วิธีสร้างและใช้ห้องกลุ่มย่อยใน Microsoft Teams

ทุกสิ่งที่คุณจำเป็นต้องรู้เพื่อใช้ห้องกลุ่มย่อยใน Microsoft Teams

Breakout Rooms ได้ครอบคลุมการเดินทางซึ่งเป็นส่วนหนึ่งของประสบการณ์การประชุมเสมือนจริง จากการที่หายากกลายเป็นคุณสมบัติที่สำคัญ ไม่ว่าคุณจะเป็นทีมทางไกลที่ต้องการระดมสมองสำหรับแนวคิดในกลุ่มหรือครูที่ต้องการให้นักเรียนทำงานที่ได้รับมอบหมายแบบกลุ่มในชั้นเรียน ห้องกลุ่มย่อยก็พร้อมสำหรับคุณ

Microsoft Teams ได้เพิ่มคุณสมบัติห้องฝ่าวงล้อมอย่างเป็นทางการให้กับคลังแสงของพวกเขา คุณไม่จำเป็นต้องทำอะไรกับห้องแยกย่อยอีกต่อไป ช่องที่ปลอมตัวเป็นห้องกลุ่มย่อยเป็นการแฮ็กที่ฉลาด แต่ถึงเวลาที่จะยอมรับของจริงแล้ว ฟีเจอร์ห้องกลุ่มย่อยใน Microsoft Teams ทำให้ง่ายต่อการดำเนินการและจัดการเซสชันของห้องกลุ่มย่อยในการประชุม

การสร้างห้องกลุ่มย่อย

เฉพาะเจ้าภาพ/ผู้จัดการประชุมเท่านั้นที่สามารถสร้างและกลั่นกรองห้องกลุ่มย่อยใน Microsoft Teams

บันทึก: ปัจจุบัน ฟังก์ชัน Breakout Room ใช้งานได้บนแอปเดสก์ท็อปสำหรับระบบ Windows และ Mac เท่านั้น

เริ่มการประชุมและไปที่แถบเครื่องมือการประชุมที่ด้านบนของหน้าจอ จากนั้นคลิกตัวเลือก 'ห้องกลุ่มย่อย'

หน้าต่างเล็ก ๆ สำหรับสร้างห้องกลุ่มย่อยจะปรากฏขึ้น ขั้นแรก เลือกจำนวนห้องที่คุณต้องการจากเมนูแบบเลื่อนลง คุณสามารถมีห้องกลุ่มย่อยในทีมได้สูงสุด 50 ห้อง

จากนั้นเลือกว่าคุณต้องการมอบหมายผู้เข้าร่วมประชุมไปยังห้องกลุ่มย่อยโดยอัตโนมัติหรือด้วยตนเอง หากคุณเลือกโดยอัตโนมัติ Teams จะแบ่งผู้เข้าร่วมไปยังห้องกลุ่มย่อยโดยสุ่ม ตัวอย่างเช่น หากมีผู้เข้าร่วม 6 คนที่ไม่ใช่คุณและมีห้องกลุ่มย่อย 3 ห้อง ระบบจะมอบหมายให้แต่ละห้องมีผู้เข้าร่วม 2 คน

หากคุณเลือกด้วยตนเอง คุณจะต้องมอบหมายให้ผู้เข้าร่วมแต่ละคนไปยังห้องกลุ่มย่อย

บันทึก: นี่เป็นครั้งเดียวที่คุณสามารถเลือกให้คนอื่นเข้าห้องกลุ่มย่อยได้โดยอัตโนมัติ เมื่อคุณเลือกด้วยตนเองแล้ว วิธีเดียวที่คุณจะได้รับคือการสร้างห้องใหม่ตั้งแต่ต้น แต่ถ้าคุณเลือกมอบหมายบุคคลโดยอัตโนมัติ คุณยังสามารถมอบหมายบุคคลเหล่านี้จากห้องหนึ่งไปยังอีกห้องหนึ่งได้ด้วยตนเอง

สุดท้าย คลิก 'สร้างห้อง'

การกำหนดคนด้วยตนเอง

เมื่อคุณเลือกมอบหมายผู้คนโดยอัตโนมัติ คุณจะไม่ต้องทำอะไรอีกนอกจากเริ่มใช้ห้องแชท แต่เมื่อคุณเลือกเป็นอย่างอื่น เช่น ด้วยตนเอง งานในการกำหนดผู้คนไปยังห้องต่างๆ จะยังคงเหลืออยู่ก่อนที่คุณจะใช้ห้องนั้นได้

แผงห้องกลุ่มย่อยจะปรากฏขึ้นที่ด้านขวาของหน้าจอ คลิกตัวเลือก 'กำหนดผู้เข้าร่วม'

รายชื่อผู้เข้าร่วมที่สามารถมอบหมายได้จะปรากฏใต้ตัวเลือก เลือกผู้เข้าร่วมทั้งหมดที่คุณต้องการมอบหมายให้กับห้องเดียวกันแล้วคลิกปุ่ม 'มอบหมาย'

บันทึก: ผู้ที่เข้าร่วมการประชุมโดยใช้อุปกรณ์ PTSN หรือ Teams ไม่สามารถมอบหมายให้ไปที่ห้องกลุ่มย่อยได้ในขณะนี้ คุณสามารถใช้การประชุมหลักเป็นห้องกลุ่มย่อยสำหรับพวกเขา

รายชื่อห้องจะปรากฏขึ้น เลือกห้องสำหรับคนที่คุณเลือก และพวกเขาจะถูกกำหนดให้กับห้องนั้น ทำซ้ำขั้นตอนข้างต้นจนกว่าผู้เข้าร่วมทั้งหมดจะได้รับมอบหมายให้ไปที่ห้องของตน

การใช้ห้องฝ่าวงล้อม

เมื่อใดก็ตามที่คุณพร้อมที่จะย้ายผู้เข้าร่วมไปที่ห้อง ให้คลิกตัวเลือก "เริ่มห้อง" การดำเนินการนี้จะย้ายผู้เข้าร่วมทั้งหมดไปยังห้องที่กำหนดโดยอัตโนมัติ

คุณยังเริ่มห้องทีละห้องได้ ไปที่ห้องนั้นแล้ววางเมาส์ไว้บนนั้น ไอคอน 'ตัวเลือกเพิ่มเติม' (เมนูสามจุด) จะปรากฏขึ้น คลิกที่มัน จากนั้นเลือก 'เปิดห้อง' จากเมนู

คุณสามารถเปิดและปิดห้องกลุ่มย่อยได้บ่อยเท่าที่ต้องการในระหว่างการประชุม

เข้าร่วมห้องกลุ่มย่อย

ผู้จัดประชุมไม่ได้เป็นส่วนหนึ่งของห้องกลุ่มย่อยใดๆ แต่สามารถเข้าร่วมห้องใดก็ได้เมื่อต้องการ หากต้องการเข้าร่วมห้องและโต้ตอบกับผู้เข้าร่วม ให้คลิกไอคอน "ตัวเลือกเพิ่มเติม" ถัดจากห้องนั้นและเลือก "เข้าร่วมห้อง" จากเมนู

หากต้องการกลับไปที่การประชุม ให้คลิกปุ่ม 'ออก' ระบบจะนำคุณกลับไปที่การประชุมโดยอัตโนมัติ

ทุกครั้งที่คุณกลับมาที่การประชุมหลักจากห้องกลุ่มย่อย การประชุมจะถูกพักไว้ เป็นความจริงสำหรับทั้งผู้จัดงานและผู้เข้าร่วม คลิกปุ่ม 'ดำเนินการต่อ' เพื่อดำเนินการประชุมต่อจากจุดสิ้นสุดของคุณ คุณสามารถข้ามไปมาระหว่างห้องกลุ่มย่อยทั้งหมดได้เช่นเดียวกัน

เปลี่ยนชื่อห้อง

มีการตั้งค่าเริ่มต้นบางอย่างในห้อง Microsoft สำหรับห้องกลุ่มย่อยที่คุณสามารถเปลี่ยนได้ หนึ่งในนั้นคือชื่อห้อง โดยค่าเริ่มต้น ห้องจะมีชื่อว่าห้อง 1 ห้อง 2 เป็นต้น หากต้องการเปลี่ยนชื่อห้อง ให้ไปที่ "ตัวเลือกเพิ่มเติม" แล้วเลือก "เปลี่ยนชื่อห้อง" จากเมนู

จากนั้นป้อนชื่อใหม่และคลิก 'เปลี่ยนชื่อห้อง' เพื่อบันทึกการเปลี่ยนแปลง การเปลี่ยนชื่อห้องเป็นสิ่งที่จดจำได้ง่ายขึ้นทำให้ง่ายต่อการกลั่นกรอง

ส่งประกาศถึงห้อง

ในฐานะผู้ดูแล คุณสามารถส่งประกาศไปยังห้องกลุ่มย่อย เช่น ให้เวลาอัปเดต แบ่งปันข้อความแจ้งการสนทนา แนวคิด แหล่งข้อมูลที่เป็นประโยชน์ ฯลฯ

ไปที่ 'ตัวเลือกเพิ่มเติม' ที่ด้านบนของ 'ห้องกลุ่มย่อย' และเลือก 'ประกาศ' จากเมนู

จากนั้นพิมพ์ข้อความของคุณแล้วคลิกปุ่ม 'ส่ง'

ผู้เข้าร่วมในห้องกลุ่มย่อยจะสามารถอ่านประกาศจากการแชทได้ การแชทในห้องกลุ่มย่อยจะพร้อมใช้งานหลังจากการประชุมในรายการสนทนาหลักของทีม

ปิดห้อง

คุณสามารถปิดห้องทั้งหมดในคราวเดียวหรือปิดแต่ละห้องได้

คลิก 'ปิดห้อง' เพื่อปิดห้องกลุ่มย่อยทั้งหมดพร้อมกัน

หากต้องการปิดห้องเดี่ยว ไปที่ห้องแล้วคลิก "ตัวเลือกเพิ่มเติม" จากนั้นเลือก 'ปิดห้อง' จากเมนู

หลังจากกลับมาที่การประชุมหลักแล้ว ทุกคนต้องเริ่มการประชุมต่อจากการพักสาย

บันทึก: หากคุณต้องการสิ้นสุดการประชุมหลัก คุณต้องปิดห้องกลุ่มย่อยก่อน หากไม่ดำเนินการ การประชุมกลุ่มย่อยจะดำเนินต่อไป

การตั้งค่าเพิ่มเติม

การปิดการเข้าห้องอัตโนมัติ: ตามค่าเริ่มต้น ห้องกลุ่มย่อยใน Microsoft Teams จะได้รับการกำหนดค่าให้ทันทีที่คุณเริ่มห้อง ผู้เข้าร่วมจะถูกย้ายไปยังห้องโดยอัตโนมัติ แต่ถ้าคุณไม่ต้องการป้อนอัตโนมัติ คุณสามารถปิดการตั้งค่านี้ เมื่อปิดการตั้งค่า ผู้เข้าร่วมจะได้รับข้อความขอให้เข้าร่วมห้องกลุ่มย่อยเมื่อคุณเปิด จากนั้นพวกเขาตัดสินใจว่าจะเข้าร่วมห้องเมื่อใดโดยคลิกปุ่ม "เข้าร่วม"

หากต้องการปิดการตั้งค่านี้ ไปที่แผงห้องกลุ่มย่อย แล้วคลิก "ตัวเลือกเพิ่มเติม" จากนั้นเลือก "การตั้งค่าห้อง" จากเมนู คุณจะเข้าถึงการตั้งค่าห้องได้เมื่อห้องปิดเท่านั้น

จากนั้นปิดสวิตช์ "ย้ายบุคคลเข้าห้องโดยอัตโนมัติ"

อนุญาตให้ผู้เข้าร่วมกลับไปที่การประชุมหลัก: การกำหนดค่าเริ่มต้นใน Microsoft Teams จะป้องกันไม่ให้ผู้เข้าร่วมกลับมาที่การประชุมหลักตามข้อตกลงของตนเอง พวกเขาจะเข้าร่วมการประชุมที่ใหญ่ขึ้นได้ก็ต่อเมื่อคุณปิดห้องกลุ่มย่อย เช่น เจ้าภาพการประชุม หากต้องการให้ตัวเลือกออกจากห้องกลุ่มย่อย ให้เปิดการตั้งค่านี้

ไปที่ไอคอน "ตัวเลือกเพิ่มเติม" และเลือก "การตั้งค่าห้อง" จากนั้นเปิดสวิตช์สำหรับ "ผู้เข้าร่วมสามารถกลับไปที่การประชุมหลัก" การทำเช่นนั้นจะเพิ่มปุ่ม "ออก" ให้กับผู้เข้าร่วมในห้องกลุ่มย่อย เช่นเดียวกับที่ผู้จัดมี

ย้ายผู้คนไปรอบๆ: หากต้องการย้ายบุคคลจากห้องกลุ่มย่อยหนึ่งไปยังอีกห้องหนึ่ง ให้ไปที่ห้องที่บุคคลนั้นอยู่ในปัจจุบันและคลิกที่ห้องนั้น รายชื่อผู้เข้าร่วมทั้งหมดในห้องแชทจะปรากฏขึ้น

เลือกชื่อคนที่คุณต้องการย้าย แล้วคลิกปุ่ม 'กำหนด' จากนั้น เลือกห้องอื่นเพื่อย้ายเข้าหรือเลือก "ไม่ได้มอบหมาย" เพื่อย้ายออกจากห้องกลุ่มย่อยทั้งหมด

เพิ่มและลบห้อง: คุณยังเพิ่มห้องเพิ่มเติมหรือลบห้องปัจจุบัน ณ จุดใดจุดหนึ่งในระหว่างการประชุมได้

หากต้องการเพิ่มห้อง ให้ไปที่แผงห้องกลุ่มย่อย แล้วคลิกตัวเลือก "เพิ่มห้อง" ห้องใหม่จะถูกสร้างขึ้นทันที

หากต้องการลบห้อง ให้ไปที่ห้องแล้วคลิก "ตัวเลือกเพิ่มเติม" จากนั้นเลือก 'ลบห้อง' จากเมนู

สร้างห้องใหม่: เมื่อใดก็ตามที่คุณต้องการทิ้งห้องกลุ่มย่อยที่มีอยู่ทั้งหมดและเริ่มต้นจากศูนย์ ก็เป็นไปได้เช่นกัน ไปที่ "ตัวเลือกเพิ่มเติม" ที่ด้านบนของแผงห้องกลุ่มย่อย แล้วเลือก "สร้างห้องใหม่" จากเมนู ห้องที่มีอยู่จะถูกลบออก และหน้าต่างสำหรับสร้างห้องจะปรากฏขึ้นอีกครั้ง

อาจเป็นเรื่องยากที่จะมีการอภิปรายอย่างเปิดเผยหรือมีความหมายในการประชุมขนาดใหญ่ โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อจำเป็นต้องใช้ความคิดสร้างสรรค์ Breakout Rooms ช่วยให้ผู้คนระดมความคิดอย่างมีประสิทธิภาพในกลุ่มย่อย