วิธีส่งคำเชิญประชุม Microsoft Teams

เชิญผู้เข้าร่วมประชุมเข้าร่วมการประชุม Microsoft Teams ที่กำหนดเวลาไว้ของคุณได้อย่างง่ายดายและติดตามคำตอบของพวกเขา

การประชุมเสมือนจริงอาจทำให้คุณเหนื่อย ทุกคนรู้ดีว่า ในฐานะเจ้าภาพการประชุม เป็นความรับผิดชอบของคุณที่จะต้องทำให้กระบวนการราบรื่นที่สุดเท่าที่จะทำได้ ส่วนใหญ่เกิดจากการไม่มีการประชุมอย่างกะทันหันตลอดเวลา

ทุกคนมีสิ่งต่างๆ มากมายในปฏิทินของพวกเขา และการเตรียมตัวล่วงหน้าไม่ได้เป็นเพียงความเกรงใจ แต่ยังเป็นมืออาชีพอีกด้วย โชคดีที่การเชิญบุคคลเข้าร่วมการประชุม Microsoft Teams ทำได้ง่ายมาก เมื่อคุณกำหนดเวลาการประชุมใน Microsoft Teams คุณสามารถเชิญบุคคลอื่นเข้าร่วมการประชุมได้ทันที

บันทึก: สำหรับบัญชี Microsoft Teams ฟรีและบัญชีส่วนบุคคล ไม่มีตัวเลือกในการเพิ่มผู้เข้าร่วมประชุมเมื่อจัดกำหนดการประชุม คุณต้องส่งลิงค์การประชุมด้วยตนเอง ตัวเลือกในการส่งคำเชิญเข้าร่วมการประชุมจะพร้อมใช้งานสำหรับบัญชี Microsoft 365 เท่านั้น

ไปที่แท็บ "ปฏิทิน" จากแผงการนำทางด้านซ้าย

คลิกปุ่ม 'การประชุมใหม่' ที่มุมบนขวาของหน้าจอ หน้าต่างการตั้งเวลาจะเปิดขึ้น

ตั้งชื่อการประชุม และเลือกเวลาและวันที่สำหรับกิจกรรม จากนั้นไปที่ 'เพิ่มผู้เข้าร่วมประชุมที่จำเป็น' เพื่อเพิ่มบุคคลที่คุณต้องการเชิญเข้าร่วมการประชุม คุณสามารถเชิญผู้ใช้จากทั้งภายในและภายนอกองค์กรของคุณ

ในการเชิญผู้ใช้จากองค์กรของคุณ ให้พิมพ์ชื่อของพวกเขา ทีมจะให้คำแนะนำจากสมาชิกภายในองค์กรของคุณ คลิกชื่อเพื่อเพิ่ม

ในการเชิญผู้ใช้จากภายนอกองค์กรของคุณ คุณจะต้องป้อนที่อยู่อีเมลของบุคคลนั้นให้ครบถ้วน กดปุ่ม Enter หลังจากป้อนที่อยู่อีเมลหรือคลิกคำแนะนำ "เชิญ" เพื่อเพิ่มพวกเขาเป็นผู้เข้าร่วมประชุม

สำหรับผู้ใช้ที่ไม่จำเป็นต้องแสดงตน ให้คลิกปุ่ม "ไม่บังคับ" ที่ส่วนท้ายของกล่องข้อความ

ฟิลด์ใหม่จะขยาย ป้อนผู้เข้าร่วมที่ไม่บังคับที่นี่ เช่นเดียวกับที่คุณทำกับผู้เข้าร่วมที่จำเป็น สำหรับสมาชิกองค์กร ให้ป้อนชื่อของพวกเขาแล้วเลือกจากคำแนะนำ Teams สำหรับสมาชิกภายนอกองค์กรของคุณ ให้ป้อนที่อยู่อีเมลให้สมบูรณ์

Teams ยังมีตัวช่วยจัดกำหนดการที่ช่วยให้คุณเปรียบเทียบปฏิทินของคุณกับปฏิทินของผู้เข้าร่วมคนอื่นๆ (สำหรับใครก็ได้) เพื่อค้นหาเวลาที่เหมาะกับทุกคน ไปที่แท็บ 'ผู้ช่วยจัดกำหนดการ' เพื่อรับความช่วยเหลือจาก Teams เพื่อค้นหาเวลาที่เหมาะสม

หลังจากป้อนรายละเอียดทั้งหมดในหน้าต่างกำหนดการประชุมแล้ว ให้คลิกปุ่ม 'ส่ง'

คำเชิญจะถูกส่งไปยังผู้เข้าร่วมประชุมทั้งหมด (จำเป็นและไม่จำเป็น) ไม่ว่าจะในกล่องจดหมาย Outlook (สำหรับบุคคลภายในองค์กร) หรือที่อยู่อีเมล (สำหรับบุคคลภายนอก) ผู้ใช้สามารถตอบกลับการประชุมและเพิ่มในปฏิทินโดยใช้คำเชิญที่คุณส่ง

คุณสามารถดู RSVP ของพวกเขาในรายละเอียดการประชุม เมื่อต้องการดูรายละเอียดการประชุม ให้ดับเบิลคลิกที่การประชุมจากปฏิทิน แผงสำหรับ 'การติดตาม' อยู่ทางด้านขวาที่แสดงสถานะ RSVP ของทุกคน

คุณยังสามารถเชิญบุคคลอื่นเข้าร่วมการประชุมได้หลังจากกำหนดเวลาการประชุมในขั้นต้นแล้ว เปิดรายละเอียดการประชุมจากปฏิทินโดยดับเบิลคลิกหรือเลือก "แก้ไข" จากเมนูโอเวอร์เลย์

จากนั้น เพิ่มชื่อหรือที่อยู่อีเมลของผู้เข้าร่วมในส่วนผู้เข้าร่วม 'จำเป็น' หรือ 'ไม่บังคับ' แล้วคลิกปุ่ม 'ส่งการอัปเดต' ผู้ใช้ที่เพิ่มไปแล้วจะได้รับคำเชิญอีกครั้ง

คุณยังสามารถยกเลิกการประชุมได้ และทุกคนจะได้รับอีเมลแจ้งข้อมูลอัปเดตว่าการประชุมถูกยกเลิก

เปิดรายละเอียดการประชุมแล้วคลิกปุ่ม 'ยกเลิกการประชุม' ที่มุมซ้ายบนของแถบเครื่องมือรายละเอียดการประชุม

กล่องโต้ตอบจะปรากฏขึ้น คุณสามารถเพิ่มบันทึกการยกเลิกถ้าคุณมีข้อความที่จะส่งต่อไปยังผู้เข้าร่วมประชุม มิฉะนั้น เพียงคลิกปุ่ม 'ยกเลิกการประชุม'

และที่นั่นคุณไป การส่งคำเชิญเข้าร่วมการประชุม Microsoft Teams เป็นเรื่องง่าย สิ่งที่คุณต้องทำคือเพิ่มผู้ใช้ที่คุณต้องการเชิญไปยังตัวกำหนดตารางเวลาการประชุม Microsoft ยังทำให้ง่ายต่อการติดตามสถานะคำเชิญของคุณหรือยกเลิกการประชุมทั้งหมด