วิธีกำหนดเวลาการประชุมใน Microsoft Teams

กำหนดการประชุมที่สำคัญเพื่อให้สมาชิกทุกคนสามารถเข้าร่วมได้

แพลตฟอร์มการทำงานร่วมกัน เช่น Microsoft Teams ได้เปลี่ยนเกมการทำงานระยะไกลโดยสิ้นเชิง และเป็นเช่นนั้น หลายองค์กรกำลังเปลี่ยนจากอีเมลเป็นแอปอย่าง Microsoft Teams เพื่อการสื่อสารระหว่างเพื่อนร่วมงาน เนื่องจากฟีเจอร์ที่ยอดเยี่ยมที่แพลตฟอร์มเหล่านี้นำเสนอ

คุณลักษณะอย่างหนึ่งที่ Microsoft Teams มอบให้กับผู้ใช้ทั่วโลกคือความสามารถในการจัดการประชุมตามกำหนดการบนแพลตฟอร์ม นอกจากการประชุมเฉพาะกิจแล้ว ผู้ใช้ยังสามารถกำหนดเวลาการประชุมได้อีกด้วย ก่อนหน้านี้ เฉพาะสมาชิก Microsoft 365 Business เท่านั้นที่สามารถจัดการประชุมส่วนตัวหรือแชนเนลตามกำหนดเวลา แต่ตอนนี้ Microsoft ได้เพิ่มตัวเลือกสำหรับผู้ใช้ Microsoft Teams Free และการจัดกำหนดการประชุมใน Teams กับสมาชิกในองค์กรและบุคคลภายนอก (ที่รู้จักกันทั่วไปในนามผู้เยี่ยมชมในโลกของการประชุม Microsoft Teams) ก็ทำได้ง่ายอย่างที่ควรจะเป็น

วิธีกำหนดเวลาการประชุมหากคุณเป็นผู้ใช้ Microsoft Teams ฟรี

เปิดแอปเดสก์ท็อป Microsoft Teams หรือไปที่teams.microsoft.com เลือกตัวเลือก 'การประชุม' จากแถบนำทางทางด้านซ้าย

บันทึก: หากไม่มีตัวเลือก "การประชุม" ให้ลองอัปเดตแอปเดสก์ท็อป Microsoft Teams เนื่องจากตัวเลือกใหม่เพิ่งเริ่มเปิดตัว หากการอัปเดตเป็นเวอร์ชันล่าสุดยังไม่แสดงตัวเลือก สิ่งเดียวที่เหลือคือรอให้คุณลักษณะนี้เปิดตัวให้กับคุณ

แท็บการประชุมจะเปิดขึ้น คุณจะเห็นสองตัวเลือก: 'Meet Now' และ 'Schedule a Meeting' คลิกที่ 'กำหนดเวลาการประชุม' เพื่อเปิดหน้าต่างตัวกำหนดตารางเวลา

ตั้งชื่อการประชุมของคุณและระบุวันที่และเวลาสำหรับระยะเวลาการประชุม จากนั้นคลิกที่ปุ่ม 'กำหนดการ'

ทีมงานจะกำหนดเวลาการประชุม ตัวเลือกสองสามอย่างสำหรับการแชร์คำเชิญจะปรากฏบนหน้าจอของคุณ คุณสามารถแชร์ข้อมูลการประชุมโดยการคัดลอกและส่งลิงก์ทางอีเมลหรือแอปรับส่งข้อความ หรือส่งคำเชิญโดยใช้ Google ปฏิทินหรือปฏิทิน Outlook โดยสร้างกิจกรรม เลือกตัวเลือกที่คุณต้องการ

โน๊ตสำคัญ: อย่าข้ามขั้นตอนนี้โดยไม่ได้คัดลอกข้อมูลการประชุมเป็นอย่างน้อย เมื่อคุณปิดหน้าต่างนี้ คุณจะไม่สามารถเข้าถึงข้อมูลได้อีก คุณควรเก็บลิงก์การประชุมไว้ให้สะดวกสำหรับตัวคุณเอง หากคุณเลือกที่จะไม่สร้างกิจกรรมในปฏิทินเนื่องจากขณะนี้ Microsoft Teams ไม่มีปฏิทินในตัวสำหรับผู้ใช้ฟรีเพื่อติดตามการประชุมตามกำหนดการ นั่นคือ คุณจะไม่สามารถเข้าร่วมการประชุมหรือเชิญผู้อื่นเข้าร่วมการประชุมที่คุณเพิ่งกำหนดเวลาไว้ได้หากคุณข้ามขั้นตอนนี้

ในปัจจุบัน ผู้ใช้ฟรีสามารถจัดการประชุมตามกำหนดการแบบส่วนตัวและไม่สามารถจัดในแชนเนลได้ ดังนั้นเฉพาะผู้ที่มีลิงก์เชิญเข้าร่วมการประชุมเท่านั้นจึงจะเข้าร่วมการประชุมได้

วิธีกำหนดเวลาการประชุมหากคุณเป็นผู้ใช้ Microsoft 365 Business

สมาชิก Microsoft 365 Business สามารถจัดกำหนดการประชุมจากแอป Microsoft Teams หรือพวกเขายังสามารถใช้ Outlook เพื่อกำหนดเวลาการประชุมใน Teams ได้อีกด้วย

จัดกำหนดการประชุมจาก Microsoft Teams

เปิดแอปเดสก์ท็อป Microsoft Teams หรือไปที่ team.microsoft.com แล้วลงชื่อเข้าใช้ด้วยบัญชี Microsoft ของคุณ จากนั้นเลือกตัวเลือก "ปฏิทิน" จากแถบนำทางทางด้านซ้าย

ในปฏิทิน ให้คลิกที่ปุ่ม 'การประชุมใหม่' เพื่อกำหนดเวลาการประชุม

หน้าจอสำหรับสร้างการประชุมใหม่จะเปิดขึ้น เพิ่มชื่อการประชุมแล้วพิมพ์ชื่อผู้เข้าร่วมประชุมในกล่อง 'เพิ่มผู้เข้าร่วมประชุมที่จำเป็น' เพื่อเชิญบุคคล

ถ้าคุณต้องการให้บุคคลภายนอกองค์กรของคุณเข้าร่วมการประชุม ให้พิมพ์ที่อยู่อีเมลของบุคคลนั้นในกล่องเพื่อส่งลิงก์คำเชิญเข้าร่วมการประชุม

หลังจากที่คุณเพิ่มผู้เข้าร่วมประชุมทั้งหมดแล้ว ให้ตั้งเวลาสำหรับการประชุม คุณยังสามารถใช้ "ผู้ช่วยจัดกำหนดการ" เพื่อค้นหาเวลาว่างจากปฏิทินของทุกคนเพื่อตั้งเวลาสำหรับการประชุมที่เหมาะกับทุกคน

Microsoft Teams ยังอนุญาตให้ทำซ้ำการประชุมตามกำหนดเวลา เลือกตัวเลือกที่เหมาะสมจากเมนูแบบเลื่อนลง หากคุณไม่ต้องการประชุมซ้ำ ให้ปล่อยการตั้งค่าเป็น "ไม่ประชุม"

ถัดไปคือการตั้งค่า "เพิ่มช่อง" ที่กำหนดการตั้งค่าความเป็นส่วนตัวของการประชุม เว้นว่างไว้เพื่อให้การประชุมของคุณเป็นแบบส่วนตัว เมื่อต้องการเปิดการประชุมให้กับสมาชิกในทีม ให้เลือกแชนเนล คุณยังสามารถเลือกได้หลายช่องทางสำหรับการประชุม

การประชุมจะถูกโพสต์ในช่องที่คุณเลือกภายใต้แท็บ "โพสต์" ซึ่งสมาชิกในทีมสามารถกำหนดวาระ แชร์ไฟล์ หรือเพิ่มความคิดเห็นได้

คลิกที่ปุ่ม 'ส่ง' หรือ 'บันทึก' (แล้วแต่ว่าอย่างใดจะปรากฏขึ้นโดยขึ้นอยู่กับว่ามีผู้เข้าร่วมอยู่ในรายชื่อของคุณหรือไม่) เพื่อกำหนดเวลาการประชุม

จัดกำหนดการประชุมทีมจาก Outlook

ผู้ใช้ยังสามารถจัดกำหนดการประชุม Teams จาก Microsoft Outlook เปิดแอปพลิเคชัน Outlook และสลับไปที่มุมมองปฏิทิน คลิกที่ไอคอน 'ปฏิทิน' ที่ด้านล่างของบานหน้าต่างนำทางด้านซ้ายเพื่อเปลี่ยน

ตามค่าเริ่มต้น Microsoft Teams จะมี Add-in ของ Outlook คลิกที่ 'การประชุมทีมใหม่' ในมุมมองปฏิทิน Outlook

หน้าจอสำหรับกำหนดการประชุมจะเปิดขึ้น ตั้งชื่อการประชุม เพิ่มผู้เข้าร่วมประชุมเพื่อส่งคำเชิญเข้าร่วมการประชุม กำหนดเวลาประชุม และคลิกที่ปุ่ม 'ส่ง' เพื่อส่งคำเชิญเข้าร่วมการประชุม

บันทึก: ในปัจจุบัน ผู้ใช้สามารถจัดกำหนดการประชุมจาก Outlook ได้ แต่ไม่สามารถจัดการประชุมในแชนเนลใดๆ ได้

การจัดประชุมบน Microsoft Teams นั้นสะดวกมาก ผู้ใช้สามารถกำหนดเวลาการประชุมจาก Microsoft Teams หรือใช้แอปพลิเคชัน Outlook ผู้ใช้ Teams ที่มีการสมัครใช้งาน Microsoft 365 Business ยังสามารถใช้ผู้ช่วยจัดกำหนดการที่ช่วยให้ผู้ใช้ค้นหาเวลาสำหรับการประชุมที่เหมาะกับทุกคนได้

ตัวกำหนดตารางเวลาสำหรับผู้ใช้ Microsoft Teams Free นั้นค่อนข้างธรรมดาในขณะนี้ แต่เนื่องจากเป็นคุณสมบัติที่นำมาใช้ใหม่ บางทีมันอาจได้รับการอัปเดตที่สำคัญในอีกไม่กี่เดือนข้างหน้า คุณยังสามารถส่งลิงก์คำเชิญไปยังบุคคลที่ไม่ได้เป็นส่วนหนึ่งขององค์กรของคุณ เพื่อให้พวกเขาสามารถเข้าร่วมการประชุมในฐานะ "ผู้เยี่ยมชม" ได้