วิธีตั้งค่า 'ไม่อยู่ที่สำนักงาน' ใน Microsoft Teams

เปลี่ยนสถานะของคุณเพื่อให้ทุกคนรู้ว่าทำไมคุณไม่กลับไปหาพวกเขา

ผู้คนใช้ Microsoft Teams เพื่อการสื่อสารและทำงานร่วมกับเพื่อนร่วมทีม อันที่จริง ผู้ใช้จำนวนมากเปลี่ยนจากอีเมลเป็น Microsoft Teams โดยสิ้นเชิงเพื่อวัตถุประสงค์ในการสื่อสาร

ดังนั้นจึงเป็นเรื่องปกติที่คุณกำลังหาวิธีบางอย่างใน Microsoft Teams เพื่อให้เพื่อนร่วมทีมของคุณรู้ว่าเมื่อใดที่คุณไม่สามารถรับข้อความของพวกเขาและจะไม่สามารถตอบกลับได้ ดังนั้นจึงไม่มีขอบเขตของการสื่อสารที่ผิดพลาด ไม่ว่าคุณจะไม่อยู่ที่โต๊ะทำงานเป็นเวลาหนึ่งชั่วโมง หนึ่งวัน หรือหนึ่งสัปดาห์ ไม่ว่าคุณจะออกไปรับประทานอาหารกลางวัน สัมมนา หรือลาพักร้อน คุณควรให้สถานะของคุณสะท้อนถึงสิ่งนั้นเสมอ คือสิ่งที่คุณสามารถทำได้ด้วยสถานะ 'ไม่อยู่ที่สำนักงาน' ใน Microsoft Teams

หากคุณไม่ทราบว่าสถานะใดอยู่ใน Microsoft Teams จุดสีเขียว/สีเหลือง/สีแดงที่ปรากฏถัดจากรูปโปรไฟล์ของคุณใน Microsoft Teams และแสดงให้เพื่อนสมาชิกในทีมทราบว่าคุณพร้อมสำหรับการเชื่อมต่อหรือไม่

หากคุณรู้สึกสับสนเล็กน้อยกับตัวเลือกสถานะใหม่นี้ มันไม่ใช่ความผิดของคุณ ตามที่คุณอาจสังเกตเห็น ตัวเลือกไม่อยู่ที่สำนักงานไม่ใช่ตัวเลือกมาตรฐานที่มีอยู่ในฟีเจอร์ 'สถานะ' ใน Teams การตั้งค่าสถานะ 'ไม่อยู่ที่สำนักงาน' ใน Microsoft Teams นั้นไม่ง่ายเหมือนการเปลี่ยนสถานะจาก 'ว่าง' เป็น 'ไม่ว่าง' หรือ 'ห้ามรบกวน' ซึ่งเป็นสิ่งที่คุณทำได้ในระยะเวลาอันสั้น

จะตั้งค่าสถานะ 'ไม่อยู่ที่สำนักงาน' ในทีมได้จากที่ใด

“ฉันจะตั้งค่าสถานะไม่อยู่ที่สำนักงานใน Teams ได้ที่ไหนหากไม่ได้มาจากตัวเลือกสถานะ” ก็คือ คุณไม่สามารถตั้งค่าสถานะไม่อยู่ที่สำนักงานจาก Microsoft Teams ได้เลย คุณต้องใช้ Outlook เพื่อดำเนินการ

Microsoft Teams จะซิงค์กับบัญชี Outlook ของคุณและรับสถานะไม่อยู่ที่สำนักงานจาก Outlook และสะท้อนให้เห็นในบัญชี Teams ของคุณโดยอัตโนมัติ ดังนั้นจึงไม่น่าแปลกใจที่คุณไม่พบตัวเลือกในการตั้งค่าสถานะในทันที Microsoft ไม่ได้ทำให้ง่ายอย่างแน่นอน

วิธีการตั้งค่า Out of Office ใน Outlook?

ในการตั้งค่าสถานะไม่อยู่ที่สำนักงานใน Teams คุณต้องตั้งค่า 'การตอบกลับอัตโนมัติ' ในบัญชี Outlook ของคุณ การตอบกลับอัตโนมัติคืออะไร? คุณลักษณะนี้จะส่งข้อความโดยอัตโนมัติไปยังอีเมลใดๆ ที่คุณได้รับในขณะที่เปิดอยู่ Microsoft Teams มองเห็นเมื่อคุณมีการตอบกลับอัตโนมัติใน Outlook และเปลี่ยนสถานะของคุณเพื่อแสดงตำแหน่งของคุณ

คุณสามารถตั้งค่าการตอบกลับอัตโนมัติใน Outlook จากทั้งแอปเดสก์ท็อปหรือเว็บ Outlook

ในการตั้งค่าการตอบกลับอัตโนมัติจากแอป Outlook บนเดสก์ท็อป เปิดแอปและคลิกที่ตัวเลือก 'ไฟล์' บนแถบเมนู

ตอนนี้ คลิกที่ตัวเลือก 'ตอบกลับอัตโนมัติ' ในหน้าจอข้อมูลบัญชี

กล่องโต้ตอบสำหรับตั้งค่าการตอบกลับอัตโนมัติจะเปิดขึ้น ขณะนี้จะแสดง 'ไม่ส่ง' เลือกปุ่มตัวเลือกสำหรับ 'ส่งการตอบกลับอัตโนมัติ'

คุณยังสามารถระบุช่วงเวลาที่จะส่งข้อความลางานได้อีกด้วย ทำเครื่องหมายที่ช่อง "ส่งเฉพาะในช่วงเวลานี้" และเลือกวันที่และเวลา

คุณสามารถตั้งค่าข้อความที่กำหนดเองสำหรับสิ่งที่จะตอบกลับด้วยข้อความที่ได้รับ ตอนนี้ หากคุณใช้บัญชีองค์กร จะมีสองตัวเลือกสำหรับข้อความ คุณตั้งค่าข้อความต่างๆ สำหรับบุคคลภายในและภายนอกองค์กรได้ สำหรับบัญชีส่วนตัวจะไม่มีความแตกต่าง สุดท้าย ให้คลิกที่ 'ตกลง' เพื่อบันทึกการเปลี่ยนแปลง

หลังจากเปิดการตอบกลับเมื่อไม่อยู่ที่สำนักงาน ให้ไปที่ Microsoft Teams สถานะของคุณจะเปลี่ยนเป็นไม่อยู่ที่สำนักงาน และข้อความที่คุณตั้งค่าในการตอบกลับอัตโนมัติจะแสดงพร้อมกับสถานะของคุณเมื่อมีคนวางเมาส์เหนือรูปโปรไฟล์ของคุณ

เมื่อต้องการตั้งค่าการตอบกลับอัตโนมัติจาก Outlook สำหรับเว็บ ไปที่ outlook.live.com และเข้าสู่ระบบด้วยบัญชีของคุณ จากนั้นคลิกที่ตัวเลือก 'การตั้งค่า' (ไอคอนรูปเฟือง) ที่มุมบนขวาของหน้าจอ

ในกล่องข้อความค้นหา ให้พิมพ์ 'ไม่อยู่ที่สำนักงาน' หรือ 'ตอบกลับอัตโนมัติ' จากนั้นคลิกที่ผลการค้นหาสำหรับการตั้งค่าการตอบกลับอัตโนมัติ

กล่องโต้ตอบสำหรับการตอบกลับอัตโนมัติจะเปิดขึ้น เปิดสวิตช์สำหรับ 'ตอบกลับอัตโนมัติ'

หากคุณต้องการส่งการตอบกลับอัตโนมัติในช่วงเวลาที่กำหนด ให้เลือกช่อง "ส่งการตอบกลับเฉพาะในช่วงเวลา" และระบุวันที่และเวลาและตั้งค่าข้อความที่กำหนดเองของคุณ

การตั้งค่าการตอบกลับอัตโนมัติเป็นวิธีที่ดีที่สุดในการตั้งค่าสถานะไม่อยู่ที่สำนักงานใน Microsoft Teams คุณสามารถกำหนดสถานะสำหรับช่วงเวลาที่ระบุ และยังมีข้อความกำหนดเองที่อธิบายได้ด้วย แต่นั่นไม่ใช่วิธีเดียวอย่างแน่นอน

คุณยังสามารถกำหนดสถานะลางานได้ด้วยการสร้างการนัดหมายในปฏิทินของคุณ และตั้งค่าเป็น 'ไม่อยู่ที่สำนักงาน' เปิดแอป Outlook บนเดสก์ท็อปแล้วสลับไปที่ปฏิทินแทนอีเมล

คลิกที่ตัวเลือก 'การนัดหมายใหม่' ในเมนูหน้าแรก

กล่องโต้ตอบสำหรับสร้างการนัดหมายจะเปิดขึ้น สร้างการนัดหมายว่าคุณจะออกจากสำนักงานเมื่อใด ตอนนี้คลิกที่ 'ตัวเลือก'

จากเมนูแบบเลื่อนลงถัดจาก "แสดงเป็น" ให้เลือก "ไม่อยู่ที่สำนักงาน" และบันทึกการนัดหมาย

Microsoft Teams จะเปลี่ยนสถานะของคุณเป็น ไม่อยู่ที่สำนักงาน ในช่วงเวลาที่คุณตั้งค่าการนัดหมายใน Outlook

ตอนนี้คุณสามารถก้าวออกจากโต๊ะทำงานโดยไม่ต้องกังวลใดๆ ทุกคนจะสามารถดูสถานะลางานของคุณได้ ในการแชทส่วนตัว การแจ้งเตือนที่ฝั่งผู้ส่งจะเตือนพวกเขาว่าคุณไม่อยู่ที่สำนักงานและอาจติดต่อกลับไม่ได้ในตอนนั้น