดรฟ์ ฯลฯ จะให้บริการฟรีสำหรับผู้ใช้ที่มีบัญชี Google ส่วนบุคคล แต่โดยรวมแล้ว Google Workspace เป็นบริการแบบชำระเงิน ซึ่งรวมถึงโซลูชันทางธุรกิจที่สมบูรณ์แบบของ Google Workspace

Google Workspace สำหรับทุกคนใช้งานได้ฟรี แต่เราจะดำเนินการให้เสร็จสิ้นในอีกสักครู่ โดยแท้จริงแล้ว Google Workspace มีให้สำหรับสมาชิกแบบชำระเงิน หรือสถาบันการศึกษาและองค์กรไม่แสวงหากำไรฟรีเท่านั้น

มีฟีเจอร์ที่ผู้ใช้เข้าถึงได้เฉพาะใน Google Workspace เช่น การผสานรวม Meet ที่ล้ำลึกยิ่งขึ้น ซึ่งอนุญาตให้แสดงภาพซ้อนของการประชุมใน Chat, เอกสาร, สไลด์ และชีต คุณลักษณะนี้ช่วยให้สามารถทำงานร่วมกันและนำเสนอได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น

Google Workspace สำหรับทุกคนคืออะไร

Google เพิ่งประกาศว่าได้เปิดตัว Google Workspace สำหรับทุกคน นั่นหมายถึงผู้ที่มีบัญชี Google ฟรีเช่นกัน แต่นั่นหมายถึงอะไรจริงๆ? Google Workspace เวอร์ชันฟรีไม่ได้เกี่ยวข้องกับการเปลี่ยนแปลงมากนักในตอนนี้

โดยพื้นฐานแล้วจะเกี่ยวข้องกับการสร้างแบรนด์ใหม่ทั้งหมดและการผสานรวมแอป Google ที่ลึกซึ้งยิ่งขึ้น เช่นเดียวกับ Google Workspace สำหรับธุรกิจ Google ได้เปิดตัวการเปลี่ยนแปลงเหล่านี้อย่างช้าๆ ตั้งแต่เดือนตุลาคมปีที่แล้ว และมีโอกาสที่คุณอาจใช้การเปลี่ยนแปลงนี้อยู่แล้ว ข้อแตกต่างเพียงอย่างเดียวคือตอนนี้ทุกคนสามารถใช้ได้อย่างเป็นทางการ และไม่อยู่ในช่วงทดลองใช้ก่อนเปิดตัว

หากต้องการเปิดใช้งานประสบการณ์การใช้งาน Google Workspace สำหรับบัญชี Google คุณต้องเปิดใช้งาน Google Chat เมื่อคุณเปิดใช้งาน Google Chat มันจะมาแทนที่ Google Hangouts และแชทและห้องต่างๆ จะถูกรวมเข้ากับ Gmail

ห้องต่างๆ ช่วยให้คุณมีพื้นที่สำหรับการทำงานร่วมกัน ซึ่งคุณสามารถสื่อสาร แบ่งปันความคิด และติดตามข้อมูลที่สำคัญได้

ปลายปีนี้ Google จะเปลี่ยนห้องเป็น Spaces ด้วยอินเทอร์เฟซผู้ใช้ที่คล่องตัวยิ่งขึ้น Spaces จะพร้อมใช้งานสำหรับทุกคน ทั้งบัญชี Google Workspace แบบชำระเงินและแบบฟรี Spaces ยังนำเสนอคุณลักษณะต่างๆ เช่น เธรดหัวข้อในลิน ตัวบ่งชี้สถานะ สถานะที่กำหนดเอง ปฏิกิริยาที่แสดงออก พร้อมด้วยอินเทอร์เฟซใหม่

เมื่อ Spaces มาถึง อินเทอร์เฟซสำหรับ Gmail ก็จะเปลี่ยนไปด้วย เมนูการนำทางด้านซ้ายจะกลายเป็นเหมือนแถบเครื่องมือด้านล่างจากแอป Android และ iOS แถบด้านข้างจะมีขนาดเล็กลงและสามารถพับเก็บได้

เมื่อใช้ Google Workspace ผู้ใช้จะสามารถเก็บข้อมูลสำคัญไว้ในที่เดียว วางแผนการเดินทางครั้งต่อไปของครอบครัว เก็บรูปภาพและวิดีโอไว้ในที่เดียว ติดตามงบประมาณของครอบครัวด้วย Google ชีต

แต่นั่นคือทั้งหมดที่ Google Workspace นำเสนอสำหรับบัญชี Google Workspace ฟรีในตอนนี้ นั่นและรูปแบบสีใหม่ที่เป็นส่วนหนึ่งของการรีแบรนด์ แต่ดูเหมือนว่า Google ยังวางแผนที่จะนำการเปลี่ยนแปลงและการปรับปรุงเพิ่มเติมมาสู่ Workspace ตลอดปีในรูปแบบของ Smart Canvas

Smart Canvas: พื้นที่ทำงานทิศทางแห่งอนาคตกำลังมุ่งหน้าไปใน

Google จริงจังกับการทำให้ Workspace เป็นที่ที่การทำงานร่วมกันเป็นไปอย่างราบรื่น ปลายปีนี้ Google จะเปิดตัวการเปลี่ยนแปลงมากมายใน Google Workspace ในรูปแบบของ Smart Canvas ซึ่งจะพัฒนาการทำงานร่วมกันในแอปต่างๆ ของ Google

Smart Canvas จะปรับปรุงแอปต่างๆ เช่น Google เอกสาร ชีต และสไลด์ พร้อมใช้งานแล้ว เมื่อคุณใช้ @-mentions ใน Google เอกสาร ชิปอัจฉริยะจะปรากฏขึ้นซึ่งแสดงข้อมูลเพิ่มเติม เช่น บุคคลที่แนะนำ ไฟล์ และการประชุมที่คุณสามารถแทรกลงในเอกสารได้

ผู้ทำงานร่วมกันรายอื่นในเอกสารสามารถข้ามการประชุมและบุคคลได้อย่างรวดเร็ว หรือดูตัวอย่างเอกสารโดยไม่ต้องเปลี่ยนแท็บ ชิปอัจฉริยะกำลังจะมาในชีตในอีกไม่กี่เดือนข้างหน้า

ในอีกไม่กี่เดือนข้างหน้า ชิปอัจฉริยะเหล่านี้จะเป็นส่วนหนึ่งของหน่วยการสร้างแบบโต้ตอบ การสร้างบล็อคแบบโต้ตอบใหม่จะประกอบด้วยชิปอัจฉริยะ เทมเพลต และรายการตรวจสอบ

คุณยังกำหนดรายการการทำงานของรายการตรวจสอบให้ผู้อื่นได้จาก Google เอกสาร รายการการทำงานเหล่านี้จะแสดงใน Google Tasks โดยอัตโนมัติด้วย ทำให้จัดการรายการสิ่งที่ต้องทำได้ง่ายขึ้น

การเปลี่ยนแปลงอื่นที่มาเป็นส่วนหนึ่งของ Smart Canvas คือเทมเพลตตารางในเอกสาร เทมเพลตบางประเภทจะรวมถึงตาราง 'การโหวตตามหัวข้อ' เพื่อรวบรวมคำติชมของทีมและตาราง 'ตัวติดตามโครงการ' เพื่อบันทึกเหตุการณ์สำคัญและสถานะ

ชีตจะได้รับการอัปเกรดที่สำคัญเช่นกัน นอกจากชิปอัจฉริยะแล้ว Google ยังแนะนำมุมมองใหม่ในชีตอีกด้วย มุมมองไทม์ไลน์ หนึ่งในมุมมองที่เป็นส่วนหนึ่งของการอัปเกรดนี้จะจัดเรียงแผ่นงานใหม่ในมุมมองที่จะช่วยให้ติดตามงานได้ง่ายขึ้น

เพื่อให้ทำงานร่วมกันได้ง่ายขึ้น ระบบจะเพิ่มปุ่ม "Google Meet" ลงในเอกสาร ชีต และสไลด์ พร้อมใช้งานแล้ว คุณใช้ปุ่มนี้เพื่อนำเสนอเอกสารที่คุณกำลังทำงานอยู่แล้วได้โดยตรงใน Google Meet โดยไม่ต้องไปที่ Google Meet เพื่อเริ่มการประชุม การประชุมในปฏิทินของคุณจะปรากฏขึ้นโดยอัตโนมัติ

พูดได้อย่างปลอดภัยว่าตลอดทั้งปี Google Workspace จะกลายเป็นประสบการณ์ที่ดียิ่งขึ้นด้วยการทำงานร่วมกันที่ศูนย์ และจะพร้อมใช้งานสำหรับผู้ใช้ Google Workspace ทุกคน ทั้งแบบฟรีและมีค่าใช้จ่าย

ประเภทแผน (รุ่น) สำหรับ Google Workspace

Google Workspace เป็นบริการสำหรับเจ้าของธุรกิจและมีรุ่นต่างๆ (แผนรายเดือน) สำหรับธุรกิจประเภทต่างๆ แต่เมื่อ Google Workspace เปิดตัวครั้งแรก มันสมเหตุสมผลสำหรับธุรกิจขนาดใหญ่และธุรกิจขนาดเล็กที่มีพนักงานอย่างน้อยไม่กี่คน เช่นเดียวกับ G Suite เนื่องจากเป็นแผนที่นำเสนอ

แต่ตอนนี้ Google Workspace เหมาะอย่างยิ่งสำหรับเจ้าของธุรกิจขนาดเล็กที่ต้องเป็นทีมคนเดียว ในการทำให้ Google Workspace เป็นสถานที่สำหรับทุกคน Google ได้เปิดตัว "Google Workspace Individuals" ด้วย

บุคคลใน Google Workspace เหมาะสำหรับเจ้าของธุรกิจแต่ละรายที่เปลี่ยนความหลงใหลเป็นแนวคิดทางธุรกิจ แต่เมื่อคุณเป็นธุรกิจขนาดเล็ก ความต้องการของคุณจากเครื่องมือเพิ่มประสิทธิภาพและการทำงานร่วมกันจะแตกต่างจากเจ้าของธุรกิจขนาดใหญ่ Google Workspace Individual คำนึงถึงเรื่องนี้เสมอและได้รับการออกแบบมาโดยเฉพาะสำหรับความต้องการเหล่านั้น

Google Workspace Individual นำเสนอฟีเจอร์ระดับพรีเมียมที่ธุรกิจต้องการ โดยที่ยังคงรักษาความซับซ้อนที่ไม่ต้องดำเนินการเพียงคนเดียว มีการประชุมไม่จำกัด การบันทึกการโทร การตัดเสียงรบกวน การทำโพล และถาม & ตอบใน Google Meet ปฏิทินแบบมืออาชีพที่ทำให้การนัดหมายง่ายขึ้น ประสบการณ์ Gmail ที่ปรับแต่งเองพร้อมรายชื่ออีเมล โลโก้แบรนด์ และอื่นๆ อีกมากมาย

บันทึก: ขณะนี้บุคคลในพื้นที่ทำงานของ Google มีให้บริการเฉพาะในสหรัฐอเมริกา แคนาดา เม็กซิโก บราซิล ญี่ปุ่น และเร็วๆ นี้ในออสเตรเลีย

นี่คือบทสรุปของแผนหรือรุ่นทั้งหมดที่ Google Workspace นำเสนอ

• ผู้เริ่มต้นธุรกิจ – $6 USD/ผู้ใช้/เดือน
• มาตรฐานธุรกิจ – $12 USD/ผู้ใช้/เดือน
• บิสซิเนส พลัส – $18 USD/ผู้ใช้/เดือน
• องค์กร – ราคาที่กำหนดเองที่คุณจะได้รับโดยการติดต่อทีมขายของ Google เป็นรุ่นที่แพงที่สุด แต่ยังเป็นรุ่นที่มีคุณสมบัติมากที่สุด
• บุคคลใน Google Workspace – $9.99 ต่อเดือน ($7.99 ต่อเดือนจนถึงมกราคม 2022 ซึ่งเป็นส่วนหนึ่งของโปรโมชั่น)
• Google Workspace for Education - ฟรีสำหรับคุณสมบัติพื้นฐาน คุณสามารถซื้อฟีเจอร์แบบพรีเมียมได้ภายใต้แผนการชำระเงินซึ่งรวมถึง Education Standard, Teaching and Learning Upgrade และการสมัครรับข้อมูล Education Plus
• Google Workspace for Nonprofits – Google นำเสนอฟีเจอร์ของแผน Business Starter แก่องค์กรไม่แสวงหากำไรฟรี และแผนธุรกิจแบบ Standard $3/ผู้ใช้/เดือน และแผน Business Plus ในราคา $5.04/ผู้ใช้/เดือน Enterprise editin ยังเสนอส่วนลด 70% เมื่อเทียบกับราคามาตรฐาน

ทำไมต้องเป็น Google Workspace

คำถามที่สำคัญที่สุดคือสิ่งที่ Google Workspace นำเสนอ ทำไมมันถึงเหมาะสำหรับคุณ? ลักษณะที่สำคัญที่สุดอย่างหนึ่งของ Google Workspace คือบัญชี Workspace สร้างขึ้นโดยผู้ดูแลระบบขององค์กร ซึ่งต่างจากบัญชี Google พื้นฐานที่บุคคลสร้างขึ้น

นี่หมายถึงการควบคุมที่มากขึ้น ผู้ดูแลระบบสามารถควบคุมค่าเริ่มต้นสำหรับบัญชี Workspace รวมถึงการตั้งค่าการเข้าถึงแอปและความปลอดภัยได้มากขึ้น และทั้งหมดนั้นเกิดขึ้นในคลาวด์ ทีมไอทีไม่จำเป็นต้องกำหนดค่าอุปกรณ์ทีละเครื่องหรือทางกายภาพสำหรับพนักงานหรือนักเรียนของคุณ คุณยังสามารถมีนโยบายแยกต่างหากสำหรับบุคคลหรือกลุ่มบุคคล

ดังนั้น วิธีนี้ช่วยให้คุณควบคุมแอปและการตั้งค่าที่คุณต้องการอนุญาตสำหรับพนักงานหรือนักเรียนของคุณ ซึ่งคุณไม่สามารถมีได้ด้วยบัญชีส่วนตัว

Google Workspace ยังมีคุณลักษณะเพิ่มเติมอีกมากมายที่คุณเข้าถึงไม่ได้ด้วยบัญชีพื้นฐานฟรี โปรดทราบว่าขอบเขตของฟีเจอร์ที่ Workspace นำเสนอนั้นแตกต่างกันไปตามรุ่นหรือประเภทแผน

แอปพื้นฐานใน Google Workspace

Google Workspace รุ่นส่วนใหญ่มีแอปเหล่านี้เป็นส่วนหนึ่งของประสบการณ์หลักด้วยฟีเจอร์ที่ได้รับการปรับปรุง

• จีเมล: อีเมลธุรกิจที่กำหนดเองสำหรับธุรกิจของคุณด้วยการป้องกันสแปมและฟิชชิ่งและประสบการณ์อีเมลแบบไม่มีโฆษณา
• พบกัน: ผู้เข้าร่วมการประชุมสูงสุด 250 คนขึ้นอยู่กับรุ่นของคุณ คุณยังได้รับคุณสมบัติเพิ่มเติม เช่น ไวท์บอร์ดดิจิทัล การบันทึกการประชุม การตัดเสียงรบกวน การสำรวจความคิดเห็นและการถามตอบ ห้องกลุ่มย่อย การติดตามการเข้าร่วม การควบคุมการดูแล การยกมือ การสตรีมแบบสดในโดเมน (ขึ้นอยู่กับรุ่น Workspace)
• แชทและห้อง (ในไม่ช้าจะกลายเป็น Spaces): นอกจากฟีเจอร์พื้นฐานของ Google Chat และห้องที่คุณทำงานร่วมกันได้อย่างราบรื่นแล้ว Google Workspace ยังเพิ่มฟีเจอร์ที่ปรับปรุงให้ดียิ่งขึ้นอีกด้วย ซึ่งรวมถึงห้องสนทนาขั้นสูงพร้อมห้องเธรดและการเข้าถึงของแขก การเข้าถึงของแขกทำให้คุณสามารถเชื่อมต่อกับลูกค้าและพันธมิตรที่ไม่ได้เป็นส่วนหนึ่งขององค์กรของคุณ คุณสามารถทำงานร่วมกับพวกเขาในไฟล์และเอกสารจากการแชท และด้วยระดับการเข้าถึงและการมองเห็นที่เท่ากัน งานของคุณจะไม่ได้รับผลกระทบ
• ปฏิทิน: กำหนดเวลานัดหมาย แชร์ปฏิทิน เรียกดูและจองห้องประชุมด้วย Workspace
• ขับ: พื้นที่เก็บข้อมูลบนคลาวด์แบบขยาย (จาก 30 GB เป็นไม่จำกัด), ไดรฟ์สำหรับเดสก์ท็อป, ไดรฟ์ที่แชร์สำหรับทีมของคุณ, การแชร์กลุ่มเป้าหมาย และการสนับสนุนไฟล์มากกว่า 100 ประเภท
• เอกสาร แผ่น: สร้างเอกสารการทำงานร่วมกัน ความช่วยเหลือในการเขียนด้วยการเขียนอัจฉริยะ แก้ไขการสะกดอัตโนมัติ และคำแนะนำด้านไวยากรณ์ การทำงานร่วมกันกับ Microsoft Office และการสร้างแบรนด์แบบกำหนดเองสำหรับเอกสาร
• สไลด์: ทำงานร่วมกันในการนำเสนอ
• แบบฟอร์ม: การสร้างแบบสำรวจที่รวมการวิเคราะห์ที่ง่ายขึ้นด้วยการเติมอย่างชาญฉลาด การล้างข้อมูลอย่างชาญฉลาด และคำตอบ แบบฟอร์มเทมเพลตแบรนด์ที่กำหนดเอง
• เก็บ: บันทึกความคิดด้วยบันทึกการทำงานร่วมกัน
• ไซต์: ทำงานร่วมกันในขณะที่สร้างไซต์
• กระแสน้ำ: เครือข่ายสังคมออนไลน์สำหรับองค์กรของคุณที่พนักงานสามารถสื่อสารและมีส่วนร่วมซึ่งกันและกัน

แอปเพิ่มเติมใน Google Workspace

ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับรุ่น Google Workspace หรือการซื้อเพิ่มเติม Google Workspace ยังเสนอแอปเหล่านี้ให้กับสมาชิกอีกด้วย

• โดเมน: การจดทะเบียนโดเมนพร้อมการลงชื่อสมัครใช้และการกำหนดค่า Google Workspace ในตัว
• การค้นหาบนคลาวด์: การค้นหาอัจฉริยะใน Google Workspace (ข้อมูลบุคคลที่ 1 และ 3)
• กลุ่มและกลุ่มสำหรับธุรกิจ: รายชื่ออีเมลและการจัดการการเข้าถึง
• ห้องนิรภัย: การเก็บรักษาข้อมูล การเก็บถาวร และ eDiscovery
• Jamboard: กระดานไวท์บอร์ดดิจิทัลสำหรับการทำงานร่วมกันที่คุณสามารถใช้ได้ในการประชุม
• เสียง: การโทรด้วยเสียงอัจฉริยะด้วยระบบโทรศัพท์เสมือนที่ใช้งานได้กับทุกอุปกรณ์และบนเว็บ
• สคริปต์แอพ: เพิ่มพลังของ Google Apps เช่น ปฏิทิน, เอกสาร, ไดรฟ์, Gmail, ชีต และสไลด์ด้วย Apps Script คุณสามารถเผยแพร่สคริปต์ไปทั่วโลกหรือเก็บไว้เป็นส่วนตัวสำหรับโดเมนของคุณ
• แผ่นงาน: สร้างแอพโดยไม่ต้องใช้โค้ด
• ห้องเรียน: พื้นที่การเรียนรู้ที่มีโครงสร้างสำหรับครูและนักเรียน
• ส่วนเสริม: ผสานรวมแอปพลิเคชันของบริษัทอื่นและส่วนเสริมของ Apps Script

Google Workspace ยังมีฮาร์ดแวร์สำหรับ Google Meet, การโทรด้วยเสียง และ Jamboard ฮาร์ดแวร์ช่วยให้องค์กรที่เลือกใช้โมเดลไฮบริดในสำนักงานและทำงานจากที่บ้านสามารถทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ

Google จะเปิดตัวโหมด Companion ใน Google Meet เร็วๆ นี้ เพื่อส่งเสริมการทำงานร่วมกันในสถานที่ทำงานแบบไฮบริด สำหรับองค์กรที่มีคนไม่กี่คนอยู่ในห้องประชุมในขณะที่ติดต่อกับผู้อื่นจากระยะไกล

โหมดที่แสดงร่วมช่วยให้ผู้ที่อยู่ในห้องประชุมมีไทล์วิดีโอของตนเองและเข้าถึงฟีเจอร์อื่นๆ ของ Google Meet เช่น ยกมือ โพล ฯลฯ บนหน้าจอได้ในขณะที่ใช้ประโยชน์จากเสียงภายในห้องและความสามารถในการประชุมทางวิดีโออื่นๆ ที่ Meet Hardware ข้อเสนอ

วิธีใช้ Google Workspace

ประสบการณ์ใช้งาน Google Workspace สำหรับผู้ใช้ที่ชำระเงิน (โดยเฉพาะผู้ดูแลระบบ) และผู้ใช้ฟรีจะแตกต่างกัน ดังนั้น การเรียนรู้ที่จะใช้งานจึงมีความแตกต่างกันอย่างสิ้นเชิง สำหรับผู้ใช้ Workspace ปลายทาง การใช้แอปใน Google Workspace จะคล้ายกันมาก ยกเว้นคุณลักษณะพิเศษเฉพาะ

ในการเข้าถึงแอปที่มีให้สำหรับบัญชี Google Worskapce ของคุณ ให้ไปที่ไอคอนเมนู "Google Apps" จากบริการใดๆ ของ Google เมนูจะแสดงรายการแอพทั้งหมดที่มีให้คุณใช้งาน

นี่คือเคล็ดลับ ไม่ว่าคุณจะเป็นผู้ใช้ Google Workspace แบบฟรีหรือมีค่าใช้จ่าย Google ขอเสนอทางลัด '.new' ด่วนที่คุณป้อนได้โดยตรงในแถบที่อยู่ของเบราว์เซอร์ และจะสร้างรายการใหม่ของแอปนั้น

• cal.new – สร้างกิจกรรมปฏิทินใหม่
• doc.new – สร้าง Google doc
• meet.new – เริ่มการประชุมใหม่ใน Google Meet
• sheet.new – สร้าง Google ชีตใหม่
• slide.new – สร้างสไลด์ใหม่
• form.new – สร้างแบบฟอร์มใหม่
• Keep.new หรือ note.new – เริ่มบันทึกใหม่
• site.new – สร้างเว็บไซต์ใหม่
• jam.new – เริ่มไวท์บอร์ดใหม่

การใช้ Google Workspace เป็นผู้ใช้แบบชำระเงิน

หากต้องการเริ่มต้นใช้งาน Google Workspace ให้ไปที่ workspace.google.com คลิกปุ่ม 'เริ่มต้น' หรือ 'เริ่มทดลองใช้ฟรี' ขึ้นอยู่กับสิ่งที่คุณเห็นบนหน้าจอของคุณ สำหรับธุรกิจขนาดเล็ก Business Starter หรือ Business Standard อาจเป็นทางเลือกที่ดี Google เสนอให้ทดลองใช้งานฟรี 14 วัน คุณจึงมีเวลาเหลือเฟือที่จะลองดูว่า Google Workspace เหมาะสมกับคุณหรือไม่ ยกเลิกการทดลองใช้งานของคุณก่อนครบ 14 วัน และคุณจะไม่ถูกเรียกเก็บเงินสำหรับการสมัครรับข้อมูล

หากคุณเป็นทีมคนเดียวและอาศัยอยู่ในประเทศที่ได้รับการสนับสนุน คุณสามารถลองใช้ Google Workspace Individual โดยไปที่นี่

บันทึก: Google Workspace Individual ไม่รองรับที่อยู่อีเมลที่กำหนดเอง

เนื่องจาก Google Workspace มีไว้สำหรับธุรกิจ คุณจะเป็นผู้ดูแลระบบขององค์กรโดยอัตโนมัติเมื่อตั้งค่า แต่เมื่อคุณเพิ่มผู้ใช้ใหม่ในองค์กร คุณจะตั้งให้คนอื่นเป็นผู้ดูแลระบบได้

ป้อนชื่อธุรกิจของคุณ จำนวนพนักงาน และประเทศของคุณ แล้วคลิก 'ถัดไป'

จากนั้นระบุข้อมูลติดต่อของคุณและคลิก 'ถัดไป'

ตอนนี้ คุณต้องเลือกว่าคุณมีโดเมนหรือไม่ หากคุณมี ให้คลิกตัวเลือก 'ไม่มี ฉันมีอย่างใดอย่างหนึ่ง' และคุณสามารถป้อนโดเมนที่คุณเป็นเจ้าของและใช้งานได้ คุณจะต้องยืนยันว่าคุณเป็นเจ้าของโดเมนนี้ก่อนจึงจะเริ่มใช้งานได้จริง มิฉะนั้น คุณสามารถซื้อได้โดยใช้ Google Domains คลิกตัวเลือก 'ใช่ ฉันมีอันที่ฉันสามารถใช้ได้' หากคุณไม่มีโดเมน คุณสามารถซื้อจากที่อื่นแทน Google Domains ได้ แต่เมื่อคุณซื้อผ่าน Google คุณจะไม่ต้องผ่านขั้นตอนการยืนยัน

จากนั้น คุณจะต้องสร้างชื่อผู้ใช้สำหรับบัญชี Google Workspace นี่จะเป็นที่อยู่อีเมลธุรกิจแรกสำหรับโดเมนของคุณ คุณสามารถสร้างที่อยู่ธุรกิจเพิ่มเติมสำหรับทีมของคุณได้ในภายหลังเมื่อตั้งค่า Google Workspace สร้างรหัสผ่านแล้วคลิก 'ตกลงและดำเนินการต่อ'

Google Workspace ของคุณได้รับการตั้งค่าด้วยบัญชี Google ของธุรกิจ คลิก "ไปที่การตั้งค่า" แล้วจัดการ Google Workspace สำหรับองค์กรได้จากคอนโซลผู้ดูแลระบบ

เมื่อคุณยืนยันโดเมนแล้ว คุณจะเพิ่มผู้ใช้ใหม่ในองค์กรและตั้งค่าแอป เช่น Gmail จากคอนโซลผู้ดูแลระบบได้ แต่หากไม่ต้องการทำในทันที ก็ข้ามไปก่อนแล้วดำเนินการจากผู้ดูแลระบบ Google ได้ทุกเมื่อในภายหลัง

การจัดการ Google Workspace

ในฐานะผู้ดูแลระบบ คุณจะจัดการและควบคุม Google Workspace ได้จากคอนโซลผู้ดูแลระบบ ไม่ว่าคุณต้องการเพิ่มหรือลบผู้ใช้ จัดการหน่วยขององค์กร (ศัพท์แสงของ Google สำหรับการสร้างนโยบายสำหรับองค์กรของคุณ) สร้างและจัดการกลุ่มสำหรับรายชื่ออีเมลและการใช้นโยบาย จัดการแอปที่ผู้ใช้ในโดเมนของคุณสามารถเข้าถึงได้และจากอุปกรณ์ใด และทุกอย่าง มิฉะนั้น คอนโซลผู้ดูแลระบบเป็นที่ที่คุณจะพบ

หากต้องการเข้าถึงคอนโซลผู้ดูแลระบบ ให้ไปที่ admin.google.com และเข้าสู่ระบบด้วยบัญชี Google Workspace หรือคุณสามารถเข้าถึงได้จากเมนู "แอป" จากบริการใดๆ ของ Google คลิกไอคอน "Google Apps" จากบริการต่างๆ ของ Google ที่คุณลงชื่อเข้าใช้ (google.com, gmail.com เป็นต้น)

จากนั้นคลิกตัวเลือกสำหรับ 'ผู้ดูแลระบบ' จากแอป ตัวเลือกสำหรับ "ผู้ดูแลระบบ" มีให้สำหรับผู้ใช้ Workspace ที่เป็นผู้ดูแลระบบขององค์กรเท่านั้น

หน้าแรกของคอนโซลผู้ดูแลระบบจะเปิดขึ้น เมนูการนำทางที่ยุบได้ทางด้านซ้ายช่วยให้คุณเรียกดูตัวเลือกทั้งหมดสำหรับการจัดการ Google Workspace สำหรับองค์กรของคุณได้อย่างรวดเร็ว

การเพิ่มผู้ใช้ในองค์กรของคุณ

เมื่อคุณตั้งค่า Google Workspace สำหรับองค์กรแล้ว ขั้นตอนที่สำคัญที่สุดคือการเพิ่มผู้ใช้ในองค์กรของคุณ เช่นเดียวกับการสร้างที่อยู่ธุรกิจสำหรับตัวคุณเอง คุณต้องสร้างชื่อผู้ใช้และรหัสผ่านสำหรับผู้ใช้รายอื่นที่คุณต้องการเพิ่มและแบ่งปันข้อมูลประจำตัวกับพวกเขา คุณต้องมอบหมายใบอนุญาตเพื่อให้สามารถใช้บริการได้

ไปที่คอนโซลผู้ดูแลระบบแล้วคลิกตัวเลือก "ไดเรกทอรี" จากเมนูการนำทางทางด้านซ้าย

มีตัวเลือกไม่กี่ตัวที่จะขยายด้านล่าง คลิก 'ผู้ใช้' จากตัวเลือกที่มี

จากนั้นเลือกหน่วยขององค์กรจาก "องค์กรทั้งหมด" ที่คุณต้องการเพิ่มผู้ใช้ คลิกปุ่ม 'เพิ่มผู้ใช้ใหม่' เพื่อเพิ่มผู้ใช้ทีละคน หากคุณไม่มีทีมขนาดใหญ่

ป้อนข้อมูลของผู้ใช้: ชื่อและนามสกุล จากนั้นอีเมลหลัก Workspace จะแนะนำชื่อผู้ใช้สำหรับอีเมลหลัก ซึ่งจะแตกต่างจากอีเมลที่มีอยู่ทั้งหมดในโดเมนของคุณ คุณสามารถใช้สิ่งนั้นหรือป้อนด้วยตัวเอง

ถ้าองค์กรของคุณมีมากกว่าหนึ่งโดเมน คุณสามารถเลือกโดเมนอื่นได้ คลิกลูกศรลงข้างเครื่องหมาย @ แล้วเลือกโดเมนจากเมนูแบบเลื่อนลง

จากนั้นป้อนอีเมลสำรองสำหรับผู้ใช้ อีเมลสำรองอาจเป็นอีเมลส่วนตัวสำหรับรับรายละเอียดบัญชี คุณยังสามารถป้อนที่อยู่อีเมลของคุณเองเพื่อเก็บข้อมูลการเข้าสู่ระบบและส่งต่อให้ในภายหลัง

จากนั้นคลิกลูกศรข้าง "จัดการรหัสผ่านของผู้ใช้ หน่วยขององค์กร และรูปโปรไฟล์ การตั้งค่ารูปโปรไฟล์หรือแก้ไขหน่วยขององค์กรเป็นทางเลือก

แต่คุณต้องตั้งรหัสผ่านสำหรับผู้ใช้ใหม่ คุณสามารถสร้างรหัสผ่านโดยอัตโนมัติหรือป้อนรหัสผ่านของคุณเอง ในการขอให้ผู้ใช้ตั้งรหัสผ่านใหม่เมื่อลงชื่อเข้าใช้ คุณต้องเปิดใช้งานตัวเลือกนี้

เมื่อคุณเพิ่มข้อมูลทั้งหมดแล้ว ให้คลิกปุ่ม 'เพิ่มผู้ใช้ใหม่'

โดยที่ชื่อผู้ใช้ไม่ขัดแย้งกับชื่อผู้ใช้ที่มีอยู่ ผู้ใช้ใหม่จะถูกเพิ่มสำเร็จ หากไม่เป็นเช่นนั้น คุณจะได้รับข้อความแจ้งให้คุณแก้ไขข้อขัดแย้ง

เหลือเพียงแชร์ข้อมูลรับรองการเข้าสู่ระบบกับบุคคลที่ต้องการ และพวกเขาก็เริ่มใช้ Google Workspace ได้ หากคุณขอให้ผู้ใช้เปลี่ยนรหัสผ่านหลังจากลงชื่อเข้าใช้ พวกเขาจะมีเวลา 48 ชั่วโมงในการเปลี่ยนรหัสผ่าน เมื่อหมดเวลา ลิงก์รีเซ็ตจะหมดอายุ และคุณ (ผู้ดูแลระบบ) จะต้องสร้างรหัสผ่านใหม่ให้พวกเขา

สำหรับผู้ใช้ใหม่ บริการ Google Workspace ทั้งหมดอาจใช้เวลาถึง 24 ชั่วโมงจึงจะใช้งานได้ หากคุณพยายามเข้าใช้บริการในช่วงเวลานี้ คุณอาจได้รับข้อความแจ้งว่าไม่มีสิทธิ์เข้าถึง

การเพิ่มผู้ใช้เป็นกลุ่ม

สำหรับองค์กรขนาดใหญ่ คุณสามารถเพิ่มผู้ใช้จำนวนมากและมีตัวเลือกมากมายให้ทำ คุณสามารถเลือกสิ่งที่เหมาะสมกับคุณได้ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับประเภทองค์กรของคุณ

• เพิ่มผู้ใช้จากไฟล์ CSV
• ใช้ Admin SDK Directory API หากคุณรู้จักการเขียนโปรแกรม
• ซิงค์ข้อมูลจากเซิร์ฟเวอร์ LADP ของคุณ เช่น Microsoft Active Directory
• ย้ายข้อมูลจาก HCL Notes ไปยัง Google Workspace
• เพิ่มผู้ใช้ด้วยบัญชี Google ที่มีอยู่

ก่อนเพิ่มผู้ใช้จำนวนมากใน Google Workspace คุณต้องมีใบอนุญาตเพียงพอ มิฉะนั้น ซื้อเพิ่มหากแผนของคุณเอื้ออำนวย

กำหนดให้ผู้ใช้เป็นผู้ดูแลระบบ

คุณกำหนดให้ผู้ใช้อื่นในองค์กรเป็นผู้ดูแลระบบขั้นสูงได้ โดยค่าเริ่มต้น ผู้ที่สร้างและตั้งค่า Google Workspace สำหรับองค์กรจะเป็นผู้ดูแลระบบขั้นสูง ผู้ดูแลระบบขั้นสูงมีสิทธิ์เข้าถึงงานการจัดการขององค์กรได้อย่างสมบูรณ์ ดังนั้นให้มอบหมายบทบาทนี้เฉพาะกับคนที่คุณไว้วางใจเท่านั้น สำหรับความรับผิดชอบที่จำกัด คุณสามารถมอบหมายบทบาทผู้ดูแลระบบเฉพาะให้กับพวกเขาได้ เช่น ผู้ดูแลระบบกลุ่ม ผู้ดูแลระบบการจัดการผู้ใช้ ผู้ดูแลระบบ Help Desk ผู้ดูแลระบบบริการ ฯลฯ

จากเมนูการนำทางทางด้านซ้าย ให้คลิกตัวเลือก "ไดเรกทอรี" และเลือก "ผู้ใช้" จากรายการที่ขยาย ค้นหาผู้ใช้จากรายชื่อผู้ใช้และคลิกชื่อของพวกเขา

หน้าบัญชีของพวกเขาจะเปิดขึ้น เลื่อนลงและคลิกตัวเลือกสำหรับ "บทบาทและสิทธิ์ของผู้ดูแลระบบ"

จากนั้น คลิกตัวเลือกสำหรับบทบาท "ผู้ดูแลระบบระดับสูง"

ซึ่งจะแสดงการสลับข้างบทบาทที่สร้างไว้ล่วงหน้าที่มีอยู่ทั้งหมด หากต้องการตั้งให้เป็นผู้ดูแลระบบขั้นสูง ให้เปิดใช้การสลับข้าง หากต้องการมอบหมายบทบาทผู้ดูแลระบบเฉพาะ ให้เปิดใช้งานการสลับข้างบทบาทที่ต้องการ คุณยังสามารถสร้างบทบาทที่กำหนดเองได้หากบทบาทที่สร้างไว้ล่วงหน้าไม่อยู่ในซอยของคุณ

และทาดา! คุณมีคนอื่นที่จะแบ่งปันความรับผิดชอบของผู้ดูแลระบบกับคุณ

การใช้ Google Workspace เป็นผู้ใช้ฟรี

หากต้องการเปิดใช้งานประสบการณ์แบบบูรณาการที่ Google Workspace เสนอให้สำหรับบัญชีฟรี ให้ไปที่บัญชี Gmail ของคุณและคลิกไอคอน "การตั้งค่า" ที่มุมบนขวา

แผงการตั้งค่าด่วนจะปรากฏขึ้นทางด้านขวา คลิก 'ดูการตั้งค่าทั้งหมด'

จากนั้นเลือกแท็บ "แชทและพบปะ" จากตัวเลือกการตั้งค่า

ใน Chat ให้เลือก 'Google Chat' แทน 'Classic Hangouts'

แบนเนอร์ต้อนรับอาจปรากฏขึ้น คลิก 'ตกลง' เพื่อดำเนินการต่อ

จากนั้นคลิก 'บันทึกการเปลี่ยนแปลง'

Gmail จะโหลดซ้ำ และตอนนี้คุณจะได้รับประสบการณ์ใหม่ที่ผสานรวมกับแชทและห้องใน Gmail

ส่วนเสริมที่ดีที่สุดอย่างหนึ่งที่มาพร้อมกับ Google Workspace คือ Room (เร็วๆ นี้จะเป็น Spaces) ใน Google Chat ห้องต่างๆ เป็นศูนย์กลางสำหรับการสื่อสารและการทำงานร่วมกัน คุณสามารถแชทกับสมาชิกในห้อง แชร์ไฟล์ มอบหมายงาน และอื่นๆ อีกมากมาย ทั้งหมดนี้รวมอยู่ในที่เดียวด้วยห้อง หากคุณเคยใช้ Microsoft Teams ห้องต่างๆ ก็เหมือนช่อง Teams

คุณยังสามารถเปิดไฟล์ใน Google เอกสาร ชีต และสไลด์ได้โดยตรงในห้องแชทและทำงานกับไฟล์เหล่านั้นได้ทันที ไฟล์ใดๆ ที่คุณอัปโหลดไปที่ห้องสามารถเข้าถึงได้ง่ายจากแท็บ "ไฟล์" และคุณสามารถติดตามงานที่ทีมต้องทำและมอบหมายให้กับผู้คนได้จากแท็บ "งาน"

หากต้องการเรียนรู้วิธีใช้ห้องใน Google Chat ให้กระโดดมาที่นี่

เมื่อพิจารณาถึงวิธีการทำงานที่เปลี่ยนแปลงไปอย่างสิ้นเชิงในปีที่ผ่านมา Google Workspace ได้นำการเปลี่ยนแปลงที่จำเป็นมากมาปรับใช้เพื่อให้การทำงานร่วมกันเป็นไปอย่างราบรื่น ไม่ว่าคุณจะทำงานจากระยะไกลหรือไม่ก็ตาม และด้วย Google Workspace สำหรับทุกคน คุณยังใช้ Google Workspace เพื่อจัดระเบียบชีวิตส่วนตัวได้อีกด้วย