มีห้องรอในการประชุมของคุณเพื่อรักษาความปลอดภัยและปราศจากความรำคาญ
ห้องรอเป็นคุณลักษณะที่เป็นที่ต้องการอย่างมากในระบบนิเวศการประชุมเสมือนจริง พวกเขาปกป้องการประชุมของคุณจากความผิดพลาดด้านความปลอดภัยใดๆ เช่น บุคคลที่ไม่ต้องการล้มเลิกและขัดขวางการประชุมทั้งหมด ขอบเขตของความหายนะที่จะเกิดขึ้นได้ชัดเจนเมื่อต้นปีนี้ในรูปแบบของ Zoombombings เมื่อต้นปีนี้
นับตั้งแต่นั้นมา ผู้จัดการประชุมทุกคน ไม่ว่าจะจัดการประชุมหรือชั้นเรียนแบบมืออาชีพ ต่างก็ตระหนักถึงความสำคัญของห้องรอ
ห้องรอคืออะไร?
ห้องรอในระบบนิเวศการประชุมเสมือนจริงนั้นเป็นสิ่งที่ไม่คุ้นเคย ผู้เข้าร่วมประชุมทุกคนต้องผ่านเข้ารอบก่อนเข้าห้องประชุม โฮสต์ของการประชุมสามารถควบคุมได้อย่างสมบูรณ์ว่าจะยอมรับใครในการประชุม ด้วยวิธีนี้ แขกที่ไม่ได้รับเชิญจะไม่สามารถเข้าร่วมการประชุมได้ อย่างที่คุณเห็น สิ่งเหล่านี้มีประโยชน์ใช้สอยและจำเป็นในการปกป้องการประชุมของคุณ
วิธีใช้ห้องรอใน Webex
ผู้ใช้ Webex ขอห้องรอหรือล็อบบี้ในการประชุมตลอดไป ซึ่งผู้เข้าร่วมสามารถรอก่อนเข้าร่วมการประชุมได้ ก่อนหน้านี้ คุณสามารถมีห้องรอในห้องประชุมส่วนตัวได้ แต่ไม่ใช่ในการประชุมตามกำหนดการ แต่ Webex Meeting เวอร์ชัน 40.9 ได้เปลี่ยนแปลงสิ่งนั้น
วิธีการใช้ห้องรอในห้องประชุมส่วนตัว
ผู้ใช้ Webex ทุกคนมีห้องประชุมส่วนตัวใน Webex ที่มีลิงก์ที่ปรับแต่งได้และไม่มีวันหมดอายุ เป็นเอกลักษณ์เฉพาะคุณเท่านั้นและพร้อมให้ใช้งานเสมอ คุณไม่จำเป็นต้องจองล่วงหน้าเพื่อใช้งาน การประชุมอย่างกะทันหันทั้งหมดที่คุณมีใน Webex เกิดขึ้นในห้องประชุมส่วนตัวนี้
ตามค่าเริ่มต้นแล้ว การประชุมในห้องส่วนตัวก็ไม่มีห้องรอเช่นกัน แต่คุณสามารถกำหนดการตั้งค่าให้มีได้ Webex มีตัวเลือกในการล็อกการประชุม เมื่อการประชุมถูกล็อก ผู้เข้าร่วมที่พยายามเข้าร่วมจะเข้าสู่ล็อบบี้แทน โฮสต์สามารถปล่อยให้พวกเขาเข้ามาได้หากต้องการ
หากต้องการล็อกการประชุมในห้องส่วนตัว ให้ไปที่แถบเครื่องมือการประชุมแล้วคลิกไอคอน "ตัวเลือกเพิ่มเติม" (เมนูสามจุด)
จากนั้นเปิดสวิตช์สำหรับตัวเลือก 'ล็อกการประชุม' จากเมนู
ผู้เข้าร่วมที่เข้าร่วมหลังจากที่คุณล็อคการประชุมจะต้องรอที่ล็อบบี้ คุณจะได้รับการแจ้งเตือนบนหน้าจอว่ามีผู้เข้าร่วมรออยู่ที่ล็อบบี้ คลิกเพื่อดูรายการ
คุณสามารถยอมรับพวกเขาทั้งหมดได้ในคลิกเดียวโดยเลือกพวกเขาทั้งหมดหรือยอมรับเฉพาะผู้เข้าร่วมที่คุณต้องการให้เข้ามา เลือกผู้เข้าร่วมแล้วคลิกปุ่ม 'ยอมรับ'
ตอนนี้ คุณจะต้องทำเช่นนี้สำหรับการประชุมในห้องส่วนตัวทุกครั้งที่คุณต้องการล็อก แต่เมื่อพิจารณาว่าคุณจะเป็นคนแรกในการประชุมเนื่องจากเป็นการประชุมแบบกะทันหัน จึงไม่เป็นปัญหามากนัก โซลูชันนี้เหมาะสำหรับผู้ที่ไม่ต้องการห้องรอในการประชุมทุกครั้ง
แต่สำหรับผู้ที่ต้องการฟังก์ชันห้องรอเป็นค่าเริ่มต้นในการประชุมทั้งหมด มีอีกวิธีหนึ่ง การกำหนดค่าการตั้งค่าเล็กน้อยนี้จะล็อกทุกการประชุมในห้องส่วนตัวโดยอัตโนมัติทันทีที่เริ่ม
ไปที่ webex.com และเข้าสู่ระบบพื้นที่ Webex Meeting ของคุณ จากเมนูการนำทางด้านซ้าย ให้คลิก 'การตั้งค่า'
จากนั้นไปที่ 'ห้องส่วนตัวของฉัน'
การตั้งค่าห้องส่วนตัวของคุณจะเปิดขึ้น เลื่อนลงไปที่การตั้งค่า 'ล็อคอัตโนมัติ' จากนั้นคลิกช่องทำเครื่องหมายข้างๆ เพื่อเลือก
เมื่อคุณเลือก เมนูแบบเลื่อนลงสำหรับเวลาจะกลายเป็นคลิกได้ คลิกที่มันและเลือก '0' จากตัวเลือก
จากนั้นคลิกปุ่ม 'บันทึก'
ตอนนี้ห้องประชุมส่วนตัวทั้งหมดของคุณจะมีห้องรอเป็นค่าเริ่มต้น
บันทึก: เพื่อให้สามารถยอมรับบุคคลจากล็อบบี้ในการประชุมที่ล็อกไว้ได้ คุณควรใช้แอปเดสก์ท็อป Webex Meetings, แอปเดสก์ท็อป Webex Teams หรือห้องลงทะเบียนหรืออุปกรณ์โต๊ะทำงานของ Cisco Webex บนระบบคลาวด์ มิเช่นนั้น คุณจะไม่สามารถรับคนเข้าได้หากไม่ได้ปลดล็อกการประชุม
วิธีการใช้ห้องรอกับการประชุมตามกำหนดการ
สำหรับการประชุมตามกำหนดการ การมีห้องรอเป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่ง หากผู้เข้าร่วมคนอื่นๆ มาถึงก่อนโฮสต์ พวกเขาควรอยู่ในห้องรอที่โฮสต์สามารถให้เข้ามาได้
แต่ก่อนหน้านี้ คุณไม่สามารถใช้ฟังก์ชันห้องรอนี้ในการประชุมตามกำหนดการบน Webex ผู้เข้าร่วมที่มาถึงก่อนโฮสต์ไม่สามารถเข้าร่วมการประชุมได้เลยหากการประชุมถูกล็อค พวกเขาต้องรีเฟรชและพยายามเข้าร่วมการประชุมอีกครั้งหลังจากที่เจ้าภาพมาถึง อย่างที่คุณจินตนาการได้ มันไม่ง่ายเลย ผู้เข้าร่วมรู้ได้อย่างไรว่าเจ้าภาพมาถึงในการประชุมอย่างไร?
แต่ตั้งแต่ Webex 40.9 เป็นต้นไป คุณสามารถมีห้องรอสำหรับแขกในการประชุมตามกำหนด แขกคือผู้ใช้ที่ไม่ได้ลงชื่อเข้าใช้บัญชี Webex หรือผู้ใช้ภายนอกที่ไม่มีบัญชี Webex บนไซต์ของคุณ ดังนั้นแขกที่มาถึงก่อนเจ้าภาพจะต้องรอในห้องประชุม แต่สมาชิกในองค์กรที่มาถึงก่อนโฮสต์จะสามารถเข้าร่วมได้โดยตรง
ไปที่ webex.com และเข้าสู่ระบบพื้นที่การประชุมของคุณ จากนั้นไปที่ "การประชุม" จากเมนูนำทางทางด้านซ้าย
คลิกปุ่ม 'กำหนดเวลา' เพื่อกำหนดเวลาการประชุมใหม่
หรือคุณสามารถแก้ไขการประชุมที่กำหนดเวลาไว้ก่อนหน้านี้ด้วยการตั้งค่าใหม่ เปิดการประชุมแล้วคลิกปุ่ม 'แก้ไข'
หลังจากกำหนดเวลาการประชุมแล้ว ให้เลื่อนลงมาและคลิก "แสดงตัวเลือกขั้นสูง"
ตัวเลือกสองสามตัวจะขยายออกไปด้านล่าง คลิกที่ 'ตัวเลือกการตั้งเวลา'
ในตัวเลือกการจัดกำหนดการ ให้ไปที่ "ปลดล็อกการประชุม" การตั้งค่าเริ่มต้นสำหรับตัวเลือกนี้ถูกตั้งค่าเป็น "ผู้เข้าร่วมสามารถเข้าร่วมการประชุมได้" คลิกปุ่มตัวเลือกสำหรับ "แขกรอในล็อบบี้จนกว่าโฮสต์จะยอมรับ" เพื่อเลือก
ตอนนี้ เช่นเดียวกับการตั้งค่าสำหรับห้องประชุมส่วนตัวของคุณ คุณจะเห็นตัวเลือกสำหรับ 'ล็อคอัตโนมัติ' อาจทำให้คุณสงสัยว่าทำไมคุณไม่สามารถล็อคการประชุมเพื่อเปิดใช้งานห้องรอได้เช่นเดียวกับห้องประชุมส่วนตัว
การล็อกการประชุมโดยไม่เปิดใช้การตั้งค่าก่อนหน้าจะไม่สร้างห้องรอสำหรับผู้เข้าร่วมที่มาถึงก่อนโฮสต์ พวกเขาจะเข้าร่วมการประชุมโดยตรงแทน ดังนั้นการเปิดใช้งานตัวเลือกก่อนหน้าจึงมีความสำคัญ แต่สิ่งสำคัญคือต้องจำไว้ว่าระบบจะสร้างห้องรอจนกว่าคุณจะเข้าร่วมการประชุมเท่านั้น หากต้องการสร้างห้องรอหลัง คุณจะต้องล็อกการประชุม
ในตอนนี้ คุณสามารถเปิดใช้งาน 'ล็อกอัตโนมัติ' ในขณะที่จัดกำหนดการการประชุม หรือคุณสามารถล็อกการประชุมจากแถบเครื่องมือการประชุมหลังจากที่คุณเข้าร่วมการประชุมแล้ว มันขึ้นอยู่กับคุณ เมื่อล็อกการประชุมแล้ว ผู้เข้าร่วม ผู้เข้าร่วม และสมาชิกในองค์กรทุกคนจะต้องผ่านห้องรอ
สุดท้าย ให้คลิกปุ่ม "บันทึก" หรือ "กำหนดเวลา"
สำหรับการประชุมตามกำหนดการ ไม่มีตัวเลือกทั่วไปที่จะสร้างห้องรอสำหรับการประชุมทุกครั้ง คุณจะต้องทำตามขั้นตอนเหล่านี้สำหรับการประชุมที่คุณกำหนดไว้ทุกครั้ง
ห้องรอในการประชุมเสมือนจริงมีความสำคัญอย่างยิ่งในการหลีกเลี่ยงอุบัติเหตุใดๆ และถึงแม้คุณสามารถมีห้องรอในการประชุม Webex ได้ แต่กลไกไม่ได้เรียบง่ายและตรงไปตรงมาทั้งหมด แต่เมื่อคุณรู้วิธีแล้ว คุณจะมั่นใจได้ว่าการประชุมของคุณจะปลอดภัยอย่างที่ควรจะเป็น