วิธีเน้นข้อมูลที่ซ้ำกันใน Google ชีต

เน้น (แม้ลบ) ข้อมูลที่ซ้ำกันใน Google ชีตอย่างง่ายดายโดยใช้การจัดรูปแบบตามเงื่อนไข

Google ชีตน่าจะดีที่สุดตัวหนึ่งในการจัดระเบียบข้อมูลในสเปรดชีต นอกเหนือจากคุณลักษณะมากมายที่มีให้แล้ว Google ชีตยังสามารถเข้าถึงได้จากคอมพิวเตอร์เครื่องใดก็ได้ทั่วโลกด้วยข้อมูลรับรองการลงชื่อเข้าใช้ของคุณ

ตัวแบ่งข้อตกลงที่สำคัญอย่างหนึ่งในการเข้าถึงข้อมูลจากชีตคือ 'Duplicate Data' มันสร้างอุปสรรคในการทำความเข้าใจและการใช้ข้อมูลที่มีอยู่ในแผ่นงานอย่างเต็มที่ หากคุณต้องลบแต่ละรายการที่ซ้ำกันด้วยตนเอง จะใช้เวลาตลอดไปในกรณีของสเปรดชีตขนาดใหญ่

Google ชีตมีตัวเลือกในการเน้น 'ข้อมูลซ้ำ' เพื่อหลีกเลี่ยงความสับสน ซึ่งช่วยในกระบวนการลบรายการที่ซ้ำกัน คุณสามารถเน้นรายการที่ซ้ำกันในเซลล์เฉพาะของคอลัมน์หรือแถวทั้งหมดได้

การเน้นเซลล์ที่ซ้ำกันในคอลัมน์

นี่เป็นวิธีที่ค่อนข้างง่าย และสามารถทำได้โดยการจัดรูปแบบตามเงื่อนไขของคอลัมน์

เลือกรายการในคอลัมน์ที่คุณต้องการเพิ่มการจัดรูปแบบตามเงื่อนไข จากนั้นเลือก 'รูปแบบ' ที่ด้านบน

เลือก 'การจัดรูปแบบตามเงื่อนไข' จากเมนูแบบเลื่อนลง

หากคุณมีการจัดรูปแบบตามเงื่อนไขกับแผ่นงานแล้ว ให้คลิกที่ 'เพิ่มกฎอื่น' ที่ด้านล่าง

ตรวจสอบว่า 'นำไปใช้กับช่วง' กล่าวถึงชุดของเซลล์ที่ถูกต้องที่คุณเลือกไว้หรือไม่ ถัดไป คลิกที่กล่องภายใต้ 'จัดรูปแบบเซลล์ถ้า' เพื่อเลือกตัวเลือก

เลื่อนไปที่ด้านล่างของรายการและเลือก 'สูตรที่กำหนดเองคือ' ซึ่งเป็นตัวเลือกสุดท้าย

เพื่อเน้นเซลล์ที่ซ้ำกัน เราจะใช้ countif การทำงาน. ตรวจสอบว่ามีรายการซ้ำมากกว่าหนึ่งครั้งแล้วไฮไลต์รายการทั้งหมดหรือไม่

=countif(ช่วง,เกณฑ์)>1

ผู้ใช้ต้องทำการปรับเปลี่ยนสูตรตามข้อมูลที่มีอยู่ในแผ่นงาน ในตัวอย่างที่เรากำลังพูดถึง เราจะใช้สูตรต่อไปนี้

=countif($A$2:$A$9,A2)>1

วางสูตรนี้ในกล่องข้อความภายใต้ 'สูตรที่กำหนดเองคือ' เลือกสีสำหรับเซลล์ที่ไฮไลต์โดยใช้ตัวเลือก 'เติมสี' จากนั้นคลิกที่ 'เสร็จสิ้น'

รายการที่ซ้ำกันถูกเน้นด้วยสีที่เลือกไว้ในขณะที่ทำ 'การจัดรูปแบบตามเงื่อนไข'

เน้นแถวที่สมบูรณ์

เมื่อคุณทำงานบนสเปรดชีตขนาดใหญ่ที่มีหลายแถวและหลายคอลัมน์ และข้อมูลที่เกี่ยวข้องกัน การเน้นแต่ละเซลล์จะไม่ทำงาน ในกรณีนี้ คุณจะต้องเน้นแถวทั้งหมด เนื่องจากเซลล์ที่ซ้ำกันอาจไม่ปรากฏบนหน้าจอ สูตรนี้คล้ายกับสูตรที่ใช้ข้างต้นโดยมีการดัดแปลงเล็กน้อย

วิธีนี้จะค้นหาเฉพาะเซลล์ที่ซ้ำกันในคอลัมน์เดียว แต่เน้นแถวทั้งหมดแทนเซลล์แต่ละเซลล์

เลือกเซลล์ทั้งหมด (แถวและคอลัมน์) ที่คุณต้องการนำการจัดรูปแบบตามเงื่อนไขไปใช้

ถัดไป เปิด 'การจัดรูปแบบตามเงื่อนไข' จากเมนู 'รูปแบบ' เช่นเดียวกับที่คุณทำก่อนหน้านี้ ลบการจัดรูปแบบที่เราทำไว้ก่อนหน้านี้แล้วคลิก "เพิ่มกฎอื่น" ที่ด้านล่าง ตอนนี้ตรวจสอบ 'นำไปใช้กับช่วง' หากแสดงเซลล์ทั้งหมดที่คุณไฮไลต์ไว้ จากนั้นเลือก 'สูตรที่กำหนดเองคือ' จากนั้นป้อนสูตรต่อไปนี้ในช่องด้านล่าง

=countif($A$2:$A$9,$A2)>1

การแก้ไขอย่างเดียวที่ทำในสูตรจากกรณีก่อนหน้านี้คือการเพิ่ม '$' ใน 'A2' เนื่องจากเราต้องการค่าสัมบูรณ์สำหรับคอลัมน์

เมื่อเสร็จแล้ว ให้คลิกที่ 'เสร็จสิ้น' ที่ด้านล่างเพื่อใช้การจัดรูปแบบ

เนื่องจากเรากำลังมองหารายการที่ซ้ำกันในคอลัมน์ A รายการอื่นๆ จึงไม่ได้นำมาพิจารณา วิธีนี้เป็นเพียงส่วนขยายของวิธีที่เราพูดถึงก่อนหน้านี้ซึ่งแทนที่จะเป็นเซลล์ แถวทั้งหมดจะถูกเน้น

คุณสามารถตรวจสอบรายการที่ซ้ำกันในคอลัมน์อื่นๆ ได้เช่นกันโดยแก้ไขสูตรตามนั้น

การลบข้อมูลที่ซ้ำกันใน Google ชีต

วิธีนี้มีประโยชน์เมื่อคุณต้องลบรายการที่ซ้ำกันออกจากแผ่นงาน การลบแต่ละรายการด้วยตนเองจะใช้เวลาและความพยายามมากขึ้น ซึ่งสามารถบันทึกได้ง่าย Google ชีตมีฟีเจอร์ในตัวเพื่อระบุและลบข้อมูลที่ซ้ำกันในสเปรดชีต

การใช้คุณลักษณะ 'ลบรายการที่ซ้ำกัน' คุณสามารถลบแถวที่เหมือนกันทั้งหมดหรือแต่ละเซลล์ออกได้อย่างง่ายดายโดยเลือกตัวเลือกที่เหมาะสม

เลือกเซลล์ที่คุณต้องการตรวจสอบและลบรายการที่ซ้ำกัน จากนั้นคลิกเมนู "ข้อมูล" ที่ด้านบน

จากนั้นเลือก 'ลบรายการที่ซ้ำกัน' จากเมนูแบบเลื่อนลง

เลือก/ยกเลิกการเลือกช่องทำเครื่องหมายหน้าตัวเลือกแต่ละรายการตามความต้องการและความต้องการของคุณ จากนั้นคลิก 'ลบรายการที่ซ้ำกัน' ที่ด้านล่างสุดเพื่อลบออก หากคุณต้องการตรวจสอบแถวที่ซ้ำกัน ให้ทำเครื่องหมายที่ช่อง "เลือกทั้งหมด" ในกรณีที่คุณต้องการระบุรายการที่ซ้ำกันในแต่ละเซลล์ ให้เลือกช่องทำเครื่องหมายสำหรับคอลัมน์นั้น

Google ชีตจะแจ้งให้คุณทราบถึงจำนวนรายการที่ถูกลบและจำนวนที่เหลืออยู่ สุดท้าย ให้คลิกที่ 'ตกลง' เพื่อปิดกล่อง

การเน้นและลบเซลล์และแถวที่ซ้ำกันจะไม่เป็นงานที่ต้องทำมากนักในตอนนี้ นอกจากนี้ ยังช่วยให้มั่นใจได้ว่าคุณสามารถมุ่งเน้นไปที่ส่วนที่ต้องการความสนใจมากกว่าที่จะมีส่วนร่วมกับรายการที่ซ้ำกัน ข้อมูลที่ซ้ำกันไม่เพียงแต่นำไปสู่ความสับสนและข้อผิดพลาดเท่านั้น แต่ยังส่งผลกระทบร้ายแรงเมื่อต้องรับมือกับข้อมูลสำคัญ

คุณควรมีความรู้พอสมควรเกี่ยวกับฟังก์ชัน สูตร และการดัดแปลงต่างๆ เพื่อเน้นย้ำรายการที่ซ้ำกัน เมื่อคุณทราบข้อมูลแล้ว คุณสามารถปรับเปลี่ยนสูตรสำหรับคอลัมน์อื่นๆ ได้เช่นกัน ซึ่งจะช่วยประหยัดเวลาได้มาก