Excel ไม่ได้นำเสนอ Gantt เป็นประเภทแผนภูมิ แต่ด้วยความช่วยเหลือของบทช่วยสอนนี้ คุณสามารถสร้างแผนภูมิแกนต์จากแผนภูมิแท่งได้อย่างง่ายดาย
แผนภูมิแกนต์เป็นเครื่องมือการจัดการโครงการที่มีประสิทธิภาพซึ่งแสดงภาพกำหนดการของโครงการ (งานหรือกิจกรรม) เมื่อเวลาผ่านไป จะแสดงเวลาเริ่มต้นและสิ้นสุดสำหรับแต่ละงานในตารางเวลาโครงการตลอดจนชุดข้อมูลและการพึ่งพาซึ่งกันและกันระหว่างงานโครงการ
น่าเสียดายที่ Excel ไม่มีตัวเลือกในการสร้างแผนภูมิแกนต์ ดังนั้นคุณต้องสร้างโดยกำหนดประเภทแผนภูมิแท่งที่สร้างขึ้นเอง ในบทช่วยสอนนี้ เราจะแสดงวิธีสร้างแผนภูมิแกนต์ใน Excel โดยกำหนดแผนภูมิแท่งแบบเรียงซ้อนเอง
สร้างตารางโครงการ
ขั้นตอนแรกในการสร้างแผนภูมิใน Excel คือการป้อนข้อมูลของคุณในสเปรดชีต ดังนั้น ป้อนข้อมูลโครงการของคุณและแบ่งออกเป็นงานโครงการแต่ละงานในแถวที่แยกจากกัน และสร้างพื้นฐานของแผนภูมิแกนต์ของคุณ งานแต่ละงานควรมีวันที่เริ่มต้น วันที่สิ้นสุด และระยะเวลา (เช่น เวลาที่ใช้ในการทำงานให้เสร็จสิ้น) ในคอลัมน์แยกกัน
นี่คือตัวอย่างสเปรดชีตสำหรับโครงการซอฟต์แวร์
คุณต้องป้อนข้อมูลลงในสเปรดชีตและติดป้ายกำกับคอลัมน์เป็นงาน วันที่เริ่มต้น วันที่สิ้นสุด และระยะเวลา (จำนวนวันที่ต้องใช้เพื่อให้แต่ละงานเสร็จ) ตามที่แสดงในภาพหน้าจอด้านบน นอกจากนี้ ข้อมูลงานจะต้องเรียงลำดับตามวันที่เริ่มต้น
สร้างแผนภูมิแท่ง
เมื่อป้อนข้อมูลและจัดรูปแบบอย่างถูกต้องแล้ว คุณสามารถเริ่มสร้างแผนภูมิแกนต์ได้โดยสร้าง "แผนภูมิแท่งแบบเรียงซ้อน" ก่อน
คุณไม่สามารถเลือกทั้งตารางและแทรกแผนภูมิแท่ง หากคุณทำอย่างนั้น คุณมักจะได้รับผลลัพธ์ที่ยุ่งเหยิงเช่นนี้:
ดังนั้น เราต้องเพิ่มคอลัมน์ทีละคอลัมน์ในแผนภูมิ โดยทำตามขั้นตอนเหล่านี้:
แทรกแถบแบบเรียงซ้อนตามวันที่เริ่มต้น
ขั้นแรก เลือกช่วง "วันที่เริ่มต้น" ในตารางที่มีส่วนหัวของคอลัมน์ ในกรณีของเราคือ B1:B11 ตรวจสอบให้แน่ใจว่าไม่ได้เลือกเซลล์ว่าง
ไปที่แท็บ 'แทรก' ใน Ribbon คลิกที่ไอคอน 'แผนภูมิแท่ง' ในกลุ่มแผนภูมิ และเลือก 'แถบแบบเรียงซ้อน' ใต้ส่วนแถบ 2 มิติ (ดังที่แสดงด้านล่าง)
ขณะนี้มีการแทรกแผนภูมิแท่งตามข้อมูลวันที่เริ่มต้น วันที่ที่ด้านล่างของแผนภูมิอาจดูทับซ้อนกัน แต่จะเปลี่ยนแปลงเมื่อมีการเพิ่มข้อมูลที่เหลือ
เพิ่มข้อมูลระยะเวลา
ตอนนี้ เราต้องเพิ่มข้อมูล Duration ลงในแผนภูมิแกนต์
ในการทำเช่นนั้น ให้คลิกขวาที่ใดก็ได้ภายในพื้นที่แผนภูมิและเลือก 'เลือกข้อมูล' จากเมนูบริบท
หน้าต่างเลือกแหล่งข้อมูลจะปรากฏขึ้น คุณจะสังเกตเห็นว่า 'วันที่เริ่มต้น' ถูกเพิ่มไว้แล้วภายใต้กล่องรายการตำนาน (ซีรี่ส์) และตอนนี้คุณต้องป้อนข้อมูล Duration ที่นั่น
คลิกที่ปุ่ม 'เพิ่ม' เพื่อเปิดหน้าต่างป๊อปอัป 'แก้ไขซีรี่ส์' ของ Excel มีสองฟิลด์ในกล่องโต้ตอบแก้ไขซีรี่ส์ พิมพ์ 'Duration' ในฟิลด์ 'ชื่อซีรี่ส์' จากนั้นคลิกฟิลด์ 'ค่าชุด' และเลือกช่วงของค่า Duration (ในกรณีของเรา C1:C11 ) สำหรับ Series ค่านิยม แต่อย่าเลือกส่วนหัวของคอลัมน์ เฉพาะค่าเท่านั้น จากนั้นคลิก 'ตกลง'
จะนำคุณกลับไปที่หน้าต่างเลือกแหล่งข้อมูล ซึ่งคุณจะพบว่า "วันที่เริ่มต้น" และ "ระยะเวลา" ถูกเพิ่มภายใต้รายการคำอธิบายแผนภูมิ (ซีรี่ส์)
ผลลัพธ์:
เพิ่มชื่องานลงในแผนภูมิ
ขั้นตอนต่อไปคือการแทนที่ระยะเวลา (วัน) บนแกนแนวตั้งของแผนภูมิด้วยชื่อของงาน
คลิกขวาที่ใดก็ได้ภายในพื้นที่แผนภูมิและเลือกตัวเลือก 'เลือกข้อมูล' เพื่อเปิดหน้าต่างเลือกแหล่งข้อมูลอีกครั้ง เลือก 'วันที่เริ่มต้น' ในบานหน้าต่างด้านซ้ายและคลิกปุ่ม 'แก้ไข' ในบานหน้าต่างด้านขวาภายใต้ป้ายกำกับแกนแนวนอน (หมวดหมู่)
หน้าต่าง Axis Label ขนาดเล็กจะปรากฏขึ้น ในการนั้น ให้คลิกที่กล่องช่วงป้ายกำกับแกน และเลือกช่วงงานจากตารางเหมือนกับที่คุณทำกับข้อมูล Duration อย่าเลือกเซลล์ส่วนหัวของคอลัมน์หรือเซลล์ว่าง
คลิก 'ตกลง' เพื่อสองครั้งเพื่อปิดหน้าต่างทั้งสอง
ตอนนี้แผนภูมิของคุณควรมีคำอธิบายงานบนแกนตั้ง และจะมีลักษณะดังนี้:
นี่เริ่มดูเหมือนแผนภูมิแกนต์แล้ว แต่เรายังไม่เสร็จ
เปลี่ยนแผนภูมิแท่งให้เป็นแผนภูมิแกนต์
ตอนนี้ คุณต้องจัดรูปแบบแผนภูมิแท่งแบบเรียงซ้อนที่สร้างขึ้นใหม่เพื่อเปลี่ยนเป็นแผนภูมิแกนต์ สิ่งที่คุณต้องทำคือลบแถบสีน้ำเงินของแผนภูมิในเพื่อให้มองเห็นได้เฉพาะแถบสีส้มที่แสดงถึงงานเท่านั้น ในทางเทคนิค คุณไม่ได้ลบส่วนสีน้ำเงินของแท่ง แต่ทำให้แถบโปร่งใส ดังนั้นจึงมองไม่เห็น
ในการทำให้แถบสีน้ำเงินโปร่งใส ให้คลิกที่แถบสีน้ำเงินบนแผนภูมิเพื่อเลือกทั้งหมด คลิกขวาบนแถบนั้นแล้วเลือก 'จัดรูปแบบชุดข้อมูล' จากเมนูบริบท
บานหน้าต่าง Format Data Series จะเปิดขึ้นทางด้านขวาของสเปรดชีต สลับไปที่แท็บ 'เติม & เส้น' และเลือก 'ไม่เติม' ในส่วนเติม และ 'ไม่มีเส้น' ในส่วนเส้นขอบ
ตอนนี้ ปิดบานหน้าต่างเพื่อค้นหาแถบสีน้ำเงินที่มองไม่เห็นอีกต่อไป แต่งานทางด้านซ้าย (แกน x) จะแสดงรายการในลำดับที่กลับกัน
ในการแก้ไขปัญหานี้ ให้คลิกขวาที่รายการงานบนแกนแนวตั้งของแผนภูมิแกนต์ แล้วเลือก "จัดรูปแบบแกน" จากเมนูบริบท
ในบานหน้าต่าง Format Axis ให้เลือกตัวเลือก 'Categories in reverse order' ภายใต้ Axis Options
ตอนนี้ ชื่องานเปลี่ยนกลับไปเป็นลำดับเดิม และแกนนอนย้ายจากด้านล่างไปด้านบนสุดของแผนภูมิ
เมื่อเราลบแถบสีน้ำเงินออกก่อนหน้านี้ แถบเหล่านั้นจะเว้นช่องว่างระหว่างแถบสีส้มกับแกนแนวตั้ง ตอนนี้คุณสามารถลบช่องว่างสีขาวที่แถบสีน้ำเงินอยู่ที่จุดเริ่มต้นของแผนภูมิแกนต์ได้
หากต้องการลบพื้นที่ว่างบางส่วนออกและย้ายงานของคุณเข้าใกล้แกนตั้งขึ้นเล็กน้อย ให้คลิกขวาที่เซลล์วันที่เริ่มต้นแรกในชุดข้อมูลของคุณ จากนั้นเลือก 'จัดรูปแบบเซลล์' เพื่อเปิดกล่องโต้ตอบจัดรูปแบบเซลล์ ในการนั้น ให้เลือกตัวเลือก 'ทั่วไป' ในแท็บ 'หมายเลข' และจดตัวเลขไว้ใต้ 'ตัวอย่าง' - นี่คือหมายเลขซีเรียลของวันที่ ในกรณีของเรา 42865 จากนั้น คลิก 'ยกเลิก' (ไม่ใช่ 'ตกลง' ) เพราะถ้าคุณคลิก 'ตกลง' จะเป็นการเปลี่ยนวันที่เปลี่ยนเป็นตัวเลข
จากนั้นกลับไปที่แผนภูมิและคลิกขวาที่วันที่เหนือแถบงานและเลือก 'Format Axis' เพื่อเปิดบานหน้าต่าง Format Axis
ในบานหน้าต่าง Format Axis ใต้แท็บ Axis Options ให้เปลี่ยน 'Minimum' Bounds number เป็นตัวเลขที่คุณจดบันทึกไว้จากหน้าต่าง Format cells ในวันแรก (ในกรณีของฉัน '42800' เป็น '42865') การทำเช่นนี้จะทำให้แถบสีส้มใกล้กับแกนแนวตั้งของแผนภูมิแกนต์มากขึ้น
หากต้องการลบช่องว่างส่วนเกินระหว่างแท่ง ให้คลิกขวาที่แท่งใดก็ได้บนแผนภูมิแล้วเลือก 'จัดรูปแบบชุดข้อมูล' ใต้แท็บ 'ตัวเลือกซีรี่ส์' ให้ลดเปอร์เซ็นต์ของ 'ความกว้างของช่องว่าง' เพื่อลบพื้นที่ส่วนเกิน
นี่คือวิธีที่แผนภูมิ Excel Gantt ที่สรุปผลของเรา:
